Die Firmenwagen Privatnutzung – der Vorab-Check

Allem voran: Sie als Arbeitgeber entscheiden, ob Ihre Angestellten den Dienstwagen privat nutzen dürfen. Ihre Erlaubnis entscheidet. Für Sie als Arbeitnehmer gilt: immer als erstes den Chef fragen. Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Dienstfahrzeug gibt es nicht. Haben Sie nicht die ausdrückliche Genehmigung des Vorgesetzten, kommt es zu Schwierigkeiten – mit dem Arbeitgeber und dem Finanzamt. Überlegen Sie sich vorher, in welchem Umfang Sie den Dienstwagen privat nutzen möchten. Ist er lediglich für die Fahrt vom Wohnort in die Betriebsstätte und wieder zurück gedacht? Oder möchten Sie mit dem Firmenwagen auch in den Urlaub? Wer kommt für was auf, Vignetten, Benzinkosten für den Firmenwagen bei Urlaubsfahrten? Beeinflusst dieses die Kilometer der Richtlinie? Wie viele Kilometer fahren Sie geschätzt im Jahr mit dem Wagen – und wie ist er versichert? Was passiert bei einem Unfall, wer zahlt was? Weiterer wichtiger Punkt: wer darf den Wagen fahren. Wie ist es mit dem Firmenwagen für Ehepartner und dem Arbeitsweg?

5 WICHTIGE PUNNKTE FÜR DEN VORAB-CHECK

• Erlaubt der Arbeitgeber die Privatnutzung des Firmenwagens?
• Wofür und wie nutzen Sie den Dienstwagen privat?
• Sollen Urlaubsreisen einbezogen werden, fahren Sie mit dem Firmenwagen in den Urlaub, ist die Auslandsnutzung gestattet?
• Wer fährt den Firmenwagen, nutzt der Ehepartner den Firmenwagen für den Arbeitsweg mit?
• Wie ist der Firmenwagen versichert?

Der Weg ist das Ziel – privat oder betrieblich?
Private Vorteile – Steuern zahlen
Mit dem Dienstwagen verreisen
Die Kilometerfrage
Maut und Vignette – geldwerter Vorteil?
Der private Fahrerwechsel
Dachgepäckträger & Firmenwagen?
Die Auslandsfahrerlaubnis

Der Weg ist das Ziel – privat oder betrieblich?

Für Sie als Unternehmer oder Chef wichtig: gilt das Firmenfahrzeug bei privater Nutzung noch als Dienstwagen? Generell ja, wenn die betrieblichen Fahrten mehr als 50% ausmachen. Bei unter der Hälfte bis zu 10 Prozent melden Sie das Fahrzeug als „gewillkürt“ bei der Steuer an. Bei unter 10% betrieblichem Nutzen gilt das Auto als Privatfahrzeug.

Für Sie als Arbeitnehmer stellen sich einige Fragen, die Sie vorab mit Ihrem Vorgesetzten klären sollten. Wie ist es, wenn Sie im Firmenwagen mit dem Ehepartner den Arbeitsweg gemeinsam zurücklegen? In der Dienstwagenordnung des Unternehmens sollte hinterlegt sein, wer mit dem Firmenwagen fahren darf, Freunde, Ehepartner, Kinder? Bitte beachten Sie, dass eine nicht genehmigte Verleihung des Dienstwagens zu einem Verlust des Versicherungsschutzes führen kann, auch arbeitsrechtlich stehen Sie schlecht da und Ihnen drohen unangenehme Konsequenzen. Daher unser Tipp: lieber ordentlich und ausführlich die Nutzung abklären, dann gibt es auch keine unangenehmen Überraschungen, wenn der oder die Ehepartner/in mit dem Firmenwagen unterwegs ist. Sie erhalten immer einen Dienstwagen Überlassungsvertrag von Ihrem Chef, diese ist sogenannt „freivertraglich“ geregelt.

Manche Fahrten sind klar einzuschätzen, andere wiederum schwieriger. Klar, das Ausliefern an den Kunden, der Termin vor Ort bei der Bank, das Treffen mit den Geschäftspartnern, diese Strecken sind rein betrieblich. „Geschäftliche Gründe“ ist hier das Zauberwort. Freunde oder Verwandte besuchen ist dann ebenso Privatvergnügen wie die Tochter zum Fußballtraining bringen oder den Wocheneinkauf erledigen. Auch die Traumreise und der Wochenendausflug sind einwandfrei privat. Da es solche Fälle gibt: auch Geschäftsfahrten für andere Unternehmen gelten als Privatfahrt. Mischfahrten sind aufzusplitten in betrieblichen und privaten Anteil.

