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Tout comprendre sur la voiture de fonction et contrat de travail

De nombreuses entreprises accordent à certains de leurs employés des voitures de société (véhicule de service et véhicule de fonction). À la différence d’une voiture de service qui ne doit être utilisée qu’à des fins professionnelles, la voiture de fonction peut aussi être utilisée par son conducteur pour un usage privé. Mais qu’est-ce qui relie voiture de fonction et contrat de travail ? Quelles clauses doivent figurer dans ce dernier pour un tel avantage en nature ? Quelles sont les obligations pour l’employeur et l’employé ?

Que comporte un contrat de travail lorsqu’un employé dispose d’une voiture de fonction ?

L’attribution d’une voiture de fonction doit être intégrée dans le contrat de travail du collaborateur. En effet, comme l’employé peut utiliser sa voiture de fonction pour des déplacements privés, ce véhicule professionnel constitue un avantage en nature et doit faire l’objet d’une clause spécifique du contrat de travail.
Considérée comme un élément de rémunération pour le salarié, la voiture de fonction ne peut être retirée du contrat de travail sans accord préalable de l’employeur et l’employé.

La clause de mise à disposition d’un véhicule de fonction dans le contrat de travail

La clause de mise à disposition d’un véhicule de fonction inscrite dans le contrat de travail permet de fixer les modalités de son utilisation, son entretien et son assurance. Le salarié est tenu d’entretenir sa voiture de fonction comme si elle lui appartenait. Une participation aux différents frais d’entretien peut même être intégrée au contrat : révisions, réparation, nettoyage par exemple.

Le contrat de travail doit préciser les frais pris en charge par l’employeur (le carburant par exemple) et ceux laissés à son utilisateur, les règles en cas d’accident et/ou de retrait de permis de conduire et les modalités lors de la rupture ou la fin du contrat de travail. Il doit aussi préciser le cadre d’utilisation du véhicule d’entreprise : pour des déplacements professionnels en incluant ou non les trajets domicile-travail, pour un usage privé également. La notion d’un kilométrage limité peut être indiquée.
Il existe de nombreux modèles de clauses de mise à disposition d’un véhicule de fonction, à intégrer dans un contrat de travail.

La voiture de fonction : un avantage en nature

Dans une entreprise, un véhicule mis à disposition d’un employé est considéré comme un avantage en nature dès lors qu’il peut s’en servir de manière permanente. Il est alors soumis à une fiscalité : impôt sur le revenu et charges sociales. Pour cette raison, il est donc nécessaire de clairement définir son usage dans le contrat de travail.

Vous disposez de deux manières pour l’évaluation du montant de l’avantage en nature :

  • Sur la base des dépenses réelles
    S’il s’agit d’une voiture de fonction en location longue durée, vous prenez en compte le coût annuel de la location, les frais de carburant, l’assurance, les frais d’entretien et les taxes. Il s’agit ensuite de faire la distinction entre les kilomètres parcourus pour le compte professionnel et les parcours à usage privé pour y appliquer un prorata.
  • Sur la base d’un forfait
    Dans ce cas, l’URSSAF a un barème. L’avantage en nature est calculé sur la base du prix d’achat de la voiture TTC : 9 % si la voiture est récente ou 6 % si la voiture a plus de 5 ans. On y ajoute 3 % si les frais de carburant sont pris en charge par l’employeur.

Est-il possible pour l’employeur de retirer à un employé sa voiture de fonction ?

Comme l’attribution d’une voiture de fonction est inscrite dans le contrat de travail, il n’est pas possible pour le dirigeant d’une entreprise de décider de manière unilatérale de la retirer à son employé. Il est nécessaire d’obtenir l’accord de l’employé et de procéder alors à une modification de son contrat de travail.
Pour les mêmes raisons, il n’est pas possible de reprendre son véhicule de fonction à un collaborateur pendant ses congés ou une longue absence (arrêt de travail par exemple).

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Changement du véhicule de fonction : quelles sont les règles à respecter ?

Avant d’envisager toute modification à l’égard du véhicule de fonction d’un de vos employés, il convient de se pencher sur les fondamentaux régissant ces derniers : avantages en nature, impact sur la rémunération ou encore modification du contrat de travail. Que vous désiriez supprimer un véhicule de fonction ou faire évoluer sa gamme, des règles existent pour rester dans le droit de vos salariés.

Voiture de société : distinction entre un véhicule de service et un véhicule de fonction

Avant toute chose, il est important de rappeler la différence entre véhicule de service et véhicule de fonction.

  • Un véhicule de service est mis à disposition d’un salarié ou d’une équipe, pour les besoins du service, et l’utilisation du véhicule professionnel n’est qu’à des fins professionnelles, pendant les heures de travail.
  • Si le véhicule mis à disposition peut être utilisé par le collaborateur dans sa vie personnelle et pour ses déplacements professionnels (usage à titre personnel et usage professionnel), il s’agit alors d’un véhicule de fonction. Cela constitue un réel avantage en nature qui doit être évalué et dont le montant est intégré à la rémunération du salarié.

Pour les entreprises, seule l’utilisation d’un véhicule de fonction est considérée comme un avantage en nature qui est déclaré et soumis au prélèvement de charges sociales

L’employeur peut-il faire évoluer librement les conditions d’attribution d’un véhicule de fonction ?

Mettre à disposition d’un collaborateur un véhicule de fonction constitue un avantage en nature, pris en compte dans la rémunération du salarié. Tout changement envisagé à ce sujet par l’employeur doit donc faire l’objet d’une discussion avec le collaborateur concerné et d’une modification du contrat de travail dans certains cas.

Faire évoluer la gamme d’une voiture de fonction d’un salarié

Lors de l’attribution du véhicule de fonction, si la catégorie a été contractualisée, tout changement qui pourrait porter préjudice au salarié nécessite son accord. Un avenant au contrat de travail devra alors être signé et une compensation financière pourra être mise en place pour pallier cette “baisse en gamme”. Si le type de véhicule professionnel n’a pas été contractualisé, le changement pourra impliquer une modification de contrat s’il est majeur (par exemple, passage d’un modèle haut de gamme à entrée de gamme).

