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MODELE DE NOTE DE FRAIS POUR DEPLACEMENT PROFESSIONNEL À TÉLÉCHARGER

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Tout déplacement professionnel engendre des frais pour le collaborateur. La fiche de note de frais à remplir est le plus souvent mensuelle. Elle requiert de disposer d’un document spécifique mentionnant des informations relatives notamment à l’employé et aux diverses dépenses liées aux déplacements (carburant, péages, repas, etc.). Parfois complexe, la gestion de note de frais se veut facilitée si le collaborateur dispose d’un modèle de note de frais adapté et conforme aux exigences de l’URSSAF et de l’administration fiscale.

À quoi sert une note de frais ?

D’une manière générale, une note de frais aide à la comptabilisation des frais engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ce dernier peut ainsi faire une demande de remboursement de ses frais engagés dans ce cadre précis (péages, essence, utilisation des transports en commun, etc.)

Si le salarié doit utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’entreprise se doit de lui rembourser les frais kilométriques, tout comme l’usure de la voiture, calculée selon un coefficient kilométrique (barème fiscal basé sur le nombre de chevaux fiscaux d’un véhicule).

Bon à savoir :

Il est parfois possible pour le salarié de déduire les frais professionnels de son impôt sur le revenu. En effet, même si ces frais ont d’ores et déjà été remboursés par l’employeur grâce à un modèle de note frais (indemnités forfaitaires ou remboursements sur justificatifs), le salarié peut déclarer le montant imposable dans la partie frais réels de sa déclaration de revenus pour obtenir une réduction d’impôt. À noter que cette déduction n’est possible que dans la mesure où ces frais sont nécessaires au travail du salarié.

Les règles à respecter pour une note de frais irréprochable

Utiliser un modèle de note de frais peut être un excellent moyen de gagner du temps en organisant la gestion des notes de frais d’une entreprise. Cela permet de suivre précisément les remboursements et débours effectués par la société.

Cependant, les notes de frais représentent un poste de dépenses qui est surveillé et régulièrement contrôlé par l’URSSAF et l’administration fiscale. Il est donc primordial de disposer du bon modèle note de frais et de respecter certaines règles pour que le document soit irréprochable.

  • Tout collaborateur doit justifier de la nécessité de la dépense dans le cadre de son activité professionnelle et toujours dans l’intérêt de son entreprise pour bénéficier d’un remboursement des frais professionnels.
  • Une feuille de note de frais doit être impérativement accompagnée de tous les justificatifs (factures) associés à chaque dépense.
  • Les frais doivent être proportionnés aux déplacements à titre professionnel sous peine de passer pour des avantages en nature aux yeux de l’administration fiscale. (Exemple : un nombre de repas disproportionné)

Comment faire fiche de frais pour un déplacement professionnel?

L’idéal pour éviter tout litige avec l’URSSAF et l’administration fiscale est de faire apparaître le maximum d’informations sur la feuille de note de frais. Il faut choisir le modèle de note de frais en conséquence, celui qui permet d’être le plus précis possible.

Pour vous faire rembourser par votre entreprise, les mentions à faire apparaître sont les suivantes:

  • Identité de la personne qui établit le document de note de frais
  • La date à laquelle la demande est faite
  • La date et la nature de chaque dépense
  • Le montant

Votre modèle note de frais de transport pour vos déplacements professionnels doit préciser:

  • Le trajet effectué
  • Le nombre de kilomètres parcourus
  • Le motif du déplacement professionnel
  • Les frais liés au carburant
  • Les éventuels frais de repas et frais d’hébergement qui doivent être justifiés.

À chaque dépense mentionnée dans le document de note de frais doit correspondre un justificatif, lequel doit être impérativement joint.

Découvrez nos fiches détaillées pour calculer vos frais de déplacement :

Modèle note de frais à télécharger

Une feuille de note de frais peut se présenter sous plusieurs formes, le plus souvent sous la forme d’un tableau. L’essentiel est qu’elle contienne un maximum d’informations comme celles mentionnées précédemment. Quel que soit le modèle de note de frais choisi, il doit être clair, lisible et compréhensible aisément, afin de faciliter le remboursement de frais liés, entre autres, à l’utilisation du véhicule. À celui-ci doivent être joints tous les justificatifs relatifs à vos dépenses.

Retrouvez ci-contre un exemple de note de frais :

Modèle note de frais (pdf)

Télécharger le modèle de note de frais

Les frais remboursables sont divers. Les colonnes de la fiche de note de frais varient donc selon les dépenses : indemnités kilométriques, frais de péage, repas, hébergement, péage, carburant, etc.

Bon à savoir :

Il peut arriver que le collaborateur tarde à remplir et transmettre sa feuille de note de frais. La vigilance doit rester de mise sur ce point car le délai de rendu apparaît aussi important que la précision des informations fournies. L’employeur peut en effet refuser le remboursement des notes de frais si ce délai s’avère trop long. Tel peut être le cas notamment lorsqu’un délai est imposé pour apporter les justificatifs des frais de déplacements professionnels.

 

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CALCULER LES FRAIS DE DÉPLACEMENT EN VOITURE

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En tant qu’entreprise, calculer les frais de déplacement voiture des salariés est une étape aussi importante que chronophage. Faciliter la gestion des frais de déplacement est une question importante à laquelle doivent s’atteler les gestionnaires de flotte et le service comptabilité de chaque entreprise.

QUE SONT LES FRAIS DE DÉPLACEMENT EN VOITURE ?

Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié peut être amené à utiliser son véhicule personnel pour se déplacer. Cela concerne aussi bien les frais engagés pour les trajets domicile-travail que les déplacements temporaires.

