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Carte carburant pro

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Posséder une flotte automobile représente souvent le troisième poste de frais généraux d’une entreprise. Différents moyens existent pour piloter sereinement et optimiser les frais de votre parc automobile. Les cartes carburant pro présentent de nombreux avantages et permettent de faire des économies directes ou indirectes sur ces frais.
Quels sont les services de la carte essence pro ? Quels sont les avantages d’une carte carburant pour les professionnels ? Fait-on des économies grâce à une carte essence ?

Carte carburant pro : comment ça marche ?

La carte carburant pro propose divers services.

Profiter d’un réseau de stations-service avec une carte essence

La fonction première d’une carte carburant pro est de pouvoir régler son plein sans avoir à avancer un centime. La réduction du nombre de stations-service en France et du nombre d’acteurs a permis la mise en service de cartes multi-enseignes : plus de risque donc de ne pas pouvoir vous approvisionner à la seule station du trajet et de devoir faire un détour. Les cartes vous fournissent l’accès à plus d’un millier de stations-service et peuvent même être utilisées dans d’autres pays d’Europe.

Profiter de services complémentaires avec une carte carburant pro

Les cartes essence pro permettent de profiter d’autres services proposés dans une station-service : lavage, entretien, achats annexes (huile, ampoules de phare, liquide lave-glace, etc.). Certaines cartes incluent tous les frais liés à vos déplacements professionnels : paiement de l’autoroute aux portiques de télépéage, frais de stationnement en parking, et même gestion des amendes.

Factures dématérialisées et paiement mensuel

L’avantage principal de la carte pro est la dématérialisation des factures liées aux frais de carburant. Plus besoin de notes de frais et de justificatifs : tout est géré directement en ligne. Un seul paiement est généré à la fin du mois.

❯ La carte carburant est-elle un avantage en nature ?

Carte essence pro : quels sont les avantages ?

Une carte essence pro vous donne des avantages quantifiables : vous pouvez bénéficier de réductions sur le prix de vos pleins de carburant. Mais ces réductions restent de l’ordre d’un ou deux centimes par litre. En revanche, les avantages en termes de gestion de vos frais et de votre flotte automobile sont conséquents.
Avoir des cartes essence pro vous permet :

Un gain de temps important pour votre service comptabilité

En plus d’avoir une seule facture mensuelle à payer, le calcul de la TVA est automatiquement fait : vous pouvez en effet récupérer tout ou partie de la TVA selon le carburant (100% pour les véhicules utilitaires, 80% sur le gasoil et 60% sur l’essence pour les véhicules de tourisme). Et les justificatifs sont numériques et sauvegardés en ligne, vous évitant la tâche chronophage de les collecter et les archiver.

Un meilleur contrôle des dépenses de vos employés

Vous pouvez déterminer des conditions d’utilisation d’une carte carburant en limitant par exemple son utilisation aux jours de la semaine, à une certaine plage horaire, le nombre de pleins par semaine, etc. Ainsi, il est plus simple de vous assurer que les pleins sont faits pour supporter votre activité économique et ne pas risquer de redressement fiscal.

Puis-je utiliser une carte carburant professionnelle pour mon parc automobile ?

Pour tirer le maximum de bénéfices d’un programme de cartes carburant, il est nécessaire de mettre en place des contrôles liés aux informations remontées par l’utilisation par vos employés de cartes carburants.
En étudiant les informations collectées, vous pouvez par exemple vérifier le nombre de litres d’essence consommés par vos véhicules d’entreprise. En cas de dégradation de ce chiffre, vous pouvez programmer des opérations de maintenance ou décider de changer les véhicules de votre flotte automobile et par exemple opter pour les véhicules de qualité proposés en location longue durée par Sixt, beaucoup moins énergivores.

La carte carburant est-elle un avantage en nature ?

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Si votre entreprise met à la disposition de ses employés des véhicules de fonction, leur utilisation dans un cadre privé est considérée comme un avantage en nature. Les cartes essence présentent de nombreux avantages pour simplifier la gestion de votre parc automobile. Leur utilisation doit-elle être considérée comme un avantage en nature ?

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

On qualifie d’avantage en nature un bien ou un service octroyé par un employeur à ses salariés dont ils peuvent faire un usage privé, gratuitement ou pour un prix inférieur à sa valeur. Ils profitent à l’employé qui aurait dû payer pour obtenir ce même bénéfice et s’ajoutent à sa rémunération. Les avantages en nature peuvent être très divers : tickets restaurant, ordinateur portable, téléphone mobile, voiture, logement, accès à un club sportif, etc.