Suppression du véhicule de fonction

La suppression du véhicule d’entreprise nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser. Si un accord est trouvé, cette suppression engendre une indemnisation financière, dont l’évaluation de l’avantage en nature est définie en fonction de bases de calcul : dépenses réelles ou forfaitaires, prise en charge ou non des frais de carburant, ancienneté du véhicule.

Côté salarié : comment demander un changement de véhicule de fonction ?

TVS(Taxe sur les Véhicules de Société), calculée en fonction du bilan carbone de la voiture. Il peut donc être intéressant pour votre employeur d’investir dans un véhicule de fonction moins polluant, moins lourd et moins puissant. Les voitures électriques ou hybrides constituent ainsi de bonnes alternatives. Certains véhicules haut de gamme sont certes plus onéreux à l’achat, mais moins polluants et donc plus économiques sur la durée. Votre employeur a donc tout intérêt à investir dans ce type de voitures pour une utilisation dans le cadre de déplacements professionnels et à usage privé, qui affichent un coût global de détention (incluant la TVS et le carburant) plus faible.

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Depuis le 1er janvier 2021, une nouvelle norme WLTP est entrée en vigueur et a pour conséquence de durcir le malus écologique, afin de lutter contre le réchauffement climatique. L’objectif de cette nouvelle norme est de fournir des valeurs de consommation de carburant, d’émissions de CO2 et d’oxydes d’azote (NOx) plus proches de la réalité. Comment est calculée cette norme WLTP ? Qui est concerné par le durcissement de ces nouvelles mesures ? Quels sont les impacts sur les bonus-malus écologiques ?

Qu’est-ce que la nouvelle norme WLTP ?

L’acronyme WLTP signifie « Worldwide Harmonized Light-Duty Vehicles Test Procedure ». Il s’agit d’une procédure d’homologation permettant de déterminer la consommation de carburant et les émissions de CO2 et de gaz d’échappement des véhicules. Cette nouvelle norme WLTP vient remplacer le cycle NEDC, jugé trop limité, car il ne rendait pas assez fidèlement compte des émissions réelles de véhicules.

Réalisée en laboratoire, la procédure WLTP est complétée par un test RDE (Real Driving Emissions) effectué sur la voie publique. Ce test en conditions réelles vise à calculer les rejets d’oxydes d’azote (NOx) et de particules fines.

Cette nouvelle norme a pour objectif d’inciter les particuliers comme les entreprises à opter pour des véhicules moins polluants, mais elle encourage aussi les constructeurs automobiles à optimiser la motorisation et à concevoir des véhicules plus légers.

Les conséquences de cette nouvelle norme pour les conducteurs

En comparaison avec le cycle NEDC, les mesures des émissions de CO2 relevées avec la norme WLTP connaissent une hausse d’en moyenne 34 %. Le seuil du malus est quant à lui revu à la baisse et s’applique désormais à partir de 133 g/km d’émission de CO2. Le montant du malus écologique est donc plus important, ce qui implique un surcoût pour les conducteurs.

Pour résumer, la mise en place de la nouvelle norme WLTP du 1er janvier 2021 entraîne :

  • un durcissement du malus écologique ;
  • une diminution du seuil de l’écotaxe et une augmentation du montant des malus ;
  • une augmentation du bonus écologique pour certains types de véhicules, électriques notamment.

Les modalités d’application de la nouvelle norme WLTP

À qui s’adresse cette nouvelle norme ?

Cette nouvelle norme s’applique à tout nouveau propriétaire d’une voiture, qu’il soit particulier ou professionnel. Une nuance est cependant à prendre en compte concernant le type de véhicule acheté. En effet, pour toutes les voitures dont la première mise en circulation se serait faite avant le 1er janvier 2021, c’est la valeur NEDC qui continuera à être appliquée jusqu’à la mise hors circulation définitive du véhicule. En revanche, pour toutes les voitures neuves dont la mise en circulation se fait à partir du 1er janvier 2021, la valeur WLTP est appliquée. Cette nouvelle norme est également valable pour les véhicules d’occasion importés.

Quel est l’impact sur le calcul du bonus-malus écologique ?

Le calcul du bonus ou malus écologique varie selon les émissions de CO2 du véhicule. Avec la nouvelle norme WLTP et le durcissement du barème de calcul, les véhicules polluants auront donc un malus écologique beaucoup plus important qu’auparavant.

Avec le passage au nouveau cycle WLTP, les montants des malus par rapport aux émissions de CO2 sont doublés, voire triplés. Les véhicules diesel, qui normalement devaient être impactés par ce nouveau barème, ne le sont finalement pas, car ils consomment moins que les véhicules essence.

Acheter un véhicule neuf électrique ou hybride est cependant encouragé, puisque les acheteurs se voient attribuer un bonus équivalent à 27 % du coût d’acquisition (plafonné à 7 000 € et à 6 000 € à partir du 1er juillet 2021), dans le cas où la voiture coûte moins de 45 000 €.

Quand et comment s’applique cette nouvelle norme ?

Cette nouvelle norme ne vous impacte pas directement au moment de l’achat de votre nouveau véhicule. Elle s’applique en effet indirectement, au moment de l’immatriculation et de l’établissement de la carte grise, où il vous sera demandé de payer le malus écologique. En amont de ce rendez-vous, veillez cependant à vérifier si vous pouvez bénéficier d’une baisse ou d’une exonération du malus.

Nouvelle norme WLTP : quelles conséquences pour les véhicules professionnels ?

La nouvelle norme WLTP induit la hausse de la Taxe des Véhicules de Société (TVS). Cette taxe est annuellement payée par toutes les sociétés à but lucratif ayant leur siège social en France et qui possèdent, utilisent ou louent des voitures particulières ou des utilitaires.

