FRAIS DE DÉPLACEMENT

FRAIS DE DÉPLACEMENT : COMMENT SE FAIRE REMBOURSER ?

Les remboursements des frais de déplacements pour les salariés peuvent être longs à traiter. Faciliter la gestion des frais de déplacement est une question importante à laquelle doivent s’atteler les gestionnaires de flotte et le service comptabilité de chaque entreprise.

Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, un salarié peut être amené à utiliser son véhicule personnel pour se déplacer. Les frais de déplacement, encore appelés frais kilométriques, donnent lieu au versement d’une compensation de la part de l’employeur. Occasionnés lors de déplacements professionnels, ils sont calculés selon un barème d’indemnités kilométriques établi par l’administration fiscale.

Tout savoir sur le remboursement des frais kilométriques par l’employeur

Un trajet professionnel donne lieu à un remboursement des frais kilométriques par l’employeur. Cette mesure s’applique dans le cas où le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer son déplacement.

Le remboursement des frais kilométriques peut également avoir lieu dans le cadre d’un trajet domicile-travail (avec utilisation du véhicule du collaborateur) si un accord collectif le prévoit.

Le calcul des indemnités kilométriques s’effectue selon un barème fixé par l’Administration fiscale. Celles-ci sont déductibles des impôts sur le revenu à condition de disposer des justificatifs correspondant aux dépenses déclarées.

Il faut savoir que la justice considère que l’employeur ne peut arrêter d’effectuer le remboursement des frais kilométriques sans justification.

Remboursement des frais de déplacement professionnel

Les frais de déplacement liés à l’utilisation du véhicule personnel du collaborateur donnent lieu à un remboursement de la part de l’employeur. Le calcul de l’indemnité s’effectue sur la base du barème des IK déterminé par l’administration fiscale et mis à jour chaque année. Il est à noter que l’actuelle définition des frais de déplacement intègre les trajets uniquement professionnels et exclut ceux du domicile au lieu de travail.
Pour le remboursement des frais de déplacement professionnel, il est possible de déclarer les dépenses réelles. Cela nécessite de disposer de tous les justificatifs, ce qui n’est pas toujours simple. Il faut savoir que les frais ne peuvent cependant pas excéder le montant résultant de l’application du barème kilométrique établi par l’administration fiscale.

Certaines entreprises prévoient une prime de déplacement professionnel. Celle-ci peut inclure des dépenses telles que les frais de déplacement, les frais d’hébergement et de restauration. Non obligatoire, la prime de déplacement concerne généralement les grands déplacements professionnels.

Calcul des frais de déplacement

Le tarif pour déplacement professionnel est fonction des caractéristiques du véhicule et de la distance parcourue. Le calcul de l’indemnité kilométrique (IK) s’effectue sur la base du barème des IK de l’administration fiscale.

Pour connaître le tarif d’un déplacement professionnel, il suffit de se reporter au barème correspondant au type de véhicule utilisé :

  • Automobiles avec une puissance fiscale plafonnée à 7 CV.
  • 2 roues dont la cylindrée est > 50 cm³.
  • 2 roues dont la cylindrée est < 50 cm³.

Le prix/km varie selon la distance parcourue. Chaque barème kilométrique établit un tarif de déplacement professionnel par tranche kilométrique. Pour les automobiles : jusqu’à 5000 km, de 5001 à 20 000 km et au-delà de 20 000 km. Pour exemples, sur la base du barème kilométrique 2018:

  • Une distance parcourue de 22 000 km sur l’année avec une voiture de 6 CV donne lieu à une indemnité kilométrique de 22 000 x 0,382 € soit 8404 €
  • Des trajets de 5 000 km au total parcourus en scooter de 5 CV (cylindrée > 50 cm³) donnent lieu à une indemnité kilométrique de (5 000 x 0,070) + 989 € soit 1339 €.

Les frais de déplacement sont déductibles de l’impôt sur le revenu, sous réserve de disposer des justificatifs correspondants.

La location de véhicule, pour une gestion facilitée des notes de frais

La gestion des notes de frais peut s’avérer complexe

Véritable lourdeur administrative pour toute entreprise, la gestion des notes de frais peut s’avérer complexe. La location de véhicule pour les déplacements professionnels représente aujourd’hui la solution idéale pour les dirigeants comme pour leurs collaborateurs.

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