L’indemnité des frais kilométriques pour l’entreprise individuelle

Si vous avez créé une entreprise individuelle, que vous soyez artisan, commerçant ou exerçant une profession libérale, vous engagez des frais pour le maintien de votre activité. Il est possible de déduire ces charges de votre chiffre d’affaires brut afin qu’elles ne soient pas soumises à l’impôt sur le revenu. Dans le cas des frais de transport, des règles particulières s’appliquent suivant le statut de votre entreprise et le type de véhicule utilisé. Voilà ci-dessous un petit guide sur l’indemnité des frais kilométriques pour une entreprise individuelle.

Petit rappel sur les entreprises individuelles

Si vous êtes à la tête d’une micro-entreprise (auto-entrepreneur), vous ne pouvez pas déduire vos frais de vos revenus imposables. Vous ne pouvez donc pas bénéficier de l’indemnité des frais kilométriques.

En revanche, si vous avez monté une EI ou une EIRL et payez l’impôt sur le revenu, vous pouvez bénéficier de l’indemnité des frais kilométriques.

Petite note importante des charges déductibles des entreprises individuelles : si vous êtes à la tête d’une EIRL et avez fait le choix de l’impôt sur les sociétés, vous ne pouvez pas bénéficier de l’indemnité des frais kilométrique.

Entreprise individuelle et frais kilométriques : comment ça marche ?

En règle générale, pour les besoins de votre activité, vous utilisez votre véhicule personnel, ou vous avez acheté ou loué un véhicule de société.

Les indemnités kilométriques couvrent les frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel lors de déplacements professionnels. Le trajet domicile – entreprise n’est donc pas pris en compte dans le calcul des frais kilométriques, sauf si vous pouvez justifier que la voiture est le seul moyen de transport disponible.

Leur calcul est basé sur un barème officiel des frais kilométriques 2019, établi par l’administration fiscale. Attention, ce barème forfaitaire n’est pas le même que celui destiné aux frais professionnels des salariés et des professions non commerciales.

Les frais comptabilisés prennent en compte l’usure générale, l’assurance annuelle et le carburant dépensé pour les besoins de votre activité.

En revanche, certains frais de déplacement comme le péage et parking ne sont pas couverts par les indemnités kilométriques. Ils doivent faire l’objet d’une note de frais séparée, et ne peuvent être imputés quand dans le cadre d’un déplacement professionnel.

Comment gérer vos frais kilométriques en entreprise individuelle ?

Pour pouvoir profiter du barème forfaitaire au nombre de kilomètres parcourus, il vous faut justifier de l’utilisation professionnelle de votre véhicule (raison du déplacement), et du kilométrage parcouru. Chaque déplacement doit être renseigné. Il faut donc garder vos justificatifs : factures, relevés de banque, etc.

Comment comptabiliser les frais kilométriques en entreprise individuelle ?

La déduction fiscale des frais kilométriques s’applique s’ils sont enregistrés dans la comptabilité de votre entreprise.

En pratique, il vous faut remplir un document sur un modèle défini par l’état et le joindre en annexe à votre déclaration des résultats.

Ce document doit comporter :

  • le type et l’immatriculation du ou des véhicules concernés ;
  • le nombre total de kilomètres parcourus en distinguant ceux effectués pour les besoins de l’entreprise ;
  • le montant forfaitaire des frais de carburant ;
  • les modalités de comptabilisation des frais de carburant.

A noter : Si vos dépenses réelles sont entièrement ou en partie enregistrées, vous ne devez enregistrer que la différence éventuelle entre le montant forfaitaire total et les frais réels dans votre comptabilité.

Exemple de comptabilisation de frais kilométriques :

  • type de véhicule : 11CV au gazole
  • nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel : 10 000 ;
  • prix du kilomètre estimé forfaitairement : 0,116 € ;
  • évaluation forfaitaire des frais de carburant : 1 160 € ;
  • dépenses réelles de carburant enregistrées par l’exploitant en cours d’exercice : 500 € ;
  • déduction supplémentaire susceptible d’être pratiquée par l’exploitant : 1 160 € (évaluation forfaitaire) – 500 € (frais réels) = 660 €.

Cette somme doit être enregistrée en comptabilité. La comptabilisation des indemnités kilométriques d’une entreprise individuelle s’effectue alors en débitant le compte n° 6251 « Voyages et déplacements » et en créditant le compte n° 108 « Compte de l’exploitant ».

La location d’une voiture professionnelle permet une gestion simplifiée de vos charges, notamment sur les frais kilométriques. Avec les offres Sixt, simplifiez vos déplacements professionnels.