Le calcul de cette taxe est établi selon l’ancienneté, la puissance fiscale et les émissions de CO2 des véhicules. Avec la norme WLTP, la TVS est donc beaucoup plus importante pour les professionnels qui possèdent des flottes de véhicules de société

Pour exemple, le taux d’émission de CO2 pour un véhicule de type SUV était évalué à 115 g/km avec le cycle NDEC, contre 145 g/km avec la norme WLTP. La TVS associée passe ainsi de 517 € à 1 885 €.

Comment bien gérer la vente d’une voiture de société ?

Si une entreprise peut vouloir se séparer de certains de ses véhicules d’occasion, les démarches à suivre pour la revente sont parfois complexes et ne doivent pas être négligées. Voici un petit guide reprenant les étapes à suivre pour assurer la vente d’une voiture de société en toute simplicité.

Quelles sont les conditions pour revendre une voiture de société ?

Avant de revendre une voiture de société, il est important de vous assurer que toutes les conditions nécessaires sont remplies.

Vous devez tout d’abord être le propriétaire du véhicule de société. En ce qui concerne les entreprises qui ont choisi d’externaliser leur flotte, la revente n’est évidemment pas envisageable.

Il est également recommandé d’effectuer un état des lieux détaillé du véhicule avant la vente, pour éviter toute réclamation par la suite.

Pour finir, il est indispensable de réaliser un contrat de vente en bon et due forme.

LES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES À SUIVRE POUR LA VENTE D’UNE VOITURE DE SOCIÉTÉ

Comme pour n’importe quel véhicule, la vente d’une voiture de société doit s’accompagner d’une déclaration de cession. Celle-ci s’effectue sur le site de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS), maximum 15 jours après la vente de la voiture de société à l’acheteur.

Le vendeur doit se connecter sur le site de l’ANTS et renseigner les informations :

  • sur le véhicule d’occasion : numéro d’immatriculation, marque, etc.
  • sur la personne morale : raison sociale, SIRET, etc.
  • sur le futur acheteur.

À la fin de ce parcours informatique, le vendeur reçoit un code confidentiel à remettre à l’acheteur.

Si la vente a déjà été effectuée lorsque le vendeur effectue sa déclaration de cession, il devra alors mentionner la date et l’heure de la cession, le kilométrage du véhicule au moment de la vente et l’adresse complète du nouveau propriétaire.

À noter que le jour de la vente de la voiture de société d’occasion, il est essentiel de remplir et de signer le document Cerfa 15776*01, aussi appelé certificat de cession.

LES DOCUMENTS À FOURNIR À L’ACHETEUR DANS LE CADRE DE LA VENTE D’UNE VOITURE DE SOCIÉTÉ

Une fois toutes les démarches administratives effectuées, le vendeur doit transmettre à l’acheteur un certain nombre de documents. Ceux-ci lui serviront de garantie d’achat et lui permettront d’immatriculer le nouveau véhicule à son nom :

  • Un extrait de KBIS de l’entreprise datant de moins de trois mois, disponible sur le site monidenum.fr ou auprès du tribunal de commerce
  • une copie de la carte d’identité du vendeur
  • le certificat de cession (Cerfa 15776*01) rempli et signé par les deux parties
  • le certificat d’immatriculation ou carte grise barrée, signée et tamponnée par la personne morale avec la mention “vendu le” suivi de l’heure et la date de la vente de la voiture de société d’occasion
  • le code de cession (attribué lors de la déclaration de cession)
  • le procès-verbal du contrôle technique daté de moins de six mois (si le véhicule a plus de quatre ans)
  • le carnet d’entretien du véhicule
  • le certificat de situation (ou CSA détaillé) : il s’agit du certificat de non-gage, à trouver sur le site HISTOVEC, qui indique clairement la situation administrative du véhicule d’occasion.

À QUI VENDRE UNE VOITURE DE SOCIÉTÉ ?

Lorsqu’une personne morale décide de vendre une ou plusieurs voitures d’occasion, elle peut s’adresser à plusieurs types d’acheteurs :

  • un professionnel de l’automobile (garagiste, concessionnaire, etc.) : cette solution est la plus simple dans le cadre de la vente d’une voiture de société. Elle peut être choisie quels que soient l’âge et la marque du véhicule de la flotte en question ;
  • un négociant, un mandataire ou un loueur sous la forme d’un véhicule d’occasion : la mise en circulation dudit véhicule doit alors dater de moins de cinq ans ;
  • un salarié : en optant pour cette alternative, le vendeur doit céder la voiture au prix de l’argus, selon la cote dudit véhicule ;
  • un particulier : dans le cas d’une vente d’une voiture de société à un particulier, il est essentiel de demander un contrôle minutieux de l’état d’une voiture d’occasion, afin que l’entreprise puisse se protéger des risques de vices cachés.
  • la revente aux enchères : le principal avantage de cette option est que la vente aux enchères d’un véhicule de société est ouverte à tout le monde, y compris aux employés de l’entreprise. Tout le monde est alors logé à la même enseigne. De plus, cette option garantit une revente rapide du véhicule. D’un point de vue financier, la vente aux enchères est toutefois moins intéressante pour le vendeur.

4 étapes à suivre pour assurer la bonne organisation d’un voyage d’entreprise

L’organisation d’un voyage d’entreprise peut sembler particulièrement difficile à prendre en charge. Néanmoins, même si le tourisme d’affaires demande une organisation qui nécessite beaucoup de temps et d’investissement de la part d’un chef de projet, il est tout à fait possible d’y parvenir sans sacrifier son budget. Pour vous y aider, voici les 4 étapes à suivre pour gérer l’organisation d’un voyage d’entreprise en bonne et due forme.