Les frais de déplacement, encore appelés frais kilométriques, donnent lieu au versement d’une compensation de la part de l’employeur. Occasionnés lors de déplacements professionnels, ils sont calculés selon un barème d’indemnités kilométriques établi par l’administration fiscale.

Quels trajets entrent dans la catégorie des déplacements professionnels ?

De façon générale, les frais de déplacement vont de pair avec l’ensemble des missions effectuées par un employé pour le compte de son entreprise, en dehors du bureau.

Cela peut donc faire référence au trajet entre le domicile et le bureau, les visites et rendez-vous à l’extérieur, les voyages d’affaires, les repas d’affaires en extérieur, les séminaires et congrès.

L’employeur se doit de rembourser tout employé qui accomplit de telles missions.

Si l’employé utilise son propre véhicule cela passera par le remboursement des frais de carburant ou de parking. S’il utilise les transports en commun ou un autre moyen de locomotion public, l’employé pourra se faire rembourser le billet.

NB : la compensation se fait alors sur la présentation de justificatifs mentionnant les coûts liés au déplacement.

LE BARÈME DE REMBOURSEMENT DES FRAIS KILOMÉTRIQUES

Un trajet professionnel donne lieu à un remboursement kilométrique par l’employeur. Cette mesure s’applique dans le cas où le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer son déplacement.

Le calcul des indemnités kilométriques s’effectue selon un barème kilométrique fixé par l’administration fiscale dont voici le détail pour 2022 (avec “d” pour distance) :

Puissance fiscale du véhicule Jusqu’à 5.000 km parcourus De 5.001 à 20.000 km parcourus Plus de 20.000 km parcourus
3 CV et mois d x 0,502 (d x (0,3) + 1007 d x 0,35
4 CV d x 0,575 (d x 0,323) + 1262 d x 0,387
5 CV d x 0,603 (d x 0,339) + 1320 d x 0,405
6 CV d x 0,631 (d x 0,355) + 1382 d x 0,425
7 CV et plus d x 0,661 (d x 0,374= + 1435 d x 0,446

Important : le nouveau barème, à utiliser pour la déclaration de revenus de 2023, sera publié par arrêté au Journal Officiel de février 2023.

Les indemnités calculées à partir de ce barème sont déductibles des impôts sur le revenu, à condition de disposer des justificatifs correspondant aux dépenses déclarées.

Le cas particulier des trajets domicile-travail

Le remboursement des frais kilométriques peut également avoir lieu dans le cadre d’un trajet domicile-travail (avec utilisation du véhicule du collaborateur), si un accord collectif le prévoit.

Il faut savoir que les frais ne peuvent cependant pas excéder le montant résultant de l’application du barème kilométrique établi par l’administration fiscale.

LES DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS AVEC UN VÉHICULE PERSONNEL

Les frais de déplacement liés à l’utilisation du véhicule personnel du collaborateur donnent également lieu à un remboursement de la part de l’employeur.

Le calcul de l’indemnité s’effectue aussi sur la base du barème des IK déterminé par l’administration fiscale et mis à jour chaque année.

Il est à noter que l’actuelle définition des frais de déplacement intègre les trajets uniquement professionnels et exclut ceux du domicile au lieu de travail.

Pour le remboursement des frais de déplacement professionnel, il est possible de déclarer les dépenses réelles. Cela nécessite de disposer de tous les justificatifs, ce qui n’est pas toujours simple.

Quid de la prime de déplacement professionnel ?

Certaines entreprises prévoient une prime de déplacement professionnel. Celle-ci peut inclure des dépenses telles que :

  • les frais de déplacement kilométriques (ou remboursement des frais de transports)
  • les frais d’hébergement et de restauration.

Non obligatoire, la prime de déplacement concerne généralement les grands déplacements professionnels.

Le saviez-vous ? La justice considère que l’employeur ne peut arrêter d’effectuer le remboursement des frais kilométriques sans justification.

CALCULER DES FRAIS DE DÉPLACEMENT EN VOITURE

Pour rappel, le tarif pour déplacement professionnel est fonction des caractéristiques du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.

Pour connaître le tarif d’un déplacement professionnel, il suffit de se reporter aux barèmes correspondant au type de véhicule utilisé :

  • automobiles avec une puissance fiscale plafonnée à 7 CV.
  • 2 roues dont la cylindrée est > 50 cm³.
  • 2 roues dont la cylindrée est < 50 cm³.

Chaque barème kilométrique établit un tarif de déplacement professionnel par tranche kilométrique. Pour les automobiles :

  • jusqu’à 5.000 km,
  • de 5001 à 20.000 km,
  • au-delà de 20.000 km.

Pour exemples, sur la base du barème kilométrique 2022 :

  • Une distance parcourue de 6.000 km sur l’année avec une voiture de 7 CV donne lieu à une indemnité kilométrique de 6000 x 0,661 € soit 3.966 €.
  • Une distance parcourue de 22.000 km sur l’année avec une voiture de 6 CV donne lieu à une indemnité kilométrique de 22.000 x 0,425 € soit 9.350 €.

NB : pour calculer les frais de déplacement à verser à un employé circulant à moto ou en scooter, il faut se reporter au barème kilométrique correspondant, qui diffère de celui d’une voiture.

Les frais de déplacement sont déductibles de l’impôt sur le revenu, sous réserve de disposer des justificatifs correspondants.

LA LOCATION DE VÉHICULE, POUR UNE GESTION FACILITÉE DES NOTES DE FRAIS

La gestion des notes de frais peut s’avérer complexe

Véritable lourdeur administrative pour toute entreprise, la gestion des notes de frais peut s’avérer complexe.

