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Contrôle technique d’un véhicule de société

Le contrôle technique est une obligation pour tout véhicule de tourisme ou véhicule utilitaire. Il a comme objectif de vérifier que les voitures en circulation ne représentent pas un danger et donc de préserver la sécurité routière. Pas moins de 133 tests divers sont conduits sur chaque véhicule pour les vérifier sous toutes les coutures. Si vous avez des véhicules de société, vous êtes aussi concerné par cette obligation du contrôle technique et elle comporte quelques spécificités supplémentaires.

Quelles sont les obligations en matière de contrôle technique ?

Le contrôle technique est obligatoire pour tous les véhicules de moins de 3,5 tonnes. Le premier contrôle technique doit être effectué dans la 4ème année d’existence de ces véhicules, puis être renouvelé tous les 2 ans. Le premier contrôle technique doit être effectué dans les 6 mois précédant l’anniversaire des 4 ans de la voiture.

Si vous avez une flotte de véhicules de société, vous devez donc veiller à leur faire passer ces contrôles techniques pour être en règle.
En cas d’oubli, vous êtes passible d’une amende de 135 euros, minorée à 90 euros si vous payez dans un délai de 3 jours, mais majorée en cas de défaut de paiement (jusqu’à 750 euros). Mais surtout, vous risquez la saisie de votre carte grise et l’immobilisation de votre véhicule à la fourrière. Et en cas d’accident, la compagnie d’assurance peut refuser de vous prendre en charge.

Les obligations de contrôle technique spécifiques aux véhicules de société

Si vous possédez des voitures de tourisme de société, vous devez obéir aux mêmes règles que toute voiture personnelle et effectuer des contrôles techniques bisannuels.
Si votre entreprise possède ou loue des véhicules utilitaires de société, vous devez vous soumettre au contrôle technique, mais aussi à un contrôle pollution qui doit avoir lieu l’année suivant chaque contrôle technique. Le premier contrôle pollution est donc effectué pendant la 5ème année de circulation du véhicule utilitaire, puis tous les deux ans.

Qui est en charge du contrôle technique d’une voiture de société ?

Le contrôle technique est à la charge du propriétaire du véhicule de société. Si vous êtes propriétaire de votre flotte automobile, c’est donc à vous qu’il incombe de veiller à ce que tous vos véhicules de société passent le contrôle technique, ainsi que le contrôle de pollution pour les véhicules utilitaires.
Cela signifie donc qu’en cas de location longue durée de vos véhicules de société (avec ou sans option d’achat), l’obligation du contrôle technique revient à votre loueur professionnel.

Louer vos véhicules de société : un système avantageux pour la maintenance de votre flotte auto

Un avantage de choisir la location longue durée pour vos véhicules de société est donc que vous n’êtes pas en charge de veiller au contrôle technique. Si celui-ci doit avoir lieu pendant votre contrat de location, le service client de votre loueur professionnel Sixt Corporate vous contacte et vous propose généralement deux options :

  • vous vous rendez dans une des agences du réseau pour y déposer votre véhicule et il s’occupe de tout,
  • vous faites passer à votre véhicule de location son contrôle technique dans le centre de votre choix et le coût est pris en charge.

Le prix d’un contrôle technique pour un véhicule de société varie selon les centres et le type de véhicule. Il se situe en moyenne à 80 euros et est généralement entre 50 et 75 euros pour les véhicules à essence, de 50 à 85 euros pour les véhicules diesel et de 80 à 120 euros pour les véhicules au GPL.

 

Découvrez comment gérer votre flotte auto plus facilement grâce à la location

Signer un contrat de LLD 12 mois

Vous avez besoin d’un véhicule pour les besoins de votre entreprise ? Mais vous n’avez pas particulièrement envie de vous engager sur le long terme ? Il n’est pas toujours évident de savoir comment votre business va évoluer et si vos besoins seront les mêmes l’année prochaine. Qu’il s’agisse d’un utilitaire ou d’une voiture de tourisme, il est possible de vous simplifier la vie et de choisir la location longue durée en ne vous engageant que pour un an, que ce soit sur un véhicule neuf ou d’occasion. Sixt vous explique tout sur la LLD 12 mois.

Qu’est-ce que la LLD et quels en sont les
avantages ?

La LLD permet de louer un véhicule neuf ou récent sur une durée définie, en s’acquittant d’un loyer mensuel. Avec un contrat de LLD, l’entretien et les réparations du véhicule en cas de panne, ainsi que l’assistance de la voiture, sont inclus dans le contrat de location. Le coût d’usage du véhicule est connu d’avance à 100 %. Formule souple, la LLD vous permet de choisir la durée de votre contrat (généralement compris en 12 et 72 mois) et un grand nombre d’options.