Avoir un véhicule de fonction : avantage en
nature ?

Il est important de faire la différence entre le véhicule de fonction et la voiture de service. La voiture de fonction est mise à disposition du salarié pour un usage professionnel et privé. Par opposition, le véhicule de service est uniquement utilisé pour un usage professionnel.
Lorsqu’un véhicule est mis à la disposition d’un salarié qui l’utilise à des fins à la fois professionnelles et personnelles, l’utilisation privée constitue un avantage en nature. Le calcul de cet avantage en nature peut être fait de deux manières : aux frais réels ou par forfait. Il tient en compte le prix d’achat du véhicule ou son coût global annuel dans le cas d’une location longue durée chez un loueur professionnel. Les dépenses de carburant sont également prises en compte, de manière forfaitaire ou basées sur les frais réels.

La carte essence est-elle un avantage en nature ?

La réponse est oui si vous utilisez votre voiture de fonction dans un cadre privé. Si le carburant utilisé lors de déplacement ne présentant pas un caractère professionnel est pris en charge par l’employeur, il entre dans le calcul des avantages en nature du salarié. Si vous disposez d’une carte essence pro souscrite par votre employeur, vous pouvez alors vous en servir pour évaluer vos avantages en nature de manière réelle ou forfaitaire.

Calcul de l’avantage en nature avec une carte carburant : quelles cotisations fiscales ?

Lors de la déclaration fiscale, l’employeur doit choisir la méthode la plus favorable à son employé : frais réels ou forfait. L’avantage d’une carte de carburant est qu’elle permet d’avoir un relevé précis et immédiat des frais de carburant engagés. Il est nécessaire d’établir ensuite un prorata du nombre de kilomètres parcourus à titre privé par rapport au kilométrage total dans le cas d’une dépense réelle.
Dans le cas d’une location longue durée d’un véhicule, on prend en compte le coût global annuel de la location, l’assurance et les frais d’entretien (TTC).
Le montant de l’avantage en nature sera calculé selon la formule suivante :
Dépenses réelles * nombre de km parcourus à titre privé / kilométrage annuel + frais de carburant

Exemple de calcul d’avantage en nature d’une voiture de fonction en LLD avec carburant inclus :

Avec sa voiture de fonction en LLD, un salarié parcourt 40 000 km en un an, dont 5 000 km à titre privé. Le coût global est de 6 000 € et le carburant s’élève à 3 000 €.
Le montant de l’avantage sera donc :
6 000 € x 5 000/40 000 = 750 €.
Il faut ajouter les frais de carburant pris en charge par l’employeur pour l’usage privé :
3 000 € x 5 000 €/40 000 €= 375 €.
Le montant de l’avantage en nature à déclarer est donc de 1 025 €.

Gestion des frais de voyage

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Les déplacements professionnels restent une nécessité pour beaucoup d’entreprises. Les frais générés sont principalement le transport (avion, train ou location de voiture, remboursement des frais kilométriques en cas d’utilisation d’une voiture personnelle, frais de carburant, de péage et de parking, taxi, etc.), mais aussi l’hébergement et la restauration. Comment gérer au mieux les frais de voyage de votre entreprise pour faire des économies et gagner en efficacité ? Voilà nos conseils.

Frais de voyage d’affaires : qu’est-ce qui est pris en charge par l’entreprise ?

Les frais engagés par un employé dans le cadre de son activité professionnelle sont pris en charge par l’entreprise et ne sont pas soumis aux cotisations sociales.
Les remboursements des frais de voyage sont donc clairement encadrés par l’administration fiscale qui établit chaque année des barèmes précis : indemnités kilométriques, limites des remboursements forfaitaires, frais déductibles, options de récupération de TVA. Toute entreprise doit également fournir à ses employés des consignes claires, basées sur des estimations raisonnables des coûts.
Tout manquement à ces règles peut donner lieu à un redressement fiscal de l’entreprise, mais également de l’employé si des remboursements considérés anormaux sont assimilés à des avantages en nature.

Choisir le mode de remboursement des frais de voyage pro le plus adapté

Il y a deux manières de couvrir les frais de voyage de vos employés : le remboursement basé sur les frais réels, ou forfaitaire. Une autre solution est de s’acquitter directement des frais de déplacement de vos employés pour une meilleure gestion de ces coûts.