ÉTAPE 1 : DÉFINIR LE BUT DE CE VOYAGE D’AFFAIRES ET LE NOMBRE DE PARTICIPANTS

Il s’agit littéralement de la pierre angulaire de votre organisation. Souhaitez-vous organiser un séminaire d’entreprise dans le but de faire le point sur les chiffres avec l’ensemble de vos collaborateurs ? Ou préférez-vous un voyage incentive, de type Team-Building, pour motiver et récompenser votre équipe et fédérer vos collaborateurs ? Selon votre choix, les activités, les excursions, l’hébergement et même la destination pourront être définis avec plus de précision. De la même manière, il vous faudra connaître le nombre de participants au voyage le plus tôt possible. Cette donnée est vitale pour une organisation d’un voyage d’entreprise sans accroc.

Voici quelques exemples d’objectifs que vous pouvez établir en amont de l’organisation de votre séminaire d’entreprise :

  • motiver vos employés ;
  • favoriser la cohésion et la bonne entente de vos équipes ;
  • développer le sentiment d’appartenance autour des valeurs de votre société ;
  • illustrer les axes stratégiques de votre entreprise.

Si ces objectifs professionnels sont à garder en tête, il faut cependant ne pas oublier que ce voyage d’entreprise a avant tout pour but de faire plaisir à vos collaborateurs, en leur offrant des instants privilégiés.

ÉTAPE 2 : DÉFINIR LES DATES DU VOYAGE DE GROUPE ET LE BUDGET GLOBAL

Organiser un voyage d’entreprise demande rigueur et anticipation ! Établir un rétroplanning précis des actions à mener en amont est essentiel, afin que votre voyage organisé en entreprise se déroule pour le mieux. Dès que vous aurez déterminé le but de votre voyage de groupe et le nombre de participants, vous pourrez définir votre budget. Celui-ci devra englober l’intégralité des frais prévisionnels de votre voyage, notamment en ce qui concerne le transport, l’hébergement, la décoration de vos salles de réunions, la restauration et les activités originales à faire sur place. Dès lors, des idées de destinations peuvent d’ores et déjà fleurir dans votre esprit. Il devient donc essentiel de réfléchir aux dates de séjour, notamment afin de s’assurer que la météo sur place à la période donnée soit propice aux activités sportives que vous pourrez potentiellement envisager.

ÉTAPE 3 : CHOISIR LE MOYEN DE TRANSPORT ET L’HÉBERGEMENT

Le choix du moyen de transport doit être effectué en fonction du nombre de participants que vous aurez comptabilisés dans l’organisation de votre voyage d’entreprise. Selon la taille de votre entreprise et la destination retenue, vous pouvez :

  • demander à vos collaborateurs d’utiliser leur propre véhicule en leur proposant un défraiement ; vous perdrez cependant l’aspect convivial des transports de groupe, très appréciés dans ce genre de situation ;
  • louer des véhicules professionnels, spécialisés dans le transport de groupes (minibus) ;
  • réserver un autocar avec chauffeur ;
  • choisir l’option train, avec location de voiture sur place si nécessaire ;
  • prendre des billets d’avion auprès d’une compagnie aérienne.

Vous pouvez tout à fait choisir d’héberger vos collaborateurs dans un hôtel, un camping ou un village de vacances tout compris. Tout dépend de l’image de votre entreprise, du but de votre séjour (voyage incentive, séminaire d’entreprise, etc.) et de votre planning d’activités ludiques. A noter que si vous souhaitez marquer les esprits, nous vous recommandons de choisir des prestataires de logements insolites, comme ceux proposant des séjours en bulles ou dans des cabanes dans les arbres, par exemple.

Lorsque vous effectuerez les réservations de votre logement, n’oubliez pas de prendre en compte la restauration. Nous vous suggérons d’opter pour une pension complète afin d’assurer la maîtrise totale de votre budget.

ÉTAPE 4 : VEILLEZ À L’AMBIANCE DE VOTRE SÉJOUR

D’une manière générale, un voyage d’entreprise se veut un moment de détente et d’échanges agréables entre collaborateurs. Technique d’incentive bien connue pour booster vos troupes, il permet de joindre l’utile à l’agréable. Veillez donc à prévoir une soirée d’entreprise pour renforcer l’esprit d’équipe autour d’un cocktail ou d’un bon repas gastronomique ! De même, pensez toujours à prévoir un plan B pour vos activités extérieures si le temps n’est pas à la fête. Essayez de proposer des évènements originaux et des jeux collectifs pour faciliter les échanges et la cohésion d’équipe. Côté thématique, à vous de sélectionner celle qui pourra correspondre à l’actualité de votre entreprise et à vos valeurs. Vous pouvez ainsi choisir d’immerger vos équipes dans une époque, dans une culture ou encore de lui faire tester différentes disciplines sportives ou culturelles.

FAIRE APPEL À UNE AGENCE ÉVÉNEMENTIELLE SPÉCIALISÉE DANS LES VOYAGES D’AFFAIRES POUR L’ORGANISATION DE VOTRE VOYAGE D’ENTREPRISE

Comme vous l’avez sans doute constaté pendant la lecture de cet article, l’organisation d’un voyage d’entreprise peut être longue et fastidieuse pour un seul organisateur. Aussi, pour être sûr de ne pas faire d’écart dans votre budget, nous vous recommandons vivement de confier ce projet à des professionnels de l’organisation de voyages. De nombreuses agences spécialisées dans les voyages de groupe, les événements professionnels et l’organisation de séminaires d’entreprise vous aideront à organiser le voyage sur mesure et clé-en-main pour remplir tous vos objectifs ! Avant de sélectionner votre prestataire parmi différents voyagistes, n’hésitez pas à réaliser plusieurs devis auprès de différentes agences de voyages personnalisées. Ces spécialistes du voyage peuvent vous proposer des séjours à la carte ou des itinéraires préconçus, souvent moins onéreux. Nous vous recommandons également de souscrire à une assurance voyage et de vous renseigner sur les garanties financières, en cas d’éventuelle annulation de dernière minute.