Aussi, la location de véhicule pour les déplacements professionnels représente aujourd’hui la solution idéale pour les dirigeants comme pour leurs collaborateurs.

Avec la possibilité de réserver parmi un large choix de véhicules, l’anticipation et l’organisation sont au rendez-vous pour toujours plus d’efficacité.

Le gain de temps est réel via la location de voiture pour les pros, d’autant que les offres proposées demeurent adaptées aux besoins de chaque société.

Avec les offres Sixt, simplifiez vos déplacements professionnels.

QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE LOA ET LLD ET QUE CHOISIR POUR SON ENTREPRISE

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Dans la location de voiture longue durée (LOA ou LLD), le sur-mesure est à l’honneur. Cependant une seule formule peut vous apporter la flexibilité indispensable dans votre activité professionnelle.

Quelle différence entre loa et lld?

Deux formules de location longue durée

La location avec option d’achat (LOA) et la location longue durée (LLD) sont très plébiscitées des entreprises aujourd’hui. Contrats sur-mesure ouverts aux professionnels comme aux particuliers, LOA et LLD permettent de louer un véhicule dans des conditions déterminées dès la souscription du contrat. Même si elles présentent des points communs, la différence entre LOA et LLD existe bel et bien.

La location avec option d’achat (LOA) concerne à la fois une voiture neuve comme une voiture d’occasion et est basée sur un système de loyer mensuel. Le montant de ce dernier est défini par l’apport initial effectué à la signature du contrat, ainsi que par la définition du kilométrage annuel qui s’étend sur toute la durée du contrat. Au terme du contrat de ce crédit-bail, il est possible d’acheter la voiture en leasing au prix de sa valeur résiduelle, ou de la restituer au concessionnaire, sans avoir à s’occuper de la remise en état.

La location longue durée (LLD) est un crédit auto régi par un contrat qui détermine une durée de location ainsi que le montant du loyer mensuel. Ce type de leasing est idéal si vous souhaitez changer régulièrement de voiture, car il permet d’obtenir une voiture neuve ou une voiture d’occasion sans apport. En revanche, s’il vous dispense de vous occuper de la revente, ce crédit-bail ne vous permet pas de devenir propriétaire du véhicule. En effet, en fin de contrat, le loueur se voit dans l’obligation de s’acquitter des frais de remise en état du véhicule si besoin, puis d’en effectuer la restitution.

Tableau comparatif: la différence entre LOA et LLD

 

LLD LOA
POINTS COMMUNS
  • Contrat sur-mesure
  • Loyer déterminé à l’avance
  • Location de 12 à 72 mois
  • Frais à prévoir si dépassement du kilométrage prévu au contrat
Les AVANTAGES
  • Tout est compris: entretien, réparations en cas de panne, assistance
  • Modularité et flexibilité
  • Versement d’un dépôt de garantie
  • Rachat possible du véhicule à la fin de la location
  • Impossibilité d’interrompre le contrat avant terme sous peine de pénalités

Choisir la lld ou l’achat pour une entreprise?

Optez pour une solution adaptée

LLD ou achat, la question peut tarauder.

Avec la LLD, le loyer déterminé à l’avance facilite la trésorerie. Il s’agit d’un point de différence entre LOA et LLD à ne pas négliger. La gestion de la flotte de véhicules de l’entreprise s’en trouve facilitée. Contrairement à l’achat de véhicule, la LLD n’immobilise pas de capital. Elle permet de changer de véhicule plus facilement et plus régulièrement. Vous avez l’avantage de disposer de véhicules récents et entretenus. Il est à noter que dans la cadre de l’achat d’une voiture la dépréciation est importante. Il faut compter environ 25% du prix la première année.

Il faut savoir que le coût des loyers de location longue durée constituent une déduction fiscale pour les professionnels. Ces derniers passent en charges fiscales.

Opter pour la LLD entreprise, c’est bénéficier de:

  • Confort de gestion de trésorerie
  • Gestion de flotte des véhicules facilitée
  • Contrat flexible
  • Véhicules récents et entretenus
  • Formule tout inclus (entretien, réparations en cas de panne, assistance)

La lld satisfait toutes vos exigences professionnelles

Notre expertise fait la différences

Selon la taille de la société et les objectifs de trésorerie, il en ressort que la LLD pour entreprise demeure la meilleure option. Flexible et modulable, elle répond parfaitement à tous vos besoins professionnels.

La LLD a pour avantage de présenter une certaine sécurité, ce qui représente une importante différence entre LOA et LLD. Les mensualités connues à l’avance, l’entretien, les réparations, l’assistance sont autant d’éléments qui rassurent. Les risques apparaissent limités pour la société.

Idéale pour l’organisation de tous les déplacements professionnels, elle offre une facilité de gestion des plannings.

  • Vous souhaitez un véhicule d’une certaine gamme pour une durée déterminée ? La LLD vous offre cette possibilité.
  • Vous ne voulez un engagement que sur une période limitée sans engagement quant à un éventuel achat ? La LLD est la solution idéale.
  • Vous êtes demandeur de flexibilité, indispensable dans votre activité ? La LLD présente toutes les caractéristiques d’un contrat de location longue durée modulable selon vos besoins.
  • Vous recherchez également un kilométrage illimité pour vos trajets ? La LLD vous permet de profiter de cette option sans restriction.