Gestion des frais de voyage : le remboursement aux frais réels

Certaines sociétés choisissent un remboursement des frais engagés dans le respect de plafonds fixés par la politique de l’entreprise, avec facture justificative. Ce sont les frais réels. Ils permettent d’avoir une vision précise des dépenses engagées et d’établir un contrôle avant paiement pour éviter certains abus. Mais les notes de frais représentent un coût important en matière de gestion. On estime à 53 euros le coût de traitement d’une note de frais par le service de comptabilité de l’entreprise. Dans 20% des cas, elle doit être révisée ce qui signifie un coût supplémentaire de 48 euros. Une mauvaise gestion des notes de frais coûte 300 € par mois et par salarié1.

Remboursement forfaitaire des frais de voyage pro

D’autres entreprises optent pour un versement d’indemnités ne nécessitant pas de facture, mais seulement la raison du déplacement. Ce sont les frais forfaitaires. Une somme est directement allouée à un employé pour couvrir ses dépenses réelles, basée sur les barèmes des frais professionnels établis par l’Ursaff chaque année. L’employeur peut décider de montants plus généreux dans sa convention collective, mais les sommes versées au-delà de ces seuils sont alors réintégrées dans l’assiette fiscale et donc imposables.

Pour une meilleure gestion des frais de voyage : la prise en charge directe

Pour mieux maîtriser vos frais et faciliter votre gestion des frais de déplacement, une solution est de mettre en place des systèmes permettant de les prendre en charge directement afin de centraliser vos coûts et les contrôler. En évitant à vos employés d’avoir à faire des avances de frais sur des postes de dépenses importants comme le transport, vous pouvez maîtriser votre consommation et mieux anticipez vos dépenses mensuelles. Vous pouvez ainsi établir des contrats de location de voitures ou d’utilitaire pro pour que vos employés bénéficient du meilleur service et de prix avantageux lors de leurs réservations ponctuelles, ou pour la mise à leur disposition d’un véhicule de fonction. Vous pouvez également les équiper de cartes de carburant afin de leur éviter d’avoir à avancer le prix de l’essence, y inclure le télépéage et les parkings et mettre en place des systèmes de plafonds ou de limitation des jours ou heures d’utilisation pour être assuré de la conformité de ces dépenses professionnelles.

1 Etude de HRS et de la Fondation GBTA (2015)

LLD et Kilométrage illimité: A-t-il des Limites ?

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Lors de la location longue durée d’une voiture ou d’un utilitaire, de nombreuses options existent. Sur certaines zones géographiques, il peut arriver que les entreprises de location de voitures comme SIXT Corporate proposent de souscrire à un kilométrage illimité. De quoi s’agit-il ? Y a-t-il des limites ? Comment s’applique le kilométrage illimité lorsque vous louez une voiture et quels sont ses avantages ? Et comment déterminer ce qui est le plus intéressant dans votre cas ? Ce guide est à votre disposition pour vous aider à vous y retrouver.

Qu’est-ce que le kilométrage illimité dans une location de voiture ?

La plupart des contrats de location de voiture incluent une clause sur les distances parcourues pendant la durée déterminée du contrat et y fixent une limite. Comme son nom l’indique, signer un contrat incluant le kilométrage illimité lève cette clause : aucun relevé de compteur n’est fait lorsque vous rendez le véhicule. Quelles que soient les distances parcourues, elles sont comprises dans le prix de location.

Pourquoi choisir un contrat avec un kilométrage limité ?

Choisir un contrat avec un kilométrage limité permet de bénéficier de tarifs plus intéressants. En effet, plus une voiture est utilisée, plus sa valeur résiduelle en fin de contrat est faible. Un contrat avec un forfait kilométrique permet de contrôler l’usure d’un véhicule et de ne vous faire payer que ce dont vous avez besoin en affinant le prix des mensualités selon l’usage que vous faites de votre véhicule. En règle générale, un contrat inclut une limite de 10 000 kilomètres par an. Chez SIXT Corporate, nos conseillers sont là pour évaluer vos besoins véritables et proposer des contrats sur-mesure pour que vous payiez le juste prix. En choisissant un forfait adapté, vous avez ainsi la possibilité d’ajuster le montant du loyer à votre consommation.

Est-il possible d’obtenir le kilométrage illimité lorsqu’on loue un véhicule professionnel ?

