Lorsqu’un de vos employés utilise un véhicule personnel pour un déplacement professionnel, il peut prétendre à des indemnités versées par l’entreprise. Le remboursement kilométrique se calcule sur la base d’un barème fixé par l’administration fiscale et nécessite l’établissement d’une note de frais.
Les experts de Sixt Corporate vous expliquent tout sur le fonctionnement du remboursement kilométrique.

Qu’est-ce que le remboursement kilométrique ?

Le remboursement des frais kilométriques est accordé lorsqu’un véhicule personnel d’un de vos salariés est utilisé pour un trajet professionnel. Il permet la prise en charge des frais inhérents et les dépenses liées à l’utilisation d’une voiture, d’une moto ou d’un scooter de moins de 7 CV, et depuis 2016 d’un vélo.
L’utilisation d’une voiture de location ou d’un véhicule appartenant à la flotte de votre entreprise ne permet pas d’en bénéficier.

Le remboursement des frais kilométriques est un avantage fiscal accordé aux salariés d’une entreprise. Le montant des indemnités calculé est déduit des revenus imposables d’un salarié, au même titre que les autres frais professionnels. Pour l’entreprise, il s’agit d’une somme qui est intégrée dans les charges, et donc déductible du résultat de l’entreprise.

À noter : le dirigeant d’une entreprise peut également prétendre à un remboursement kilométrique.

Le cas du trajet domicile – lieu de travail

Les trajets depuis le domicile jusqu’au lieu de travail peuvent être pris en charge (dans la limite d’une distance maximale de 80 km et d’un seul aller-retour) si aucun moyen de transport public n’existe, ou dans le cadre d’une convention collective dont bénéficient tous les employés de l’entreprise.

Comment calculer le remboursement kilométrique ?

Le remboursement kilométrique se calcule avec l’aide d’un barème fixé par l’administration fiscale qui change tous les ans. Ce barème prend en compte deux facteurs : le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel et la puissance fiscale du véhicule.

L’administration fiscale propose un simulateur en ligne permettant de calculer les frais kilométriques d’un salarié.

Il existe un barème des frais kilométriques différent pour les motos et les scooters, et pour les vélos.

Les nouveaux barèmes sont publiés par l’administration fiscale vers le mois de février ou de mars de chaque année. Le barème pour le remboursement kilométrique 2021 sera bientôt en ligne.

Le barème pour le remboursement des frais kilométriques 2022 sera donc en ligne en février ou mars 2022.

A noter : Le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % en cas d’utilisation d’un véhicule électrique.

Frais réels ou abattement forfaitaire ?

C’est à l’entreprise de décider si le remboursement kilométrique se fait sur la base des frais réels en utilisant le barème de l’administration fiscale, ou choisir un abattement forfaitaire de 10%. Ce choix se fait généralement de manière concertée avec les employés.

Que couvrent lese remboursements kilometriques?

L’indemnité kilométrique est paramétrée pour couvrir toutes les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Qu’il s’agisse de la déduction des frais réels ou de la déduction forfaitaire, les montants versés permettent d’être défrayé pour :

• Les dépenses de carburant ;
• Les frais de parking ;
• Le coût de l’assurance auto ;
• L’usure du véhicule et sa dépréciation.

Quelles sont les conditions pour bénéficier du remboursement kilometriques?

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, vous devez remplir certaines conditions :

• Vous devez utiliser un véhicule personnel dont vous êtes propriétaire ou locataire, qui ne peut donc être immatriculé au nom de l’entreprise.
• Chaque déplacement doit être lié à une activité professionnelle et doit pouvoir être justifié.
• Il est nécessaire d’attester que lors du déplacement professionnel, le salarié concerné ne transportait pas un de ses collègues bénéficiant lui aussi de ces indemnités kilométriques. Un même trajet ne peut se faire rembourser deux fois.

Quelle procédure mettre en place pour le remboursement kilométrique ?