Obtenir un contrat de LLD 12 mois

Lorsque vous signez un contrat de Location Longue Durée, vous payez un loyer mensuel fixé à l’avance qui vous permet de bénéficier d’un véhicule neuf ou d’occasion mais en parfaite condition. Ce loyer inclut la dépréciation du véhicule. Une LLD courte de 12 mois sous-entend une faible dépréciation du véhicule : il sera simple de le louer à nouveau à l’échéance de votre contrat. Vous pouvez donc trouver des contrats de LLD de 12 mois pas chers pour cette raison.
Le contrat de LLD prévoit la location du véhicule et permet d’inclure des options selon vos besoins, comme la souscription d’une assurance, la gestion de votre flotte, etc. Pensez à définir le kilométrage annuel avant la signature du contrat ; il est un élément important dans le calcul du coût de location. En cas de dépassement, un forfait prévoit les frais pour les kilomètres supplémentaires.

LOA ou LLD ?

Il ne faut pas confondre la Location avec Option d’Achat (LOA) et la Location Longue Durée (LDD). Comme son nom l’indique, la LOA, aussi appelée crédit-bail, permet au client l’achat du véhicule à un tarif fixé à l’avance, à la fin de son contrat de location. L’achat reste facultatif.
Contrairement à la LLD, les services d’assistance et d’entretien du véhicule ne sont pas automatiquement inclus dans le contrat. Ils peuvent l’être, mais le loyer est alors majoré.
Autre particularité de la LOA : elle nécessite un apport initial important. Le premier loyer constitue environ 15% du prix du véhicule. Cet apport de garantie est déduit du prix du véhicule à la fin du contrat en cas d’achat, ou restitué si le véhicule est rendu.
Si vous avez comme objectif d’acheter un véhicule, la LOA peut représenter une alternative intéressante. Si vous avez juste besoin d’un véhicule pour votre entreprise, la LLD est une formule plus souple, ne nécessite pas d’apport important et vous évite d’avoir à votre charge l’entretien et la dépréciation du véhicule.

 

TVTS (Taxe sur les véhicules de tourisme et de société)

Qu’est-ce que la TVTS ? Définition

La taxe sur les véhicules de tourisme et de société (TVTS) est un impôt annuel dont est redevable toute entreprise utilisant notamment des voitures de tourisme. Cette taxe est déterminée par différents critères : date de fabrication du véhicule, émission de Co2.

En savoir plus sur la TVS

Qui est assujetti à la TVTS ?

La taxe est due par toutes les sociétés à but lucratif dont leur siège social ou un établissement est en France, quels que soient leur forme juridique, leur objet social ou leur régime fiscal.
La TVTS s’applique à tous les véhicules de tourisme possédés ou loués par l’entreprise pour les besoins de son activité.
En cas de versements d’indemnités kilométriques à un employé de l’entreprise, son véhicule peut également être l’objet de la TVTS.

Comment calculer la TVTS ? Barèmes 2020

La TVTS est calculée par trimestre selon 2 barèmes différents : le taux d’émission de dioxyde de carbone émis par le véhicule ou la puissance fiscale du véhicule.

Le critère de l’émission de dioxyde de carbone (CO2)

Le tarif calculé sur le taux d’émission de CO2 par kilomètre parcouru s’applique aux véhicules dont la première mise en circulation a eu lieu après le 31 mai 2004 et qui ont été acquis, loués ou utilisés après le 1er janvier 2006.

Il convient d’appliquer le barème suivant en 2020 :

 

Tarif en fonction des émissions de CO₂

Taux d’émission de dioxyde de carboneTarif applicable par gramme de dioxyde de carbone depuis le 1er janvier 2018
Jusqu’à 20 g/km0€
De 21 à 60 g/km1€
De 61 à 100 g/km2€
De 101 à 120 g/km4,50€
De 121 à 140 g/km6,50€
De 141 à 160 g/km13€
De 161 à 200 g/km19,50€
De 201 à 250 g/km23,50€
Supérieur à 250 g/km29€

 

Critère de la puissance fiscale du véhicule

La puissance fiscale est retenue pour le calcul de la TVS des véhicules qui ne répondent pas aux conditions pour bénéficier du critère du taux d’émission de CO2. Sont ainsi visés les véhicules mis en circulation avant le 1er juin 2004 et qui ont été acquis, loués ou utilisés avant le 1er janvier 2006.