Beaucoup d’entreprises offrent des options de kilométrage illimité pour des locations de courte durée, pour une location au jour, à la semaine et parfois au mois. En revanche, l’option kilométrage illimité sur les locations moyenne durée et LLD n’est pas toujours disponible partout dans le monde. Si votre activité professionnelle comprend de nombreux déplacements et que vous cherchez un contrat de location longue durée pour votre flotte automobile, la solution est de choisir une option avec un kilométrage annuel important, qui permet de couvrir vos besoins.
Si vous avez besoin de plus d’informations sur les conditions pratiquées dans votre zone géographique et les différents forfaits kilométriques, nos conseillers sont à votre disposition pour vous apporter tous les renseignements nécessaires.

Comment choisir son kilométrage pour une LLD ?

Pour savoir de quel forfait vous pouvez avoir besoin, prenez le temps de réfléchir aux besoins que votre véhicule d’entreprise va couvrir. S’il s’agit d’une voiture de fonction (que vous ou votre employé pouvez également utiliser à titre personnel), pensez à inclure dans votre calcul les trajets entre domicile et entreprise. Selon les distances à parcourir et la fréquence des déplacements, vous pouvez avoir une idée globale du nombre de kilomètres, voire tout simplement vous baser sur des chiffres des années précédentes. Nos conseillers sont à votre disposition pour vous aider à faire ces calculs.
Quoiqu’il arrive, si vous réalisez que le forfait auquel vous avez souscrit n’est pas suffisant, il est toujours possible de contacter votre loueur professionnel SIXT Corporate : nous pouvons alors ajuster le forfait kilométrage de vos voitures de location, pour toute la flotte ou certains véhicules.

Location de camion professionnel

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Que vous ayez besoin d’un camion de manière ponctuelle ou pour une longue durée, louer un camion est une solution simple et efficace pour répondre à vos besoins. Transport de marchandises, déménagement de vos bureaux, besoins commerciaux, etc., de nombreuses occasions peuvent nécessiter d’avoir un camion à sa disposition. Nous vous proposons la location de camions pour bénéficier de manière flexible du véhicule dont vous avez besoin.

Des locations de camions destinées aux entreprises

Le choix d’un véhicule utilitaire destiné au transport d’objets ou de marchandises se fait sur le volume à transporter. Nos équipes sont à votre service pour vous aider à déterminer la camionnette ou le camion approprié, si vous le souhaitez. Nous avons près de 200 agences rien qu’en France, afin de vous permettre d’avoir accès rapidement et facilement à un camion près de votre entreprise. Notre réseau s’étend sur 105 pays, ce qui nous permet d’être à votre disposition si vous avez besoin d’un utilitaire pour effectuer des trajets à l’étranger.

Trouvez camions et camionnettes en location chez SIXT Corporate vous permettra également de gagner en flexibilité et d’organiser vos déménagements d’entreprise en toute sérénité.

Location d’un camion professionnel simple et pas cher

Louer un camion avec Sixt vous garantit d’avoir à votre disposition un véhicule récent et régulièrement révisé. Nous choisissons des véhicules de qualité, venant des concessions des constructeurs référents du marché : Iveco, Ford, Peugeot, Mercedes-Benz. Avoir une flotte de véhicules importante nous permet de vous offrir un bon rapport qualité / prix pour la location de votre camion, quelle qu’en soit la durée.

Comment choisir un camion à louer ?

Nous vous proposons différents modèles aux tailles variées afin de s’adapter au volume de ce que vous voulez transporter.

Louer un camion de taille moyenne

Si vous cherchez un camion de taille moyenne, nos utilitaires de 12 m3 permettent de transporter jusqu’à 60 cartons à la fois, pour un poids allant jusqu’à 1180 kg. Équipés d’une porte coulissante pour faciliter chargement et déchargement des marchandises, ils possèdent une banquette 3 places à l’avant. Une large gamme de véhicules volumineux vous attendent pour vos prochains déplacements.
Nous louons également des camions avec un volume de chargement de 12 m3, permettant une charge allant jusqu’à 1,25 tonne.

❯ Découvrez nos offres de location de véhicules utilitaires

Louer un camion de 20 m3 pour vos transports

En faisant le choix d’un camion de 20 m3, vous disposez d’un PTAC (Poids Total Autorisé en Charge) de 3,5 tonnes. Si vous avez de nombreuses livraisons à faire dans la même journée, ce véhicule utilitaire vous permet de transporter jusqu’à 120 cartons à la fois. Ses portes s’ouvrent à 270° pour plus de confort et de facilité de chargement et déchargement. De plus, il est possible de sélectionner un camion avec hayon (système de plateforme élévatrice) pour aider à transporter vos colis les plus lourds et encombrants.
Nous proposons également à la location le matériel nécessaire au transport d’objets lourds et/ou fragiles : diables, plateaux à roulettes, couverture.

