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Les frais d’entretien d’une voiture pro sont-ils déductibles des impôts ?

Avoir un véhicule de société est un avantage en nature courant offert par les entreprises à leurs employés qui en ont besoin fréquemment pour leur activité professionnelle : commerciaux, livraisons, etc. La fiscalité autour d’une voiture pro est très encadrée. Vous vous demandez si les frais d’entretien d’une voiture pro sont déductibles des impôts. Les experts de SIXT Corporate répondent à vos questions.

Rappel général : quelle fiscalité pour les frais professionnels ?

Les dirigeants et les salariés peuvent déduire lors de leur déclaration de revenus leurs frais professionnels. Il est possible de choisir une déduction forfaitaire, fixée à 10% du montant du salaire.
Si vous pensez avoir dépensé plus de 10% de l’ensemble de vos revenus au cours de l’année en frais professionnels, il vous est possible d’opter individuellement pour la déduction de vos frais réels professionnels. Il est alors nécessaire d’être en mesure de justifier toutes les dépenses engagées : factures, notes de frais, etc.
Les frais remboursés par un employeur, s’ils remplissent certaines conditions (dépenses justifiées, spécifiques, réellement effectuées et à caractère professionnel), ne sont pas imposables.

Qui prend à sa charge les frais d’entretien d’une voiture professionnelle ?

Les frais d’entretien d’une voiture professionnelle sont à la charge de l’employeur. Ces frais de fonctionnement incluent les frais d’entretien, de réparation, d’assurance et de carburant.
Si vos employés utilisent leur voiture personnelle pour des déplacements professionnels, ils peuvent utiliser le système de déduction des frais professionnels lors de leur déclaration de revenus, en choisissant le barème forfaitaire ou la déduction des frais réels.

Les frais d’entretien d’une voiture pro sont-ils déductibles des impôts ?

Les frais de fonctionnement (donc les frais d’entretien) d’une voiture achetée ou louée par une entreprise sont déductibles du résultat lorsqu’ils sont engagés dans l’intérêt de la société. Il n’y a pas de limitation à ces frais.
Les entreprises doivent, en principe, prendre en compte les dépenses engendrées par leurs véhicules pour leur montant réel. Mais à titre d’exception, les professionnels libéraux, titulaires de bénéfices non commerciaux (BNC), peuvent opter pour une évaluation forfaitaire, à l’aide du barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale, à condition de ne pas déduire en charges les dépenses ou les loyers correspondants. Cette option est annuelle et doit être exercée pour toutes les voitures utilisées à titre professionnel.

Concrètement, recourir à ce barème kilométrique permet d’évaluer plus simplement un ensemble de frais, dont les frais d’entretien, évitant ainsi au professionnel de les répertorier individuellement. Le barème prenant en compte la distance parcourue à titre professionnel et la puissance fiscale du véhicule, dans la limite de 7 CV pour les voitures.

Quelles sont les règles de déduction de TVA pour les frais d’entretien d’un véhicule professionnel ?

La déduction de la TVA sur les frais d’entretien d’un véhicule d’entreprise suit le même régime que l’achat de véhicules de société : la TVA des frais d’entretien n’est donc déductible que sur les véhicules utilitaires ou sur les véhicules de société n’étant pas concernés par l’exclusion de TVA.

Barème des frais de carburant

Si vous utilisez une voiture de location ou une voiture personnelle pour vous rendre au travail ou effectuer des déplacements professionnels, et que vous avez choisi la déduction des frais réels, vous pouvez déduire les dépenses liées à vos achats de carburant de votre revenu imposable.
Les experts de SIXT Corporate répondent à toutes vos questions sur les barèmes des frais de carburant.

Comment calculer les frais de carburant ?

Les barèmes des frais de carburant sont réévalués chaque année. Ils dépendent de la puissance de la voiture et du carburant utilisé (diesel / gazole, super sans-plomb, GPL) et sont exprimés en euros par kilomètre parcouru.

Puissance fiscale
de la voiture
Gazole Super GPL
3 à 4 CV 0,080 €/km 0,099 €/km 0,064 €/km
5 à 7 CV 0,098 €/km 0,122 €/km 0,079 €/km
8 et 9 CV 0,117 €/km 0,145 €/km 0,094 €/km
10 et 11 CV 0,132 €/km 0,163 €/km 0,106 €/km
12 CV et + 0,146 €/km 0,182 €/km 0,118 €/km

Contrairement au barème kilométrique des voitures, le barème des frais de carburant ne varie pas selon la distance parcourue par l’employé dans l’année.

Il s’agit ensuite de calculer le nombre de kilomètres parcourus dans l’année. Vous additionnez les kilomètres entre votre domicile et votre lieu de travail (dans la limite de 80km/j sauf cas spécial), ainsi que les déplacements effectués dans le cadre professionnel.