Le tarif de la taxe est fixé de la façon suivante en 2020 :

 

Tarif en fonction des émissions de polluants atmosphériques

Année de mise en circulationEssence et assimiléDiesel (gazole) et assimilé*
Jusqu’au 31 décembre 200070€600€
De 2001 à 200545€400€
De 2006 à 201045€300€
De 2011 à 201445€100€
A partir de 201520€40€

 

TVTS et remboursement kilométrique

Dans beaucoup d’entreprises, le dirigeant ou un salarié est souvent amené à utiliser son véhicule personnel pour effectuer ses déplacements professionnels. Dans cette hypothèse, l’entreprise procède au remboursement des indemnités kilométriques. Dans le cas où ces indemnités couvrent plus de 15 000 kilomètres parcourus à titre professionnel pendant l’année fiscale, la taxe devient exigible.

 

Kilométrage remboursé par la sociétéCoefficient applicable au tarif liquidé
Jusqu’à 15 000 km0%
De 15 001 à 25 000 km25%
De 25 001 à 35 000 km50%
De 35 001 à 45 000 km75%
À partir de 45 001 km100%

 

Un abattement de 15 000 € est appliqué sur le montant total de la taxe due sur l’ensemble de ces véhicules personnels.

Comment faire une déclaration de TVTS ?

La procédure de déclaration et de paiement de la TVS dépend du régime d’imposition à la TVA de votre entreprise.

Si vous êtes soumis au régime réel normal de la TVA, il faut télédéclarer et télépayer la TVS sur l’annexe n° 3310 A à la déclaration CA3 de la TVA, au cours du mois de janvier.

Si vous n’êtes pas redevable de la TVA, télédéclaration et télépaiement se font sur l’annexe n° 3310 A à la déclaration de la TVA, au mois de janvier.

Si vous êtes soumis à un régime simplifié d’imposition, vous devez déclarer et payer la TVS au plus tard le 15 janvier sur le formulaire papier n° 2855-SD. Il n’existe pas de téléprocédure pour ce formulaire.

Véhicule de société

Aussi appelée voiture de service, le véhicule de société est mis à disposition des employés dans le cadre professionnel. Elle fait généralement partie d’une flotte de véhicules mise à disposition par le chef d’entreprise.

Définition : qu’est-ce qu’un véhicule de société ?

Un véhicule de société ne peut être utilisé que dans le cadre professionnel.
Il ne peut pas servir pour des déplacements privés, ni pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail d’un employé sauf sur autorisation officielle de l’employeur. Il ne doit pas être utilisé en dehors des heures de travail.
Tous les frais liés à son utilisation sont donc pris en charge par l’entreprise : frais de carburant, frais d’entretien et la carte grise est au nom de l’entreprise. Le même véhicule peut être utilisé par plusieurs employés.

Différence entre la voiture de société et la voiture de fonction

La voiture de fonction est un avantage en nature. Un employé peut donc s’en servir également pour un usage privé : partir en week-end ou se déplacer pendant un jour férié, etc. L’utilisation personnelle faite d’une voiture de fonction doit être inclus dans le calcul de l’impôt sur le revenu.

Véhicule de société et contrat de travail

La voiture de société n’est pas un avantage en nature et ne figure donc pas sur le contrat de travail d’un employé. Cela veut dire qu’un employeur peut décider d’arrêter la mise à disposition d’une flotte de véhicules sans avoir à modifier les contrats de travail ou proposer d’indemnité compensatrice.

Véhicule de société et fiscalité

L’employeur ne paie pas de charges sociales sur un véhicule de société.

Découvrez notre guide complet sur la fiscalité des voitures de société

Véhicule de société et fiscalité : voiture de tourisme

Il est possible de mettre des voitures de tourisme à la disposition de vos employés dans le cadre professionnelle, notamment pour que vos commerciaux puisse s’en servir pour aller voir leurs clients. Vos véhicules sont alors tributaires de la taxe sur les voitures de société (TVS), basée sur l’émission de gaz polluants.

Véhicule de société et fiscalité : véhicule utilitaire

On qualifie de véhicule utilitaire un engin destiné au transport des marchandises et non à celui des personnes. Les véhicules utilitaires ne sont pas redevables de la TVS. Si vous faites le choix de la location longue durée de votre véhicule de société, les loyers et divers frais d’entretien sont intégralement déductibles de votre revenu imposable, sans plafond, ainsi que le carburant (sauf l’essence, encore à 60%). Si vous l’achetez, vous pouvez récupérer l’intégralité de la TVA et les déductions fiscales des amortissements se fait à 100%.

