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Guide : Fiscalité des voitures d’entreprise

Quelle fiscalité pour quel type de véhicule d’entreprise ?

Pour les besoins de votre entreprise, il peut être nécessaire pour un dirigeant ou ses employés d’avoir un véhicule à disposition. En premier lieu, vous devez évaluer quel type de véhicule est adapté aux besoins de votre activité : véhicule de tourisme (transport de personnes) ou véhicule utilitaire (transport de marchandises). Les règles de fiscalité pour une voiture de société (ou un véhicule de fonction) et les règles de fiscalité pour un véhicule utilitaire sont en effet différentes, et ont un impact important sur le prix de votre flotte automobile.

De la même manière, choisir entre moteur essence, diesel, électrique ou hybride a une incidence. Un véhicule de société hybride entre dans la catégorie des véhicules propres et a donc une fiscalité particulière.

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Quelle fiscalité pour les frais de déplacement ?

L’organisation d’une flotte automobile présente d’autres obligations fiscales. Si vous avez opté pour l’achat d’un véhicule de société, vous devez payer une taxe liée à l’émission de sa carte grise : la redevance d’acheminement.

Les frais liés à l’utilisation professionnelle d’un véhicule sont à la charge de l’employeur et doivent donc être justifiés. Si vos employés utilisent leurs véhicules personnels, des barèmes officiels permettent de calculer les indemnités auxquels ils peuvent avoir le droit, basées sur le type du véhicule, son âge, etc. Cela nécessite alors la mise en place d’un système de notes de frais précis.

Si vos employés utilisent des véhicules de fonction, achetés ou loués, ils doivent calculer les trajets faits à titre personnel, considéré comme des avantages en nature par l’administration fiscale.

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Comment calculer le TCO de votre flotte de véhicules ?

Le coût total de possession (= TCO pour “total cost of ownership) mesure le coût réel d’un véhicule, y compris toutes les dépenses connexes comme l’acquisition et l’entretien. Un calcul précis du coût total de possession peut aider votre entreprise à déterminer quand elle doit remplacer les véhicules de son parc ou envisager la transition vers des véhicules loués. Il est important de mesurer soigneusement le coût total de possession, car un calcul trompeur peut donner une fausse idée du coût de vos actifs et mener à des décisions financières non stratégiques.

Comment calculer le TCO de votre flotte de véhicules ?

Une étude approfondie menée par Ernst & Young (E&Y) a déterminé que les principales catégories de coûts sont le coût du capital, l’essence, l’entretien, l’amortissement des actifs, les licences, l’administration et l’assurance des véhicules.

Le coût du capital de votre flotte

Les coûts en capital sont la mesure la plus négligée, en particulier pour les petites et moyennes entreprises qui achètent des actifs en payant comptant. Lorsque les entreprises acquièrent des actifs sans prendre de crédit, on suppose souvent qu’il n’est pas nécessaire de l’inclure dans le calcul du TCO. Mais, contrairement à cette croyance, les entreprises doivent rendre compte de cette perte d’opportunité d’investissement, en d’autres termes, la perte d’un rendement potentiel supérieur si l’argent avait été utilisé différemment.

A noter que les économies d’échelle ont une influence sur le TCO. Une grande entreprise qui achète de gros volumes de véhicules peut négocier des tarifs plus intéressants qu’une petite ou moyenne entreprise.

En achetant à crédit, vous devez aussi inclure le coût de votre emprunt au remboursement de celui-ci, ainsi qu’estimer la perte de votre capacité d’emprunt. En choisissant la location longue durée, ce coût n’existe plus.

Calculer le coût du carburant de votre flotte

Le carburant représente le deuxième poste de dépense dans le calcul de tous les coûts liés à un véhicule. Ces coûts varient en fonction du type de véhicule choisi : essence, diesel, hybride ou électrique. Mais ils varient également selon l’âge du véhicule et l’utilisation qui en est faite. Vous pouvez faire un suivi de ces coûts sur une période donnée pour trouver des moyens de la limiter : sélection de certaines stations-service par exemple. Mais conduire des véhicules récents et bien entretenus (des pneus mal gonflés peuvent augmenter la consommation d’essence jusqu’à 15%) est une clé simple pour baisser ce poste de dépenses.

Calculer le coût d’entretien d’un véhicule

Le coût d’entretien d’un véhicule ou d’un bien augmente de façon exponentielle tout au long de la durée de vie du véhicule, au fur et à mesure qu’il vieillit.

Bien entendu, l’âge n’est pas le seul facteur prédictif des coûts d’entretien. La qualité et la régularité de l’entretien des véhicules influent également sur leur coût d’entretien au fil du temps. Il est recommandé d’inclure également le coût des pannes dans les calculs du coût total de possession.