Exemple pour un véhicule de 10 CV roulant au gazole
Nombre de kilomètres parcourus en 2019 à titre professionnel : 10.000 km
Prix du kilomètre au barème : 0,132 euro
Évaluation forfaitaire des frais de carburant = 1.320 euros (10.000 x 0,132)

Facilitez la gestion de vos frais avec la carte carburant pro

Comment déclarer les frais de carburant ?

Important : Les barèmes carburant ne peuvent être utilisés qu’afin de valoriser les frais de carburant des véhicules à usage mixte (professionnel et personnel), qu’ils s’agissent de véhicules personnels ou de la location longue durée d’une voiture. Ils ne peuvent pas être utilisés pour valoriser les frais de carburant des véhicules affectés à un usage uniquement professionnel (véhicules utilitaires, taxis…).

Si vous êtes salarié, vous faites la déclaration de vos frais réels déductibles lors de votre déclaration de revenus imposables. A noter : un employé bénéficiant d’une prime carburant n’est pas imposé sur cette somme, dans la limite de 200 euros, mais elle ne peut intervenir dans le calcul des frais réels.
Sur la déclaration de revenus en ligne ou sur formulaire papier, il faut remplir les cases 1AK à 1DK. Il est nécessaire d’expliquer le détail des frais réels sur une note explicative et conserver tous les justificatifs durant au moins 3 ans afin de pouvoir les présenter à l’administration fiscale en cas d’enquête.

Si vous êtes un entrepreneur individuel soumis au régime simplifié d’imposition sur le revenu, vous pouvez déduire vos frais de carburant de vos revenus imposables. Vous devez alors ajouter un courrier en annexe de votre déclaration de revenus pour en informer l’administration fiscale.

La carte carburant est-elle un avantage en nature ?

Comment déduire les frais de carburant ?

Après avoir fait votre déclaration à l’administration fiscale, les montants calculés des frais de carburant sont alors déduits de vos revenus imposables, réduisant donc le montant total de vos impôts.
Dans votre comptabilité, les frais de carburants sont débités sur le compte 60611 « Fournitures non stockables ».

Qui peut bénéficier de la déduction fiscale des frais de carburant ?

Les barèmes des frais de carburant peuvent être utilisés par :

  • les salariés qui déduisent leurs frais réels sans utiliser les barèmes kilométriques,
  • les professionnels libéraux qui louent un véhicule pour les besoins de leur activité,
  • les exploitants individuels soumis au régime réel simplifié d’imposition.

Ces barèmes permettent d’évaluer les frais de carburant à déclarer à l’administration fiscale.

Les meilleurs salons pour la gestion de votre flotte auto

Gestionnaire d’une flotte automobile, vous avez envie d’optimiser votre parc, d’échanger avec des confrères ou de remettre en compétition vos partenaires actuels. Une solution : aller assister à un salon dédié à la gestion de flottes automobiles.
Sixt Corporate vous guide dans le monde des meilleurs salons de flotte automobile.

Qu’est-ce qu’un salon pour la gestion de votre flotte automobile ?

Les salons dédiés aux flottes automobiles permettent aux professionnels de présenter leurs innovations en matière de gestion de flotte automobile. C’est l’occasion idéale pour trouver de nouveaux partenaires et d’échanger autour de la thématique du véhicule d’entreprise.

Quel type de produits / services trouve-t-on à un salon de flotte automobile ?

Tous les professionnels gravitant autour du domaine du véhicule d’entreprise se réunissent dans ces salons. Vous y trouverez des experts en aménagement, carrosserie et marquage, assurances, solutions de gestion, des constructeurs automobiles et des concessionnaires, des fournisseurs d’énergie et de carburants, ainsi que des spécialistes de l’entretien, de la location longue durée comme Sixt Corporate, du financement, de la télématique et de l’électronique embarquée, etc.

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Les principaux salons pour la gestion de votre flotte automobile

Les rencontres Flotauto

Flotauto est un salon BtoB, annuel, dédié à la gestion des véhicules professionnels et des solutions de mobilité. Il est condensé sur une journée avec des stands, un programme de conférences et une exposition de véhicules.
Le salon accueille 200 exposants et 4000 visiteurs professionnels. Il est désormais le rendez-vous incontournable du secteur, vitrine de l’innovation et source d’information pointue, et il concilie business et networking.
Rdv à Paris le 4 février 2021.

IAA Véhicules Utilitaires

IAA Véhicules Utilitaires est intégré au Salon de l’Automobile de Francfort qui a lieu tous les deux ans. C’est le salon leader dans le domaine de la mobilité, du transport et de la logistique au niveau mondial. En 2018, 2.174 exposants venus de 48 pays différents, 282.000 visiteurs et plus de 2.000 journalistes de 60 pays.
L’IAA de 2020 ayant été annulé à cause du Covid, il aura lieu en 2021 à Munich.

