Die Firmenwagen Privatnutzung – der Vorab-Check

Allem voran: Sie als Arbeitgeber entscheiden, ob Sie Ihren Angestellten die Privatnutzung des Dienstfahrzeuges erlauben. Ihre Erlaubnis entscheidet. Für Sie als Arbeitnehmer gilt: immer als erstes den Chef fragen. Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Dienstfahrzeug gibt es nicht. Haben Sie nicht die ausdrückliche Genehmigung des Vorgesetzten, kommt es zu Schwierigkeiten – mit dem Arbeitgeber und dem Finanzamt. Überlegen Sie sich vorher, in welchem Umfang Sie den Dienstwagen privat nutzen. Ist er lediglich für die Fahrt vom Wohnort in die Betriebsstätte und wieder zurück gedacht? Oder möchten Sie mit dem Firmenfahrzeug auch verreisen? Wie viele Kilometer fahren Sie geschätzt im Jahr mit dem Wagen – und wie ist er versichert? Was passiert bei einem Unfall, wer zahlt was? Weiterer wichtiger Punkt: wer darf das Fahrzeug fahren.

5 wichtige Punkte für den Vorab-Check:

• erlaubt der Arbeitgeber die Privatnutzung des Firmenwagens?
• wofür und wie nutzen Sie den Dienstwagen privat?
• sollen Urlaubsreisen einbezogen werden, ist die Auslandsnutzung gestattet?
• wer fährt den Wagen?
• wie ist der Wagen versichert?

Der Weg ist das Ziel – privat oder betrieblich?

Für Sie als Unternehmer oder Chef wichtig: gilt das Dienstauto bei Privatnutzung noch als Firmenfahrzeug? Generell ja, wenn die betrieblichen Fahrten mehr als 50% ausmachen. Bei unter der Hälfte bis zu 10 Prozent melden Sie das Fahrzeug als “gewillkürt” bei der Steuer an. Bei unter 10% betrieblichem Nutzen gilt das Auto als Privatfahrzeug.

Manche Fahrten sind klar einzuschätzen, andere wiederum schwieriger. Klar, das Ausliefern an den Kunden, der Termin vor Ort bei der Bank, das Treffen mit den Geschäftspartnern, diese Strecken sind rein betrieblich. “Geschäftliche Gründe” ist hier das Zauberwort. Freunde oder Verwandte besuchen ist dann ebenso Privatvergnügen wie die Tochter zum Fußballtraining bringen oder den Wocheneinkauf erledigen. Auch die Urlaubsreise und der Wochenendausflug sind einwandfrei privat. Da es solche Fälle gibt: auch Geschäftsfahrten für andere Unternehmen gelten als Privatfahrt. Mischfahrten sind aufzusplitten in betrieblichen und privaten Anteil.

Private Vorteile – Steuern zahlen!

Das Finanzamt findet die Privatnutzung des Firmenwagens richtig gut, führt dies doch zu erhöhten Steuereinnahmen da eine Erhöhung der Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgabe einhergeht. Der Firmenwagen ist ein Sachbezug, der vom Arbeitnehmer versteuert wird, vergleichbar mit einem Bonus oder Zusatzeinkommen. Als Grundlage für einen Firmenwagen gilt seit 2016 der CO2-Emissionswert.

Allgemein rechnet der Fiskus nach der 1,5 oder 2%-Regelung ab. Diese richten sich danach, ob der zulässige Emissionswert überschritten wird oder nicht. Die Prozente stehen hierbei für den Anteil am Anschaffungspreis des Fahrzeugs – Bonusausstattung und Umsatzsteuer mit angesetzt. Liegt ein Firmenwagen bei 25.000 € inklusive Zusatzausstattungen und Steuer, erhöht sich das Gehalt um 1,5 oder 2% als Sachbezug, der einkommenssteuerpflichtig ist. Bei Fahrzeugen mit einem 0 Gramm Emissionsausstoß wird kein Sachbezug angesetzt.

Alternativ greifen Sie auf die kilometergenaue Abrechnung der Privatnutzung Ihres Firmenwagens per Fahrtenbuch zu. Etwas aufwändiger, aber gerade für Vielfahrer interessant. Anhand des Fahrtenbuchs werden Dienst- und Privatfahrten akkurat getrennt und nach Anteil die jährlichen Kosten aufgeteilt. Voraussetzungen sind Werte von ¾ unter einer Berechnung nach der Prozentregel. Nähere Informationen haben wir hier für Sie zusammengestellt: Fahrtenbuch für den Firmenwagen – die richtige Lösung für Sie?