Pour obtenir un remboursement kilométrique, le salarié doit remplir une note de frais comprenant le motif du déplacement, le lieu de la mission, le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule utilisé. Il doit y joindre les justificatifs nécessaires, comme une copie de la carte grise permettant de justifier de la puissance fiscale du véhicule. En effet, en cas de contrôle fiscal de l’entreprise, on lui demandera de justifier des sommes déduites de ses charges.

L’emploi de leurs véhicules personnels par vos employés peut présenter des avantages : vous n’avez pas à supporter l’achat ni la gestion d’un parc automobile d’entreprise et vous évitez d’avoir à payer la TVS. Mais si certains de vos employés sont amenés à se déplacer souvent, le remboursement des frais kilométriques peut devenir un poste de dépense important pour l’entreprise et se révéler plus cher que des solutions clef en main, tel un partenariat avec votre loueur de voiture pro Sixt Corporate.

Vous êtes dirigeant d’entreprise et vous avez besoin de véhicules pour assurer le bon fonctionnement de votre société ? Si les trajets à effectuer sont majoritairement urbains et les distances courtes, choisir une voiture électrique comme véhicule professionnel présente plusieurs avantages pour l’entreprise. Le projet de loi de finances pour 2017 a instauré de nouveaux plafonds pour la déduction de l’amortissement des véhicules de société du résultat imposable, avec des avantages supplémentaires pour les véhicules les moins polluants.
Les experts de Sixt Corporate vous disent tout sur la fiscalité d’une voiture électrique professionnelle et les avantages d’acheter ou de louer un véhicule électrique pour sa société.

Le bonus/malus écologique des voitures électriques pro

Ce bonus/malus écologique permet de réduire le prix d’achat d’une voiture électrique de société. En effet, une prime à l’achat, basée sur les émissions de Co2 du véhicule, permet de recevoir 3 000 ou 5 000 euros lors de l’achat d”un véhicule électrique en 2020. En 2021, ce montant baissera de 1 000 euros.
Ce bonus/malus est donc très positif dans le cadre de l’acquisition d’une voiture électrique.
En contrepartie, la mise en place en 2020 de la norme WLTP (Worlwide harmonized Light vehicule Test Procedure), un nouveau protocole permettant de mesurer la consommation de carburant ainsi que les émissions de CO2 et autres substances polluantes par les véhicules, va durcir les pénalités sur les véhicules non propres.

Exonération de la TVS pour les voitures électriques de société

La Taxe des Véhicules de Société s’applique à tous les véhicules de tourisme possédés ou utilisés par l’entreprise. Si vous achetez ou louez une voiture électrique pour votre flotte d’entreprise, vous pouvez bénéficier d’une exonération de TVS pour vos véhicules émettant moins de 20 g de Co2/km. Acheter ou louer un véhicule électrique permet ainsi de faire l’économie de cet impôt annuel.
Vous bénéficiez également d’une exonération totale ou partielle, selon les régions, de la taxe sur la carte grise, exigée lors de la première mise en circulation d’un véhicule.

L’amortissement d’une voiture électrique d’entreprise

L’achat d’une voiture de tourisme d’entreprise est amortissable sur 5 ans. La limite de l’amortissement total est liée au caractère polluant du véhicule, et ne peut normalement pas dépasser 18 300 euros au total. Avec une voiture électrique, vous pouvez amortir jusqu’à 30 000 euros au total, soit 6 000 euros par an.

L’amortissement de la batterie de votre voiture électrique

Les batteries de votre voiture électrique de société peuvent par ailleurs faire aussi l’objet d’un amortissement, distinct de celui du véhicule. Ces batteries doivent faire l’objet d’une facturation distincte de celle du véhicule, et ne sont donc plus prises en compte dans le calcul de l’amortissement du véhicule.
La base d’amortissement de la batterie se situe entre 10 000€ et 26 000€ selon la puissance de la batterie et peut être effectuée soit sur une année ou sur la durée de possession du véhicule. Attention, le montant amorti ne doit pas dépasser le prix réel du véhicule.