Connect Fleet

Plus un congrès qu’un salon à proprement parler, Connect Fleet a comme objectif de réunir pendant deux jours, dans un lieu d’exception et une ambiance conviviale, les décideurs du monde des flottes et leurs partenaires. Le congrès est gratuit si vous êtes gestionnaire de flotte automobile. Rendez-vous les 3 et 4 décembre 2020 à l’Hôtel Royal Barrière et au Casino de Deauville. Trois cents responsables de parc automobile privés et publics, tous secteurs d’activité confondus, sont attendus pour l’occasion.

Des alternatives aux salons de flotte auto en période de Covid

Pour pallier à la difficulté de se déplacer et à organiser des assemblées importantes de personnes en période de Covid, de nombreux clubs ou conférences se sont organisés en ligne ou en comité plus réduits, afin de rester à la pointe de l’information.
Nous pouvons par exemple citer les Journées Européennes et Digitales de la Mobilité qui ont eu lieu pour la première fois en juin 2020. Les Gestionnaires de Flottes Automobiles et les Managers de la Mobilité dans les entreprises et les collectivités se sont réunis, en ligne, pour deux jours de webinars non-stop sur les enjeux des mobilités d’aujourd’hui et de demain.
De leur côté, le Fleet and Mobility Management Club organise des tables rondes pour permettre à ses membres d’échanger sur les facteurs clés de succès d’une gestion de parc automobile optimisée et durable.

Autopartage flotte de véhicules entreprise

Afin de rationaliser les frais de votre entreprise, réfléchir aux moyens de mobilité de vos collaborateurs peut être un bon axe. Ce poste de dépense peut se hisser au troisième poste de dépense annuelle ! La loi sur la transition énergétique encourage les pratiques collaboratives. La solution de l’autopartage de votre flotte de véhicules d’entreprise se propose de réduire les coûts des flottes et d’offrir un service de mobilité plus flexible à vos collaborateurs. L’autopartage de votre flotte peut-elle être un atout pour votre entreprise ? Les experts de Sixt Corporate vous apportent des éléments de réponse.

Qu’est-ce que l’autopartage professionnel ?

Au sein des entreprises, l’autopartage consiste à permettre à vos employés d’emprunter selon leurs besoins de déplacements professionnels l’un des véhicules de la société, en ayant au préalable réservé le créneau souhaité, et d’en disposer librement pendant cette durée.

L’autonomie des utilisateurs est garantie par différents services innovants. Des logiciels permettent que la réservation du véhicule se fasse en quelques minutes depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Pour encore moins de contraintes, certaines solutions d’autopartage permettent de déverrouiller le véhicule avec un téléphone ou grâce à un badge.
L’autopartage peut être destiné aux collaborateurs d’un même service, ou de toute l’entreprise.

L’autopartage vient ainsi se substituer aux voitures de services ou compléter les solutions de mobilité existantes.

Autopartage d’une flotte d’entreprise : mutualisation des ressources et gain de temps

L’autopartage est une réponse simple, efficace et économique à une multitude de besoins de mobilité, anticipés ou improvisés. L’autopartage permet de rester flexible, en offrant des moyens de se déplacer dans le cadre professionnel à tous vos employés, de manière récurrente ou ponctuelle. L’autopartage professionnel se substitue aux déplacements « hors flotte » (trajets en taxi, locations courte durée, indemnités kilométriques…) qui, en plus d’être chronophages, sont coûteux. C’est un gain de temps assuré puisqu’une fois mis en place, le système de l’autopartage fonctionne en parfaite autonomie. Plus besoin de valider les demandes de déplacements et d’effectuer des réservations pour un moyen de locomotion ou un autre.

L’autopartage professionnel pour optimiser les coûts

L’autopartage de votre flotte d’entreprise permet de réduire votre budget déplacements professionnels de manière conséquente. Dans certains cas, un seul véhicule autopartagé peut remplacer jusqu’à huit véhicules de services ! On estime que l’économie d’une solution d’autopartage peut aller jusqu’à 30% des coûts de gestion d’une flotte pour les usages professionnels et jusqu’à 35% des coûts de déplacement « hors flotte ».

Analyser vos besoins en déplacements professionnels

Il est malheureusement fréquent qu’un véhicule d’entreprise passe jusqu’à 95% de son temps au parking ! L’autopartage permet de rentabiliser l’achat ou la location longue durée d’un véhicule d’entreprise.
La première étape pour rationaliser votre budget déplacements est de faire une analyse précise de vos besoins en termes de mobilité et un audit des moyens utilisés et de vos ressources existantes.
En établissant un partenariat avec un loueur professionnel comme Sixt Corporate, vous pouvez vous faire accompagner dans l’analyse de vos besoins et la mise en place d’un contrat flexible, permettant à vos employés d’avoir à tous moments des véhicules de qualité, tout en maîtrisant parfaitement votre budget.