En faisant le choix de la location longue durée, ce coût est inclus dans votre loyer et l’entretien et la maintenance sont de haute qualité car dans l’intérêt de votre loueur professionnel.

L’amortissement de l’actif

La valeur de votre bien diminue avec le temps à mesure qu’il s’use et se détériore. Les entreprises calculent souvent l’amortissement en supposant qu’il sera évalué à 0 € à la fin de sa durée de vie utile prévue (habituellement 5 ans). En règle générale, cependant, les actifs peuvent être évalués à 20 % de leur prix d’achat après cinq à six ans de vie utile et à 10 % de leur prix d’achat après dix ans.

Frais administratifs et charges fiscales des véhicules

N’oubliez pas d’incorporer les frais d’immatriculation et d’administration de votre véhicule dans votre calcul du TCO. Ces coûts peuvent varier d’une flotte à l’autre. Tenez soigneusement compte de tous les coûts associés dans vos calculs.

L’assurance auto de votre flotte

Faites si possible le choix d’une assurance globale pour votre flotte automobile afin d’en réduire le coût par véhicule. N’hésitez pas à comparer les différents assureurs en faisant établir plusieurs devis et à regarder dans le détail les prix pratiqués : certains véhicules coûtent beaucoup plus cher.

Location ou achat : que choisir pour ma gestion de flotte automobile ?

Les véhicules nécessaires à la bonne marche d’une entreprise représentent un budget conséquent, que vous soyez en profession libérale ou à la tête d’une société. La question se pose : faut-il plutôt choisir la location ou l’achat pour la gestion de votre flotte automobile ? Pour répondre à cette question, il faut d’abord prendre en compte les besoins de l’entreprise et étudier les différentes solutions existantes pour sélectionner la plus adaptée à votre situation.

Vaut-il mieux acheter ou louer votre flotte automobile ?

Pour savoir s’il est plus adapté d’acheter ou de louer les véhicules de votre flotte automobile, vous devez réfléchir aux critères
suivants :

  • Quelles vont être les distances parcourues ? Un véhicule utilisé fréquemment doit être changé régulièrement et il est difficile à revendre. Si votre flotte automobile va beaucoup rouler, la location vous permet d’avoir des véhicules récents à disposition et d’en changer fréquemment.
  • Où est localisée votre flotte ? Si vos véhicules sont tous au même endroit, il peut être intéressant d’acheter, car vous pouvez négocier directement avec un concessionnaire. Si votre flotte se retrouve éparpillée, il sera difficile d’obtenir des bons prix en faisant des achats unitaires. Dans ce cas, il est plus intéressant de passer par la location longue durée.
  • Quelle est l’utilisation faite de votre flotte automobile ? Les voitures de location doivent être rendues en bon état. Si votre entreprise comporte des risques d’abîmer sensiblement ses véhicules, il peut être plus intéressant de les acheter.

Acheter sa flotte automobile

Vous pouvez choisir d’acheter votre flotte automobile comptant ou à crédit.

Si vous avez les fonds nécessaires, vous pouvez choisir d’acheter comptant votre véhicule d’entreprise. Cela vous permet d’acheter très simplement sans les démarches administratives liées à un emprunt.

A savoir :

  • la valeur TTC de l’achat est comptabilisée dans la partie “Dettes” et vient donc alourdir votre bilan,
  • comme toute immobilisation financière, le véhicule se dévalue rapidement,
  • un achat comptant a un impact important sur votre trésorerie, et cet argent pourrait être mieux investi pour développer votre activité,
  • trouver un véhicule correspondant à vos critères et à votre budget, et éventuellement le revendre quand vous avez besoin de le remplacer, est très chronophage.

En choisissant un crédit auto, les intérêts payés sont déductibles de vos impôts car entrent dans la catégorie des charges. L’amortissement du véhicule est généralement calculé sur 5 ans.

Les inconvénients d’un achat à crédit sont les suivants :

  • vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les véhicules de tourisme,
  • vous utilisez votre capacité d’emprunt pour du matériel au lieu de l’investir dans des sujets plus stratégiques de votre activité,
  • vous devez attendre la fin de votre crédit pour pouvoir revendre le véhicule même si vos besoins ont changé.

Choisir la location pour votre flotte automobile ?

La location longue durée a l’avantage de vous permettre une grande souplesse dans la gestion de votre flotte automobile. En négociant votre contrat avec un loueur professionnel, vous pouvez décider des types de véhicules, des durées de location, inclure la maintenance, l’assurance, etc. Vous payez une somme fixe chaque mois ce qui vous permet d’anticiper votre budget. Vous gagnez beaucoup de temps car vous n’avez pas à gérer l’achat ni la revente de chaque véhicule. Vous avez à votre disposition des véhicules récents et en parfait état de marche.