FOLGENDE PUNKTE SOLLTEN SIE IM DIENSTWAGEN ÜBERLASSUNGSVERTRAG FESTHALTEN:

• Freizeitnutzung des Firmenwagens
• Fahrerbestimmung, wer darf den Dienstwagen nutzen, Ehepartner, Kinder, Freunde
• Versteuerung geldwerter Vorteil
• Wer trägt die Reisenebenkosten
• Auslandsfahrerlaubnis Dienstwagen
• Gibt es Tankkarten?
• Wie werden diese im Ausland mit dem Firmenwagen im Urlaub abgerechnet
• Wie steht es um die Benzinkosten beim Firmenwagen für Privat- und Urlaubsfahrten
• Gibt es Einschränkungen für einzelne Länder beim Urlaub mit dem Dienstwagen
• Wie oft darf der Firmenwagen für Urlaubsfahrten genutzt werden

Private Vorteile – Steuern zahlen!

Das Finanzamt findet die Privatnutzung des Firmenwagens richtig gut, führt dies doch zu erhöhten Steuereinnahmen gemäß §6 Nr.4 EStG. Der Firmenwagen ist ein geldwerter Vorteil, der vom Arbeitnehmer versteuert wird, vergleichbar mit einem Bonus oder Zusatzeinkommen. Allgemein rechnet der Fiskus nach der 1%-Regelung ab. Die Ein Prozent stehen hierbei für einen Prozent des Listenpreises bei Erstzulassung – Bonusausstattung und Umsatzsteuer mit angesetzt. Liegt ein Firmenwagen bei 25.000 € inklusive Zusatzausstattungen und Steuer, erhöht sich das Gehalt um 1% als geldwerter Vorteil, also 250 Euro, die einkommenssteuerpflichtig sind. Mindern lässt sich dieser Betrag durch ein zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber abgeschlossenes Nutzungsentgelt. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer für die Dienstwagen Privatnutzung ein monatliches vereinbartes Nutzungsentgelt zahlt, beispielsweise 150 Euro. Diese werden vom Nettogehalt abgezogen – und mindern die Steuerlast der 1%-Regelung. In unserem Beispiel werden die 150 € Nutzungsentgelt von den 1%-Listenpreis in Höhe von 250 Euro abgezogen. Der geldwerte Vorteil macht nur noch € 100 aus, die versteuert werden. Das bedeutet, für den Arbeitgeber reduziert sich das Bruttogehalt und so die Lohnnebenkosten. Neben der monatlichen Pauschale erkennt das Finanzamt in der Regel einen Kilometer-Nutzungsentgelt an. Auch den Ausgleich der Leasing- oder Mietrate durch den Arbeitnehmer akzeptiert das Finanzamt in der Regel. Allerdings sollten die Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden, als Anhang zum Arbeitsvertrag oder anderen dienstrechtlichen Vereinbarungen.

Alternativ greifen Sie auf die kilometergenaue Abrechnung der Privatnutzung Ihres Firmenwagens per Fahrtenbuch zu. Etwas aufwändiger, aber gerade für Vielfahrer interessant. Anhand des Fahrtenbuchs werden Dienst- und Privatfahrten akkurat getrennt und nach Anteil die jährlichen Kosten aufgeteilt. Nähere Informationen haben wir hier für Sie zusammengestellt: Firmenwagen versteuern: Fahrtenbuch und 1% Regelung

Vamos a la playa – mit dem Dienstwagen verreisen

Ihre Urlaubspläne: mit den Freunden im Dienstauto nach Griechenland? Fahrt bis Süditalien und dann mit der Fähre weiter, dank mehreren Fahrern keine große Herausforderung. Inklusive Dachgepäckträger für die Tauchausrüstung – die Betriebskosten gehen ja auf die Firma. Doch Vorsicht. Hier gilt: was ist vereinbart und schriftlich hinterlegt? Verderben Sie sich nicht Ihre Traumreise und die entspannte Zeit mit viel Ärger hintenraus. Gut durchdacht sind Sie auf der sicheren Seite. Wir bereiten Sie vor, so dass keine Fragen offenbleiben. Denn eine Auslands Fahrerlaubnis für den Dienstwagen im Urlaub muss vorliegen, ansonsten bleibt der Firmenwagen daheim. Wer zahlt den Sprit, die Benzinkosten beim Firmenwagen für Urlaubsfahrten können schnell zum Streitthema werden.