Envisager la lld avec SIXT pour tous vos déplacements en france comme à l’étranger

Le réseau mondial SIXT à votre service

SIXT dispose d’un réseau d’agences implantées partout en France et à l’étranger. Dans le cadre de la LLD entreprise, les agences SIXT vous permettent de pouvoir bénéficier d’offres dédiées et de services de qualité. Un large choix de véhicules récents vous est proposé en France et à l’international. Sixt vous accompagne quelle que soit la destination vers laquelle vous entraînent vos obligations professionnelles.

 

Sixt facilite la location longue durée pour entreprise. Découvrez nos offres dédiées et les nombreux avantages associés pour toujours mieux satisfaire chaque client.

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TOUT SAVOIR SUR L’ASSURANCE AUTO PROFESSIONNEL

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Tout véhicule utilisé à des fins professionnelles doit bénéficier d’une assurance auto déplacement professionnel. Qu’il s’agisse d’un véhicule appartenant à l’entreprise ou de la voiture du collaborateur, l’assuré demeure obligatoire dans les deux cas.

QU’EST-CE QUE L’ASSURANCE AUTO PROFESSIONNEL ?

L’assurance véhicule professionnel s’avère indispensable pour couvrir le collaborateur, les tiers et le véhicule en cas de sinistre. Elle est obligatoire dès lors que la voiture ou l’utilitaire est utilisé pour un déplacement professionnel. Voiture de fonction, voiture de société ou véhicule personnel, leur utilisation doit faire l’objet d’un contrat d’assurance adapté.

L’ASSURANCE VÉHICULE PROFESSIONNEL : POUR QUI ?

Une assurance de responsabilité civile est obligatoire pour tout véhicule professionnel destiné au transport des marchandises ou des personnes. Elle doit au minimum être en mesure de vous protéger en cas de dommages matériels ou dommages corporels causés à autrui.

Pour être assuré de rester mobile en toute circonstance, l’assurance véhicule professionnel vous permet également de protéger votre véhicule contre tous les dommages subis, en prenant en charge les frais liés à une réparation, un accident, un vol, etc.

Lors de la souscription d’une assurance auto professionnelle, vous pouvez choisir différents niveaux de couverture : responsabilité civile et assurance au tiers, assurance des personnes ou marchandises transportées, assurance multirisque. Choisissez le niveau de garantie dont vous avez besoin pour garder l’esprit tranquille en toutes circonstances.

Vos besoins ne sont pas les mêmes si vous êtes auto-entrepreneur ou chef d’entreprise. Des contrats spécifiques existent pour les entreprises disposant d’une flotte de véhicules (minimum 3 ou 5 véhicules, selon les compagnies), permettant de réduire vos contraintes administratives et de bénéficier de tarifs avantageux.

ASSURANCE AUTO POUR VOITURE DE FONCTION ET VOITURE DE SOCIÉTÉ

La voiture de fonction et la voiture de société sont deux types de véhicule utilisés dans le cadre professionnel. Tous deux appartiennent à l’entreprise. C’est donc à l’employeur que revient la charge de souscrire l’assurance véhicule professionnel adaptée.

Le collaborateur qui utilise une voiture de société est couvert pour chacun de ses déplacements professionnels.

La voiture de fonction permettant un usage professionnel et un usage privé bénéficie dans les deux de l’assurance auto véhicule professionnel souscrite par l’employeur. Il existe cependant des spécificités en cas d’accident avec un véhicule de fonction.

Si une entreprise dispose de plusieurs véhicules de fonction il peut être intéressant de souscrire à une assurance de flotte automobile.

ASSURER UN VÉHICULE PERSONNEL POUR UN DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL

Il peut arriver qu’un collaborateur soit amené à utiliser son véhicule personnel pour un déplacement professionnel. Cette utilisation doit obligatoirement être mentionnée dans le contrat d’assurance. Cela permet d’être couvert et de bénéficier d’une indemnisation en cas de sinistre survenu lors d’un déplacement professionnel.

Il est donc essentiel de le mentionner lorsque vous établissez un devis assurance véhicule professionnel. Dans le cas contraire, l’assureur considérera que le contrat est entaché de nullité.

Il faut également penser à vérifier que l’assurance couvre bien les aménagements et le contenu du véhicule. Cette vigilance est indispensable si vous envisagez une assurance pour véhicule professionnel en ligne.

Il faut également savoir que le trajet domicile-travail n’est pas considéré comme un déplacement professionnel. L’assurance sur un trajet domicile-travail est donc un cas particulier à prendre en compte.

ASSURANCE VÉHICULE PROFESSIONNEL ET LOCATION DE VOITURE

Qu’il s’agisse d’une location voiture courte durée, de moyenne durée ou d’une location voiture longue durée, le contrat réalisé sur-mesure s’adapte à vos besoins professionnels. Louer un véhicule pour vos déplacements professionnels vous permet de bénéficier de nombreux services dont l’assurance et les garanties qui y sont attachées.

Un contrat de location comprend l’entretien, les frais de réparation, l’assistance en cas de panne et l’assurance aux tiers. À ces avantages peuvent s’associer des garanties proposées par l’agence de location de voiture. Il s’agit de vous apporter une protection supplémentaire lors de chaque déplacement professionnel, de vous éviter des mauvaises surprises.

Effectuer un devis d’assurance auto pour votre véhicule professionnel auprès de l’agence de location simplifie vos démarches. Lors de votre réservation en ligne, vous pouvez souscrire la protection adaptée à vos besoins.

La plupart du temps, les garanties proposées concernent :

  • Une protection pneus et vitres
  • La protection contre le vol et les collisions
  • Une protection des occupants lors d’un accident

Renseignez vous cependant, il arrive que l’assurance LLD fournie avec la location ne vous couvre pas contre toutes les mauvaises surprises.