CONTRAVENTION DU VÉHICULE DE SOCIÉTÉ, QUI PERD LES POINTS ?

Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs possédant une flotte de véhicules ont l’obligation de donner l’identité du conducteur responsable des infractions commises lors de son utilisation, qu’il s’agisse d’une voiture de tourisme, d’un utilitaire ou d’un camion. Mais dans les faits, comment cela se passe-t-il ? Quelle est la nouvelle procédure ? Quelles sont les règles en cas d’amende de stationnement, d’excès de vitesse ou de toute autre entorse au code de la route ? À qui incombe le retrait de points en cas d’infraction avec une voiture de société ? Les experts de Sixt Corporate répondent à toutes ces questions.

AMENDE SUR UN VÉHICULE DE SOCIÉTÉ : QUELLE PROCÉDURE POUR L’ENTREPRISE ?

La voiture de société étant enregistrée sous le nom de votre entreprise, la contravention vous sera adressée. Vous recevez en pièce jointe un formulaire à compléter et à renvoyer par lettre recommandée avec accusé de réception, ou vous pouvez le faire en ligne sur le site www.antai.fr

En tant que personne morale, c’est à vous, entreprise, de déclencher la procédure de dénonciation de l’auteur de l’infraction. Vous avez ainsi 45 jours, à compter du jour où la contravention a été dressée à l’encontre de votre salarié, pour transmettre à l’administration concernée :

  • les coordonnées complètes du conducteur responsable de l’infraction,
  • son numéro de permis de conduire.

NB : ce même délai s’applique si vous devez déclarer le vol du véhicule ou tout événement permettant de contester la légitimité de cette contravention.

Si votre salarié vous le demande de bonne foi, il vous est également possible d’engager une procédure de contestation de l’infraction, au risque de recevoir une amende majorée si la demande est rejetée.

PAIEMENT DE L’AMENDE D’UN VÉHICULE DE SOCIÉTÉ

Alors, une fois la dénonciation faite, qui paye l’amende ? Si c’est l’entreprise qui réceptionne la contravention concernant le véhicule de société, c’est bien l’auteur de l’infraction qui doit s’en acquitter.

Le conducteur doit alors régler l’amende sur ses fonds personnels. En effet, utiliser le compte de l’entreprise pour régler le montant de l’infraction est considéré comme un abus de bien social.

QUI PERD SES POINTS AVEC UN VÉHICULE DE SOCIÉTÉ ?

La loi a changé afin de responsabiliser les conducteurs de voiture de société. En cas d’infraction, le retrait de point, bien qu’il concerne une voiture de société, est appliqué au conducteur du véhicule de votre flotte.

QUE SE PASSE-T-IL EN CAS DE NON-DÉNONCIATION D’UN SALARIÉ CONDUISANT UN VÉHICULE DE SOCIÉTÉ ?

En cas de non-dénonciation d’un employé dans les 45 jours suivant l’infraction, c’est l’entreprise qui doit alors acquitter de l’amende majorée (contravention de 4e classe), pouvant aller :

  • de 135€
  • à 750€.

L’amende de non-dénonciation : jusqu’à 3.750€ pour l’entreprise !

S’il est avéré que l’entreprise n’a pas rempli la déclaration alors qu’elle connaissait l’identité de l’auteur de l’infraction, elle doit également payer une amende de non-dénonciation pouvant aller jusqu’à 3 750 euros supplémentaires.

À noter : si vous avez payé l’amende d’un employé, il est interdit d’effectuer une retenue sur salaire sur la paie du conducteur fautif. Cette pratique a été considérée comme illégale par la Cour de cassation, même si elle est contractualisée.

Par ailleurs, dans le cas d’une fausse déclaration, l’amende peut monter jusqu’à 15.000€ et un an d’emprisonnement.

QUELLES SONT LES INFRACTIONS QUE L’ENTREPRISE DOIT DÉNONCER ?

Voici les infractions que doit dénoncer une entreprise si elles sont commises par un employé conducteur de sa flotte automobile.

Elles sont toutes sanctionnées par le Code de la route :

  • L’utilisation du téléphone portable ;
  • Le non-port de la ceinture ;
  • Le dépassement des vitesses maximales autorisées ;
  • Le stationnement, l’arrêt ou la circulation sur des couloirs de sécurité ;
  • Le franchissement ou le chevauchement d’une ligne blanche continue ;
  • L’emprunt des voies de circulation réservées à d’autres véhicules (bus, tramway, etc.) ;
  • Le manquement aux règles de distance de sécurité imposée entre des engins motorisés ;
  • Le franchissement d’un signal d’arrêt de circuler ;
  • Le manquement aux règles relatives aux dépassements ;
  • L’absence de détention d’assurance de responsabilité civile.

