Comme pour les particuliers, les entreprises ont pour obligation d’assurer leur flotte automobile. Il en va de leur responsabilité en tant que propriétaires des véhicules. Utilisée tant pour les trajets professionnels que personnels, la voiture de fonction confiée au collaborateur n’échappe pas à la règle. Pourquoi et comment assurer une voiture de fonction ? Qui paye l’assurance voiture de société ? Explications.

POURQUOI ASSURER UNE VOITURE DE SOCIÉTÉ ?

L’employeur porte la responsabilité de tout sinistre qui pourrait survenir lors de l’utilisation d’un véhicule d’entreprise. L’assurance d’un véhicule professionnel étant obligatoire, il a donc pour obligation d’assurer la voiture de fonction confiée au collaborateur pour l’exercice de ses fonctions. Le contrat d’assurance souscrit doit couvrir les risques sur les trajets professionnels et personnels.

Souscrire une assurance aux tiers est le minimum obligatoire. Elle comprend la responsabilité civile et couvre les dommages matériels ou corporels causés par le conducteur du véhicule de fonction (le salarié). Un sinistre (accident responsable ou non, tentative de vol, incendie, explosion, etc.) peut causer d’autres dégâts, c’est pourquoi les assureurs conseillent de souscrire des garanties complémentaires afin de couvrir un maximum de risques.

COMMENT ASSURER UNE VOITURE DE FONCTION ?

Lors de l’achat d’un véhicule d’entreprise, la société propriétaire doit souscrire à une assurance auto avant que celle-ci puisse rouler. La présentation du certificat d’immatriculation (anciennement connu sous le nom de carte grise), obligatoire afin de circuler sur les routes françaises, est essentielle avant d’engager les démarches.

Assurance auto individuelle ou de flotte : quelle formule choisir ?

Selon la compagnie d’assurance et la volonté de l’entreprise, il est possible de choisir entre une assurance voiture de fonction :

• Pour chaque véhicule confié aux collaborateurs
• Pour l’ensemble de la flotte automobile de l’entreprise

Assurer une voiture d’entreprise : pour quelles garanties opter ?

Les garanties proposées dans un contrat d’assurance voiture de fonction ne diffèrent pas de celles des contrats souscrits par les particuliers (généralement assurance aux tiers avec responsabilité civile ou assurance tous risques).

Certains contrats d’assurance voiture de fonction peuvent prévoir que seul le collaborateur bénéficie des garanties. En cas de prêt du véhicule à une tierce personne (conjoint, membre de la famille, etc.), les conséquences du sinistre ne seront alors pas prises en charge par l’assureur. Il est tout de même possible pour le salarié de souscrire une assurance auto complémentaire pour une voiture de fonction (multirisques dans l’idéal) et de déclarer son conjoint conducteur secondaire.

Dans le cas où le salarié souhaiterait faire conduire un jeune conducteur, conducteur en permis probatoire ou encore en conduite accompagnée, il doit impérativement demander l’autorisation à son employeur. Ce dernier doit en effet faire évoluer en conséquence l’assurance auto souscrite ou s’assurer que l’assurance auto complémentaire de son salarié couvre cette situation particulière.

QUELLES SONT LES ASSURANCES FACULTATIVES POUR LES VOITURES DE SOCIÉTÉ ?

En plus des garanties de l’assurance obligatoire, certaines assurances proposent également des garanties facultatives à prendre en considération.

LES GARANTIES DOMMAGES SUBIS PAR LA VOITURE

• La garantie dommages tous accidents : elle couvre les dommages matériels de la voiture, peu importe les sinistres (accident, collision, etc.) ou la faute commise par le conducteur. Le prêt d’un véhicule de remplacement peut être également envisagé ;
• La garantie de vol et d’incendie : elle permet d’obtenir une indemnisation de la voiture. Elle est fixée par le contrat d’assurance et diffère de la valeur d’achat du véhicule. Une garantie contre le vandalisme peut également être proposée en annexe. Nous vous recommandons d’utiliser un comparateur d’assurance pour analyser les différents contrats et obtenir un devis d’assurance.

À noter que si le contrat d’assurance auto comporte une garantie liée aux dommages de la voiture parmi les trois dernières mentionnées, le véhicule est alors assuré contre les catastrophes naturelles. Cependant, cela ne s’applique pas si votre souscription ne concerne que le bris de glace.

LES GARANTIES DE SERVICES

• La garantie de protection juridique : en entreprise, cette garantie est majoritairement proposée dans un contrat autonome et diffère de la garantie responsabilité civile ;
• La garantie assistance : en cas de panne ou d’accident, cette garantie permet de bénéficier d’un dépannage. Notez, cependant, qu’une franchise kilométrique peut alors être facturée aux assurés.

QUI PAYE L’ASSURANCE D’UNE VOITURE DE FONCTION ?

L’assurance d’une voiture de fonction peut-elle être à la charge du salarié ?

Deux cas de figure peuvent se présenter, cependant l’assurance d’une voiture est toujours à la charge du propriétaire. Dans le cas d’une voiture de fonction, c’est donc soit l’entreprise, soit l’agence de location qui doit assurer le véhicule :

• L’entreprise est propriétaire du véhicule. Il lui revient de payer la prime d’assurance. Légalement, elle ne peut pas demander au salarié de la régler. En cas de sinistre, c’est l’employeur qui prend en charge la franchise.
• S’il s’agit d’une location véhicule entreprise, l’assurance automobile revient au loueur. Cela a pour avantages une facilité de gestion de la flotte automobile et une optimisation des coûts.

