CALCULER LES FRAIS DE DÉPLACEMENT EN VOITURE
En tant qu’entreprise, calculer les frais de déplacement voiture des salariés est une étape aussi importante que chronophage. Faciliter la gestion des frais de déplacement est une question importante à laquelle doivent s’atteler les gestionnaires de flotte et le service comptabilité de chaque entreprise.
QUE SONT LES FRAIS DE DÉPLACEMENT EN VOITURE ?
Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié peut être amené à utiliser son véhicule personnel pour se déplacer. Cela concerne aussi bien les frais engagés pour les trajets domicile-travail que les déplacements temporaires.
Les frais de déplacement, encore appelés frais kilométriques, donnent lieu au versement d’une compensation de la part de l’employeur. Occasionnés lors de déplacements professionnels, ils sont calculés selon un barème d’indemnités kilométriques établi par l’administration fiscale.
Quels trajets entrent dans la catégorie des déplacements professionnels ?
De façon générale, les frais de déplacement vont de pair avec l’ensemble des missions effectuées par un employé pour le compte de son entreprise, en dehors du bureau.
Cela peut donc faire référence au trajet entre le domicile et le bureau, les visites et rendez-vous à l’extérieur, les voyages d’affaires, les repas d’affaires en extérieur, les séminaires et congrès.
L’employeur se doit de rembourser tout employé qui accomplit de telles missions.
Si l’employé utilise son propre véhicule cela passera par le remboursement des frais de carburant ou de parking. S’il utilise les transports en commun ou un autre moyen de locomotion public, l’employé pourra se faire rembourser le billet.
NB : la compensation se fait alors sur la présentation de justificatifs mentionnant les coûts liés au déplacement.
LE BARÈME DE REMBOURSEMENT DES FRAIS KILOMÉTRIQUES
Un trajet professionnel donne lieu à un remboursement kilométrique par l’employeur. Cette mesure s’applique dans le cas où le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer son déplacement.
Le calcul des indemnités kilométriques s’effectue selon un barème kilométrique fixé par l’administration fiscale dont voici le détail pour 2022 (avec “d” pour distance) :
| Puissance fiscale du véhicule | Jusqu’à 5.000 km parcourus | De 5.001 à 20.000 km parcourus | Plus de 20.000 km parcourus |
| 3 CV et mois | d x 0,502 | (d x (0,3) + 1007 | d x 0,35 |
| 4 CV | d x 0,575 | (d x 0,323) + 1262 | d x 0,387 |
| 5 CV | d x 0,603 | (d x 0,339) + 1320 | d x 0,405 |
| 6 CV | d x 0,631 | (d x 0,355) + 1382 | d x 0,425 |
| 7 CV et plus | d x 0,661 | (d x 0,374= + 1435 | d x 0,446 |
Important : le nouveau barème, à utiliser pour la déclaration de revenus de 2023, sera publié par arrêté au Journal Officiel de février 2023.
Les indemnités calculées à partir de ce barème sont déductibles des impôts sur le revenu, à condition de disposer des justificatifs correspondant aux dépenses déclarées.
Le cas particulier des trajets domicile-travail
Le remboursement des frais kilométriques peut également avoir lieu dans le cadre d’un trajet domicile-travail (avec utilisation du véhicule du collaborateur), si un accord collectif le prévoit.
Il faut savoir que les frais ne peuvent cependant pas excéder le montant résultant de l’application du barème kilométrique établi par l’administration fiscale.
LES DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS AVEC UN VÉHICULE PERSONNEL
Les frais de déplacement liés à l’utilisation du véhicule personnel du collaborateur donnent également lieu à un remboursement de la part de l’employeur.
Le calcul de l’indemnité s’effectue aussi sur la base du barème des IK déterminé par l’administration fiscale et mis à jour chaque année.
Il est à noter que l’actuelle définition des frais de déplacement intègre les trajets uniquement professionnels et exclut ceux du domicile au lieu de travail.
Pour le remboursement des frais de déplacement professionnel, il est possible de déclarer les dépenses réelles. Cela nécessite de disposer de tous les justificatifs, ce qui n’est pas toujours simple.
Quid de la prime de déplacement professionnel ?
Certaines entreprises prévoient une prime de déplacement professionnel. Celle-ci peut inclure des dépenses telles que :
- les frais de déplacement kilométriques (ou remboursement des frais de transports)
- les frais d’hébergement et de restauration.
Non obligatoire, la prime de déplacement concerne généralement les grands déplacements professionnels.
Le saviez-vous ? La justice considère que l’employeur ne peut arrêter d’effectuer le remboursement des frais kilométriques sans justification.
CALCULER DES FRAIS DE DÉPLACEMENT EN VOITURE
Pour rappel, le tarif pour déplacement professionnel est fonction des caractéristiques du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.
Pour connaître le tarif d’un déplacement professionnel, il suffit de se reporter aux barèmes correspondant au type de véhicule utilisé :
- automobiles avec une puissance fiscale plafonnée à 7 CV.
- 2 roues dont la cylindrée est > 50 cm³.
- 2 roues dont la cylindrée est < 50 cm³.
Chaque barème kilométrique établit un tarif de déplacement professionnel par tranche kilométrique. Pour les automobiles :
- jusqu’à 5.000 km,
- de 5001 à 20.000 km,
- au-delà de 20.000 km.
Pour exemples, sur la base du barème kilométrique 2022 :
- Une distance parcourue de 6.000 km sur l’année avec une voiture de 7 CV donne lieu à une indemnité kilométrique de 6000 x 0,661 € soit 3.966 €.
- Une distance parcourue de 22.000 km sur l’année avec une voiture de 6 CV donne lieu à une indemnité kilométrique de 22.000 x 0,425 € soit 9.350 €.
NB : pour calculer les frais de déplacement à verser à un employé circulant à moto ou en scooter, il faut se reporter au barème kilométrique correspondant, qui diffère de celui d’une voiture.
Les frais de déplacement sont déductibles de l’impôt sur le revenu, sous réserve de disposer des justificatifs correspondants.
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