En somme, il est dans l’intérêt de l’entreprise de dénoncer toute infraction figurant dans cette liste, commise par ses employés. Pour faciliter la gestion de sa flotte automobile, la société peut également décider d’opter pour
la location de voiture pour les professionnels.

CONTRÔLE TECHNIQUE DES VÉHICULES DE SOCIÉTÉS

Le contrôle technique est une obligation pour tout véhicule de tourisme ou véhicule utilitaire. Cette visite technique périodique a comme objectif de vérifier que le bon fonctionnement des voitures en circulation afin de s’assurer qu’elles ne représentent pas un danger et donc de préserver la sécurité routière. Pas moins de 133 tests divers sont conduits sur chaque véhicule pour les vérifier sous toutes les coutures. Si vous avez des véhicules de société, vous êtes aussi concerné par cette obligation du contrôle technique et elle comporte quelques spécificités supplémentaires.

 

Table des matières

Quelles sont les obligations en matière de contrôle technique?

Qui est en charge du contrôle technique d’une voiture de société?

Louer vos véhicules de société : un système avantageux pour la maintenance de votre flotte auto

 

Quelles sont les obligations en matière de contrôle technique ?

Le contrôle technique est obligatoire pour tous les véhicules de moins de 3,5 tonnes. Le premier contrôle technique doit être effectué dans la 4ème année d’existence de ces véhicules, puis être renouvelé tous les 2 ans. Le premier contrôle technique doit être effectué dans les 6 mois précédant l’anniversaire des 4 ans de la voiture.

Si vous avez une flotte de véhicules de société, vous devez donc veiller à leur faire passer ces contrôles techniques pour être en règle.

Vos commerciaux ou autres salariés disposant d’un véhicule professionnel doivent également effectuer ce contrôle technique obligatoire.

En cas d’oubli, vous êtes passible d’une amende de 135 euros, minorée à 90 euros si vous payez dans un délai de 3 jours, mais majorée en cas de défaut de paiement (jusqu’à 750 euros). Mais surtout, vous risquez la saisie de votre carte grise et l’immobilisation de votre véhicule à la fourrière. Et en cas d’accident, la compagnie d’assurance peut refuser de vous prendre en charge.

Les obligations de contrôle technique spécifiques aux véhicules de société

Si vous possédez des voitures de tourisme de société, vous devez obéir aux mêmes règles que toute voiture personnelle et effectuer des contrôles techniques bisannuels.
Si votre entreprise possède ou loue des véhicules utilitaires de société, vous devez vous soumettre au contrôle technique, mais aussi à un contrôle pollution qui doit avoir lieu l’année suivant chaque contrôle technique. Le premier contrôle pollution est donc effectué pendant la 5ème année de circulation du véhicule utilitaire, puis tous les deux ans.

Qui est en charge du contrôle technique d’une voiture de société ?

Le contrôle technique est à la charge du propriétaire du véhicule de société. Si vous êtes propriétaire de votre flotte automobile, c’est donc à vous qu’il incombe de veiller à ce que tous vos véhicules commerciaux passent le contrôle technique, ainsi que le contrôle de pollution pour les véhicules utilitaires.

Cela signifie donc qu’en cas de location longue durée de vos véhicules de société (avec ou sans option d’achat), l’obligation du contrôle technique revient à votre loueur professionnel.

Louer vos véhicules de société : un système avantageux pour la maintenance de votre flotte auto

Un avantage de choisir la location longue durée pour vos véhicules de société est donc que vous n’êtes pas en charge de veiller au contrôle technique. Si celui-ci doit avoir lieu pendant votre contrat de location, le service client de votre loueur professionnel Sixt Corporate vous contacte et vous propose généralement deux options :

  • vous vous rendez dans une des agences du réseau pour y déposer votre véhicule commercial et il s’occupe de tout,
  • vous faites passer à votre véhicule de location son contrôle technique dans le centre de votre choix et le coût est pris en charge. Dans ce cas, il vous faudra certainement fournir un procès-verbal de contrôle technique automobile.

Le prix d’un contrôle technique pour un véhicule de société varie selon les centres et le type de véhicule. Il se situe en moyenne à 80 euros et est généralement entre 50 et 75 euros pour les véhicules à essence, de 50 à 85 euros pour les véhicules diesel et de 80 à 120 euros pour les véhicules au GPL.

 

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Signer un contrat de LLD 12 mois

Vous avez besoin d’un véhicule pour les besoins de votre entreprise ? Mais vous n’avez pas particulièrement envie de vous engager sur le long terme ? Il n’est pas toujours évident de savoir comment votre business va évoluer et si vos besoins seront les mêmes l’année prochaine. Qu’il s’agisse d’un utilitaire ou d’une voiture de tourisme, il est possible de vous simplifier la vie et de choisir la location longue durée en ne vous engageant que pour un an, que ce soit sur un véhicule neuf ou d’occasion. Sixt vous explique tout sur la LLD 12 mois.