Accident avec une voiture de fonction : qui paye la franchise ?

En cas d’accident et de dégâts sur le véhicule professionnel, c’est l’assurance auto de l’entreprise qui prendra en charge les frais et ce même si l’employé est 100 % responsable. Cependant, les contrats d’assurance prévoient souvent une franchise en cas d’accident, à la charge du client ayant souscrit au contrat. Dans ce cas, est-ce au salarié ou à l’entreprise de payer ? La Code du travail est formel : l’employeur doit payer cette franchise, même si une clause inscrite dans le contrat de travail pourrait indiquer le contraire.

LOCATION DE VOITURE ET ASSURANCE VÉHICULE DE FONCTION

Comme vu précédemment, le loueur étant propriétaire de ses véhicules a pour obligation de les assurer.

Une entreprise qui fait le choix de la location de voiture pour les professionnels bénéficie de certaines facilités et avantages :

• Aucune démarche auprès des compagnies d’assurance pour trouver et choisir le meilleur contrat d’assurance voiture de fonction.
• La prime est payée par l’agence de location.
• En cas de sinistre, l’entreprise et le salarié ne gèrent pas le sinistre. Le loueur effectue les démarches nécessaires.

COMMENT TROUVER UNE ASSURANCE AUTO PRO AVANTAGEUSE ?

En fonction du nombre de voitures d’entreprise constituant une flotte professionnelle, le cumul des assurances auto souscrites peut vite prendre des proportions importantes et constituer un budget non négligeable. Pour faire des économies chaque mois sur les indemnisations versées aux assureurs et trouver les formules d’assurances les moins chères, le plus simple reste de comparer. Chaque année, il peut être avantageux de faire réévaluer son offre d’assurance et de demander de nouveaux devis.

Afin de rationaliser les frais de votre entreprise, réfléchir aux moyens de mobilité de vos collaborateurs peut être un bon axe. Ce poste de dépense peut se hisser au troisième poste de dépense annuelle ! La loi sur la transition énergétique encourage les pratiques collaboratives. La solution de l’autopartage de votre flotte de véhicules d’entreprise se propose de réduire les coûts des flottes et d’offrir un service de mobilité plus flexible à vos collaborateurs. L’autopartage de votre flotte peut-elle être un atout pour votre entreprise ? Les experts de Sixt Corporate vous apportent des éléments de réponse.

Qu’est-ce que l’autopartage professionnel ?

Au sein des entreprises, l’autopartage consiste à permettre à vos employés d’emprunter selon leurs besoins de déplacements professionnels l’un des véhicules de la société, en ayant au préalable réservé le créneau souhaité, et d’en disposer librement pendant cette durée.

L’autonomie des utilisateurs est garantie par différents services innovants. Des logiciels permettent que la réservation du véhicule se fasse en quelques minutes depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Pour encore moins de contraintes, certaines solutions d’autopartage permettent de déverrouiller le véhicule avec un téléphone ou grâce à un badge.
L’autopartage peut être destiné aux collaborateurs d’un même service, ou de toute l’entreprise.

L’autopartage vient ainsi se substituer aux voitures de services ou compléter les solutions de mobilité existantes.

Autopartage d’une flotte d’entreprise : mutualisation des ressources et gain de temps

L’autopartage est une réponse simple, efficace et économique à une multitude de besoins de mobilité, anticipés ou improvisés. L’autopartage permet de rester flexible, en offrant des moyens de se déplacer dans le cadre professionnel à tous vos employés, de manière récurrente ou ponctuelle. L’autopartage professionnel se substitue aux déplacements « hors flotte » (trajets en taxi, locations courte durée, indemnités kilométriques…) qui, en plus d’être chronophages, sont coûteux. C’est un gain de temps assuré puisqu’une fois mis en place, le système de l’autopartage fonctionne en parfaite autonomie. Plus besoin de valider les demandes de déplacements et d’effectuer des réservations pour un moyen de locomotion ou un autre.

L’autopartage professionnel pour optimiser les coûts

L’autopartage de votre flotte d’entreprise permet de réduire votre budget déplacements professionnels de manière conséquente. Dans certains cas, un seul véhicule autopartagé peut remplacer jusqu’à huit véhicules de services ! On estime que l’économie d’une solution d’autopartage peut aller jusqu’à 30% des coûts de gestion d’une flotte pour les usages professionnels et jusqu’à 35% des coûts de déplacement « hors flotte ».

Analyser vos besoins en déplacements professionnels

Il est malheureusement fréquent qu’un véhicule d’entreprise passe jusqu’à 95% de son temps au parking ! L’autopartage permet de rentabiliser l’achat ou la location longue durée d’un véhicule d’entreprise.
La première étape pour rationaliser votre budget déplacements est de faire une analyse précise de vos besoins en termes de mobilité et un audit des moyens utilisés et de vos ressources existantes.
En établissant un partenariat avec un loueur professionnel comme Sixt Corporate, vous pouvez vous faire accompagner dans l’analyse de vos besoins et la mise en place d’un contrat flexible, permettant à vos employés d’avoir à tous moments des véhicules de qualité, tout en maîtrisant parfaitement votre budget.