L’assurance véhicule professionnel et les garanties associées à la location de voiture vous permettent d’envisager chaque déplacement professionnel en toute sérénité. Vous profitez d’une protection adaptée quelle que soit votre destination. C’est l’assurance d’un voyage d’affaires en ayant l’esprit libre.

Sixt dispose de solutions adaptées à votre activité.
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L’ASSURANCE FLOTTE AUTOMOBILE POUR LES PROFESSIONNELS

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Voiture de fonction, voiture de société et autres véhicules professionnels doivent bénéficier d’une assurance auto professionnelle adaptée. Cependant la gestion du parc automobile n’est jamais simple pour une entreprise. Solution idéale pour les professionnels, l’assurance flotte automobile permet de bénéficier de toutes les garanties indispensables, en un seul contrat.

Qu’est-ce que l’assurance flotte automobile ?

 

Une société propriétaire de plusieurs véhicules a la possibilité de souscrire une assurance flotte automobile. Cette dernière apporte à l’ensemble du parc automobile de l’entreprise les garanties nécessaires en cas de sinistre. Selon l’assureur, ce contrat d’assurance est proposé à partir de 3, 4 ou 5 véhicules. Il peut s’agir de voiture, utilitaire, engin de chantier ou de tout autre véhicule professionnel. Il est à noter que les conducteurs des véhicules ne sont pas obligatoirement mentionnés au contrat.

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Comment fonctionne un contrat d’assurance flotte automobile ?

L’assurance flotte automobile consiste à simplifier la gestion de la flotte de véhicules. Il n’y a qu’un seul contrat à gérer, une seule prime d’assurance. Vous retrouverez une offre de ce type chez la plupart des assureurs automobiles pour professionnels.

Deux types de contrats sont généralement proposés aux entreprises :

  • Le contrat dit fermé le nombre de véhicules et leurs caractéristiques sont connus et figés dès la souscription du contrat d’assurance professionnelle.
  • Le contrat dit ouvert le nombre de véhicules et leurs caractéristiques ne sont pas connus. Ce contrat concerne le plus souvent les grands parcs comprenant plus de 50 véhicules.

L’assurance flotte automobile apporte une couverture à la personne morale ainsi qu’aux conducteurs des véhicules. Les garanties sont souvent similaires à celles d’un contrat d’assurance individuelle :

  • Assurance aux tiers (responsabilité civile)
  • Bris de glace
  • Vol
  • Incendie
  • Garanties optionnelles, etc.

Les avantages de l’assurance flotte automobile

Choisir l’assurance flotte automobile a pour principal bénéfice de n’avoir qu’un seul contrat à gérer. Elle présente également un certain nombre d’avantages tant sur le plan financier que sur le plan pratique.

Elle permet de simplifier la gestion de l’ensemble des véhicules de votre entreprise d’une flotte d’entreprise avec notamment :

  • Une seule prime
  • Une seule date d’échéance
  • Une économie sur le coût global de l’assurance
  • Pas de système de bonus/malus appliqué mais une prise en compte du nombre de sinistres déclarés lors du calcul de la nouvelle prime d’assurance. Le système de calcul s’attache ainsi au risque réel.

Quels que soient le nombre et le type de véhicules, l’assurance flotte automobile demeure un contrat qui s’adapte aux besoins de l’activité.

La location professionnelle et l’assurance flotte automobile

Dans le cadre de la location voiture courte durée, moyenne durée et location voiture longue durée, vous bénéficiez d’une assurance véhicule pour vos déplacements professionnels.

Entreprise souhaitant louer plusieurs véhicules pour les déplacements de ses collaborateurs, vous profitez des conseils avisés d’experts en assurance flotte automobile pour choisir les garanties adaptées à votre activité.

Chaque contrat de location de voiture se veut sur-mesure pour répondre à vos besoins et exigences professionnelles. Assurance véhicule professionnel et garanties associées sont alors conçues pour une gestion de flotte facilitée et une protection adéquate.

 

Avec Sixt, la location voiture entreprise vous offre une assurance associée aux garanties adaptées à vos besoins.

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Entreprise: Acheter ou louer une voiture

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Les déplacements professionnels font partie intégrante de la vie des sociétés. Ils occupent même un poste important dans les dépenses de l’entreprise. La question d’acheter ou louer une voiture se pose bien souvent. Les deux options sont à étudier afin d’évaluer l’impact notamment sur la trésorerie et cela dans la durée. Plusieurs critères entrent en ligne de compte pour s’orienter vers l’achat ou la location de voiture de société.

Sur quels critères acheter ou louer une voiture ?

Achat ou location de véhicule, les dépenses se font dans le long terme quel que soit le choix. Et cela demande toujours réflexion pour une entreprise.

Il est tout d’abord nécessaire de déterminer l’usage du véhicule. La fréquence d’utilisation impacte directement le montant des frais et les charges associées à prévoir dans l’année. Le kilométrage annuel ou mensuel constitue également un indicateur précieux pour l’évaluation des frais de déplacements professionnels. Il faut étudier de manière générale le retour sur investissement pour l’entreprise. La dépréciation du véhicule est à prendre en compte dans l’achat de voiture de société. Le nombre de kilomètres à parcourir importe beaucoup dans le contrat de LOA ou LLD pour entreprise.

Outre ces critères de choix, la dimension écologique intervient elle aussi. Qu’il s’agisse d’acheter ou louer une voiture, dans les deux cas, le véhicule peut être exonéré de TVS sous conditions. Selon le niveau d’émission de CO2, s’il s’agit d’un véhicule commercial (2 places assises) ou pour le transport de personnes (banquette à l’arrière), la TVS s’appliquera ou pas. D’où l’importance du choix du véhicule à l’achat comme en location.