Qu’est-ce que la LLD et quels en sont les
avantages ?

La LLD permet de louer un véhicule neuf ou récent sur une durée définie, en s’acquittant d’un loyer mensuel. Avec un contrat de LLD, l’entretien et les réparations du véhicule en cas de panne, ainsi que l’assistance de la voiture, sont inclus dans le contrat de location. Le coût d’usage du véhicule est connu d’avance à 100 %. Formule souple, la LLD vous permet de choisir la durée de votre contrat (généralement compris en 12 et 72 mois) et un grand nombre d’options.

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Obtenir un contrat de LLD 12 mois

Lorsque vous signez un contrat de Location Longue Durée, vous payez un loyer mensuel fixé à l’avance qui vous permet de bénéficier d’un véhicule neuf ou d’occasion mais en parfaite condition. Ce loyer inclut la dépréciation du véhicule. Une LLD courte de 12 mois sous-entend une faible dépréciation du véhicule : il sera simple de le louer à nouveau à l’échéance de votre contrat. Vous pouvez donc trouver des contrats de LLD de 12 mois pas chers pour cette raison.
Le contrat de LLD prévoit la location du véhicule et permet d’inclure des options selon vos besoins, comme la souscription d’une assurance, la gestion de votre flotte, etc. Pensez à définir le kilométrage annuel avant la signature du contrat ; il est un élément important dans le calcul du coût de location. En cas de dépassement, un forfait prévoit les frais pour les kilomètres supplémentaires.

LOA ou LLD ?

Il ne faut pas confondre la Location avec Option d’Achat (LOA) et la Location Longue Durée (LDD). Comme son nom l’indique, la LOA, aussi appelée crédit-bail, permet au client l’achat du véhicule à un tarif fixé à l’avance, à la fin de son contrat de location. L’achat reste facultatif.
Contrairement à la LLD, les services d’assistance et d’entretien du véhicule ne sont pas automatiquement inclus dans le contrat. Ils peuvent l’être, mais le loyer est alors majoré.
Autre particularité de la LOA : elle nécessite un apport initial important. Le premier loyer constitue environ 15% du prix du véhicule. Cet apport de garantie est déduit du prix du véhicule à la fin du contrat en cas d’achat, ou restitué si le véhicule est rendu.
Si vous avez comme objectif d’acheter un véhicule, la LOA peut représenter une alternative intéressante. Si vous avez juste besoin d’un véhicule pour votre entreprise, la LLD est une formule plus souple, ne nécessite pas d’apport important et vous évite d’avoir à votre charge l’entretien et la dépréciation du véhicule.

 

La carte carburant pro un avantage en nature ?

Si votre entreprise met à la disposition de ses employés des véhicules de fonction, leur utilisation dans un cadre privé est considérée comme un avantage en nature. Les cartes essence présentent de nombreux avantages pour simplifier la gestion de votre parc automobile.

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

On qualifie d’avantage en nature un bien ou un service octroyé par un employeur à ses salariés dont ils peuvent faire un usage privé, gratuitement ou pour un prix inférieur à sa valeur. Ils profitent à l’employé qui aurait dû payer pour obtenir ce même bénéfice et s’ajoutent à sa rémunération. Les avantages en nature peuvent être très divers : tickets restaurant, ordinateur portable, téléphone mobile, voiture, logement, accès à un club sportif, etc.

Avoir un véhicule de fonction : avantage en
nature ?

Il est important de faire la différence entre le véhicule de fonction et la voiture de service. La voiture de fonction est mise à disposition du salarié pour un usage professionnel et privé. Par opposition, le véhicule de service est uniquement utilisé pour un usage professionnel.
Lorsqu’un véhicule est mis à la disposition d’un salarié qui l’utilise à des fins à la fois professionnelles et personnelles, l’utilisation privée constitue un avantage en nature. Le calcul de cet avantage en nature peut être fait de deux manières : aux frais réels ou par forfait. Il tient en compte le prix d’achat du véhicule ou son coût global annuel dans le cas d’une location longue durée chez un loueur professionnel. Les dépenses de carburant sont également prises en compte, de manière forfaitaire ou basées sur les frais réels.

La carte carburant pro est-elle un avantage en nature ?

La réponse est oui si vous utilisez votre voiture de fonction dans un cadre privé. Si le carburant utilisé lors de déplacement ne présentant pas un caractère professionnel est pris en charge par l’employeur, il entre dans le calcul des avantages en nature du salarié. Si vous disposez d’une carte essence souscrite par votre employeur, vous pouvez alors vous en servir pour évaluer vos avantages en nature de manière réelle ou forfaitaire.

Souvent appréciée des salariés, cette carte carburant pro vous permet de payant votre essence, diesel ou recharge électrique dans le réseau de stations-essences ou réseau de distribution partenaire.
Cela permet de n’avoir pour l’employeur plus qu’une facture unique pour le remboursement de vos notes de frais de carburant.