Vamos a la playa – mit dem Dienstwagen verreisen

Ihre Urlaubspläne: mit den Freunden im Dienstauto nach Griechenland? Fahrt bis Athen und dann mit der Fähre weiter, dank mehreren Fahrern keine große Herausforderung. Inklusive Dachgepäckträger für die Tauchausrüstung – die Betriebskosten gehen ja auf die Firma. Doch Vorsicht. Hier gilt: was ist vereinbart und schriftlich hinterlegt? Verderben Sie sich nicht Ihren Traumurlaub und die entspannte Zeit mit viel Ärger hintenraus. Gut durchdacht sind Sie auf der sicheren Seite. Wir bereiten Sie vor, so dass keine Fragen offen bleiben.

Ist die Urlaubsfahrt erlaubt?

Kein Problem für die Steuer – wenn der Car Policy oder die Betriebsvereinbarung mitspielt. Ist in diesen eine generelle Privatnutzung des Firmenfahrzeug ausgeschlossen fahren Sie besser nicht mit dem Dienstwagen in den Urlaub. Aber auch wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung des Firmenwagens gestattet, ist dies noch kein Freifahrtschein, auch er definiert, welche Fahrten okay sind – und auf welche Sie verzichten. Regionale Einschränkungen seitens des Arbeitgebers können gelten, beispielsweise für das Ausland. Ist im gewünschten Urlaubsland Autodiebstahl weit verbreitet? Oder vermehrt mit Verkehrsunfällen zu rechnen? Oder sogar nur eine Inlandnutzung oder begrenzter Auslandsnutzen in der Betriebsvereinbarung oder Car Policy vorgesehen? Dann buchen Sie lieber einen Mietwagen für die geplante Reise. Weiterhin sind Sonderregelungen möglich, vereinbaren Sie mit Ihrem Chef eine höhere Selbstbeteiligung, damit nehmen Sie ihm manche Bedenken. Auch ein Fahrzeugcheck vor der Reise und ein Auslandsschutzbrief helfen dabei.

Die Kilometerfrage

Geregelt durch die Dienstwagenrichtlinie oder Car Policy. Sind die Kilometer hier über das Jahr begrenzt, gilt das auch für den Urlaub – oder es drohen Nachzahlungen. Sind Kilometer frei, entsteht kein Nachteil durch die Reise. Aus steuerlicher Sicht ist es unerheblich, ob die Privatfahrten im In- oder Ausland geleistet werden. Eine Sonderregelung gibt es für den Urlaub beim Nutzen eines Fahrtenbuchs. Sie müssen nicht jede einzelne Strecke eintragen, als Nachweis reicht bereits der Kilometerstand bei Abreise und der bei der Rückkehr. Bei Abrechnen durch die Prozent-Methode brauchen Sie nichts weiter beachten. Hier steht dem Griechenland-Trip nichts im Wege.

Maut und Vignette – geldwerter Vorteil?

Checken Sie die Regelung vorab gegen: zahlt der Arbeitgeber generell oder bleiben die Kosten für eine ausschließliche Privatfahrt bei Ihnen? Schließlich brauchen Sie für Ihre Reise die Vignette für Slowenien und zahlen in Kroatien auf einigen Tunneln und Brücken Maut. Und hier ist auch der Fiskus im Spiel: zahlt die Firma, ist dies ein geldwerter Vorteil! Diesen müssen Sie versteuern, von daher unser Tipp: Vignette und Maut auf der Urlaubsreise besser aus der eigenen Tasche zahlen.

Fahrerwechsel

Klingt nach einem guten Plan – kann aber auch schief gehen. Bitte schauen Sie in Ihre Unterlagen, wer zum Fahren Ihres Firmenwagens im Urlaub berechtigt ist. Das heißt: wenn die Regularien nur Sie und gegebenenfalls den Ehepartner vorsehen, gilt das auch für den Urlaub. Die Nutzungsbeschränkungen in der Dienstwagenüberlassung gilt hier. Für die Griechenlandreise heißt das: der gute Freund darf Sie nicht am Steuer ablösen, wenn er nicht in Ihren Unterlagen als Fahrer angegeben ist.

Dachgepäckträger?

Ein Dachgepäckträger ist super, passt doch alles rein, was mit in den Urlaub soll. Doch bitte nur beim privaten, eigenen Wagen. Für die Urlaubsreise mit dem Firmenwagen muss der Dachgepäckträger in der Garage bleiben.

Sicher ist sicher: die Auslandsfahrerlaubnis

Holen Sie sich diese von Ihrem Arbeitgeber ein. Sie bestätigt, dass Ihre Firma den Wagen nutzt und Sie berechtigt sind diesen zu fahren. Kennzeichen, Fahrzeug-ID-Nummer sowie Ihre persönlichen Daten sollen enthalten sein. Optional fügen Sie einen europäischen Unfallbericht anbei, dieser hilft Ihnen, falls unterwegs nach Griechenland doch etwas passieren sollte. Unterschrieben von beiden Parteien sichert er Sie ab.

Beachten Sie diese Checkliste, können Sie Ihren Firmenwagen unbeschwert privat nutzen.

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