Si vous avez besoin de louer un camion, faites-en la sélection en toute simplicité grâce à notre site internet et vérifiez la disponibilité du véhicule utilitaire dont vous avez besoin dans l’agence Sixt la plus proche. N’hésitez pas à demander à nos agents de vous rappeler si vous avez la moindre question.

LLD pour l’Entreprise: Fiscalité et Imposition

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La Location Longue Durée (LLD) permet à des professionnels de constituer une flotte automobile pour leur entreprise sans avoir besoin d’acheter les véhicules, en les louant pour une durée de 12 à 60 mois, sans apport. Recourir à la LLD permet une parfaite maîtrise du budget, car les loyers sont connus à l’avance. La capacité d’investissement et d’emprunt de l’entreprise reste intacte et la gestion administrative est considérablement simplifiée. Voici un guide pour vous renseigner sur les avantages fiscaux de la LLD et son imposition pour les entreprises.

Fiscalité de la LLD entreprise : la déduction des loyers

Les loyers versés à votre loueur professionnel dans le cadre d’une LLD sont déductibles.

Cette déduction fiscale n’est pas plafonnée pour les véhicules utilitaires (sans banquette arrière et destinés au transport de marchandises).

Pour les voitures de tourisme, les loyers qui peuvent être déduits sont plafonnés selon un calcul basé sur le prix du véhicule, qui ne dépasse pas 18 300 euros pour les véhicules mis en circulation depuis le 1er novembre 1996. Attention, les véhicules qui émettent plus de 200 g/Km de CO2 (et mis en circulation après le 1er juin 2004) ont un plafond à 9 900 euros.

Au-delà de ce plafond, la partie correspondante du loyer n’est donc pas déductible, et doit être réintégrée au résultat fiscal.

La déduction fiscale des prestations complémentaires pour une LLD

Les prestations complémentaires souscrites auprès de votre loueur professionnel sont quant à elles déductibles sans limitation :

  • Assistance et dépannage,
  • Entretien et réparation,
  • Mise à disposition d’un véhicule de remplacement en cas d’immobilisation,
  • Remplacement des pneumatiques,
  • Assurance,
  • Gestion de carburant au moyen d’une carte,
  • Logiciel de gestion du parc automobile, etc.

Et si vous décidez de résilier votre contrat de manière anticipée et que votre contrat prévoit le paiement d’indemnités, celles-ci sont également déductibles de votre revenu fiscal.

LLD Entreprise : récupération de la TVA

Vous pouvez récupérer la TVA sur la location longue durée d’un véhicule utilitaire (généralement 20%) tout au long de votre contrat.

Il n’est pas possible de récupérer la TVA pour une LLD d’un véhicule de tourisme.

Le carburant aussi donne droit à la récupération de TVA, à 100 % pour le Gazole, le GPL, le GNV et les voitures électriques, et à 60% pour l’essence (en 2020 – 80% en 2021 – 100% à partir de 2022)

LLD Entreprise et bonus écologique

Si vous louez des véhicules émettant moins de 20g de CO2/km, vous pouvez bénéficier d’un bonus écologique fixé à 27 % du prix TTC du véhicule (+ le coût de la batterie si celle-ci est prise en location), plafonné à 6 000 €.

LLD entreprise & TVS

Tout véhicule de tourisme possédé ou loué par une entreprise plus de 30 jours consécutifs est redevable de la TVS (Taxe sur les Véhicules de Société). Cette taxe est calculée selon les émissions de Co2 du véhicule et sa date de circulation.

A noter. Des règles différentes s’appliquent pour la fiscalité d’une location longue durée pour une entreprise individuelle, ou pour la LLD d’un auto-entrepreneur : vous pouvez consulter nos guides sur le sujet. Pour toutes vos questions concernant la constitution d’une flotte automobile pour votre entreprise, les conseillers Sixt sont à votre entière disposition !

La prime de déplacement professionnel

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Les temps de déplacement entre votre domicile et votre lieu de travail ne sont pas considérés comme un temps de travail effectif. En revanche, les déplacements que vous effectuez dans le cadre de votre travail sont soumis à un certain nombre de règles et donnent lieu à des remboursements des frais engagés.

Vous n’êtes pas indemnisé de la même manière si vous utilisez les transports en commun, une voiture personnelle ou une voiture de fonction. Voilà un point sur les remboursements auxquels vous avez le droit dans le cadre de vos déplacements professionnels, avec un point sur la prime de déplacement professionnel.

Qu’est-ce qu’un grand déplacement ?