Acheter ou louer un véhicule de société

Vous pouvez choisir d’acheter ou louer des véhicules de société.
La location d’un véhicule de société présente l’avantage de ne pas affecter l’équilibre de trésorerie de l’entreprise et de faciliter. Si les besoins de votre entreprise sont ponctuels, SIXT Corporate propose des contrats flexibles, permettant à vos employés d’avoir des véhicules récents à leur disposition. Pour une utilisation plus régulière de voitures ou d’utilitaires pour la bonne marche de votre entreprise, la location longue durée est la plus indiquée. Vous pouvez choisir le modèle, la durée du contrat et celui-ci inclut les frais d’entretien et de révision, ainsi qu’un certain nombres d’options répondant à vos besoins.
Il est possible d’acheter un véhicule de société en utilisant la trésorerie de l’entreprise ou un emprunt. Tout en permettant ainsi à l’entreprise de devenir propriétaire du véhicule, cette solution manque de souplesse lorsque le véhicule n’est plus nécessaire et affecte la capacité d’investissement de l’entreprise.

La location longue durée sans apport

Si vous avez besoin de véhicules pour la bonne marche de votre entreprise, vous avez probablement envie de mettre à la disposition de vos employés des voitures et utilitaires récents et en parfait état. Si vous voulez maîtriser votre budget, la location longue durée sans apport est la meilleure solution. La formule permet de gérer votre flotte automobile en souplesse, en versant un loyer mensuel, généralement moins élevé que pour le remboursement d’un crédit, et qui inclut assistance, entretien et assurance du véhicule.
Voici toutes les informations nécessaires pour bien comprendre la location longue durée sans apport.

Le fonctionnement de la location longue durée : comment ça marche ?

Pendant longtemps, la seule manière de disposer librement d’un véhicule était d’en devenir propriétaire. Pour acheter la voiture, il fallait alors payer comptant ou trouver une solution de financement (emprunt / crédit auto).
Comme son nom l’indique, la location longue durée (LLD) permet d’utiliser un véhicule à son gré pendant une période de temps donnée, la durée de location allant généralement de 12 à 72 mois (1 à 6 ans), contre un loyer clairement établi par contrat. Contrairement à la LOA, on ne devient pas propriétaire du véhicule à la fin du contrat : il n’y a pas besoin de s’occuper de la revente. Et vous pouvez alors choisir un tout nouveau modèle de SUV, berline, compacte, cabriolet pour la louer en LLD selon vos besoins. Sixt Corporate met également à votre disposition des abonnements vous permettant de louer de manière illimitée les véhicules de votre choix où vous voulez, quand vous voulez et pour la durée qui vous convient. Nos contrats sur-mesure s’adaptent ainsi parfaitement aux besoins des professionnels !

Location longue durée avec ou sans apport ?

Généralement, lorsqu’on signe un contrat de location longue durée, le premier loyer est plus élevé. Cela permet ainsi de bénéficier de tarifs plus bas sur les mensualités suivantes. Il est néanmoins possible de choisir de lisser tous les paiements, en choisissant donc la location longue durée sans apport. C’est la solution idéale si vous ne voulez pas entamer votre capacité d’emprunt et préférez l’utiliser pour d’autres projets. En optant pour un contrat de LLD sans apport, un véhicule est mis à votre disposition sans attendre et sans effort financier important.
Le prix des mensualités d’une location longue durée est fixé selon la marque du véhicule choisi, mais aussi le kilométrage annuel nécessaire à votre activité. Chez Sixt Corporate, votre location longue durée sans apport comprend automatiquement tous les coûts d’entretien et l’assistance, et vous pouvez aussi bénéficier d’options supplémentaires : assurances, gestion de votre flotte, etc.

Que se passe-t-il à la fin d’un contrat de LLD sans apport ?

À la fin de votre contrat de LLD, vous avez juste besoin de restituer le véhicule à votre loueur professionnel qui peut alors éventuellement vous facturer des frais de remise en état, ou de kilométrage si vous avez dépassé votre forfait.
Vous pouvez choisir de prolonger votre abonnement ou souscrire à un nouveau contrat de location de voiture longue durée pour changer de voiture et choisir votre véhicule parmi une gamme complète : que vous ayez envie d’une lld Peugeot, d’une lld BMW, Renault ou d’une location longue durée de Mercedes, vous trouverez le contrat qui vous correspond.
Une fois que vous avez choisis une voiture ou un utilitaire et pouvez sélectionner un contrat où le premier loyer n’est pas majoré pour une LLD sans apport.

=> Intéressant je pense d’indiquer que SIXT possède un vaste réseau en France et à l’international pour un accompagnement dans votre mobilité professionnel, avec toujours les mêmes services de qualité.

 

Comment réduire les frais de péage pour mon parc auto ? Le télépéage pro

En 10 ans, les frais de péage ont augmenté de 20% en France. Cette année, l’augmentation des frais de péage est en moyenne de 0,85% au 1er février 2020, alors qu’elle se situe généralement autour de 2%. Mais pour contrôler le TOC (Total Cost of Ownership) de votre flotte automobile, il est important de réfléchir à toutes les dépenses occasionnées par les trajets de vos employés, notamment le parking et le péage. Une solution a été mise en place par les concessionnaires du système autoroutier : la carte de télépéage. Mais est-ce financièrement attractif de souscrire à des cartes de télépéage pro pour son entreprise ?