CALCUL DE L’AVANTAGE EN NATURE AVEC UNE CARTE CARBURANT : QUELLES COTISATIONS FISCALES ?

Lors de la déclaration fiscale, l’employeur doit choisir la méthode la plus favorable à son employé : frais réels ou forfait. L’avantage d’une carte de carburant est qu’elle permet d’avoir un relevé précis et immédiat des frais de carburant engagés. Il est nécessaire d’établir ensuite un prorata du nombre de kilomètres parcourus à titre privé par rapport au kilométrage total dans le cas d’une dépense réelle.
Dans le cas d’une location longue durée d’un véhicule, on prend en compte le coût global annuel de la location, l’assurance et les frais d’entretien (TTC).
Le montant de l’avantage en nature sera calculé selon la formule suivante :

Dépenses réelles * nombre de km parcourus à titre privé / kilométrage annuel + frais de carburant

Exemple de calcul d’avantage en nature d’une voiture de fonction en LLD avec carburant inclus :

Avec sa voiture de fonction en LLD, un salarié parcourt 40 000 km en un an, dont 5 000 km à titre privé. Le coût global est de 6 000 € et le carburant s’élève à 3 000 €.
Le montant de l’avantage sera donc le ratio entre distance total et distance parcourue à titre privé (5 000km / 40 000km = 0,125) multiplié par le coût global : 
6 000 € x (5 000/40 000) = 750 €.
Il faut ajouter les frais de carburant pris en charge par l’employeur pour l’usage privé :
3 000 € x (5 000/40 000)= 375 €.
Le montant de l’avantage en nature à déclarer est donc de 1 025 €.

Étapes du calcul Montant
Parcours annuel en LLD 40 000 km
Parcours annuel à titre privé 5 000 km
Ratio  0,125
Coût global de la LLD et carburant 6,000 €
Avantage en nature (coût global x km privés / km total) 750 €
Frais de carburant pris en charge pour l’usage privé (carburant x km privés / km total) 375 €
Total de l’avantage en nature à déclarer 1,025 €

 

Gestion des frais de voyage

Les déplacements professionnels restent une nécessité pour beaucoup d’entreprises. Les frais générés sont principalement le transport (avion, train ou location de voiture, remboursement des frais kilométriques en cas d’utilisation d’une voiture personnelle, frais de carburant, de péage et de parking, taxi, etc.), mais aussi l’hébergement et la restauration. Comment gérer au mieux les frais de voyage de votre entreprise pour faire des économies et gagner en efficacité ? Voilà nos conseils.

Frais de voyage d’affaires : qu’est-ce qui est pris en charge par l’entreprise ?

Les frais engagés par un employé dans le cadre de son activité professionnelle sont pris en charge par l’entreprise et ne sont pas soumis aux cotisations sociales.
Les remboursements des frais de voyage sont donc clairement encadrés par l’administration fiscale qui établit chaque année des barèmes précis : indemnités kilométriques, limites des remboursements forfaitaires, frais déductibles, options de récupération de TVA. Toute entreprise doit également fournir à ses employés des consignes claires, basées sur des estimations raisonnables des coûts.
Tout manquement à ces règles peut donner lieu à un redressement fiscal de l’entreprise, mais également de l’employé si des remboursements considérés anormaux sont assimilés à des avantages en nature.

Choisir le mode de remboursement des frais de voyage pro le plus adapté

Il y a deux manières de couvrir les frais de voyage de vos employés : le remboursement basé sur les frais réels, ou forfaitaire. Une autre solution est de s’acquitter directement des frais de déplacement de vos employés pour une meilleure gestion de ces coûts.

Gestion des frais de voyage : le remboursement aux frais réels

Certaines sociétés choisissent un remboursement des frais engagés dans le respect de plafonds fixés par la politique de l’entreprise, avec facture justificative. Ce sont les frais réels. Ils permettent d’avoir une vision précise des dépenses engagées et d’établir un contrôle avant paiement pour éviter certains abus. Mais les notes de frais représentent un coût important en matière de gestion. On estime à 53 euros le coût de traitement d’une note de frais par le service de comptabilité de l’entreprise. Dans 20% des cas, elle doit être révisée ce qui signifie un coût supplémentaire de 48 euros. Une mauvaise gestion des notes de frais coûte 300 € par mois et par salarié1.

Remboursement forfaitaire des frais de voyage pro

D’autres entreprises optent pour un versement d’indemnités ne nécessitant pas de facture, mais seulement la raison du déplacement. Ce sont les frais forfaitaires. Une somme est directement allouée à un employé pour couvrir ses dépenses réelles, basée sur les barèmes des frais professionnels établis par l’Ursaff chaque année. L’employeur peut décider de montants plus généreux dans sa convention collective, mais les sommes versées au-delà de ces seuils sont alors réintégrées dans l’assiette fiscale et donc imposables.

