BARÈME KILOMÉTRIQUE : CALCUL DES FRAIS ET INDEMNITÉS

BARÈME KILOMÉTRIQUE 2019 : CALCUL DES FRAIS ET INDEMNITÉS

Le calcul des frais kilométriques concernant les salariés d’une entreprise (commerciaux itinérants, représentants, etc.) peuvent parfois être compliqués. Il repose sur de nombreux engagements et des justificatifs de la part du salarié.

Les salariés utilisant leur véhicule pour leurs déplacements professionnels ont la possibilité de déclarer les frais engagés et de bénéficier d’une compensation. L’administration fiscale a mis en place un barème kilométrique sur lequel se baser pour le calcul des indemnités kilométriques. Il est indispensable de pouvoir justifier des frais engagés. Le système présente certes des avantages pour le collaborateur et l’entreprise mais n’en demeure pas moins contraignant.

Calcul des frais et indemnités kilométriques (IK)

Les conditions

Les IK concernent les voitures, motos, scooters et vélomoteurs utilisés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.

Les indemnités kilométriques sont déductibles des impôts sur le revenu et exonérées de cotisations sociales sous réserve que certains justificatifs soient apportés :

  • Véhicule utilisé par le collaborateur
  • Puissance fiscale du véhicule (automobiles, 2 roues)
  • Distance séparant le domicile du lieu de travail
  • Distance séparant le lieu de travail quotidien du lieu d’intervention ou de mission
  • Nombre de trajets réalisés chaque mois

Il est à noter que le salarié doit attester ne transporter aucune personne de la société bénéficiant des mêmes indemnités.

Barème des indemnités kilométriques

La éduction des frais réels

Le barème kilométrique permet de calculer les frais et indemnités notamment dans le cadre de la déduction des frais réels. L’IK intègre entre autres la dépréciation du véhicule, les frais de carburant, d’entretien et d’assurance du véhicule. Son montant dépend de :

  • Type de véhicule utilisé
  • Puissance fiscale du véhicule
  • Distance parcourue lors des déplacements

Trois barèmes sont mis à disposition par l’administration fiscale:

  1. Un barème pour les automobiles (7 CV maximum)
  2. Un barème pour les 2 roues tels que les motos et scooters (cylindrée >50 cm³ et 5 CV maximum)
  3. Un barème pour les 2 roues tels que les cyclomoteurs (cylindrée <50 cm³)

Depuis le 13 février 2016, une indemnité kilométrique pour un déplacement à vélo a été mise en place.

Barème kilométrique applicable aux voitures (en euros)

Puissance administrative (en CV)Distance (D) jusqu’à 5 000 KMDistance (D) de 5 001 KM à 20 000 KMDistance (D) au-delà de 20 000 KM
3 CV et moinsd x 0,41(d x 0,245) + 824d x 0,286
4 CVd x 0,493(d x 0,277) + 1 082d x 0,332
5 CVd x 0,543(d x 0,305) + 1 188d x 0,364
6 CVd x 0,568(d x 0,32) + 1 244d x 0,382
7 CV et plusd x 0,595(d x 0,337) + 1 288d x 0,401

https://www.economie.gouv.fr/particuliers/bareme-kilometrique-2018

Avantages et contrainets du système du barème des IK

Tout frais engagé doit pouvoir être justifié

Pour le salarié, les indemnités sont déductibles de l’impôt sur le revenu et bénéficient d’une exonération des cotisations sociales.

Pour l’entreprise, les IK viennent en déduction du résultat imposable si elles entrent dans l’intérêt de son activité. Cela signifie qu’une dépense d’agrément (un déplacement d’ordre privé par exemple) ne peut justifier une telle indemnité.

Le système des frais et indemnités kilométriques présente certes des avantages pour les collaborateurs et la société mais une contrainte demeure : tout frais engagé doit pouvoir être justifié.
Cela nécessite une gestion rigoureuse des frais professionnels et engendre un suivi administratif lourd pour les gestionnaires de flotte.

Bon à savoir :

  • Les frais de péage et de stationnement ne sont pas pris en compte dans le barème des indemnités kilométriques.
  • Les frais liés au trajet domicile-travail sont pris en compte mais pour un nombre de kilomètres limité.

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