On parle de grand déplacement lorsqu’un salarié est envoyé dans un lieu situé à plus de 50 kilomètres de son domicile, que le trajet ne peut pas être fait en moins d’1h30 en transports en commun et qu’il ne peut donc regagner son logement en fin de journée.

On parle aussi de grand déplacement si l’empêchement de rentrer au domicile est lié à des “faits” : modes de transport, horaires de travail, etc.

Voici tout ce que vous devez retenir si vous organisez des déplacements professionnels en France ou à l’étranger :

La prime de déplacement professionnel

La prime de déplacement professionnelle n’est pas obligatoire. Elle est accordée par certains employeurs, dans le cadre de la convention collective de l’entreprise si vous avez un membre de syndicat, ou par décision de leur part. Elle établit alors généralement un forfait versé à l’employé par jour passé en grand déplacement. Elle peut être modulée selon la distance parcourue (par exemple n’être applicable que pour des trajets en dehors de la France), le nombre de jours passés en dehors de votre domicile, etc. Elle doit être appliquée de la même manière aux employés de l’entreprise partageant un même statut.

Niveau fiscalité, la prime de déplacement professionnel, additionnée aux indemnités de grand déplacement, ne doit pas dépasser les plafonds fixés par l’administration. Si c’est le cas, elle peut être assimilée à un complément de revenu.

Les indemnités de grand déplacement

Il ne faut pas confondre la prime de déplacement professionnel avec les indemnités de grand déplacement qui, elles, sont obligatoirement à la charge de l’employeur.

Il peut décider de vous accorder un forfait journalier ou des remboursements sur frais réels.

Si vous utilisez un véhicule personnel, le remboursement peut être basé sur des indemnités kilométriques, basées sur le type du véhicule et les distances parcourues. Si vous bénéficiez d’un véhicule de fonction comme ceux que SIXT propose pour des locations longues durées, les frais de péage, de carburant, d’entretien et d’assurance de votre véhicule sont directement pris en charge par votre employeur.

Pour information les barèmes de remboursement pour les repas et le logement en 2019 fixés par l’autorité fiscale sont :

  • 18,80 € par repas (18,60 € en 2018)
  • 67,40 € par jour pour le logement et le petit-déjeuner à Paris et « petite couronne » (66,50 € en 2018)
  • 50,00 € par jour pour le logement et le petit-déjeuner dans les autres départements (49,40 € en 2018)

La convention collective de votre entreprise peut prévoir des remboursements plus généreux. Dans ce cas, ces dépenses doivent être justifiables par l’employeur comme nécessaires à l’activité de son entreprise. Sinon, elles sont considérées comme un complément de rémunération et doivent être incluses dans le revenu brut.

❯ Tout savoir sur les déplacements professionnels à l’étranger

La prime de transport

En principe, un employeur doit participer de moitié à vos frais pour vous rendre de votre domicile à votre lieu de travail en transport en commun. Cette prime n’est pas obligatoire si un employé utilise un transport individuel personnel. Si vous avez une voiture de société ou de fonction, vous n’êtes pas concerné par la prime de transport.

La prime facultative de transport

Un employeur peut décider d’accorder une prime de transport à ses employés, sous forme de compensation forfaitaire des frais de carburant (ou de rechargement pour une voiture électrique). La prime est accessible à tous les salariés de l’entreprise, sous les mêmes conditions, et elle figure dans l’accord collectif de l’entreprise.

Si votre employeur a mis en place cette prime de déplacement, elle permet l’obtention d’une somme d’argent (limitée à 200 euros par an) si :

  • votre logement ou vos bureaux sont situés dans une zone non accessible en transports en commun,
  • vous êtes obligé d’utiliser un véhicule personnel pour vous rendre sur votre lieu de travail en raison de vos horaires.

Cette prime n’est pas soumise aux cotisations sociales.

Guide : Fiscalité des voitures d’entreprise

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Quelle fiscalité pour quel type de véhicule d’entreprise ?

Pour les besoins de votre entreprise, il peut être nécessaire pour un dirigeant ou ses employés d’avoir un véhicule à disposition. En premier lieu, vous devez évaluer quel type de véhicule est adapté aux besoins de votre activité : véhicule de tourisme (transport de personnes) ou véhicule utilitaire (transport de marchandises). Les règles de fiscalité pour une voiture de société (ou un véhicule de fonction) et les règles de fiscalité pour un véhicule utilitaire sont en effet différentes, et ont un impact important sur le prix de votre flotte automobile.