Qu’est-ce que le télépéage ?

La carte de télépéage a surtout été mise en place pour faire gagner du temps aux conducteurs. Un système de badge permet à la voiture ou au véhicule utilitaire de votre entreprise d’être automatiquement scanné en passant la barrière du péage, sans arrêt. Cela signifie donc moins d’attente pour passer : il n’y a besoin ni de prendre un ticket ni de sortir un moyen de paiement. Un prélèvement est fait mensuellement de la somme totale des péages autoroutiers et une facture est alors générée. Différentes formules existent, dont des abonnements télépéages faits pour les professionnels.

Quels sont les avantages d’une carte de télépéage pro ?

Faire des économies en souscrivant un abonnement télépéage pour professionnels

La plupart des cartes de télépéage permettent de faire des économies. Vous pouvez choisir des abonnements qui vous permettent de bénéficier de réductions sur des trajets faits régulièrement : au bout d’un certain nombre de trajets, vous commencez à bénéficier de réductions croissantes. Depuis 2019, vous pouvez même économiser jusqu’à 30% sur un certain nombre d’itinéraires identifiés si vous faites au minimum 10 allers-retours sur un même tronçon par mois. Il s’agit donc de forfaits avantageux si les véhicules d’entreprise sont régulièrement utilisés pour aller aux mêmes endroits, qu’il s’agisse des trajets maison – bureau de vos employés, ou de visites fréquentes sur les mêmes sites ou chez les mêmes clients par exemple.

Gérez plus facilement vos dépenses liées aux déplacements

Les différents concessionnaires proposent chacun des offres de télépéage qui fonctionnent dans tout le réseau autoroutier français, et même européen, et qui sont adaptés aux problématiques de gestion d’une flotte automobile d’entreprise. 

Prendre des abonnements télépéage pro permet de coupler la carte de télépéage avec une offre de parking à des tarifs négociés. Vous pouvez également équiper vos équipes de cartes de carburant qui leur permettent de faire le plein sans avoir à avancer les frais. Ainsi, les frais de déplacements professionnels peuvent être plus facilement suivies et rationalisées et cela facilite les déclarations de TVA.

Combien coûte une carte de télépéage pro ?

Les frais pour une carte de télépéage professionnelle comprennent l’abonnement mensuel ou annuel pour bénéficier du télépéage (avec un surplus si vous voulez recevoir une facture papier chez vous), l’envoi du badge et éventuellement, la mise en service de ce dernier.
Si vous choisissez un abonnement mensuel, vous ne payez pas l’abonnement les mois où vous ne vous servez pas du badge. Le prix de l’abonnement est généralement inférieur à 2 euros.

Quelles sont les offres de carte de télépéage entreprise ?

Selon vos besoins et votre situation, des offres de télépéage pour professionnel existent. Ces formules s’adaptent à la taille de votre entreprise (professionnels, PME, entreprises avec de grandes flottes de véhicules) et permettent, à chaque fois, de bénéficier de tarifs dégressifs sur l’achat des badges.

Combien de cartes de télépéages pour une flotte automobile ?

Si la plaque d’immatriculation n’est pas précisée dans le contrat de votre carte de télépéage, vous pouvez vous en servir indistinctement pour tous les véhicules de votre flotte d’entreprise. Afin d’éviter de payer des abonnements non nécessaires, prenez le temps de vérifier combien de voitures de votre parc automobile sont sur les routes et autoroutes au même moment et calculez ainsi le nombre d’abonnements dont vous avez besoin. Si vous employez deux véhicules différents (par exemple une voiture de société et un véhicule utilitaire), vous pouvez faire la demande de deux badges reliés au même compte pour éviter d’avoir à penser à le déplacer d’un véhicule utilitaire à l’autre.

Conseils pour gérer le voyage de mes commerciaux

Quelle que soit la taille d’une entreprise (multinationale, PME, TPE), le développement commercial national et international passe généralement par des déplacements. Ce poste de dépense se révèle habituellement le plus élevé après les salaires de l’entreprise. Savoir optimiser les voyages de ses commerciaux et les rentabiliser est donc une nécessité dans la bonne gestion d’une entreprise.
Voici nos conseils pour gérer de manière la plus efficiente possible les voyages de la force de vente de votre entreprise et en rationaliser les coûts.

