Pratique ancienne, le covoiturage est de plus en plus encouragé par les gouvernements dans un souci environnemental, et plébiscité par les usagers pour des raisons économiques. En pratique, il s’agit tout simplement de partager son véhicule avec d’autres passagers lors d’un déplacement. Largement répandu dans la sphère privée grâce à des plateformes comme Blablacar, il s’est également instauré au sein des entreprises. Sixt Corporate vous donne les avantages du covoiturage dans les déplacements professionnels.

Est-il légal de faire du covoiturage avec un véhicule de société ?

Un employé peut tout à fait utiliser son véhicule de société pour transporter d’autres salariés de l’entreprise (et des proches en dehors des heures de travail).

En revanche, il est interdit d’utiliser un véhicule de l’entreprise – dont les frais sont pris en charge par l’employeur – pour transporter des passagers trouvés sur des plateformes de mise en relation. En effet, le covoiturage n’est licite que si le conducteur ne fait aucun bénéfice.

 

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Les déplacements professionnels restent une nécessité pour beaucoup d’entreprises. Les frais générés sont principalement le transport (avion, train ou location de voiture, remboursement des frais kilométriques en cas d’utilisation d’une voiture personnelle, frais de carburant, de péage et de parking, taxi, etc.), mais aussi l’hébergement et la restauration. Comment gérer au mieux les frais de voyage de votre entreprise pour faire des économies et gagner en efficacité ? Voilà nos conseils.

FRAIS DE VOYAGE D’AFFAIRES : QU’EST-CE QUI EST PRIS EN CHARGE PAR L’ENTREPRISE ?

Les frais engagés par un employé dans le cadre de son activité professionnelle sont pris en charge par l’entreprise et ne sont pas soumis aux cotisations sociales.
Les remboursements des frais de voyage sont donc clairement encadrés par l’administration fiscale qui établit chaque année des barèmes précis : indemnités kilométriques, limites des remboursements forfaitaires, frais déductibles, options de récupération de TVA. Toute entreprise doit également fournir à ses employés des consignes claires, basées sur des estimations raisonnables des coûts.
Tout manquement à ces règles peut donner lieu à un redressement fiscal de l’entreprise, mais également de l’employé si des remboursements considérés anormaux sont assimilés à des avantages en nature.

CHOISIR LE MODE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE VOYAGE PRO LE PLUS ADAPTÉ

Il y a deux manières de couvrir les frais de voyage de vos employés : le remboursement basé sur les frais réels, ou forfaitaire. Une autre solution est de s’acquitter directement des frais de déplacement de vos employés pour une meilleure gestion de ces coûts.

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Dans un contexte de mondialisation, les entreprises sont aujourd’hui amenées à faire voyager leurs collaborateurs en dehors de la France. Se déplacer dans un pays voisin ou voyager à l’autre bout du monde implique d’organiser le déplacement professionnel minutieusement. Aussi est-il essentiel d’anticiper ce temps de travail en dehors de l’entreprise. Comment organiser un déplacement professionnel à l’étranger ? Voici quelques conseils pratiques pour préparer au mieux votre voyage d’affaires hors de nos frontières. Conseil N°1: Être informé sur les risques liés au déplacement à l'ètranger Dans l’organisation d’un déplacement professionnel à l’étranger, des obligations juridiques incombent à toute entreprise. L’employeur est tenu de prendre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » (article L 4121-1 Code du travail). Cela sous-entend que l’entreprise doit informer le collaborateur des éventuels risques sanitaires et sociaux auxquels il peut être exposé. Les risques liés à l’activité doivent également être évoqués (visite sur site, exposition à des matières dites dangereuses, etc.). Conseil N°2: S'assurance de pouvoir voyager avec votre matériel professionnel Organiser un déplacement à l’étranger implique parfois de voyager avec du matériel professionnel. Il est alors conseillé de prendre co...
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En tant qu’entreprise, calculer les frais de déplacement voiture des salariés est une étape aussi importante que chronophage. Faciliter la gestion des frais de déplacement est une question importante à laquelle doivent s’atteler les gestionnaires de flotte et le service comptabilité de chaque entreprise.

QUE SONT LES FRAIS DE DÉPLACEMENT EN VOITURE ?

Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié peut être amené à utiliser son véhicule personnel pour se déplacer. Cela concerne aussi bien les frais engagés pour les trajets domicile-travail que les déplacements temporaires.

Les frais de déplacement, encore appelés frais kilométriques, donnent lieu au versement d’une compensation de la part de l’employeur. Occasionnés lors de déplacements professionnels, ils sont calculés selon un barème d’indemnités kilométriques établi par l’administration fiscale.

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