La location longue durée est globalement plus chère que l’achat d’un véhicule, mais les loyers sont considérés comme des charges et donc déductibles des impôts, ce qui permet d’en réduire le coût.

La Location Longue Durée (LLD) pour une entreprise individuelle

Si vous êtes à la tête d’une entreprise individuelle, il est probable que votre activité nécessite des déplacements professionnels : livraisons, visites, transport de matériel, etc. La Location Longue Durée (LLD) peut être une bonne alternative pour avoir l’usage d’une voiture sans devoir investir. Formule de plus en plus plébiscitée, elle concerne maintenant un véhicule sur cinq. Voici nos informations sur la formule de la LLD ou de l’abonnement pour une entreprise individuelle.

Qu’est-ce que la Location Longue Durée (LLD) ?

Avoir un véhicule professionnel en LLD signifie que vous payez un abonnement mensuel pour vous servir du véhicule de votre choix auprès d’un loueur concrètement à un crédit pour financer l’achat d’une voiture. Vous n’êtes donc pas propriétaire du véhicule et ne pouvez pas le devenir, contrairement à un financement en crédit-bail. Le contrat est généralement établi pour une durée de allant de 1 à 5 ans (12 à 60 mois), et indique le nombre de kilomètres total inclus dans le prix de location. La location comprend plusieurs options, comme la maintenance et l’entretien du véhicule, l’assurance auto, etc.

Quel genre de véhicule professionnel peut-on louer avec la LLD ?

La LLD vous donne accès à deux types de véhicules :

  • le véhicule de tourisme, accessible aussi aux particuliers,
  • le véhicule utilitaire, spécialement adapté pour les professionnels : camionnette, camion, fourgon ou pick-up.
    La carte grise précise le type de votre véhicule.

Pour choisir entre véhicule de tourisme ou véhicule utilitaire, pensez à l’utilisation que vous comptez en faire. Un utilitaire est destiné à une utilisation de transport de marchandises et ne permet qu’à 2 ou 3 personnes de s’asseoir à l’avant. Si vous pensez vous servir aussi de votre véhicule à des fins personnelles, un véhicule de tourisme est plus indiqué.

Les avantages de la LLD pour une entreprise individuelle.

L’avantage de souscrire une Location Longue Durée (LLD) pour une entreprise individuelle permet de maîtriser les charges de votre société, sans risquer une mauvaise surprise ou une dépense imprévue en cas de panne ou d’accident. Il n’y a de surcoût qu’en cas de dépassement du nombre de kilomètres prévus par le contrat.

Grâce à la Location Longue Durée, vous n’avez pas besoin de vous charger de la gestion, de l’entretien et de la revente de votre voiture. A la fin du contrat, vous pouvez le renouveler en choisissant un modèle plus récent.

Vous pouvez utiliser à votre guise un véhicule sans avoir à faire un emprunt conséquent pour en devenir propriétaire. Vous gardez ainsi intacte votre capacité d’emprunt.
La LLD permet également de simplifier la comptabilité de votre société en n’incluant pas votre véhicule dans le passif, ainsi que les calculs d’amortissement qui en découlent. Vous n’avez pas non plus besoin de calculer les indemnités kilométriques. La TVA est payée au fur et à mesure.

Quelle écriture comptable pour la LLD dans une entreprise individuelle ?

Avec la LLD pour une entreprise individuelle, vous n’êtes pas juridiquement propriétaire, mais locataire de votre véhicule. Par conséquent, l’acquisition du matériel ne figure pas au passif du bilan, et ne donne pas lieu à l’enregistrement d’amortissements. Cela permet d’alléger sensiblement la structure du bilan.

Vous n’avez qu’à enregistrer les loyers payés dans votre compte de résultat. Ils apparaissent dans la case “Charges externes, locations de matériel”.

Quelle fiscalité pour la LLD d’une entreprise individuelle ?

Les charges de location d’un véhicule pour votre entreprise individuelle sont déductibles de vos bénéfices imposables. Cette déduction est soumise à un plafond selon le prix du véhicule et son type.

  • Pour un véhicule utilitaire, vous pouvez déduire l’intégralité du loyer de vos charges.
  • Pour un véhicule de tourisme, l’administration fiscale fixe un plafond selon le prix du véhicule, sa date d’achat et son taux d’émission de Co2. Vous n’avez pas besoin de faire d’avance de TVA : vous la payez au fur et à mesure. Si vous avez fait le choix d’un véhicule utilitaire, vous pouvez la récupérer. Vous devez vous acquitter de la TVS (Taxe sur les Véhicules de Société) s’il s’agit d’un véhicule de tourisme.