Définir une stratégie des déplacements professionnels des commerciaux de votre entreprise

Il est important d’organiser une stratégie claire à l’usage de commerciaux, reprenant leurs objectifs et les différentes techniques de vente mises en place pour les atteindre. Une stratégie claire permet de chiffrer et calculer les retours sur investissements de ces actions. Chaque voyage doit être clairement défini, avec un agenda optimisé pour accomplir le maximum de rendez-vous et donner la priorité à ceux qui sont les plus essentiels aux intérêts de l’entreprise.

Découvrez comment gérer au mieux les frais de voyage de votre entreprise pour faire des économies et gagner en efficacité

Optimiser les dépenses de voyages des commerciaux

Faites un audit des pratiques actuelles de l’entreprise et des frais engendrés : frais de déplacements, hébergements, repas, frais annexes. Une fois que vous aurez ainsi une vue d’ensemble de ces coûts, vous serez plus en mesure de chercher les angles d’amélioration.

L’hébergement

Si vos commerciaux vont régulièrement aux mêmes endroits, c’est l’occasion de négocier des contrats avec un hôtel pour assurer des tarifs intéressants sur l’année.

Les frais de transport

Sélectionnez les moyens de transport les plus pratiques et les plus rentables, qui incluent une alternative en cas d’annulation ou d’imprévu.
Si vos commerciaux sont régulièrement sur les routes, vous pouvez leur fournir un véhicule de société en favorisant la location longue durée qui permet des contrats flexibles et des coûts maîtrisés lissés mensuellement.

Si vos commerciaux ont des besoins ponctuels de voitures, des contrats avec un loueur professionnel comme SIXT Corporate garantissent la mise à disposition de véhicules de qualité à la demande à des tarifs avantageux.

Vous pouvez également leur fournir des cartes de carburant et de télépéages pour être en mesure de contrôler la totalité des dépenses.
Si vos commerciaux utilisent régulièrement le train ou l’avion, c’est l’occasion aussi de se pencher sur les programmes de grand voyageur. Prenez le temps de vérifier que ces abonnements, au coût assez élevé, seront bien rentabilisés.

Utiliser les bons outils pour le suivi des dépenses de frais de déplacements professionnels des commerciaux

De nombreux outils informatiques permettent un suivi simplifié des coûts liés aux déplacements de vos commerciaux. La plupart des banques professionnelles offrent des services permettant une gestion simplifiée des notes de frais, des rapports de TVA automatisés, une gestion optimale de votre flotte de véhicules de sociétés, etc. Un bon CRM permet également de suivre de près les effets de votre stratégie commerciale et d’ajuster les directives quant aux voyages professionnels effectués par les commerciaux de votre entreprise.
Conserver ces données vous permet également une meilleure gestion de votre budget et des prévisions.

Pour mieux gérer les déplacements professionnels de vos commerciaux, il est donc recommandé de mettre en place une politique de voyage claire, de préparer ces déplacements en amont pour les rendre les plus efficients possibles, de rationaliser les différents postes de dépenses et d’établir un suivi rigoureux. Pour vous aider à définir les contrats de location de véhicules d’entreprise les plus adaptés à votre structure, les experts de Sixt Corporate sont à votre disposition.

Carte carburant pro

Posséder une flotte automobile représente souvent le troisième poste de frais généraux d’une entreprise. Différents moyens existent pour piloter sereinement et optimiser les frais de votre parc automobile. Les cartes carburant pro présentent de nombreux avantages et permettent de faire des économies directes ou indirectes sur ces frais.
Quels sont les services de la carte essence pro ? Quels sont les avantages d’une carte carburant pour les professionnels ? Fait-on des économies grâce à une carte essence ?

Carte carburant pro : comment ça marche ?

La carte carburant pro propose divers services.

Profiter d’un réseau de stations-service avec une carte essence

La fonction première d’une carte carburant pro est de pouvoir régler son plein sans avoir à avancer un centime. La réduction du nombre de stations-service en France et du nombre d’acteurs a permis la mise en service de cartes multi-enseignes : plus de risque donc de ne pas pouvoir vous approvisionner à la seule station du trajet et de devoir faire un détour. Les cartes vous fournissent l’accès à plus d’un millier de stations-service et peuvent même être utilisées dans d’autres pays d’Europe.

Profiter de services complémentaires avec une carte carburant pro

Les cartes essence pro permettent de profiter d’autres services proposés dans une station-service : lavage, entretien, achats annexes (huile, ampoules de phare, liquide lave-glace, etc.). Certaines cartes incluent tous les frais liés à vos déplacements professionnels : paiement de l’autoroute aux portiques de télépéage, frais de stationnement en parking, et même gestion des amendes.

Factures dématérialisées et paiement mensuel

L’avantage principal de la carte pro est la dématérialisation des factures liées aux frais de carburant. Plus besoin de notes de frais et de justificatifs : tout est géré directement en ligne. Un seul paiement est généré à la fin du mois.