Achat d’un véhicule de société : les différentes solutions de financement

Vous souhaitez devenir propriétaire d’une voiture de société ? Autofinancement, crédit auto, crédit-bail ou location longue durée : comparez les différentes solutions de financement d’un véhicule de société en fonction de la structure de votre entreprise, de ses besoins et de ses moyens.

Autofinancer son véhicule professionnel

Si la trésorerie de votre entreprise vous le permet, vous pouvez tout à fait envisager de financer votre nouveau véhicule de société en payant comptant. Il s’agit de la solution la plus rapide et la plus rapide, et qui n’entraînera pas de coûts supplémentaires, comme pourrait le faire un prêt. Selon les ressources de votre société et en fonction de ses projets d’avenir, investir une partie de sa trésorerie peut cependant présenter des risques.

Souscrire un crédit auto

En contractant un crédit auto professionnel, vous devenez propriétaire du véhicule, tout en échelonnant vos dépenses dans le temps. Avec ou sans apport, vous pouvez solliciter un établissement de crédit, afin d’obtenir la validation du financement du véhicule. Une fois votre demande de prêt acceptée, vous recevez la totalité du montant accordé et pouvez ensuite commencer à rembourser vos mensualités, selon un échéancier préétabli.

Obtenir un crédit-bail

Un contrat de crédit-bail s’apparente à un location avec option d’achat (LOA) ou à un leasing auto, à l’exception près que ces deux options sont réservées aux particuliers. Ce mode de financement permet à votre société de devenir locataire d’un véhicule pendant une durée déterminée. A l’issue du contrat, vous pouvez opter pour le rachat du véhicule au montant de sa valeur résiduelle fixée par le contrat, pour le renouvellement de la location ou pour la restitution du véhicule au concessionnaire.

Opter pour la location longue durée

La location longue durée (LDD) est un modèle de financement proche de celui du crédit-bail, mais qui ne vous permet pas de devenir propriétaire du véhicule loué à la fin du contrat. Ce type de location vous permet de confier le financement et l’entretien de votre voiture à une société spécialisée telle que Sixt, moyennant le paiement d’un loyer fixe mensuel. Négocié au moment de la signature du contrat, ce loyer dépend de différents paramètres : prix du véhicule neuf, durée de location, kilométrage et options sélectionnées.

Mettre en place un système d’indemnités kilométriques

Cette solution de financement est uniquement pertinente si le véhicule de société est destiné au dirigeant ou gérant de l’entreprise. Le principe est de faire autofinancer le véhicule par le dirigeant (autofinancement, crédit, crédit-bail, LLD) et de mettre en place des remboursements d’indemnités kilométriques.

Trouver le financement de véhicule de société adapté à votre entreprise

Je souhaite financer mon véhicule sans affecter la trésorerie de mon entreprise

Si payer comptant votre véhicule de société vous permet de rester indépendant et de ne pas vous endetter, cela affecte cependant votre trésorerie. Pour étaler votre dette et optimiser votre trésorerie, vous pouvez ainsi opter pour :

  • le crédit auto
  • le crédit-bail
  • la location longue durée

Je désire financer mon véhicule de manière rapide et indépendante, sans affecter ma capacité d’endettement

L’autofinancement est la seule solution vous permettant de financer rapidement votre véhicule de société, sans avoir à contracter d’engagement vis-à-vis d’un tiers et sans vous endetter.

Devenir propriétaire de mon véhicule de société est une priorité

Deux solutions de financement vous permettent d’acheter un véhicule de société sans condition :

  • l’autofinancement
  • le crédit auto

En souscrivant un crédit-bail, vous pouvez également décider de racheter le véhicule au montant de sa valeur résiduelle, à la fin du contrat. Notez cependant que cela n’est pas possible dans le cadre d’une location longue durée (LDD).

Je souhaite optimiser mon financement d’un point de vue comptable et fiscal

Le crédit-bail et la location longue durée sont les deux modèles de financement les plus intéressants pour optimiser votre opération. En effet, ces deux solutions :

  • ne figurent pas au bilan, ce qui simplifie la gestion fiscale et comptable
  • n’ont aucun effet sur le taux d’endettement de l’entreprise
  • n’engendrent pas d’avance de TVA, puisqu’elle est payée au fur et à mesure (mais non récupérable s’il s’agit d’un véhicule de tourisme et non d’un utilitaire)
  • ne permettent pas l’amortissement
  • font que leurs loyers passent dans les charges de l’entreprise
  • allègent les opérations fiscales au moment de la revente éventuelle

CALCULER L’AVANTAGE EN NATURE VÉHICULE DE FONCTION

Le calcul de l’avantage en nature véhicule de fonction peut parfois être rude. Comprenez comment évaluer l’avantage en nature des véhicules d’une flotte automobile pour les salariés de votre entreprise.

Définition de l’avantage en nature véhicule de fonction

Dans le cadre de l’avantage en nature véhicule de fonction, l’entreprise met à la disposition du salarié un véhicule de fonction (utilisé pour ses trajets professionnels et personnels).

En effet, accorder un avantage en nature sous la forme de véhicules de fonction peut permettre à l’entreprise de montrer sa reconnaissance à l’employé sans avoir à augmenter son salaire et, par défaut, le montant des cotisations sociales (ou charges sociales) dues à l’URSSAF.

Ceci est donc un complément de salaire souvent mis en avant et apprécié de tous les collaborateurs en bénéficiant. Cela peut même s’avérer être un atout lors de la négociation de la paie à l’embauche ou à la renégociation de contrat d’un employé.