Acheter une voiture de société

Tout véhicule d’entreprise acheté fait partie des actifs de la société.
Il faut noter que l’achat de voiture de société a une incidence fiscale en fonction du type de véhicule (tourisme ou commercial). Si la carte grise porte la mention VP ou CTTE (transport de personnes), les coûts d’achat ne peuvent pas être déduits du résultat de l’entreprise. En revanche, les dépenses liées à l’achat de voitures commerciales (2 places assises) sont considérées comme charges et donc déductibles.
Une exonération de TVS est appliquée aux sociétés non soumises à l’IS. Acheter une voiture neuve pour une entreprise lui permet d’envisager la revente.

Achat sur fond propres

Acheter une voiture sur fonds propres correspond à une immobilisation de capital. La société évite toutes les formalités liées au prêt bancaire. Selon la flotte de véhicules, l’investissement peut être considérable. En cas de revente, l’entreprise a la possibilité de récupérer une partie du capital investi.

Achat à crédit

Le crédit automobile constitue une option pour acheter une voiture pour les déplacements professionnels des collaborateurs. La trésorerie apparaît moins impactée que pour un achat de véhicule sur fonds propres. Pour un achat de voiture de société à crédit, les intérêts sont déductibles du résultat de l’entreprise.

Louer une voiture longue durée

Lorsque se pose la question d’acheter ou louer une voiture pour une entreprise, la location longue durée et le leasing interpellent.

Louer une voiture pour une entreprise signifie conserver une capacité d’investissement. Quelle que soit la taille de la société, il s’agit d’un élément primordial. Plébiscités pour leurs avantages, le LOA ou LLD pour entreprise sont de plus en plus répandus. Flexibilité et limitation des risques sont les principaux avantages pour la société.

La location de voiture permet de déduire fiscalement le coût des loyers qui passent en charges. Contrat sur-mesure ouvert aux professionnels comme aux particuliers, il permet de profiter de l’utilisation d’une voiture sur une période allant de 12 à 72 mois. Le poste de dépenses apparaît moins conséquent pour la société. Le loyer déterminé à l’avance simplifie la trésorerie. Et la gestion de la flotte de véhicules est facilitée.

Louer une voiture ou un véhicule utilitaire pour une entreprise peut ainsi s’envisager de deux manières : LOA ou LLD.

LA LLD POUR ENTREPRISE

Contrat de location longue durée qui s’adapte aux besoins professionnels. Modulable et flexible, il offre l’avantage de profiter de véhicules récents et entretenus.

Vous pouvez décider de louer au mois ou encore à l’année.
Nous proposons également des offres plus flexibles pour les hommes d’affaires, entrepreneurs et grands voyageurs : SIXT ride et SIXT unlimited.

LE LOA POUR ENTREPRISE

La location avec option d’achat, autrement appelée crédit-bail, comprend une promesse de vente au terme du contrat de location. Le loyer fixe est fixe comme pour la LLD.

 

Il en ressort que pour des objectifs liés à la trésorerie, selon la taille de la société, la LLD pour entreprise demeure la meilleure option.

5 Avantages de la location véhicule entreprise

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La location de voiture professionnelle permet à votre entreprise de se faciliter la gestion de son parc auto, gagner en flexibilité, … et bien d’autres avantages sont à la clé

Les entreprises se tournent aujourd’hui de plus en plus vers la location de véhicule d’entreprise. Qu’il s’agisse de la location voiture courte durée, moyenne durée ou location longue durée (LLD), les avantages demeurent similaires pour les professionnels. Les offres et services dédiés aux entreprises permettent de répondre aux besoins et exigences de tous les professionnels. Face à l’achat, la location véhicule entreprise présente de nombreux atouts.

Vaut-il mieux acheter ou louer votre voiture professionelle ?

1. Une Gestion de flotte facilitée

Le parc automobile d’une entreprise n’est pas toujours simple à gérer notamment pour une société nécessitant de nombreuses voitures de services et de fonction. Lorsque les déplacements professionnels sont fréquents, la location de véhicule d’entreprise s’avère idéale. La gestion de flotte s’en trouve facilitée. De plus, louer un véhicule permet de disposer d’une flotte modernisée et entretenue.

L’avantage de la location véhicule d’entreprise est d’offrir la possibilité de changer régulièrement de véhicules. Les gammes sont renouvelées et toujours mieux adaptées aux besoins professionnels. Du modèle économique à la voiture de luxe, vous avez la garantie de disposer de véhicules récents et équipés des dernières technologies.

2. La Maîtrise de vos coûts

La mensualité fixe est un avantage de la location de véhicule d’entreprise qui séduit les entreprises. Avec un loyer connu à l’avance, la gestion du budget se veut plus simple et maîtrisée. Définissez votre kilométrage annuel avec un professionnel SIXT et estimez au mieux vos mensualités et coûts annuels dans le cadre d’un contrat de location longue durée.

En optant pour la location de véhicule entreprise, la société n’a pas à immobiliser de capital, pas à envisager de financement. Elle conserve ses liquidités et ainsi sa capacité d’investissement.

Louer un véhicule d’entreprise permet aussi de bénéficier de tarifs attractifs. Des modes de paiement adaptés à votre fonctionnement sont généralement proposés.

3. Récupération de la TVA et déduction des mensualités

Quand l’usage de véhicules professionnels représente un poste de dépenses important, il s’avère toujours intéressant de profiter d’avantages financiers. Louer un véhicule d’entreprise est un moyen d’en bénéficier.