Il est possible de rompre le contrat de Location Longue Durée de votre entreprise individuelle, mais vous aurez généralement des indemnités de résiliation à payer à votre loueur. Le montant de ces frais est précisé dans le contrat de location.

Tout savoir sur la flotte automobile

Qu’est-ce qu’une flotte automobile ?

On appelle flotte automobile le parc automobile d’une entreprise. L’idée est d’avoir une vue d’ensemble de tous les véhicules utilisés par les membres de votre société pour en rationaliser l’usage. La flotte automobile est constituée des voitures de fonction, des voitures de service (véhicules fournis par l’entreprise, mais qui ne peuvent être utilisés que dans un cadre strictement professionnel), des véhicules utilitaires et de tout véhicule servant au bon fonctionnement de l’entreprise : camions, tracteurs, deux-roues, etc.

Créer et gérer sa flotte automobile

Il existe plusieurs moyens pour se constituer une flotte automobile : l’achat, la location avec option d’achat ou la location longue durée de votre véhicule de société.

L’intérêt de la location est d’avoir un contrat global pour votre flotte automobile. Cela vous permet de gérer l’intégralité de votre flotte automobile de manière flexible et de bénéficier de remises sur chaque véhicule.

Avantages et inconvénients d’avoir sa flotte auto

Avoir sa flotte automobile présente de nombreux avantages :

  • une gestion simplifiée grâce à l’usage d’un logiciel spécialisé pour centraliser toutes les informations les concernant : essence, révision, localisation des véhicules, etc.
    Découvrez notre TOP 5 des logiciels de gestion de flotte
  • un contrat d’assurance global beaucoup moins cher,
  • en passant par la location, vous avez à votre disposition des véhicules neufs, propres, sécurisants et parfaitement entretenus,
  • une bonne maîtrise des coûts : en plus de connaître vos coûts mensuels, vous pouvez repérer d’éventuels abus et identifier les voitures en trop mauvais état (pannes constantes, etc.) qui ont besoin d’être remplacées.

L’inconvénient d’une flotte automobile dont l’entreprise est propriétaire est l’immobilisation d’actifs importants et la diminution de votre capacité d’emprunt. Pour une flotte automobile de location, le prix mensuel peut être un peu plus élevé, mais présente l’avantage d’être anticipé et déductible de votre IS comme charge d’exploitation.

Faits d’actualités françaises sur les parcs automobiles

Le parc automobile français est composé, au 1er janvier 2019, de 40,7 millions d’unités, dont 32,7 millions de véhicules particuliers et 8 millions de véhicules utilitaires. Le marché de la flotte en France est en progression constante avec un nombre record de nouvelles immatriculations de véhicules à destination des flottes automobiles. Le diesel y tient encore une place importante (78,5%), mais est en baisse rapide : les entreprises propriétaires revendent leurs véhicules à des particuliers et les remplace par de l’essence, de l’hybride (3,2%) et de l’électrique (2%).

Découvrez les principes de la Car Policy pour la gestion de vos voitures de société

LLD et Assurance: tout savoir

La Location Longue Durée séduit de plus en plus les conducteurs. Mais qu’en est-il de l’assurance auto quand vous passez par une société de location ? C’est une obligation légale pour tout utilisateur d’un véhicule d’être en possession d’une assurance. Si vous avez fait le choix de la LLD, il est important de vous poser la question de l’assurance auto. Votre véhicule de location est-il couvert ? Avez-vous besoin de souscrire des assurances supplémentaires pour votre voiture en LLD ?
Voilà nos réponses à vos questions.

Qu’est-ce qui est compris dans une LLD ?

Lorsque vous louez une voiture, pour une courte ou une longue durée, le loueur est obligé de souscrire à l’assurance minimum légale (article L.211-1 du Code des assurances). C’est ce qu’on appelle l’assurance responsabilité civile. Cette assurance couvre son conducteur pour tous les dommages involontaires causés à des tiers et leurs biens. Vos passagers sont considérés comme des tiers et donc couverts par cette assurance sauf s’ils sont vos salariés ou vos préposés.
Attention, cette assurance ne couvre donc pas les dommages causés à la voiture en cas d’accident, mais aussi de vandalisme ou de vol. L’assurance minimale du loueur ne couvre pas non plus les dommages que vous avez pu vous-même subir en cas d’accident.

Quelle assurance complémentaire peut être incluse dans votre contrat de location ?

Au moment de signer votre contrat de location, votre loueur peut vous proposer des contrats d’assurances complémentaires :

  • l’assurance “Garantie Individuelle Accident” et la “PAI” (Protection occupants accidents) : cette assurance permet de couvrir vos frais médicaux et ceux de vos passagers en cas d’accident. Elle inclut également des garanties en cas d’invalidité et de décès.
  • une assurance en cas de vol ou de tentative de vol de votre véhicule,
  • un rachat de franchise en cas d’incendie, de collision, etc.