Son utilisation dans le cadre privé constitue un avantage en nature et fait l’objet d’une déclaration. auprès de l’administration fiscale. L’avantage en nature voiture de fonction est soumis à l’impôt sur le revenu. Le montant de l’avantage est calculé à partir des frais réels ou selon une condition forfaitaire, et apparaît dans la catégorie “traitements et salaires” de la déclaration 2042. L’employé devra ainsi vérifier que ce montant correspond à celui inscrit dans la case revenu imposable de son bulletin de paie du mois de décembre de l’année à déclarer.

Que l’entreprise soit propriétaire ou locataire du véhicule importe peu. Un véhicule de société peut être utilisé à la fois pour les déplacements professionnels, mais aussi à titre personnel. C’est uniquement dans le cadre d’une utilisation privée en plus d’une utilisation du véhicule pour se rendre sur son lieu de travail, ainsi que pendant le créneau horaire déterminé par le contrat de travail, que le véhicule de société est considéré comme un avantage en nature.

La mise à disposition du véhicule par l’entreprise n’est pas considérée comme un avantage en nature lorsque :

  • Le salarié restitue le véhicule lors de sa période de repos hebdomadaire et pendant ses congés
  • Le salarié dispose d’un véhicule utilitaire de manière permanente
  • Le véhicule est une voiture particulière aménagée dans un but professionnel, sous réserve que l’employeur précise par écrit que la mise à disposition est uniquement à des fins professionnelles

Calcul de l’avantage en nature voiture

Une entreprise a la liberté de fournir à ses salariés des biens et services gratuitement ou moyennant une participation inférieure à la valeur réelle. Cette pratique peut s’expliquer par la fonction/le poste du collaborateur, les usages de la société ou par un événement ponctuel. Qu’en est-il de l’avantage en nature véhicule de fonction ? Comment s’effectue son calcul ?

Selon le choix de l’employeur, cet avantage en nature est évalué soit sur la base des dépenses réelles, soit sur la base d’un forfait annuel.

Certains paramètres entrent en ligne de compte pour l’évaluation de l’avantage en nature véhicule de fonction : véhicule acheté ou loué et prise en charge du carburant.

Tableau comparatif de calcul de l’avantage en nature véhicule de fonction

 

Véhicule acheté de 5 ans ou moins Véhicule acheté de plus de 5 ans Véhicule en location (avec ou sans option d’achat)
FORFAIT ANNUEL
L’employeur prend en charge le carburant
9% du prix d’achat du véhicule (prix TTC réglé par l’entreprise) 6% du prix d’achat du véhicule (prix TTC réglé par l’entreprise) 30% du coût global annuel de la location + assurance (évaluation plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable au véhicule acheté)
FORFAIT ANNUEL
L’employeur ne prend pas en charge le carburant
9% du prix d’achat du véhicule (prix TTC réglé par l’entreprise) + les frais de carburant dans le cadre personnel ou 12% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) 6% du prix d’achat du véhicule (prix TTC réglé par l’entreprise) + les frais de carburant dans le cadre personnel ou 9% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) 30% du coût global annuel de la location + assurance + les frais de carburant utilisé à des fins personnelles ou 40% du coût global annuel de la location +assurance (tout frais de carburant inclus, cadre professionnel comme personnel)
DEPENSES REELLES L’employeur prend en charge le carburant 20% du prix d’achat du véhicule (prix TTC réglé par l’entreprise) + l’assurance + l’entretien 20% du prix d’achat du véhicule (prix TTC réglé par l’entreprise) + l’assurance + l’entretien Coût global annuel de la location + entretien + assurance
DEPENSES REELLES
L’employeur ne prend pas en charge le carburant
Ajouter les frais de carburant utilisé à des fins personnelles Ajouter les frais de carburant utilisé à des fins personnelles Ajouter les frais de carburant utilisé à des fins personnelles

Alors location ou achat d’un véhicule d’entreprise pour vos salariés ?

Dans le cadre d’une voiture en temps qu’avantages en nature, le choix se fera en fonction du montant des dépenses que vous souhaitez engager à court, moyen et long terme.

Formule de calcul de l’avantage en nature:

Résultat obtenu après addition des valeurs selon la situation citée dans le tableau (R) multiplié par le nombre de kilomètres effectués en trajet privé (km TP), puis divisé par le nombre total de kilomètres parcourus sur l’année (km année).

Soit (R x km TP) / km année = montant avantage en nature véhicule

Ces informations sont données à titre indicatif. Compte tenu de la complexité de l’avantage en nature véhicule, il est utile de faire valider le calcul par une personne habilitée.

La voiture de fonction et le contrat de travail

Considéré comme un avantage en nature, le véhicule de fonction constitue un élément de rémunération. Pour autant, le contrat de travail du salarié mentionne-t-il obligatoirement l’existence de la voiture de fonction ? Élément de rémunération, la voiture de fonction fait alors partie intégrante du contrat de travail. Cet avantage en nature n’est cependant pas toujours inscrit au contrat de travail. En effet, bénéficier d’un véhicule de fonction peut être prévu par le contrat de travail du collaborateur, une convention collective, un accord d’entreprise ou un usage.

Il faut savoir que la jurisprudence considère que l’employeur ne peut pas décider unilatéralement de retirer l’usage de la voiture de fonction au salarié. Il s’agit là d’une modification du contrat de travail. De même, la Cour de Cassation estime qu’en cas de suspension du contrat de travail, le salarié peut conserver l’usage privé de sa voiture de fonction.

Avantage en nature véhicule et impôt

Tout avantage en nature accordé par l’employeur constitue un élément de rémunération et est alors imposable sur le revenu L’avantage en nature véhicule de fonction est par conséquent soumis à l’impôt.

Il est à noter que l’avantage en nature est à déclarer uniquement si vous avez le statut de salarié.

Comment valoriser un véhicule de fonction ?

Valoriser un véhicule de fonction n’est pas toujours chose aisée pour une entreprise. Avantage en nature de fonction pour le salarié, ce dernier peut y préférer le remboursement d’indemnités kilométriques ou encore la mise à disposition d’une voiture de service.