D’une part, les loyers de la location de véhicule d’entreprise sont considérés comme des charges. Elles sont alors déduites des bénéfices imposables, ce qui peut s’avérer comme très intéressants pour votre entreprise notamment dans le cas d’une location de voiture longue durée.

D’autre part, comme pour l’achat d’une voiture, la location peut permettre de récupérer la TVA dans les conditions fixées par la loi. Elle va s’appliquer notamment à :

  • La location de véhicules utilitaires
  • La location dans le cadre d’activités professionnelles spécifiques telles que les auto-écoles, taxis, etc.

4. Des Services dédiés aux professionnels

L’avantage de la location de véhicule entreprise est aussi de profiter de services associés. Quelle que soit la durée du contrat, sont inclus l’assistance, l’entretien et l’assurance. Les offres dédiées aux professionnels sont aujourd’hui complètes et variées permettant de répondre aux besoins de toutes les entreprises. Ainsi, à la mise en place du contrat de location, des services exclusifs sont proposés. Pour exemples:

  • Véhicule de remplacement
  • Gestion des amendes
  • Carte carburant
  • Etc.

5. La location: Une solution pratique et flexible

Avec pour objectif de s’adapter aux exigences professionnelles de chaque activité, la location de véhicule d’entreprise se veut un contrat sur-mesure. L’entreprise qui fait le choix de louer des voitures et utilitaires opte pour la solution la mieux adaptée à sa situation. Nombre de kilomètres, durée, services associés, la flexibilité demeure au rendez-vous.

Parmi les avantages des offres de location de véhicule pour entreprise figure aussi la prise en compte de la mobilité. Les entreprises dont les besoins en véhicules s’étendent à l’étranger trouvent dans la location véhicule entreprise la réponse à leurs attentes.

Découvrez l’offre SIXT Unlimited pour les professionnels

Combien coûte une voiture de fonction ?

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SIXT Corporate décrypte pour vous l’ensemble des coûts engendrés par une voiture de fonction en détail. Coûts directs, TVS et IS, déduction des charges patronales n’auront plus de secrets pour vous.
Ces coûts dépendent en premier lieu de l’option que vous choisissez pour la création de votre flotte de véhicules professionnels.
Nous vous conseillons donc de prendre en compte les différents frais réels avant d’opter pour l’achat ou la location (ou leasing). d’un véhicule de service ou d’un véhicule de fonction pour les déplacements professionnels de vos salariés.

Les coûts directs

Cet avantage en nature attribué aux salariés pour leurs déplacements professionnels et personnels engendre des coûts directs pour l’entreprise. Le coût de la voiture de fonction englobe :

  • Le prix d’achat du véhicule (capital immobilisé pour l’entreprise) ou les intérêts s’il s’agit d’un achat à crédit
  • Les mensualités dans le cadre d’une location de voiture professionnel
  • Les frais d’enregistrement de carte grise
  • Les coûts d’exploitation que sont les dépenses de carburant, les frais d’entretien et de réparation, l’assurance, etc.

Les mensualités d’une voiture de fonction pourront grandement varier selon elon le mode de location choisi. Pour les déplacements professionnels de vos salariés, vous pouvez opter si vous optez pour de la location ponctuelle, moyenne durée ou de la location longue durée (LLD).
Si vous souhaitez profiter des avantages de la location de véhicule pro tout en ayant la possibilité d’acquérir la voiture, la LOA ou le leasing de voiture de fonction peut être fait pour vous. Découvrez la différence entre LOA et LLD.

Les coûts indirects

De nombreuses taxes s’appliquent aux voitures de société. Le véhicule de fonction n’échappe pas au principe de taxation de l’administration fiscale. Issus de sources différentes, les coûts indirects viennent jouer un rôle important dans le prix global. Ils sont notamment en rapport avec le régime d’imposition de la société.

La TVS (taxe sur les véhicules de société)

Cette taxe annuelle est due par les sociétés possédant ou utilisant des véhicules de société (voiture de service comme voiture de fonction) dans le cadre de leur activité. Calculée en fonction de l’impact écologique, la TVS vient s’appliquer à la voiture de fonction. Un barème détermine les tarifs applicables. Il faut savoir que certains véhicules sont exonérés de TVS.C’est notamment le cas pour :

  • les véhicules de société pouvant accueillir une personne à mobilité réduite ;
  • les véhicules de société loués sur une durée inférieure à 30 jours consécutifs sur une année ;
  • et les véhicules de société dont les émissions de CO2 sont de 20 g/km au maximum.

L’impôt société (IS)

Dans le calcul du montant de l’IS, deux types de charges attribuées à la voiture de fonction ne peuvent être déductibles :

  • Le montant de la taxe sur les véhicules de société (TVS)
  • Une quote-part du montant de l’achat du véhicule ou de l’amortissement des mensualités

La cotisation foncière des entreprises (CFE)

Depuis 2010, la taxe professionnelle est remplacée par la Contribution Économique Territoriale (CET). À ce titre, une société doit payer la Cotisation foncière des Entreprises (CFE) relative à la valeur locative de ses véhicules utilisés pour les déplacements professionnels. La valeur à neuf du véhicule est prise en compte pour le calcul, toutes taxes comprises.

L’avantage en nature induit des charges sociales patronales

Lorsque le véhicule est utilisé par le collaborateur dans l’exercice de ses fonctions et à des fins personnelles, il constitue un avantage en nature. Le salarié n’a ainsi plus besoin de passer par l’achat d’un véhicule pour effectuer ses trajets du quotidien. Cette utilisation privative est un avantage en nature qui doit être évalué pour le paiement des charges patronales. Cela a un impact sur le coût de la voiture de société. Des charges sociales patronales sont alors exigées. Elles vont se calculer par rapport au montant de l’avantage en nature.

