Die Firmenwagen Privatnutzung – der Vorab-Check

Allem voran: Sie als Arbeitgeber entscheiden, ob Ihre Angestellten den Dienstwagen privat nutzen dürfen. Ihre Erlaubnis entscheidet. Für Sie als Arbeitnehmer gilt: immer als erstes den Chef fragen. Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Dienstfahrzeug gibt es nicht. Haben Sie nicht die ausdrückliche Genehmigung des Vorgesetzten, kommt es zu Schwierigkeiten – mit dem Arbeitgeber und dem Fiskus. Überlegen Sie sich vorher, in welchem Umfang nutzen Sie das Dienstfahrzeug privat. Ist es lediglich für die Fahrt vom Wohnort in die Betriebsstätte und wieder zurück gedacht? Oder möchten Sie auch in den Urlaub mit dem Fahrzeug? Wie viele Kilometer fahren Sie geschätzt im Jahr mit dem Wagen – und wie ist er versichert? Was passiert bei einem Unfall, wer zahlt was? Weiterer wichtiger Punkt: wer darf den Wagen fahren.

5 wichtige Punkte für den Vorab-Check:

• erlaubt der Arbeitgeber die Privatnutzung des Firmenwagens?
• wofür und wie nutzen Sie das Dienstfahrzeug privat?
• sollen Urlaubsreisen einbezogen werden, ist die Auslandsnutzung gestattet?
• wer fährt den Wagen?
• wie ist das Fahrzeug versichert?

Der Weg ist das Ziel – privat oder betrieblich?

Für Sie als Unternehmer oder Chef wichtig: gilt das Dienstauto bei Privatnutzung noch als Firmenfahrzeug? Generell ja, wenn die betrieblichen Fahrten mehr als 50% ausmachen. Bei unter der Hälfte bis zu 10 Prozent melden Sie das Fahrzeug als “gewillkürt” bei der Steuer an. Bei unter 10% betrieblichem Nutzen gilt das Auto als Privatfahrzeug.

Manche Fahrten sind klar einzuschätzen, andere wiederum schwieriger. Klar, das Ausliefern an den Kunden, der Termin vor Ort bei der Bank, das Treffen mit den Geschäftspartnern, diese Strecken sind rein betrieblich. “Geschäftliche Gründe” ist hier das Zauberwort. Freunde oder Verwandte besuchen ist dann ebenso Privatvergnügen wie die Tochter zum Fußballtraining bringen oder den Wocheneinkauf erledigen. Auch die Urlaubsreise und der Wochenendausflug sind einwandfrei privat. Da es solche Fälle gibt: auch Geschäftsfahrten für andere Unternehmen gelten als Privatfahrt. Mischfahrten sind aufzusplitten in betrieblichen und privaten Anteil.

Private Vorteile – Steuern zahlen!

Das Finanzamt findet Privatnutzung des Firmenwagens richtig gut, führt dies doch zu erhöhten Steuereinnahmen da eine Erhöhung der Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgabe einhergeht. Der Firmenwagen ist ein geldwerter Vorteil, der für den Arbeitnehmer steuerlich fällig wird. Allgemein rechnet der Fiskus nach der 0,8%-Regelung ab, mit der pauschalen Methode. Die Prozent stehen hierbei für 0,8% des Anschaffungspreises – Bonusausstattung mit angesetzt, Mehrwertsteuer ausgelassen. Liegt ein Firmenwagen bei 25.000 CHF inklusive Zusatzausstattungen, erhöht sich das Gehalt um 0,8% als geldwerter Vorteil, also 200 CHF, die einkommenserhöhend und somit einkommenssteuer- und sozialabgabenpflichtig sind. Einschränkungen gibt es bei der Fahrzeugwahl: ein als „zu luxuriös“ verstandener Firmenwagen wird gegebenenfalls lediglich anteilig als Dienstwagen anerkannt, die Regelungen hierfür obliegen den Kantonen. Der Mindestbeitrag des Arbeitnehmers beträgt CHF 150,00 pro Monat.

Alternativ greifen Sie auf die kilometergenaue Abrechnung der Privatnutzung Ihres Firmenwagens per Bordbuch zu, die effektive Methode. Etwas aufwändiger, aber gerade für Vielfahrer interessant. Anhand dessen werden Dienst- und Privatfahrten akkurat getrennt und nach Anteil die jährlichen Kosten aufgeteilt. Nähere Informationen haben wir hier für Sie zusammengestellt: Bordbuch für den Firmenwagen – die richtige Lösung für Sie?