Cependant pour valoriser un véhicule de fonction, rien de tel que d’aborder le sujet l’indéniable force managériale qu’affiche un tel avantage. L’employeur doit réussir à mettre en avant deux atouts majeurs du véhicule de fonction :

  • Le collaborateur n’engage aucune trésorerie personnelle
  • Le salarié n’a pas la contrainte d’avoir à remplir des décomptes de frais kilométriques

Il faut noter que réussir à valoriser un véhicule de fonction constitue un moyen efficace de recruter et fidéliser ses collaborateurs.

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Carte grise et personne morale : tout ce qu’il faut savoir

Au niveau juridique, une personne morale se distingue d’une personne physique. En effet, une personne physique représente un seul individu. En revanche, une personne morale regroupe plusieurs individus ayant un objectif en commun à atteindre. Il peut s’agir, par exemple d’une société ou d’une organisation non gouvernementale (ONG). Cette dernière peut notamment obtenir une carte grise pour un véhicule de société et effectuer certaines démarches que nous allons vous détailler dans cet article.

Les démarches d’obtention d’une carte grise pour une personne morale

À l’heure actuelle, une personne morale en tant que telle n’est pas encore en mesure de réaliser une demande de carte grise pour un nouveau véhicule ou pour obtenir un nouveau certificat d’immatriculation en cas de perte ou de vol. Pour ce faire, elle doit désigner une personne physique en son sein (un responsable de la flotte automobile, ou le gérant de l’entreprise, par exemple), afin d’effectuer les démarches nécessaires auprès de l’administration. À noter que, via ce système, il est possible de faire immatriculer un véhicule neuf comme un véhicule d’occasion.

Pour obtenir une carte de grise pour une personne morale, la personne physique désignée doit se rendre sur le site de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS), en charge de l’immatriculation des véhicules, afin d’effectuer les démarches. Dans ce cas précis, la personne physique devra faire une demande de certificat d’immatriculation “pour quelqu’un d’autre” et renseigner les coordonnées de l’entreprise. Le paiement doit être effectué en ligne, après avoir fourni l’ensemble des pièces justificatives demandées par le système d’immatriculation du véhicule. La carte grise de la personne morale est ensuite envoyée à l’adresse donnée par la personne physique, avec le code confidentiel qui permet notamment d’effectuer certaines téléprocédures en lien avec le certificat d’immatriculation (changement d’adresse, demande de duplicata, déclaration de cession, etc.).

L’obtention d’un duplicata de la carte grise d’une personne morale

La demande de duplicata de carte d’immatriculation peut être nécessaire en cas de perte ou de vol de la carte grise d’une personne morale. Sachez que les préfectures ne s’occupent plus des démarches d’immatriculation. La personne physique désignée, et dont le nom figure sur la carte grise de la personne morale, devra faire une demande sur le site de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS). Pour ce faire, il lui faudra se munir de son code confidentiel et rassembler les documents nécessaires au préalable. Elle recevra ensuite un nouveau certificat provisoire en attendant d’obtenir une autre carte grise.

La cession d’un véhicule de société

Dans le cadre de la revente d’une voiture de société, la personne physique désignée et dont le nom figure sur la carte grise de la personne morale doit effectuer une déclaration de cession auprès de l’ANTS pour valider officiellement le changement de propriétaire auprès de l’Administration. À noter également que le jour de la vente du véhicule d’occasion, les deux parties devront remplir le certificat de cession, formulaire Cerfa n°15776*01, dont elles récupèreront ensuite un exemplaire chacun.

Les avantages et inconvénients d’une carte grise pour personne morale

Pour l’employé, avoir la carte grise d’une personne morale présente un avantage considérable, notamment en ce qui concerne les frais liés à la voiture. En effet, dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule de société, c’est la personne morale, propriétaire du véhicule, qui doit prendre en charge les frais de votre carte grise, d’assurance et d’entretien de la voiture.

De son côté, la personne morale doit s’acquitter, en plus du prix de la carte grise (qui peut varier en fonction de plusieurs taxes), de la Taxe sur les Véhicules de Société, et ce, chaque année. À noter également qu’il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les voitures d’entreprise, sauf s’il s’agit d’utilitaires, par exemple.

Tout savoir sur l’Argus professionnel

Si votre entreprise souhaite acheter ou vendre un véhicule pour sa flotte automobile professionnelle, le réflexe pour en estimer la valeur est de passer par l’Argus. Ce système vous permet d’avoir une idée de la valeur marchande d’une automobile sur le marché de l’occasion.
Mais vous vous demandez peut-être qu’est-ce que l’Argus ? Comment il est calculé ? S’il existe des alternatives ? Les experts de Sixt Corporate vous disent tout sur l’Argus et la manière de l’utiliser.

Qu’est-ce que l’argus professionnel ? Définition

La Cote Argus sert de référence aux professionnels pour estimer la valeur de reprise des voitures d’occasion. Elle est établie par l’Argus, un magazine français consacré à l’automobile. Depuis 1927, il publie les cotes des voitures.

En se basant sur le prix neuf d’un modèle d’automobile, il est possible de calculer sa dépréciation au fil des années. Ce prix de référence est évidemment impacté par d’autres critères propres à un véhicule en particulier, mais il permet une base de négociation.

Quels véhicules ont une cote Argus ?

Toutes les voitures particulières (véhicules de tourisme) ont une cote Argus, mais de nombreux autres véhicules sont également concernés.

En plus des voitures, y compris les 4×4, il existe une cote Argus pour :

  • Les véhicules utilitaires légers (VUL) ;
  • Les motos et les cyclomoteurs ;
  • Les camions ;
  • Les tracteurs routiers ;
  • Les quads.

A quoi sert l’argus professionnel ?

La cote Argus permet de connaître la valeur marchande d’un véhicule. Elle est donc utilisée par tous les professionnels de l’automobile : concessionnaires, garagistes, constructeurs, etc.