Pour évaluer l’avantage en nature, deux possibilités : au forfait ou au réel.

  • L’évaluation au réel s’attache au montant de l’amortissement du prix d’achat TTC de la voiture de fonction, de l’assurance, des dépenses d’entretien et de réparation, voire des frais de carburant. Le calcul se fait au prorata du kilométrage parcouru. Dans le cas d’une évaluation au réel, le nombre de kilomètres parcouru par le salarié sur son temps personnel doit être pris en compte. Dans les faits, justifier du kilométrage privé est assez compliqué.
  • Pour cette raison, les entreprises tendent à opter pour l’évaluation forfaitaire afin de calculer les charges sociales. L’évaluation au forfait se veut plus simple. Le forfait est égal à 12% du prix d’achat TTC ou à 40% du coût annuel de la location, de l’entretien et de l’assurance. Cette méthode de calcul est envisageable si et seulement si le véhicule a moins de 5 ans et si l’employeur prend en charge le carburant.

VOITURE DE SERVICE ET VOITURE DE FONCTION : QUELLES DIFFERENCES ?

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Bon nombre d’entreprises font le choix de mettre voiture de fonction et voiture de service à disposition de leurs collaborateurs. Qu’est-ce qui les motive et pourquoi se tournent-elles vers la location longue durée de voiture ?

LES RÈGLES D’UTILISATION DE LA VOITURE DE SERVICE OU DE FONCTION

Les entreprises ont donc deux possibilités : opter pour une voiture de service ou un véhicule de fonction. Si dans la pratique, les deux semblent similaires, la différence entre ces deux solutions réside dans les règles d’utilisation.

La voiture de fonction

Une voiture de fonction est un véhicule mis à disposition d’un membre d’une entreprise, qu’il en soit le dirigeant ou un salarié. Dans ce cas, le véhicule peut être utilisé à des fins professionnelles mais aussi à titre personnel. Faisant partie des avantages en nature pour le salarié, il est intégré aux cotisations sociales. Lors du calcul de l’impôt sur le revenu, la possession d’une voiture de fonction est donc prise en compte.

Si le véhicule de fonction peut être utilisé à des fins personnelles, l’entreprise en reste le seul propriétaire. Le salarié n’est toutefois soumis à aucune limitation d’utilisation de ce moyen de transport aussi bien dans l’utilisation privée que pour les déplacements professionnels. Ce véhicule de société sert aux salariés pour réaliser des missions professionnelles tout en leur servant de véhicule personnel. Le collaborateur est ainsi autorisé à faire ses courses et à partir en vacances avec son véhicule professionnel. Il doit généralement payer les frais de carburant pour ses déplacements personnels, sauf accord différent prévu dans le contrat. Les membres de la famille de l’employé sont également couverts par l’assurance souscrite par l’entreprise.

Supprimer la voiture de fonction du collaborateur sera alors considéré comme une modification du contrat de travail. Il s’agira en effet de la suppression d’un avantage en nature. Une révision du montant du salaire (compensation financière liée à la perte de ce bénéfice) est en général envisagée.

La voiture de service

La voiture de service, quant à elle, est mise à la disposition du collaborateur dans le cadre exclusif de son activité professionnelle, de ses déplacements professionnels. Elle est rapportée sur le lieu de travail en fin de journée, sauf accord de l’employeur pour le trajet domicile-travail. Dans ce cas-là, le salarié n’a pas besoin de changer de voiture pour rentrer chez lui. Toutefois, si ce véhicule professionnel est parfois accordé au même salarié sur une longue durée, il n’a pas le droit de l’utiliser pendant le week-end et les vacances.

La voiture de fonction peut être utilisée aussi bien dans le cadre professionnel que pour un usage privé. L’attribution d’un véhicule de fonction est assimilée à un avantage en nature. Elle est mentionnée dans le contrat de travail du salarié. Déclaré, cet avantage en nature va générer des charges sociales pour la société.

Supprimer la mise à disposition d’un véhicule de service ne demande ni conditions, ni compensation financière.

Que Choisir : Voiture de fonction ou voiture de service ?

Les deux solutions de voiture de société offertes aux collaborateurs se rejoignent dans le sens où elles facilitent les déplacements professionnels. Pour l’entreprise, quel que soit le choix, la location d’une voiture de fonction ou d’une voiture de service, des coûts directs et indirects demeurent :

    • Un capital immobilisé, des intérêts à payer pour un achat à crédit, des mensualités en cas de location
    • Les frais d’enregistrement de carte grise
    • Une flotte de voitures de fonction et voitures de service à gérer
    • La TVS annuelle à régler (sauf cas d’exonération)
    • La TVA sur les voitures de société
    • Les dépenses liées à l’entretien, les réparations et le carburant
    • Les frais d’assurance
    • Les charges patronales pour l’avantage en nature (voiture de fonction)

Des entreprises optent aujourd’hui notamment pour la location longue durée de voiture.

Il est à noter que, dans le cadre de la location d’une voiture professionnelle, les dépenses liées à l’entretien et la réparation ne sont plus à la charge de la société. Les collaborateurs disposent de véhicules récents et entretenus.

Cette solution permet une exonération de TVS si la location n’excède pas 30 jours consécutifs ou 1 mois civil pendant la période d’imposition.

La gestion de la flotte de véhicules se veut aussi facilitée.