De la même manière, choisir entre moteur essence, diesel, électrique ou hybride a une incidence. Un véhicule de société hybride entre dans la catégorie des véhicules propres et a donc une fiscalité particulière.

Découvrez en plus :

Quelle fiscalité pour les frais de déplacement ?

L’organisation d’une flotte automobile présente d’autres obligations fiscales. Si vous avez opté pour l’achat d’un véhicule de société, vous devez payer une taxe liée à l’émission de sa carte grise : la redevance d’acheminement.

Les frais liés à l’utilisation professionnelle d’un véhicule sont à la charge de l’employeur et doivent donc être justifiés. Si vos employés utilisent leurs véhicules personnels, des barèmes officiels permettent de calculer les indemnités auxquels ils peuvent avoir le droit, basées sur le type du véhicule, son âge, etc. Cela nécessite alors la mise en place d’un système de notes de frais précis.

Si vos employés utilisent des véhicules de fonction, achetés ou loués, ils doivent calculer les trajets faits à titre personnel, considéré comme des avantages en nature par l’administration fiscale.

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Comment calculer le TCO de votre flotte de véhicules ?

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Le coût total de possession (= TCO pour “total cost of ownership) mesure le coût réel d’un véhicule, y compris toutes les dépenses connexes comme l’acquisition et l’entretien. Un calcul précis du coût total de possession peut aider votre entreprise à déterminer quand elle doit remplacer les véhicules de son parc ou envisager la transition vers des véhicules loués. Il est important de mesurer soigneusement le coût total de possession, car un calcul trompeur peut donner une fausse idée du coût de vos actifs et mener à des décisions financières non stratégiques.

Comment calculer le TCO de votre flotte de véhicules ?

Une étude approfondie menée par Ernst & Young (E&Y) a déterminé que les principales catégories de coûts sont le coût du capital, l’essence, l’entretien, l’amortissement des actifs, les licences, l’administration et l’assurance des véhicules.

Le coût du capital de votre flotte

Les coûts en capital sont la mesure la plus négligée, en particulier pour les petites et moyennes entreprises qui achètent des actifs en payant comptant. Lorsque les entreprises acquièrent des actifs sans prendre de crédit, on suppose souvent qu’il n’est pas nécessaire de l’inclure dans le calcul du TCO. Mais, contrairement à cette croyance, les entreprises doivent rendre compte de cette perte d’opportunité d’investissement, en d’autres termes, la perte d’un rendement potentiel supérieur si l’argent avait été utilisé différemment.

A noter que les économies d’échelle ont une influence sur le TCO. Une grande entreprise qui achète de gros volumes de véhicules peut négocier des tarifs plus intéressants qu’une petite ou moyenne entreprise.

En achetant à crédit, vous devez aussi inclure le coût de votre emprunt au remboursement de celui-ci, ainsi qu’estimer la perte de votre capacité d’emprunt. En choisissant la location longue durée, ce coût n’existe plus.

Calculer le coût du carburant de votre flotte

Le carburant représente le deuxième poste de dépense dans le calcul de tous les coûts liés à un véhicule. Ces coûts varient en fonction du type de véhicule choisi : essence, diesel, hybride ou électrique. Mais ils varient également selon l’âge du véhicule et l’utilisation qui en est faite. Vous pouvez faire un suivi de ces coûts sur une période donnée pour trouver des moyens de la limiter : sélection de certaines stations-service par exemple. Mais conduire des véhicules récents et bien entretenus (des pneus mal gonflés peuvent augmenter la consommation d’essence jusqu’à 15%) est une clé simple pour baisser ce poste de dépenses.

Calculer le coût d’entretien d’un véhicule

Le coût d’entretien d’un véhicule ou d’un bien augmente de façon exponentielle tout au long de la durée de vie du véhicule, au fur et à mesure qu’il vieillit.

Bien entendu, l’âge n’est pas le seul facteur prédictif des coûts d’entretien. La qualité et la régularité de l’entretien des véhicules influent également sur leur coût d’entretien au fil du temps. Il est recommandé d’inclure également le coût des pannes dans les calculs du coût total de possession.

En faisant le choix de la location longue durée, ce coût est inclus dans votre loyer et l’entretien et la maintenance sont de haute qualité car dans l’intérêt de votre loueur professionnel.

L’amortissement de l’actif

La valeur de votre bien diminue avec le temps à mesure qu’il s’use et se détériore. Les entreprises calculent souvent l’amortissement en supposant qu’il sera évalué à 0 € à la fin de sa durée de vie utile prévue (habituellement 5 ans). En règle générale, cependant, les actifs peuvent être évalués à 20 % de leur prix d’achat après cinq à six ans de vie utile et à 10 % de leur prix d’achat après dix ans.