La carte carburant est-elle un avantage en nature ?

Carte essence pro : quels sont les avantages ?

Une carte essence pro vous donne des avantages quantifiables : vous pouvez bénéficier de réductions sur le prix de vos pleins de carburant. Mais ces réductions restent de l’ordre d’un ou deux centimes par litre. En revanche, les avantages en termes de gestion de vos frais et de votre flotte automobile sont conséquents.
Avoir des cartes essence pro vous permet :

Un gain de temps important pour votre service comptabilité

En plus d’avoir une seule facture mensuelle à payer, le calcul de la TVA est automatiquement fait : vous pouvez en effet récupérer tout ou partie de la TVA selon le carburant (100% pour les véhicules utilitaires, 80% sur le gasoil et 60% sur l’essence pour les véhicules de tourisme). Et les justificatifs sont numériques et sauvegardés en ligne, vous évitant la tâche chronophage de les collecter et les archiver.

Un meilleur contrôle des dépenses de vos employés

Vous pouvez déterminer des conditions d’utilisation d’une carte carburant en limitant par exemple son utilisation aux jours de la semaine, à une certaine plage horaire, le nombre de pleins par semaine, etc. Ainsi, il est plus simple de vous assurer que les pleins sont faits pour supporter votre activité économique et ne pas risquer de redressement fiscal.

Puis-je utiliser une carte carburant professionnelle pour mon parc automobile ?

Pour tirer le maximum de bénéfices d’un programme de cartes carburant, il est nécessaire de mettre en place des contrôles liés aux informations remontées par l’utilisation par vos employés de cartes carburants.
En étudiant les informations collectées, vous pouvez par exemple vérifier le nombre de litres d’essence consommés par vos véhicules d’entreprise. En cas de dégradation de ce chiffre, vous pouvez programmer des opérations de maintenance ou décider de changer les véhicules de votre flotte automobile et par exemple opter pour les véhicules de qualité proposés en location longue durée par Sixt, beaucoup moins énergivores.

La carte carburant est-elle un avantage en nature ?

Si votre entreprise met à la disposition de ses employés des véhicules de fonction, leur utilisation dans un cadre privé est considérée comme un avantage en nature. Les cartes essence présentent de nombreux avantages pour simplifier la gestion de votre parc automobile. Leur utilisation doit-elle être considérée comme un avantage en nature ?

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

On qualifie d’avantage en nature un bien ou un service octroyé par un employeur à ses salariés dont ils peuvent faire un usage privé, gratuitement ou pour un prix inférieur à sa valeur. Ils profitent à l’employé qui aurait dû payer pour obtenir ce même bénéfice et s’ajoutent à sa rémunération. Les avantages en nature peuvent être très divers : tickets restaurant, ordinateur portable, téléphone mobile, voiture, logement, accès à un club sportif, etc.

Avoir un véhicule de fonction : avantage en
nature ?

Il est important de faire la différence entre le véhicule de fonction et la voiture de service. La voiture de fonction est mise à disposition du salarié pour un usage professionnel et privé. Par opposition, le véhicule de service est uniquement utilisé pour un usage professionnel.
Lorsqu’un véhicule est mis à la disposition d’un salarié qui l’utilise à des fins à la fois professionnelles et personnelles, l’utilisation privée constitue un avantage en nature. Le calcul de cet avantage en nature peut être fait de deux manières : aux frais réels ou par forfait. Il tient en compte le prix d’achat du véhicule ou son coût global annuel dans le cas d’une location longue durée chez un loueur professionnel. Les dépenses de carburant sont également prises en compte, de manière forfaitaire ou basées sur les frais réels.

La carte essence est-elle un avantage en nature ?

La réponse est oui si vous utilisez votre voiture de fonction dans un cadre privé. Si le carburant utilisé lors de déplacement ne présentant pas un caractère professionnel est pris en charge par l’employeur, il entre dans le calcul des avantages en nature du salarié. Si vous disposez d’une carte essence pro souscrite par votre employeur, vous pouvez alors vous en servir pour évaluer vos avantages en nature de manière réelle ou forfaitaire.

Calcul de l’avantage en nature avec une carte carburant : quelles cotisations fiscales ?

