Modèle note de frais

Modèle de note de frais à télécharger

Tout déplacement professionnel engendre des frais pour le collaborateur. La fiche de note de frais à remplir est le plus souvent mensuelle. Elle requiert de disposer d’un document spécifique mentionnant des informations relatives notamment à l’employé et aux diverses dépenses liées aux déplacements (carburant, péages, repas, etc.). Parfois complexe, la gestion de note de frais se veut facilitée si le collaborateur dispose d’un modèle de note de frais adapté et conforme aux exigences de l’URSSAF et de l’administration fiscale.

À quoi sert une note de frais ?

D’une manière générale, une note de frais aide à la comptabilisation des frais engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ce dernier peut ainsi faire une demande de remboursement de ses frais engagés dans ce cadre précis (péages, essence, utilisation des transports en commun, etc.)

Si le salarié doit utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’entreprise se doit de lui rembourser les frais kilométriques, tout comme l’usure de la voiture, calculée selon un coefficient kilométrique (barème fiscal basé sur le nombre de chevaux fiscaux d’un véhicule).

Bon à savoir :

Il est parfois possible pour le salarié de déduire les frais professionnels de son impôt sur le revenu. En effet, même si ces frais ont d’ores et déjà été remboursés par l’employeur grâce à un modèle de note frais (indemnités forfaitaires ou remboursements sur justificatifs), le salarié peut déclarer le montant imposable dans la partie frais réels de sa déclaration de revenus pour obtenir une réduction d’impôt. À noter que cette déduction n’est possible que dans la mesure où ces frais sont nécessaires au travail du salarié.

Les règles à respecter pour une note de frais irréprochable

Utiliser un modèle de note de frais peut être un excellent moyen de gagner du temps en organisant la gestion des notes de frais d’une entreprise. Cela permet de suivre précisément les remboursements et débours effectués par la société.

Cependant, les notes de frais représentent un poste de dépenses qui est surveillé et régulièrement contrôlé par l’URSSAF et l’administration fiscale. Il est donc primordial de disposer du bon modèle note de frais et de respecter certaines règles pour que le document soit irréprochable.

  • Tout collaborateur doit justifier de la nécessité de la dépense dans le cadre de son activité professionnelle et toujours dans l’intérêt de son entreprise pour bénéficier d’un remboursement des frais professionnels.
  • Une feuille de note de frais doit être impérativement accompagnée de tous les justificatifs (factures) associés à chaque dépense.
  • Les frais doivent être proportionnés aux déplacements à titre professionnel sous peine de passer pour des avantages en nature aux yeux de l’administration fiscale. (Exemple : un nombre de repas disproportionné)

Comment faire fiche de frais pour un déplacement professionnel?

L’idéal pour éviter tout litige avec l’URSSAF et l’administration fiscale est de faire apparaître le maximum d’informations sur la feuille de note de frais. Il faut choisir le modèle de note de frais en conséquence, celui qui permet d’être le plus précis possible.

Pour vous faire rembourser par votre entreprise, les mentions à faire apparaître sont les suivantes:

  • Identité de la personne qui établit le document de note de frais
  • La date à laquelle la demande est faite
  • La date et la nature de chaque dépense
  • Le montant

Votre modèle note de frais de transport pour vos déplacements professionnels doit préciser:

  • Le trajet effectué
  • Le nombre de kilomètres parcourus
  • Le motif du déplacement professionnel
  • Les frais liés au carburant
  • Les éventuels frais de repas et frais d’hébergement qui doivent être justifiés.

À chaque dépense mentionnée dans le document de note de frais doit correspondre un justificatif, lequel doit être impérativement joint.

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Modèle note de frais à télécharger

Une feuille de note de frais peut se présenter sous plusieurs formes, le plus souvent sous la forme d’un tableau. L’essentiel est qu’elle contienne un maximum d’informations comme celles mentionnées précédemment. Quel que soit le modèle de note de frais choisi, il doit être clair, lisible et compréhensible aisément, afin de faciliter le remboursement de frais liés, entre autres, à l’utilisation du véhicule. À celui-ci doivent être joints tous les justificatifs relatifs à vos dépenses.

Retrouvez ci-contre un exemple de note de frais :

Modèle note de frais (pdf)

Télécharger le modèle de note de frais

Les frais remboursables sont divers. Les colonnes de la fiche de note de frais varient donc selon les dépenses : indemnités kilométriques, frais de péage, repas, hébergement, péage, carburant, etc.

Bon à savoir :

Il peut arriver que le collaborateur tarde à remplir et transmettre sa feuille de note de frais. La vigilance doit rester de mise sur ce point car le délai de rendu apparaît aussi important que la précision des informations fournies. L’employeur peut en effet refuser le remboursement des notes de frais si ce délai s’avère trop long. Tel peut être le cas notamment lorsqu’un délai est imposé pour apporter les justificatifs des frais de déplacements professionnels.

 

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