ORGANISER UN DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL À L’ÉTRANGER

5 conseils pour bien organiser votre déplacement professionnel à l’étranger

Dans un contexte de mondialisation, les entreprises sont aujourd’hui amenées à faire voyager leurs collaborateurs en dehors de la France. Se déplacer dans un pays voisin ou voyager à l’autre bout du monde implique d’organiser le déplacement professionnel minutieusement. Aussi est-il essentiel d’anticiper ce temps de travail en dehors de l’entreprise. Comment organiser un déplacement professionnel à l’étranger ? Voici quelques conseils pratiques pour préparer au mieux votre voyage d’affaires hors de nos frontières.

Conseil N°1: Être informé sur les risques liés au déplacement à l’ètranger

Dans l’organisation d’un déplacement professionnel à l’étranger, des obligations juridiques incombent à toute entreprise. L’employeur est tenu de prendre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » (article L 4121-1 Code du travail). Cela sous-entend que l’entreprise doit informer le collaborateur des éventuels risques sanitaires et sociaux auxquels il peut être exposé. Les risques liés à l’activité doivent également être évoqués (visite sur site, exposition à des matières dites dangereuses, etc.).

Conseil N°2: S’assurance de pouvoir voyager avec votre matériel professionnel

Organiser un déplacement à l’étranger implique parfois de voyager avec du matériel professionnel. Il est alors conseillé de prendre connaissance des restrictions douanières du pays de destination. Cela vous permet de prendre connaissance des produits et matériels interdits à l’entrée sur le territoire étranger.

Des autorisations spécifiques sont parfois nécessaires pour transporter le matériel professionnel.

Si vous choisissez de voyager en avion, soyez attentif aux règles de sécurité en vigueur. Certains objets, liquides et aliments ne sont plus autorisés en bagage à main.

Conseil N°3: Organisez votre emploi du temps

Comment organiser un déplacement professionnel à l’étranger de manière efficace ? La solution réside dans la préparation minutieuse de votre planning. C’est votre emploi du temps qui va définir vos contraintes et vos besoins. En fonction des événements inscrits à votre agenda, essayez de centraliser vos lieux de rendez-vous et gagnez du temps. Cela vous permet aussi de sélectionner votre hôtel et de réserver votre location de voiture.

Conseil N°4: Effectuez vos réservations dès que possible

Organiser un déplacement professionnel à l’étranger ne s’improvise pas. Cela est encore plus vrai lorsque vous ne parlez pas la langue du pays ou bien encore si vous séjournez pour la première fois dans la ville en question.

Dans la préparation de votre déplacement à l’étranger, pensez à effectuer les réservations des différentes prestations dès que votre planning est établi. Cela vous assure de pouvoir réserver le billet de train, le billet d’avion, la chambre d’hôtel ou la voiture de location qui vous convient.

Il est recommandé de choisir des billets modifiables et remboursables. Il est toujours bon d’avoir cette assurance en cas d’imprévu.

Conseil N°5: Réunissez les documents nécessaires pour votre voyage d’affaires

Selon le pays, la destination de votre déplacement professionnel, les documents à fournir peuvent varier. De manière générale, pensez à vous munir de :

Vos papiers d’identité (passeport, carte nationale d’identité)
Votre permis de conduire et permis de conduire international (en cas de location de voiture et si celui-ci est exigé dans le pays de destination)
Vos titres de transports
S’informer, anticiper, planifier, réserver… Avec une organisation minutieuse de votre déplacement professionnel à l’étranger, vous avez l’assurance d’un départ et d’un voyage en toute sérénité.

 

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