Pour une meilleure gestion des frais de voyage : la prise en charge directe

Pour mieux maîtriser vos frais et faciliter votre gestion des frais de déplacement, une solution est de mettre en place des systèmes permettant de les prendre en charge directement afin de centraliser vos coûts et les contrôler. En évitant à vos employés d’avoir à faire des avances de frais sur des postes de dépenses importants comme le transport, vous pouvez maîtriser votre consommation et mieux anticipez vos dépenses mensuelles. Vous pouvez ainsi établir des contrats de location de voitures ou d’utilitaires professionnels, y compris des contrats de LLD au kilométrage illimité, pour que vos employés bénéficient du meilleur service et de prix avantageux lors de leurs réservations ponctuelles, ou pour la mise à leur disposition d’un véhicule de fonction. Vous pouvez également les équiper de cartes de carburant afin de leur éviter d’avoir à avancer le prix de l’essence, y inclure le télépéage et les parkings et mettre en place des systèmes de plafonds ou de limitation des jours ou heures d’utilisation pour être assuré de la conformité de ces dépenses professionnelles.

1 Etude de HRS et de la Fondation GBTA (2015)

LLD et Kilométrage illimité: A-t-il des Limites ?

Lors de la location longue durée d’une voiture ou d’un utilitaire, de nombreuses options existent. Sur certaines zones géographiques, il peut arriver que les entreprises de location de voitures comme SIXT Corporate proposent de souscrire à un kilométrage illimité. De quoi s’agit-il ? Y a-t-il des limites ? Comment s’applique le kilométrage illimité lorsque vous louez une voiture et quels sont ses avantages ? Et comment déterminer ce qui est le plus intéressant dans votre cas ? Ce guide est à votre disposition pour vous aider à vous y retrouver.

Qu’est-ce que le kilométrage illimité dans une location de voiture ?

La plupart des contrats de location de voiture incluent une clause sur les distances parcourues pendant la durée déterminée du contrat et y fixent une limite. Comme son nom l’indique, signer un contrat incluant le kilométrage illimité lève cette clause : aucun relevé de compteur n’est fait lorsque vous rendez le véhicule. Quelles que soient les distances parcourues, elles sont comprises dans le prix de location.

Pourquoi choisir un contrat avec un kilométrage limité ?

Choisir un contrat avec un kilométrage limité permet de bénéficier de tarifs plus intéressants. En effet, plus une voiture est utilisée, plus sa valeur résiduelle en fin de contrat est faible. Un contrat avec un forfait kilométrique permet de contrôler l’usure d’un véhicule et de ne vous faire payer que ce dont vous avez besoin en affinant le prix des mensualités selon l’usage que vous faites de votre véhicule. En règle générale, un contrat inclut une limite de 10 000 kilomètres par an. Chez SIXT Corporate, nos conseillers sont là pour évaluer vos besoins véritables et proposer des contrats sur-mesure pour que vous payiez le juste prix. En choisissant un forfait adapté, vous avez ainsi la possibilité d’ajuster le montant du loyer à votre consommation.

Est-il possible d’obtenir le kilométrage illimité lorsqu’on loue un véhicule professionnel ?

Beaucoup d’entreprises offrent des options de kilométrage illimité pour des locations de courte durée, pour une location au jour, à la semaine et parfois au mois. En revanche, l’option kilométrage illimité sur les locations moyenne durée et LLD n’est pas toujours disponible partout dans le monde. Si votre activité professionnelle comprend de nombreux déplacements et que vous cherchez un contrat de location longue durée pour votre flotte automobile, la solution est de choisir une option avec un kilométrage annuel important, qui permet de couvrir vos besoins.
Si vous avez besoin de plus d’informations sur les conditions pratiquées dans votre zone géographique et les différents forfaits kilométriques, nos conseillers sont à votre disposition pour vous apporter tous les renseignements nécessaires.

Comment choisir son kilométrage pour une LLD ?

Pour savoir de quel forfait vous pouvez avoir besoin, prenez le temps de réfléchir aux besoins que votre véhicule d’entreprise va couvrir. S’il s’agit d’une voiture de fonction (que vous ou votre employé pouvez également utiliser à titre personnel), pensez à inclure dans votre calcul les trajets entre domicile et entreprise. Selon les distances à parcourir et la fréquence des déplacements, vous pouvez avoir une idée globale du nombre de kilomètres, voire tout simplement vous baser sur des chiffres des années précédentes. Nos conseillers sont à votre disposition pour vous aider à faire ces calculs.
Quoiqu’il arrive, si vous réalisez que le forfait auquel vous avez souscrit n’est pas suffisant, il est toujours possible de contacter votre loueur professionnel SIXT Corporate : nous pouvons alors ajuster le forfait kilométrage de vos voitures de location, pour toute la flotte ou certains véhicules.