Ist die Urlaubsfahrt erlaubt?

Kein Problem für die Steuer – wenn der Überlassungsvertrag mitspielt. Ist in diesem eine generelle Privatnutzung des Firmenwagens ausgeschlossen fahren Sie besser nicht mit dem Dienstwagen. Aber auch wenn der Chef den privaten Nutzen des Firmenwagens gestattet, ist dies noch kein Freifahrtschein, auch er definiert, welche Fahrten okay sind – und auf welche Sie verzichten. Regionale Einschränkungen seitens des Arbeitgebers können gelten, beispielsweise für das Ausland. Ist im gewünschten Zielland Autodiebstahl weit verbreitet? Oder vermehrt mit Verkehrsunfällen zu rechnen? Oder ist sogar nur eine Inlandnutzung oder begrenzter Auslandsnutzen im Überlassungsvertrag vorgesehen? Dann buchen Sie lieber einen Mietwagen für die geplante Reise. Weiterhin sind Sonderregelungen möglich, vereinbaren Sie mit Ihrem Chef eine höhere Selbstbeteiligung, damit nehmen Sie ihm manche Bedenken. Auch ein Fahrzeugcheck vor der Reise und ein Auslandsschutzbrief helfen dabei.

Die Kilometerfrage

Geregelt durch den Dienstwagenüberlassungsvertrag. Sind die Kilometer hier über das Jahr begrenzt, gilt das auch für die Urlaubsfahrt mit dem Dienstwagen – oder es drohen Nachzahlungen. Sind Kilometer frei, entsteht kein Nachteil durch die Reise. Aus steuerlicher Sicht ist es unerheblich, ob die Privatfahrten im In- oder Ausland geleistet werden. Eine Sonderregelung gibt es private Reisen beim Nutzen eines Fahrtenbuchs. Sie müssen nicht jede einzelne Strecke eintragen, als Nachweis reicht bereits der Kilometerstand bei Abreise und der bei der Rückkehr. Bei Abrechnen durch die 1%-Methode brauchen Sie nichts weiter beachten. Hier steht dem Griechenland-Trip nichts im Wege.

Maut und Vignette – geldwerter Vorteil?

Checken Sie Ihre Firmenwagen Urlaubsregelung vorab gegen: zahlt der Arbeitgeber generell oder bleiben die Kosten für eine ausschließliche Privatfahrt bei Ihnen? Schließlich brauchen Sie für Ihre Reise die Vignette für Österreich und zahlen in Italien auf einigen Strecken Maut. Und hier ist auch der Fiskus im Spiel: zahlt die Firma, ist dies ein geldwerter Vorteil! Diesen müssen Sie versteuern, von daher unser Tipp: Vignette und Maut auf der Urlaubsreise besser aus der eigenen Tasche zahlen.

Fahrerwechsel

Klingt nach einem guten Plan – kann aber auch schief gehen. Bitte schauen Sie in Ihre Unterlagen, wer zum Fahren Ihres Firmenwagens im Urlaub berechtigt ist. Das heißt: wenn die Regularien nur Sie und gegebenenfalls den Ehepartner vorsehen, gilt das auch für den Urlaub, nicht nur für den Arbeitsweg des Ehepartners. Die Nutzungsbeschränkungen in der Dienstwagenüberlassung greift hier. Für die Griechenlandreise heißt das: der gute Freund darf Sie nicht am Steuer ablösen, wenn er nicht in Ihren Unterlagen als Fahrer des Firmenwagens angegeben ist. Für Ehepartner und Kinder gilt gleiches.

Dachgepäckträger & Firmenwagen?

Ein Dachgepäckträger ist super, passt doch alles rein, was mit in den Urlaub soll. Doch bitte nur beim privaten, eigenen Wagen. Für die private Reise mit dem Firmenwagen muss der Dachgepäckträger in der Garage bleiben.

Sicher ist sicher: die Auslandsfahrerlaubnis

Holen Sie sich diese von Ihrem Arbeitgeber ein. Sie bestätigt, dass Ihre Firma den Wagen nutzt und Sie berechtigt sind diesen zu fahren. Kennzeichen, Fahrzeug-ID-Nummer sowie Ihre persönlichen Daten sollen enthalten sein. Optional fügen Sie einen europäischen Unfallbericht anbei, dieser hilft Ihnen, falls unterwegs nach Griechenland doch etwas passieren sollte. Unterschrieben von beiden Parteien sichert er Sie ab.

Beachten Sie diese Checkliste, können Sie Ihren Firmenwagen unbeschwert privat nutzen. 

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