Modèle note de frais

NOTE DE FRAIS POUR DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS À TÉLÉCHARGER

Tout déplacement professionnel engendre des frais pour le collaborateur. La fiche de note de frais à remplir est le plus souvent mensuelle. Elle requiert de disposer d’un document spécifique mentionnant des informations relatives notamment à l’employé et aux diverses dépenses. Parfois complexe, la gestion de note de frais se veut facilitée si le collaborateur dispose d’un modèle note de frais adapté et conforme aux exigences de l’URSSAF et de l’administration fiscale.

Les règles à respecter pour une feuille de note de frais irréprochable

Les notes de frais représentent un poste de dépenses qui est surveillé et régulièrement contrôlé par l’URSSAF et l’administration fiscale. Il est donc primordial de disposer du bon modèle note de frais et de respecter certaines règles pour que le document soit irréprochable.

  • Tout collaborateur doit justifier de la nécessité de la dépense dans le cadre de son activité professionnelle et toujours dans l’intérêt de son entreprise.
  • Une feuille de note de frais doit être impérativement accompagnée de tous les justificatifs (factures) associés à chaque dépense.
  • Les frais doivent être proportionnés aux déplacements professionnels sous peine de passer pour des avantages en nature aux yeux de l’administration fiscale. (Exemple : un nombre de repas disproportionné)

Comment faire und fiche de note de pour un déplacement professionnel?

L’idéal pour éviter tout litige avec l’URSSAF et l’administration fiscale est de faire apparaître le maximum d’informations sur la feuille de note de frais. Il faut choisir le modèle de note de frais en conséquence, celui qui permet d’être le plus précis possible.

Les mentions à faire apparaître sont les suivantes:

  • Identité de la personne qui établit le document de note de frais
  • La date à laquelle la demande est faite
  • La date et la nature de chaque dépense
  • Le montant

Pour les indemnités kilométriques, votre modèle note de frais doit préciser:

  • Le trajet effectué
  • Le nombre de kilomètres parcouru
  • Le motif du déplacement professionnel

À chaque dépense mentionnée dans le document de note de frais doit correspondre un justificatif, lequel doit être impérativement joint.

Exemple de modèle note de frais

Une feuille de note frais peut se présenter sous plusieurs formes, le plus souvent sous la forme d’un tableau. L’essentiel est qu’elle contienne un maximum d’informations comme celles mentionnées précédemment. Quel que soit le modèle note de frais choisi, il doit être clair, lisible et compréhensible aisément. À celui-ci doivent être joints tous les justificatifs relatifs à vos dépenses.

Ci-dessous, un document de note de frais type:

Modèle note de frais (pdf)

Télécharger le modèle de note de frais

Les frais remboursables sont divers. Les colonnes de la fiche de note de frais varient donc selon les dépenses : indemnités kilométriques, frais de péage, repas, hébergement, péage, carburant, etc.

Bon à savoir :

Il peut arriver que le collaborateur tarde à remplir et transmettre sa feuille de note de frais. La vigilance doit rester de mise sur ce point car le délai de rendu apparaît aussi important que la précision des informations fournies. L’employeur peut en effet refuser le remboursement des notes de frais si ce délai s’avère trop long. Tel peut être le cas notamment lorsqu’un délai est imposé pour apporter les justificatifs des frais de déplacements professionnels.

 

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