Lors de la déclaration fiscale, l’employeur doit choisir la méthode la plus favorable à son employé : frais réels ou forfait. L’avantage d’une carte de carburant est qu’elle permet d’avoir un relevé précis et immédiat des frais de carburant engagés. Il est nécessaire d’établir ensuite un prorata du nombre de kilomètres parcourus à titre privé par rapport au kilométrage total dans le cas d’une dépense réelle.
Dans le cas d’une location longue durée d’un véhicule, on prend en compte le coût global annuel de la location, l’assurance et les frais d’entretien (TTC).
Le montant de l’avantage en nature sera calculé selon la formule suivante :
Dépenses réelles * nombre de km parcourus à titre privé / kilométrage annuel + frais de carburant

Exemple de calcul d’avantage en nature d’une voiture de fonction en LLD avec carburant inclus :

Avec sa voiture de fonction en LLD, un salarié parcourt 40 000 km en un an, dont 5 000 km à titre privé. Le coût global est de 6 000 € et le carburant s’élève à 3 000 €.
Le montant de l’avantage sera donc :
6 000 € x 5 000/40 000 = 750 €.
Il faut ajouter les frais de carburant pris en charge par l’employeur pour l’usage privé :
3 000 € x 5 000 €/40 000 €= 375 €.
Le montant de l’avantage en nature à déclarer est donc de 1 025 €.

Gestion des frais de voyage

Les déplacements professionnels restent une nécessité pour beaucoup d’entreprises. Les frais générés sont principalement le transport (avion, train ou location de voiture, remboursement des frais kilométriques en cas d’utilisation d’une voiture personnelle, frais de carburant, de péage et de parking, taxi, etc.), mais aussi l’hébergement et la restauration. Comment gérer au mieux les frais de voyage de votre entreprise pour faire des économies et gagner en efficacité ? Voilà nos conseils.

Frais de voyage d’affaires : qu’est-ce qui est pris en charge par l’entreprise ?

Les frais engagés par un employé dans le cadre de son activité professionnelle sont pris en charge par l’entreprise et ne sont pas soumis aux cotisations sociales.
Les remboursements des frais de voyage sont donc clairement encadrés par l’administration fiscale qui établit chaque année des barèmes précis : indemnités kilométriques, limites des remboursements forfaitaires, frais déductibles, options de récupération de TVA. Toute entreprise doit également fournir à ses employés des consignes claires, basées sur des estimations raisonnables des coûts.
Tout manquement à ces règles peut donner lieu à un redressement fiscal de l’entreprise, mais également de l’employé si des remboursements considérés anormaux sont assimilés à des avantages en nature.

Choisir le mode de remboursement des frais de voyage pro le plus adapté

Il y a deux manières de couvrir les frais de voyage de vos employés : le remboursement basé sur les frais réels, ou forfaitaire. Une autre solution est de s’acquitter directement des frais de déplacement de vos employés pour une meilleure gestion de ces coûts.

Gestion des frais de voyage : le remboursement aux frais réels

Certaines sociétés choisissent un remboursement des frais engagés dans le respect de plafonds fixés par la politique de l’entreprise, avec facture justificative. Ce sont les frais réels. Ils permettent d’avoir une vision précise des dépenses engagées et d’établir un contrôle avant paiement pour éviter certains abus. Mais les notes de frais représentent un coût important en matière de gestion. On estime à 53 euros le coût de traitement d’une note de frais par le service de comptabilité de l’entreprise. Dans 20% des cas, elle doit être révisée ce qui signifie un coût supplémentaire de 48 euros. Une mauvaise gestion des notes de frais coûte 300 € par mois et par salarié1.

Remboursement forfaitaire des frais de voyage pro

D’autres entreprises optent pour un versement d’indemnités ne nécessitant pas de facture, mais seulement la raison du déplacement. Ce sont les frais forfaitaires. Une somme est directement allouée à un employé pour couvrir ses dépenses réelles, basée sur les barèmes des frais professionnels établis par l’Ursaff chaque année. L’employeur peut décider de montants plus généreux dans sa convention collective, mais les sommes versées au-delà de ces seuils sont alors réintégrées dans l’assiette fiscale et donc imposables.

Pour une meilleure gestion des frais de voyage : la prise en charge directe

Pour mieux maîtriser vos frais et faciliter votre gestion des frais de déplacement, une solution est de mettre en place des systèmes permettant de les prendre en charge directement afin de centraliser vos coûts et les contrôler. En évitant à vos employés d’avoir à faire des avances de frais sur des postes de dépenses importants comme le transport, vous pouvez maîtriser votre consommation et mieux anticipez vos dépenses mensuelles. Vous pouvez ainsi établir des contrats de location de voitures ou d’utilitaire pro pour que vos employés bénéficient du meilleur service et de prix avantageux lors de leurs réservations ponctuelles, ou pour la mise à leur disposition d’un véhicule de fonction. Vous pouvez également les équiper de cartes de carburant afin de leur éviter d’avoir à avancer le prix de l’essence, y inclure le télépéage et les parkings et mettre en place des systèmes de plafonds ou de limitation des jours ou heures d’utilisation pour être assuré de la conformité de ces dépenses professionnelles.

1 Etude de HRS et de la Fondation GBTA (2015)