NB : l’assurance est à votre nom, et vous êtes donc le seul conducteur protégé. Si vous voulez passer le volant, vous devez inclure les personnes concernées dans votre contrat de location longue durée sinon elles ne seront pas assurées.

Faut-il choisir l’assurance proposée avec votre contrat de location longue durée ?

Vous avez le choix de choisir librement votre assureur : vous pouvez donc décider de passer par celui-ci de votre loueur de voitures professionnel ou de vous assurer de votre côté.

LLD et assurances : quels avantages à passer par votre loueur ?

  • Les loueurs peuvent négocier des partenariats avec les compagnies d’assurance et donc être en mesure de proposer des tarifs avantageux,
  • Le prix de l’assurance est automatiquement inclus dans votre location, simplifiant votre comptabilité,
  • En cas d’accident, les démarches sont également simplifiées, car la réparation du véhicule est prise en charge par votre loueur,
  • Votre coefficient bonus-malus est engagé en cas de sinistre ou d’accident, lorsque vous choisissez une assurance externe. Ce qui n’est pas le cas quand vous prenez l’assurance de la société de location.

Votre assurance auto individuelle couvre-t-elle un véhicule en LLD ?

Si vous êtes déjà en possession d’un contrat d’assurance auto pour votre voiture personnelle, il est possible que certaines des garanties soient étendues à votre voiture de location : garantie en cas d’accident, de dommages corporels personnels, de vol ou d’incendie… Avant de souscrire à un contrat supplémentaire, prenez le temps de contacter votre compagnie d’assurance pour être sûr de ne pas avoir de doublon.

Quelle assurance pour un véhicule professionnel ?

Si votre véhicule de location est utilisé pour des raisons professionnelles, vous devez alors souscrire une assurance auto professionnelle. Celle-ci est à peu près la même qu’une assurance auto privée, mais elle doit mentionner l’usage qui est fait du véhicule assuré. S’il est établi qu’un véhicule personnel était utilisé à des fins professionnelles, l’assurance peut refuser de couvrir les dommages causés lors d’un accident.
Pour choisir votre contrat d’assurance auto professionnel pour un véhicule en LLD, vous pouvez passer par votre loueur ou choisir votre propre assureur.

Comment faire une déclaration de sinistre à l’assurance ?

En cas d’accident impliquant le véhicule loué, vous devez contacter votre loueur au plus vite. Suivant les contrats d’assurance dont vous bénéficiez auprès de lui, il vous fournira les documents à remplir, que vous devez vous-même faire parvenir à l’adresse indiquée.

Avantages de la LLD pour société en Création et Start-ups

Vous êtes une société en création, une jeune entreprise ou une startup ? Il est possible que vous ayez déjà besoin d’un véhicule pour assurer vos déplacements professionnels : rendez-vous, démarchage, livraison de marchandise, etc. En faisant des recherches pour connaître les différentes options à votre disposition, vous avez probablement entendu parler de la LLD : location longue durée d’un véhicule professionnel. Voici les 6 avantages de la LLD pour une entreprise individuelle ou toute jeune entreprise encore en phase de développement.

La Location Longue Durée de votre véhicule professionnel : une mise en place très simple.

En faisant le choix de la LLD, vous vous simplifiez considérablement la tâche. Au lieu de passer du temps à sélectionner le véhicule qui vous convient, dans votre budget, d’éplucher les petites annonces pour une bonne occasion de seconde main, de mettre en place tout le dossier nécessaire à l’achat d’une voiture ou d’un utilitaire, un simple contrat de location vous donne accès au véhicule de votre choix.

La LLD permet une gestion facilitée de votre véhicule professionnel

La location longue durée est basée sur un contrat, qui contient diverses options en plus de l’utilisation de votre véhicule. Vous avez généralement dans le package :

  • l’assurance auto,
  • l’entretien et la maintenance du véhicule.
  • Vous pouvez généralement aussi inclure aussi les options suivantes à votre contrat de location :
  • l’assistance en cas de panne,
  • le remplacement du véhicule en cas d’immobilisation,
  • la carte carburant,
  • le changement des pneumatiques,
  • la gestion des péages,
  • la gestion des amendes,
  • des formations à l’éco-conduite.

Ainsi avec un contrat de location, vous savez exactement ce que vous dépensez chaque mois, et vous pouvez ainsi provisionner vos charges et mieux appréhender votre budget. Vous faites donc l’économie de nombreuses démarches administratives qui peuvent être chronophages.

Vous avez également la tranquillité d’esprit de savoir que votre véhicule sera automatiquement pris en charge par des professionnels en cas de problème. Une étude récente du Syndicat National des Loueurs de Voitures en Longue Durée (SNLVLD) considère que la location longue durée d’un véhicule conduit à un gain de 58 heures (financement, service et gestion)1.

