Tout savoir sur la gestion de flotte automobile et comment l’optimiser
La gestion de son parc automobile représente souvent un investissement très important pour les entreprises. Heureusement, des solutions existent pour optimiser les coûts. Logiciel de gestion, télématique embarquée ou fleet management, découvrez comment améliorer la gestion de votre flotte.
Qu’est-ce que la gestion de flotte automobile ?
Le terme gestion de flotte englobe la gestion administrative, logistique et technique du parc automobile d’une entreprise. Il existe même un poste spécialement dédié à cette gestion : le gestionnaire de flotte automobile. Vigilance, contrôle et organisation optimale sont de rigueur dans cette tâche répétitive et qui demande beaucoup de temps.
La gestion du parc automobile est donc le plus souvent une tâche à plein temps dans certaines entreprises. Dans les TPE et PME où les moyens sont plus limités, cette mission repose généralement sur les épaules d’un comptable, d’un assistant ou des services généraux.
Gérer les véhicules, voitures et engins nécessite également d’avoir, au-delà du temps, quelques connaissances techniques et juridiques, notamment en matière de fiscalité automobile.
Pour se faciliter la tâche et pour une meilleure gestion de flotte, les entreprises optent le plus souvent pour une externalisation partielle voire totale de ce poste lié à leur parc automobile. Cela s’appelle le fleet management.
Comment optimiser la gestion de flotte ?
Pour optimiser la gestion de son parc automobile, il est indispensable d’en connaître les composantes et le fonctionnement. En réalisant un audit prenant en compte différents critères, vous allez pouvoir déterminer le coût total d’un véhicule.
En effet, ce dernier ne se limite pas au coût d’achat du véhicule et au montant des loyers des véhicules professionnels. Il prend également en compte les coûts liés à l’utilisation de votre flotte de véhicules :
-
- le carburant ;
- le montant des primes d’assurance ;
- l’entretien et la maintenance des véhicules du parc ;
- les pneumatiques ;
- le financement et la fiscalité ;
- la gestion quotidienne de la flotte.
Le gestionnaire du parc va donc pouvoir agir sur ces différentes dépenses variables pour améliorer et piloter la gestion de votre flotte. C’est à lui d’identifier quels sont les éléments à optimiser pour vous aider à faire des économies et à fluidifier l’utilisation quotidienne du parc de véhicules.
Les missions du gestionnaire de flotte
Être gestionnaire de flotte ne s’improvise pas et de nombreuses tâches reposent sur ses épaules. Parmi elles, on compte :
- le tracking des véhicules : grâce à un système de géolocalisation ou à la télématique embarquée, le gestionnaire de flotte devra être en mesure de localiser n’importe quel véhicule de la flotte ;
- le suivi des dépenses de ses véhicules comme le carburant, les péages ou encore les frais d’entretien des véhicules ou de réparations ;
- la gestion des sinistres en cas d’accidents ou d’amendes ;
- les démarches administratives ;
- la gestion des contrats d’assurance, des concessionnaires ou des loueurs ;
- l’analyse des informations techniques recueillies sur chaque véhicule comme la consommation de carburant, le kilométrage des véhicules, etc.
À ces tâches de gestion s’ajoute également la gestion des conducteurs afin de veiller à ce qu’ils ne dépassent pas leur temps de travail et qu’ils soient bien reposés.
Les avantages d’une offre de gestion de flotte automobile
Reconnue comme une tâche fastidieuse et chronophage, la gestion de flotte automobile est désormais facilitée grâce à des outils pratiques, ergonomiques et efficaces. Les solutions de gestion de flotte actuelles présentent de nombreux avantages pour les professionnels. D’où une tendance croissante à opter pour le fleet management auprès de prestataires experts en la matière.
L’externalisation a fait ses preuves. Elle permet de:
- optimiser la gestion de la flotte, son organisation ;
- suivre et réduire les coûts liés au parc automobile ;
- gagner en productivité
En contrôlant, pilotant et maîtrisant mieux ce poste de dépenses important, l’entreprise perçoit certes une augmentation de sa productivité, mais aussi une amélioration de sa qualité de service.
Externaliser la gestion de sa flotte automobile est d’autant plus utile lorsque la société possède un nombre de véhicules élevé. Cela permet de réduire les coûts opérationnels en confiant la gestion à des experts, ce qui optimise l’entretien des véhicules, les assurances et les renouvellements. De plus, l’externalisation libère du temps pour les équipes internes, qui peuvent se concentrer sur des tâches stratégiques. Elle garantit aussi une meilleure maîtrise des risques et assure une flexibilité accrue face aux fluctuations des besoins, tout en bénéficiant d’outils de gestion performants et d’un suivi en temps réel.
Le fleet management pour toutes les entreprises
Parmi les propositions faites aux professionnels aujourd’hui, chaque entreprise est en mesure de trouver l’offre de gestion de flotte automobile adaptée à ses besoins spécifiques. Selon le nombre de conducteurs, le nombre d’heures de conduite, de vos besoins en localisation (suivi gps et communication entre vos collaborateurs) et le nombre des voitures constituant votre parc de véhicules, les produits et services sont variés afin de répondre à toutes les attentes. Du simple accompagnement dans l’analyse des données (notamment consommation et gps) à une externalisation complète, le savoir-faire et l’expertise de l’intervenant en fleet management s’adaptent à la taille de l’entreprise, à son activité, à ses besoins.
- Gestion de la collecte des données dans une base unique ;
- Gestion des amendes ;
- Gestion intégrale du parc automobile ;
- Maintenance/Entretien des véhicules ;
- etc.
Gérer ses équipes devient plus simple également et l’optimisation est complète. S’ensuit une nette amélioration de la qualité de service. Gérer une flotte représente un enjeu crucial aujourd’hui pour toute société quelle que soit l’envergure de son parc automobile.
Découvrez nos solutions pour vous aider à mieux gérer votre flotte automobile.