Elle est également utilisée par les services financiers d’une entreprise pour déterminer le prix de la flotte automobile de l’entreprise et savoir comment la comptabiliser. Si vous avez un contrat de location longue durée avec un loueur professionnel comme Sixt Corporate, la valeur de l’Argus de vos véhicules d’entreprise aura un impact sur le prix de votre location.

La valeur Argus d’un véhicule va également affecté le prix de votre assurance auto pro et le type de couverture à choisir.

Comment est fait le calcul de la cote Argus ?

Une équipe d’experts du monde de l’automobile est chargée du calcul de la cote Argus, en toute indépendance.
Ils basent leurs observations sur la marque, le modèle, la version, le carburant (diesel, essence, hybride ou électricité) et la motorisation d’un véhicule.

Ils basent leurs calculs sur plusieurs critères :

  • La courbe de dépréciation de la valeur de la voiture neuve, prenant en compte la motorisation, les finitions, les options, etc.
  • L’offre et la demande du marché.
  • Les prix réels de vente du véhicule sur le marché de l’occasion.

Le cours moyen de l’Argus se calcule sur un véhicule “moyen”, immatriculé pendant l’année et ayant roulé un nombre de kilomètres standard. En se basant sur les observations du comportement des décotes de divers véhicules au fil des années, les experts sont en mesure de proposer une courbe de dépréciation d’une automobile pour les années à venir.

Qu’est-ce que la cote personnalisée ou affinée de l’Argus ?

La cote Argus officielle se base sur le cours moyen de l’Argus, expliqué ci-dessus.
La cote personnalisée ou affinée de l’Argus désigne une cote “sur mesure” faite pour un véhicule précis. Elle prend donc en compte des critères précis : kilométrage réel, date de mise en circulation, date et bilan du dernier contrôle technique, etc.

Comment obtenir une cote Argus auto gratuite ?

Pour obtenir le cours moyen de l’Argus de votre véhicule en ligne, c’est très simple. Sur le site de l’Argus, vous pouvez effectuer gratuitement votre recherche de cote en renseignant au choix l’immatriculation, le choix du modèle ou un numéro de carte grise.

A noter : Argus n’est plus le seul à proposer une cote pour votre véhicule. Vous pouvez également le faire via La Centrale ou Turbo par exemple. Il est toujours intéressant de comparer les différentes cotations.

Tout savoir sur l’ANTS Pro

Depuis novembre 2017, l’État a décidé de se moderniser en mettant en place des outils de dématérialisation. Ainsi, certaines démarches administratives, dont l’obtention d’une carte grise pour un véhicule d’occasion ou neuf, doivent maintenant se faire en ligne. C’est ainsi que l’Agence Nationale des Titres sécurisés (ANTS) est devenue un outil incontournable. L’ANTS Pro permet aux entreprises de se procurer différents documents indispensables à la conduite de leur activité.
Les experts de Sixt Corporate vous expliquent tout sur l’ANTS Pro, son utilité, la manière de créer son compte professionnel ANTS et les différentes choses à savoir si vous faites les démarches une demande de certificat d’immatriculation au nom d’une entreprise.

Qu’est-ce que l’ANTS Pro et quel est son rôle ?

L’Agence Nationale des Titres sécurisés existe depuis 2007. Elle permet à une entreprise de traiter de façon dématérialisée un certain nombre de démarches qu’il n’est plus possible de faire en préfecture ou sous-préfecture. L’ANTS Pro vous permet de :

  • obtenir un certificat d’immatriculation pour un véhicule de société ou un duplicata de carte grise ;
  • déclarer la vente d’un véhicule de société ;
  • déclarer un changement d’adresse ;
  • obtenir un permis de conduire pour le transport de marchandises ou de personnes ;
  • faire des demandes de passeport pour des voyages d’affaires.

Dans le cadre d’une immatriculation de véhicule de société, les demandes sont traitées, validées dans le Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV) et envoyées à l’Imprimerie Nationale qui se charge d’imprimer et d’envoyer les documents papier.

À noter : si vous louez vos véhicules de société auprès d’un loueur pro comme Sixt Corporate, vous n’avez pas besoin de faire la moindre démarche. C’est nous qui conduisons toutes les démarches d’immatriculation.

Comment créer un compte professionnel ANTS ?

Une fois votre espace pro créé, il vous suffit d’utiliser vos identifiants pour attendre votre espace d’entreprise à chaque connexion.
Vous pouvez y suivre l’avancement de vos démarches de carte grise. On compte généralement un délai de 3 à 6 semaines pour un pro pour recevoir le certificat d’immatriculation du véhicule de société. À noter que si vous ne recevez rien une semaine après que votre demande ait été validée, vous pouvez contacter l’ANTS par téléphone ou e-mail.

Quelles sont les pièces justificatives nécessaires pour obtenir une carte grise pro auprès de l’ANTS ?

Pour faire immatriculer un véhicule de société, voici la liste des documents à fournir :

  • le formulaire cerfa de demande de carte grise signée et portant le cachet de l’entreprise ;
  • un extrait Kbis ;
  • une preuve de contrôle technique ;
  • une pièce prouvant l’identité du demandeur ;
  • une attestation d’assurance.

Comment contacter l’ANTS par téléphone ?

Pour contacter l’ANTS pro par téléphone, vous pouvez appeler le 34 00 en France métropolitaine (numéro non surtaxé) ou le +33 9 70 83 07 07 depuis l’Outre-Mer et l’étranger. Le standard téléphonique est ouvert du lundi au vendredi de 7h45 à 19h et le samedi de 8h à 17h.
Si vous souhaitez contacter l’ANTS par email, vous pouvez le faire via des formulaires de contact, selon l’objet de votre demande :

Pour traiter au mieux ces demandes, n’oubliez pas d’avoir à votre disposition votre numéro de dossier ou votre numéro d’immatriculation pour une demande de carte grise pro.