Les aides à l’entreprise pour l’installation des bornes de recharge

Acheter ou louer des voitures électriques pour votre flotte d’entreprise peut conduire à la nécessité d’installer des bornes de recharge dans votre parking. Les installations de bornes de recharge en entreprise font également l’objet d’aides d’Etat avec le programme Advenir.
Le montant de la prime Advenir pour les entreprises est de 40% des frais d’acquisition et d’installation de la borne de recharge. Jusqu’au 2 novembre 2020, cette aide est plafonnée à 1 360 € HT pour les bornes installées sur des parkings privés.

Un excès de vitesse est une infraction au Code de la Route, et donc passible d’une sanction. Pour rappel, la vitesse est limitée à 50 km/h dans les agglomérations, à 80 km/h sur les routes hors agglomération sans séparateur, à 90 km/h sur les routes, à 110 km/h sur les autoroutes urbaines et à 130 km/h sur les autoroutes.
Mais que se passe-t-il lorsqu’un employé fait un excès de vitesse avec une voiture de société ? SIXT Corporate fait le point.

Qui est responsable lors d’un excès de vitesse avec une voiture de société ?

Lors d’une infraction commise avec un véhicule, le conducteur est toujours le responsable, qu’il s’agisse d’un véhicule personnel ou d’une voiture d’entreprise. Le cas est simple en cas d’une infraction constatée par des agents de la sécurité. En revanche, si la voiture de société est flashée par un radar, l’avis de contravention est alors envoyé à l’entreprise identifiée sur la carte grise du véhicule. Depuis le 1er janvier 2017, l’entreprise est dans l’obligation de dénoncer l’employé responsable, sous peine d’être passible d’une contravention supplémentaire de 750 euros et son dirigeant d’avoir sa responsabilité engagée (ce qui veut dire que c’est le dirigeant qui perd éventuellement des points de permis).

Comment se passe le règlement de l’amende ?

Une fois la contravention reçue par l’entreprise, celle-ci dispose de 45 jours pour déclarer le conducteur du véhicule d’entreprise au moment de l’excès de vitesse. Un formulaire est joint à la contravention, qu’il faut envoyer rempli par lettre recommandée. Le représentant légal de l’entreprise doit y renseigner le nom, l’adresse et la référence du permis de conduire de la personne qui conduisait. Il est également possible d’accomplir cette formalité en ligne via le site www.antai.fr.
Le salarié concerné recevra ensuite un nouvel avis de contravention à son domicile, comportant le montant de l’amende et le retrait éventuel de ses points de permis.

Est-il possible de contester une contravention pour excès de vitesse ?

Il est possible pour le dirigeant de contester l’amende pour un cas de force majeure : vol du véhicule par exemple. Mais en cas de non-dénonciation d’un conducteur précis, l’amende doit être payée par l’entreprise.

Quelle procédure en cas de conducteurs multiples sur une voiture de société ?

Si votre entreprise dispose d’une flotte de véhicules de société mis à disposition des employés, il est donc important d’avoir un logiciel de gestion des voitures pour optimiser leur utilisation, mais surtout être en mesure d’identifier qui conduisait un véhicule et à quel moment.

Quelles sanctions pour un excès de vitesse ?

Un excès de vitesse conduit à une amende et un retrait de point(s) de permis de conduire, obéissant à un barème basé sur la vitesse de dépassement, le lieu de l’excès (en ville ou hors agglomération) et un comportement ou non-récidiviste. Le montant de l’amende est compris entre 68 euros et 3750 euros, et le nombre de points perdus va de 1 à 6.
L’amende peut être minorée dans le cas d’un paiement dans les 15 jours de la date d’avis de contravention (30 jours en cas de télépaiement).