Le remboursement kilométrique

Lorsqu’un de vos employés utilise un véhicule personnel pour un déplacement professionnel, il peut prétendre à des indemnités versées par l’entreprise. Le remboursement kilométrique se calcule sur la base d’un barème fixé par l’administration fiscale et nécessite l’établissement d’une note de frais.
Les experts de Sixt Corporate vous expliquent tout sur le fonctionnement du remboursement kilométrique.

Qu’est-ce que le remboursement kilométrique ?

Le remboursement des frais kilométriques est accordé lorsqu’un véhicule personnel d’un de vos salariés est utilisé pour un trajet professionnel. Il permet la prise en charge des frais inhérents et les dépenses liées à l’utilisation d’une voiture, d’une moto ou d’un scooter de moins de 7 CV, et depuis 2016 d’un vélo.
L’utilisation d’une voiture de location ou d’un véhicule appartenant à la flotte de votre entreprise ne permet pas d’en bénéficier.

Le remboursement des frais kilométriques est un avantage fiscal accordé aux salariés d’une entreprise. Le montant des indemnités calculé est déduit des revenus imposables d’un salarié, au même titre que les autres frais professionnels. Pour l’entreprise, il s’agit d’une somme qui est intégrée dans les charges, et donc déductible du résultat de l’entreprise.

À noter : le dirigeant d’une entreprise peut également prétendre à un remboursement kilométrique.

Le cas du trajet domicile – lieu de travail

Les trajets depuis le domicile jusqu’au lieu de travail peuvent être pris en charge (dans la limite d’une distance maximale de 80 km et d’un seul aller-retour) si aucun moyen de transport public n’existe, ou dans le cadre d’une convention collective dont bénéficient tous les employés de l’entreprise.

Comment calculer le remboursement kilométrique ?

Le remboursement kilométrique se calcule avec l’aide d’un barème fixé par l’administration fiscale qui change tous les ans. Ce barème prend en compte deux facteurs : le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel et la puissance fiscale du véhicule.

L’administration fiscale propose un simulateur en ligne permettant de calculer les frais kilométriques d’un salarié.

Il existe un barème des frais kilométriques différent pour les motos et les scooters, et pour les vélos.

Les nouveaux barèmes sont publiés par l’administration fiscale vers le mois de février ou de mars de chaque année. Le barème pour le remboursement kilométrique 2021 sera bientôt en ligne.

Le barème pour le remboursement des frais kilométriques 2022 sera donc en ligne en février ou mars 2022.

A noter : Le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % en cas d’utilisation d’un véhicule électrique.

Frais réels ou abattement forfaitaire ?

C’est à l’entreprise de décider si le remboursement kilométrique se fait sur la base des frais réels en utilisant le barème de l’administration fiscale, ou choisir un abattement forfaitaire de 10%. Ce choix se fait généralement de manière concertée avec les employés.

Que couvrent lese remboursements kilometriques?

L’indemnité kilométrique est paramétrée pour couvrir toutes les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Qu’il s’agisse de la déduction des frais réels ou de la déduction forfaitaire, les montants versés permettent d’être défrayé pour :

  • Les dépenses de carburant ;
  • Les frais de parking ;
  • Le coût de l’assurance auto ;
  • L’usure du véhicule et sa dépréciation.

Quelles sont les conditions pour bénéficier du remboursement kilometriques?

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, vous devez remplir certaines conditions :

  • Vous devez utiliser un véhicule personnel dont vous êtes propriétaire ou locataire, qui ne peut donc être immatriculé au nom de l’entreprise.
  • Chaque déplacement doit être lié à une activité professionnelle et doit pouvoir être justifié.
  • Il est nécessaire d’attester que lors du déplacement professionnel, le salarié concerné ne transportait pas un de ses collègues bénéficiant lui aussi de ces indemnités kilométriques. Un même trajet ne peut se faire rembourser deux fois.

Quelle procédure mettre en place pour le remboursement kilométrique ?

Pour obtenir un remboursement kilométrique, le salarié doit remplir une note de frais comprenant le motif du déplacement, le lieu de la mission, le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule utilisé. Il doit y joindre les justificatifs nécessaires, comme une copie de la carte grise permettant de justifier de la puissance fiscale du véhicule. En effet, en cas de contrôle fiscal de l’entreprise, on lui demandera de justifier des sommes déduites de ses charges.

L’emploi de leurs véhicules personnels par vos employés peut présenter des avantages : vous n’avez pas à supporter l’achat ni la gestion d’un parc automobile d’entreprise et vous évitez d’avoir à payer la TVS. Mais si certains de vos employés sont amenés à se déplacer souvent, le remboursement des frais kilométriques peut devenir un poste de dépense important pour l’entreprise et se révéler plus cher que des solutions clef en main, tel un partenariat avec votre loueur de voiture pro Sixt Corporate.