La LLD permet une comptabilité beaucoup plus simple et un optimisation de votre capacité d’emprunt

En faisant le choix de la location longue durée, vous n’êtes pas propriétaire de votre véhicule, vous bénéficiez d’un double avantage fiscal et financier :

Préserver sa capacité d’emprunt en tant que jeune entreprise

Pour acheter un véhicule de société, vous allez généralement faire un emprunt auprès de votre banque. Faire le choix de la LLD vous permet de conserver votre capacité d’emprunt pour des investissements nécessaires à votre stratégie d’entreprise.

Simplifier la gestion comptable de son entreprise

En souscrivant à un contrat de location LDD professionnel, vous n’avez pas d’obligation comptable à l’inclure dans le bilan de votre entreprise, et à calculer son amortissement chaque année. Vous vous épargnez également d’avoir à inscrire au passif l’emprunt bancaire que vous avez probablement contracté pour l’achat du véhicule. La seule chose à inscrire dans vos comptes est le prix du loyer, dans votre partie charges. Ce montant est déductible du résultat imposable dans une certaine limite.

Pourquoi choisir la LLD : une belle image pour votre entreprise

Si l’image est un facteur important dans votre entreprise, n’hésitez pas à souscrire à une offre de Location de Longue durée : l’avantage de la LLD est que votre loueur de voiture de tourisme ou d’utilitaire vous fournit des modèles récents, en parfait état et bien entretenus. A chaque signature de contrat, vous êtes libre de choisir le modèle qui vous plaît et qui reflète au mieux votre entreprise. Cela permet également de réduire le risque d’accident et d’avoir plus de respect pour l’environnement avec des véhicules propres, rejetant moins de Co2.

L’indemnité kilométriques pour l’entreprise individuelle

Si vous avez créé une entreprise individuelle, que vous soyez artisan, commerçant ou exerçant une profession libérale, vous engagez des frais pour le maintien de votre activité. Il est possible de déduire ces charges de votre chiffre d’affaires brut afin qu’elles ne soient pas soumises à l’impôt sur le revenu. Dans le cas des frais de transport, des règles particulières s’appliquent suivant le statut de votre entreprise et le type de véhicule utilisé. Voilà ci-dessous un petit guide sur l’indemnité des frais kilométriques pour une entreprise individuelle.

Petit rappel sur les entreprises individuelles

Si vous êtes à la tête d’une micro-entreprise (auto-entrepreneur), vous ne pouvez pas déduire vos frais de vos revenus imposables. Vous ne pouvez donc pas bénéficier de l’indemnité des frais kilométriques.

En revanche, si vous avez monté une EI ou une EIRL et payez l’impôt sur le revenu, vous pouvez bénéficier de l’indemnité des frais kilométriques.

Petite note importante des charges déductibles des entreprises individuelles : si vous êtes à la tête d’une EIRL et avez fait le choix de l’impôt sur les sociétés, vous ne pouvez pas bénéficier de l’indemnité des frais kilométrique.

Entreprise individuelle et frais kilométriques : comment ça marche ?

En règle générale, pour les besoins de votre activité, vous utilisez votre véhicule personnel, ou vous avez acheté ou loué un véhicule de société.

Les indemnités kilométriques couvrent les frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel lors de déplacements professionnels et doivent être déclaré si vous souhaitez obtenir une déduction des frais de vos déplacements de votre chiffre d’affaires. Le trajet domicile travail n’est donc pas pris en compte dans le calcul des frais kilométriques, sauf si vous pouvez justifier que la voiture est le seul moyen de transport disponible.

Leur comptabilisation est basé sur un barème kilométrique 2019, établi par l’administration fiscale. Attention, ce barème forfaitaire n’est pas le même que celui destiné aux frais professionnels des salariés et des professions non commerciales. Un barème kilométrique particulier s’applique également aux deux roues.

Les frais comptabilisés prennent en compte l’usure générale, l’assurance annuelle et le carburant dépensé pour les besoins de votre activité.

En revanche, certains frais de déplacement comme le péage et parking ne sont pas couverts par les indemnités kilométriques. Ils doivent faire l’objet d’une note de frais séparée, et ne peuvent être imputés quand dans le cadre d’un déplacement professionnel.

Comment gérer vos frais kilométriques en entreprise individuelle ?

Pour pouvoir profiter du barème forfaitaire au nombre de kilomètres parcourus, il vous faut justifier de l’utilisation professionnelle de votre véhicule (raison du déplacement), et du kilométrage parcouru. Chaque déplacement doit être renseigné. Il faut donc garder vos justificatifs de déplacement : factures, relevés de banque, etc.