Vamos a la playa – mit dem Dienstwagen verreisen

Ihre Urlaubspläne: mit den Freunden im Dienstauto nach Griechenland? Fahrt bis Athen und dann mit der Fähre weiter, dank mehreren Fahrern keine große Herausforderung. Inklusive Dachgepäckträger für die Tauchausrüstung – die Betriebskosten gehen ja auf die Firma. Doch Vorsicht. Hier gilt: was ist vereinbart und schriftlich hinterlegt? Verderben Sie sich nicht Ihren Traumurlaub und die entspannte Zeit mit viel Ärger hintenraus. Gut durchdacht sind Sie auf der sicheren Seite. Wir bereiten Sie vor, so dass keine Fragen offen bleiben.

Ist die Urlaubsfahrt erlaubt?

Kein Problem für die Steuer – wenn der Arbeitsvertrag mitspielt. Ist in diesem eine generelle Privatnutzung ausgeschlossen fahren Sie mit dem Dienstwagen besser nicht in den Urlaub. Aber auch wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung des Firmenwagens gestattet, ist dies noch kein Freifahrtschein, auch er definiert, welche Fahrten okay sind – und auf welche Sie verzichten. Regionale Einschränkungen seitens des Arbeitgebers können gelten, beispielsweise für das Ausland. Ist im gewünschten Urlaubsland Autodiebstahl weit verbreitet? Oder vermehrt mit Verkehrsunfällen zu rechnen? Oder sogar nur eine Inlandnutzung oder begrenzter Auslandsnutzen in den vereinbarten Bedingungen? Dann buchen Sie lieber einen Mietwagen für die geplante Reise. Weiterhin sind Sonderregelungen möglich, vereinbaren Sie mit Ihrem Arbeitgeber eine höhere Selbstbeteiligung, damit nehmen Sie ihm manche Bedenken. Auch ein Fahrzeugcheck vor der Reise und ein Auslandsschutzbrief helfen dabei.

Die Kilometerfrage

Geregelt durch die Nutzungsregeln des Firmenwagen-Überlassungsvertag. Sind die Kilometer hier über das Jahr begrenzt, gilt das auch für den Urlaub – oder es drohen Nachzahlungen. Sind Kilometer frei, entsteht kein Nachteil durch die Reise. Aus steuerlicher Sicht ist es unerheblich, ob die Privatfahrten im In- oder Ausland geleistet werden. Eine Sonderregelung gibt es für den Urlaub beim Nutzen eines Bordbuchs. Sie müssen nicht jede einzelne Strecke eintragen, als Nachweis reicht bereits der Kilometerstand bei Abreise und der bei der Rückkehr. Bei Abrechnen durch die 0,8%-Methode brauchen Sie nichts weiter beachten. Hier steht dem Griechenland-Trip nichts im Wege.

Maut und Vignette – geldwerter Vorteil?

Checken Sie die Regelung vorab gegen: zahlt der Arbeitgeber generell oder bleiben die Kosten für eine ausschließliche Privatfahrt bei Ihnen? Schließlich brauchen Sie für Ihre Reise die Vignette für Slowenien und zahlen in Kroatien auf einigen Tunneln und Brücken Maut. Und hier ist auch der Fiskus im Spiel: zahlt die Firma, ist dies ein geldwerter Vorteil! Diesen müssen Sie versteuern, von daher unser Tipp: Vignette und Maut auf der Urlaubsreise besser aus der eigenen Tasche zahlen.

Fahrerwechsel

Klingt nach einem guten Plan – kann aber auch schief gehen. Bitte schauen Sie in Ihre Unterlagen, wer zum Fahren Ihres Firmenwagens im Urlaub berechtigt ist. Das heißt: wenn die Regularien nur Sie und gegebenenfalls den Ehepartner vorsehen, gilt das auch für den Urlaub. Die Nutzungsbeschränkungen in der Dienstwagenüberlassung gilt hier. Für die Griechenlandreise heißt das: der gute Freund darf Sie nicht am Steuer ablösen, wenn er nicht in Ihren Unterlagen als Fahrer angegeben ist.

Dachgepäckträger & Firmenwagen?

Ein Dachgepäckträger ist super, passt doch alles rein, was mit in den Urlaub soll. Doch bitte nur beim privaten, eigenen Wagen. Für die Urlaubsreise mit dem Firmenwagen muss der Dachgepäckträger in der Garage bleiben.

Sicher ist sicher: die Auslandsfahrerlaubnis

Holen Sie sich diese von Ihrem Arbeitgeber ein. Sie bestätigt, dass Ihre Firma den Wagen nutzt und Sie berechtigt sind diesen zu fahren. Kennzeichen, Fahrzeug-ID-Nummer sowie Ihre persönlichen Daten sollen enthalten sein. Optional fügen Sie einen europäischen Unfallbericht anbei, dieser hilft Ihnen, falls unterwegs nach Griechenland doch etwas passieren sollte. Unterschrieben von beiden Parteien sichert er Sie ab.

Beachten Sie diese Checkliste, dann steht der unbeschwerten Privatnutzung Ihres Firmenwagens nichts mehr im Wege.

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