Frais administratifs et charges fiscales des véhicules

N’oubliez pas d’incorporer les frais d’immatriculation et d’administration de votre véhicule dans votre calcul du TCO. Ces coûts peuvent varier d’une flotte à l’autre. Tenez soigneusement compte de tous les coûts associés dans vos calculs.

L’assurance auto de votre flotte

Faites si possible le choix d’une assurance globale pour votre flotte automobile afin d’en réduire le coût par véhicule. N’hésitez pas à comparer les différents assureurs en faisant établir plusieurs devis et à regarder dans le détail les prix pratiqués : certains véhicules coûtent beaucoup plus cher.

Location ou achat : que choisir pour ma gestion de flotte automobile ?

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Les véhicules nécessaires à la bonne marche d’une entreprise représentent un budget conséquent, que vous soyez en profession libérale ou à la tête d’une société. La question se pose : faut-il plutôt choisir la location ou l’achat pour la gestion de votre flotte automobile ? Pour répondre à cette question, il faut d’abord prendre en compte les besoins de l’entreprise et étudier les différentes solutions existantes pour sélectionner la plus adaptée à votre situation.

Vaut-il mieux acheter ou louer votre flotte automobile ?

Pour savoir s’il est plus adapté d’acheter ou de louer les véhicules de votre flotte automobile, vous devez réfléchir aux critères
suivants :

  • Quelles vont être les distances parcourues ? Un véhicule utilisé fréquemment doit être changé régulièrement et il est difficile à revendre. Si votre flotte automobile va beaucoup rouler, la location vous permet d’avoir des véhicules récents à disposition et d’en changer fréquemment.
  • Où est localisée votre flotte ? Si vos véhicules sont tous au même endroit, il peut être intéressant d’acheter, car vous pouvez négocier directement avec un concessionnaire. Si votre flotte se retrouve éparpillée, il sera difficile d’obtenir des bons prix en faisant des achats unitaires. Dans ce cas, il est plus intéressant de passer par la location longue durée.
  • Quelle est l’utilisation faite de votre flotte automobile ? Les voitures de location doivent être rendues en bon état. Si votre entreprise comporte des risques d’abîmer sensiblement ses véhicules, il peut être plus intéressant de les acheter.

Acheter sa flotte automobile

Vous pouvez choisir d’acheter votre flotte automobile comptant ou à crédit.

Si vous avez les fonds nécessaires, vous pouvez choisir d’acheter comptant votre véhicule d’entreprise. Cela vous permet d’acheter très simplement sans les démarches administratives liées à un emprunt.

A savoir :

  • la valeur TTC de l’achat est comptabilisée dans la partie “Dettes” et vient donc alourdir votre bilan,
  • comme toute immobilisation financière, le véhicule se dévalue rapidement,
  • un achat comptant a un impact important sur votre trésorerie, et cet argent pourrait être mieux investi pour développer votre activité,
  • trouver un véhicule correspondant à vos critères et à votre budget, et éventuellement le revendre quand vous avez besoin de le remplacer, est très chronophage.

En choisissant un crédit auto, les intérêts payés sont déductibles de vos impôts car entrent dans la catégorie des charges. L’amortissement du véhicule est généralement calculé sur 5 ans.

Les inconvénients d’un achat à crédit sont les suivants :

  • vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les véhicules de tourisme,
  • vous utilisez votre capacité d’emprunt pour du matériel au lieu de l’investir dans des sujets plus stratégiques de votre activité,
  • vous devez attendre la fin de votre crédit pour pouvoir revendre le véhicule même si vos besoins ont changé.

Choisir la location pour votre flotte automobile ?

La location longue durée a l’avantage de vous permettre une grande souplesse dans la gestion de votre flotte automobile. En négociant votre contrat avec un loueur professionnel, vous pouvez décider des types de véhicules, des durées de location, inclure la maintenance, l’assurance, etc. Vous payez une somme fixe chaque mois ce qui vous permet d’anticiper votre budget. Vous gagnez beaucoup de temps car vous n’avez pas à gérer l’achat ni la revente de chaque véhicule. Vous avez à votre disposition des véhicules récents et en parfait état de marche.

La location longue durée est globalement plus chère que l’achat d’un véhicule, mais les loyers sont considérés comme des charges et donc déductibles des impôts, ce qui permet d’en réduire le coût.