Voiture de société et utilisation personnelle : que faut-il savoir ?
Voiture de société et utilisation personnelle : quelles sont les règles ?
Les entreprises peuvent faire le choix de mettre à la disposition de leurs salariés des véhicules de société. Destinés à un usage dans le cadre professionnel, la voiture de service est cependant parfois utilisée à des fins personnelles. Dans quels cas voiture de société et utilisation personnelle sont-elles compatibles ? Quelles sont les sanctions applicables en cas d’usage abusif par le salarié ? Explications sur une pratique qui n’est pas une exception aujourd’hui.
Voiture de société et utilisation personnelle, est-ce compatible ?
La voiture de société, également appelée véhicule de service, est réservée aux déplacements professionnels du salarié. L’entreprise la met à disposition d’un employé pour lui permettre d’effectuer les trajets liés à son activité, sur son temps de travail. Ainsi, celle-ci doit être restituée à la fin de la journée.
Il est donc impossible pour le salarié d’utiliser son véhicule de société pour des raisons personnelles, quelles qu’elles soient. En dehors des heures de travail, durant les jours fériés, les week-ends, les RTT ou les congés de l’employé, la voiture de service rejoindra donc la flotte de véhicules de l’entreprise. En cas d’arrêt maladie, elle peut également être prêtée à un autre salarié.
La voiture de société et l’utilisation personnelle ne sont donc pas compatibles.
À noter cependant que les trajets domicile-travail sont tolérés si l’employeur le précise explicitement, de préférence par écrit.
Voiture de société : définition
Mise à disposition d’un salarié par son entreprise, la voiture de service fait partie de la flotte de véhicules d’une société. Comme vu précédemment, son utilisation ne peut avoir lieu que pour des déplacements directement liés à l’activité professionnelle.
Ainsi, le salarié ne peut pas l’utiliser à des fins personnelles.
L’un des principaux avantages de la voiture de société pour le salarié est la prise en charge des frais de carburant et de stationnement par l’employeur. Tout comme l’assurance, l’entretien ou les réparations du véhicule.
Notez que ces différentes dépenses ne peuvent être prises en compte dans le cadre de la déduction d’impôts liés aux frais réels, contrairement à l’usage d’un véhicule personnel en situation professionnelle.
Les limites de l’utilisation du véhicule de société
Il y a encore quelques années, il revenait à l’employeur de payer les infractions commises par le conducteur du véhicule de service. Mais depuis 2017, c’est à l’employé de prendre en charge sa contravention. L’entreprise est alors tenue de dénoncer le conducteur qui est à l’origine de l’infraction.
Il est évidemment interdit de prêter sa voiture de service, ou encore d’en tirer un quelconque bénéfice en proposant du covoiturage, les frais de déplacement étant pris en charge par l’employeur. De plus, les personnes transportées dans ce cas de figure ne sont généralement pas couvertes par l’assurance de l’entreprise.
Notez toutefois que les limites liées à l’utilisation personnelle de la voiture de société sont propres à chaque entreprise. Elles peuvent être explicitement mentionnées dans le contrat de travail de l’employé.
Véhicule de société et utilisation personnelle : quelles sanctions ?
La loi considère que l’utilisation d’un véhicule de service à des fins personnelles est une faute. Disposer de la voiture de société mise à disposition uniquement pour des besoins professionnels peut donc être sanctionné.
Il revient à l’employeur d’apporter la preuve que l’employé a fait un usage abusif de la voiture de service.
Au vu de la jurisprudence, le véhicule de société et son utilisation personnelle peut mener jusqu’au licenciement du salarié. Il a cependant été jugé qu’un employeur qui accepte tacitement un usage abusif ne peut licencier son collaborateur pour faute grave. Il en va de même dans le cas où il apprend l’utilisation d’un véhicule de service à des fins personnelles et que le délai de prescription de 2 mois est passé.
Pour se protéger des abus, l’employeur peut établir une charte d’utilisation du véhicule de service et la faire signer par le collaborateur qui dispose de la voiture de société. Il existe des modèles similaires au modèle de charte d’utilisation du véhicule de fonction.
Bon à savoir : Une voiture de société utilisée de manière abusive (en dehors des heures de travail, pour des trajets à titre privé) peut être requalifiée par les services fiscaux.
Les conséquences fiscales de l’utilisation personnelle d’une voiture de société
L’utilisation personnelle d’un véhicule de société étant considéré comme un avantage en nature, elle est donc soumise aux charges sociales et à l’impôt sur le revenu, pour l’employé comme pour l’employeur.
- Pour le salarié :
La mise à disposition d’une voiture de société doit figurer dans le contrat de travail du salarié. Il s’agit d’un élément de salaire soumis à l’impôt sur le revenu, dont le montant est calculé sur la base d’un forfait ou des frais réels. Dans les deux cas, il varie selon que le véhicule est loué ou appartient à l’entreprise.
- Pour le dirigeant :
Comme pour le salarié, le véhicule de société du dirigeant de l’entreprise est concerné par l’impôt sur le revenu et les charges sociales.
S’il s’agit d’un véhicule de tourisme (destiné au transport de personnes), le professionnel individuel est tenu de réintégrer une fraction des dépenses au bénéfice imposable.
Les véhicules utilitaires (camionnettes, camions, fourgons, etc.), quant à eux, peuvent faire l’objet d’une déduction de la TVA du prix d’achat et sur le carburant, ainsi que des frais d’entretien.
Qui est responsable quand le véhicule de service est utilisé à des fins personnelles ?
En tant que propriétaire de ses véhicules d’entreprise et titulaire des cartes grises, l’employeur a pour obligation de souscrire une assurance pour les véhicules de service, comme pour les voitures de fonction.
Il assume les conséquences financières de tout sinistre pouvant survenir. Le conducteur reste pénalement responsable. Pour la voiture de société et son utilisation personnelle, l’employeur n’est pas tenu de supporter les frais engendrés par le sinistre.
Quelles sont les solutions pour pouvoir utiliser un véhicule d’entreprise à des fins personnelles ?
Pour pouvoir faire un usage privé d’un véhicule d’entreprise en toute légalité, il faut que celui-ci soit une voiture de fonction, et non de service. Si le contrat de travail l’autorise, le véhicule de fonction est mis à disposition du salarié pour ses trajets personnels, et pas seulement du domicile au lieu de travail. L’employé peut également profiter du véhicule durant les week-ends, les soirs ou encore pendant ses congés. C’est à l’employeur qu’il revient de fixer le cadre.
Il s’agit d’un avantage en nature. Il est donc soumis à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales.
Pour être parfaitement en règle avec l’usage personnel de votre voiture de fonction, vous devez obligatoirement souscrire à une assurance automobile. Le conducteur est libre de choisir sa formule, mais le minimum reste l’assurance responsabilité civile, qui couvre les éventuels dommages occasionnés aux tiers en cas de sinistre.