Tous ces justificatifs doivent être conservés précieusement pour la déclaration de vos revenus d’EI tout comme pour vous le faites pour vos autres charges déclarées.

Comment calculer les frais kilométriques en entreprise individuelle ?

La déduction fiscale des frais kilométriques s’applique s’ils sont enregistrés dans la comptabilité de votre entreprise.

En pratique, il vous faut remplir un document sur un modèle défini par l’état et le joindre en annexe à votre déclaration des résultats.

Ce document doit comporter :

  • le type et l’immatriculation du ou des véhicules concernés ;
  • le nombre total de kilomètres parcourus en distinguant ceux effectués pour les besoins de l’entreprise ;
  • le montant forfaitaire des frais de carburant ;
  • les modalités de comptabilisation des frais de carburant.

A noter : Si vos dépenses réelles sont entièrement ou en partie enregistrées, vous ne devez enregistrer que la différence éventuelle entre le montant forfaitaire total et les frais réels dans votre comptabilité.

Exemple de calcul de frais kilométriques :

  • type de véhicule : 11CV au gazole
  • nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel : 10 000 ;
  • prix du kilomètre estimé forfaitairement : 0,116 € ;
  • évaluation forfaitaire des frais de carburant : 1 160 € ;
  • dépenses réelles de carburant enregistrées par l’exploitant en cours d’exercice : 500 € ;
  • déduction supplémentaire susceptible d’être pratiquée par l’exploitant : 1 160 € (évaluation forfaitaire) – 500 € (frais réels) = 660 €.

Cette somme doit être enregistrée en comptabilité. La comptabilisation des indemnités kilométriques d’une entreprise individuelle s’effectue alors en débitant le compte n° 6251 « Voyages et déplacements » et en créditant le compte n° 108 « Compte de l’exploitant ».

La location d’une voiture professionnelle permet une gestion simplifiée de vos charges, notamment sur les frais kilométriques. Avec les offres Sixt, simplifiez vos déplacements professionnels.

Assurance trajet domicile-travail

La question de l’assurance trajet domicile travail révèle des difficultés tant au niveau pratique que juridique. La limite entre déplacement professionnel et déplacement personnel n’est pas toujours évidente à déterminer. Et bon nombre de salariés aujourd’hui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre sur leur lieu de travail. Comment considérer le trajet domicile travail ? Qui prend en charge l’assurance de ce trajet effectué au quotidien par le collaborateur ? Cela dépend-il du véhicule utilisé ? Explications.

Le trajet domicile-lieu de travail compte-t-il pour un déplacement professionnel ou déplacement personnel ?

Le déplacement professionnel : définition

Est assimilé à un déplacement professionnel tout trajet effectué pour les besoins de son activité professionnelle, en dehors de son domicile et de son lieu de travail habituel.

Ce trajet est-il considéré comme un déplacement professionnel ?

Ce trajet n’est pas considéré comme un temps de travail effectif. En effet, le Code du travail définit ce dernier comme « le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de son employeur ». Cela n’est pas le cas pendant la durée du trajet domicile travail. Il n’est donc pas assimilé à un déplacement professionnel.

Une compagnie d’assurance ne considère pas comme un déplacement professionnel le trajet domicile au lieu de travail.

Quel type de véhicule est concerné ?

Selon la nature de l’emploi exercé, l’accès aux moyens de transport, le salarié ne peut avoir d’autre choix que d’utiliser son véhicule personnel pour le trajet domicile travail. Est-ce une pratique autorisée ?

Définition du véhicule personnel

Par définition, le véhicule personnel appartient au salarié. Il faut donc en déduire qu’il ne s’agit ni d’une voiture de service, ni d’une voiture de fonction qui sont des véhicules appartenant à l’entreprise.

Peut-on utiliser un véhicule personnel pour un trajet professionnel ?

Il est tout à fait possible pour le salarié d’utiliser son véhicule personnel à titre professionnel. Il doit cependant le déclarer à son assureur pour être couvert en cas de dommage. L’éventuelle augmentation de police d’assurance reste à sa charge.

Véhicule de fonction et trajet domicile travail

Mise à la disposition du salarié par l’entreprise, la voiture de fonction est destinée à un usage professionnel mais aussi personnel. La prise en charge de l’assurance du véhicule revient au propriétaire du véhicule, soit l’employeur. Le salarié bénéficie d’une couverture en cas de sinistre sur le trajet domicile travail.

Remboursement, couverture, quelle assurance ?

Tout propriétaire de véhicule a pour obligation de souscrire un contrat d’assurance automobile. Un salarié qui utilise son <a href= »/fr-fr/blog/utilisation-vehicule-personnel-usage-professionnel/ »>véhicule personnel pour un usage professionnel</a> doit en informer son assureur pour bénéficier d’une couverture adaptée en cas de sinistre. Il s’agit généralement d’une extension de garantie entraînant une majoration de la prime d’assurance. S’il se voit opposer un refus de la part de sa compagnie d’assurance, il peut se tourner vers son employeur pour trouver une solution alternative (voiture de fonction, location de véhicule à titre professionnel, etc.)

L’employeur n’a pour obligation d’assurer que les véhicules dont il est propriétaire, à savoir les véhicules de service et les véhicules de fonction confiés à ses collaborateurs.

Bon à savoir :

  • Le salarié est pris en charge au titre d’un accident du travail en cas d’accident sur le trajet domicile travail.
  • Les frais occasionnés lors du trajet domicile au lieu de travail, avec utilisation du véhicule personnel, peuvent être remboursés comme frais professionnels.

Fiscalité du véhicule utilitaire

Faire le choix entre un véhicule de tourisme ou un véhicule utilitaire pour vos besoins professionnels a des conséquences non négligeables en termes de fiscalité. Voilà les informations pour vous aider à faire un tour d’horizon de la fiscalité du véhicule utilitaire.

Quand parler de fiscalité de véhicule utilitaire ?

Avant d’aborder la fiscalité du véhicule utilitaire, il convient de rappeler la définition de ce type de véhicule.Un VUL (Véhicule Utilitaire Léger) est un véhicule spécifiquement destiné au transport des marchandises. On considère qu’il s’agit d’un véhicule utilitaire si les conditions suivantes sont respectées :

  • il ne dépasse pas une longueur de 12 m et une largeur de 2,55 m (2,60 m pour les camions frigorifiques).
  • son PTAC (Poids Total Autorisé en Charge) est inférieur à 3,5 tonnes. Le poids du véhicule à vide et de son chargement doit rester en dessous de cette limite pour ne pas basculer dans la catégorie des poids lourds.
  • il ne possède qu’une cabine équipée de deux sièges ou d’une banquette. Dans un véhicule utilitaire, il ne peut y avoir de banquette arrière ou de points d’ancrage pour ajouter une rangée de sièges.

La mention de son statut doit être spécifiée sur sa carte grise (maintenant appelée certificat d’immatriculation). Dans le champ “Genre National” J1, la référence est CTTE.

Quelle fiscalité à l’achat d’un véhicule utilitaire ?

Acheter un véhicule utilitaire pour votre entreprise est considéré comme un investissement d’actif. La fiscalité du véhicule utilitaire permet de déduire intégralement l’amortissement du revenu global imposable s’il est utilisé uniquement à des fins professionnelles. Le calcul de cet amortissement n’est pas plafonné comme pour les véhicules de tourisme.

Toutes les voitures de type utilitaires sont soumis à la taxe parafiscale, sauf les VASP : Véhicules Automoteurs Spécialement Aménagés (ambulances, bennes à ordures, dépanneuses, tracteurs). La fiscalité du véhicule utilitaire inclut cette taxe dans le but de financer la formation professionnelle des conducteurs routiers.

Vous devez également vous acquitter de la taxe régionale sur les certificats d’immatriculation des véhicules (« taxe sur les cartes grises »)

En revanche, la fiscalité des voitures particulières comme le véhicule utilitaire prévoit une exonération du malus automobile auxquels sont soumis les véhicules selon leurs émissions de CO2, aussi appelé taxe de roulage ou taxe de circulation.

Les avantages fiscaux de la location d’un utilitaire

Dans le cadre de la location de véhicules utilitaires, les loyers sont intégralement déductibles du revenu global imposable si le VUL n’est utilisé qu’à des fins professionnelles. Comme lors d’un achat, la déduction du loyer n’est pas plafonnée et vous n’avez pas à vous acquitter de la TVS (pour une location de courte durée) ou du malus automobile.

Fiscalité des charges d’un véhicule utilitaire

Que le véhicule soit utilitaire ou de tourisme, les charges (entretien, carburant, assurance, vignettes, frais de déplacements et autres frais financiers, amortissements) sont déductibles au titre des frais généraux. Si le véhicule est en partie utilisé de manière privée, une quote-part s’applique, basée sur le rapport kilométrique privé / kilométrage total annuel.

Quelle TVA pour un véhicule utilitaire?

Si votre société possède un véhicule utilitaire parmis ses voitures de société, vous pouvez récupérer la TVA sur les dépenses suivantes :

  •  le prix d’acquisition / les loyers,
  • le carburant : l’essence à 40% (60% en 2020), le gazole et l’électricité à 100%,
  • les parkings : récupérable à 100% si les justificatifs contiennent le montant HT
  • les péages : à 100% si les justificatifs font mention du montant HT, et qu’il s’agit de déplacements professionnels.