Conseils pour gérer le voyage de mes commerciaux
Quelle que soit la taille d’une entreprise (multinationale, PME, TPE), le développement commercial national et international passe généralement par des déplacements. Ce poste de dépense se révèle habituellement le plus élevé après les salaires de l’entreprise. Savoir optimiser les voyages de ses commerciaux et les rentabiliser est donc une nécessité dans la bonne gestion d’une entreprise.
Voici nos conseils pour gérer de manière la plus efficiente possible les voyages de la force de vente de votre entreprise et en rationaliser les coûts.
Définir une stratégie des déplacements professionnels des commerciaux de votre entreprise
Il est important d’organiser une stratégie claire à l’usage de commerciaux, reprenant leurs objectifs et les différentes techniques de vente mises en place pour les atteindre. Chaque déplacement doit s’inscrire dans la logique de la stratégie de l’entreprise. Chaque déplacement doit s’inscrire dans la logique de la stratégie de l’entreprise. Une stratégie claire permet de chiffrer et calculer les retours sur investissements de ces actions. Chaque voyage doit être clairement défini, avec un agenda optimisé pour accomplir le maximum de rendez-vous et donner la priorité à ceux qui sont les plus essentiels aux intérêts de l’entreprise.
L’importance de planifier les voyages de ses commerciaux en avance
La clé d’un voyage pour les commerciaux réussi est la planification de celui-ci. En s’y prenant à l’avance, il est plus facile pour vos équipes commerciales d’obtenir tous les rendez-vous qu’ils souhaitent pouvoir mener pendant leur séjour. Ils peuvent également préparer leur itinéraire géographique pour optimiser leur temps et réserver les restaurants à proximité où ils vont pouvoir inviter vos clients ou prospects. D’où l’importance de se faire accompagner par des organisateurs capables de faire gagner du temps et de l’argent.
Optimiser les dépenses de voyages des commerciaux
Faites un audit des pratiques actuelles de l’entreprise et des frais engendrés : frais de déplacements, hébergements, repas, frais annexes. Une fois que vous aurez ainsi une vue d’ensemble de ces coûts, vous serez plus en mesure de chercher les angles d’amélioration. L’organisation des voyages pour les commerciaux doit avoir été réfléchie. Il existe de nombreux moyens de réduire les dépenses liées à des déplacements en menant des négociations avec les compagnies aériennes ou de chemin de fer. Il est également possible de signer un partenariat avec une agence de voyage spécialisée dont la mission est de vous assurer des tarifs préférentiels pour vos billets d’avion et vos nuits d’hôtel toute l’année.
L’hébergement
Si vos commerciaux vont régulièrement aux mêmes destinations, c’est l’occasion de négocier des contrats avec un hôtel pour assurer des tarifs intéressants sur l’année, sans négliger leur confort.
Les frais de transport
Sélectionnez les moyens de transport les plus pratiques et les plus rentables, qui incluent une alternative en cas d’annulation ou d’imprévu.
Si vos commerciaux sont régulièrement sur les routes, vous pouvez leur fournir un véhicule de société en favorisant la location longue durée de voiture commerciale qui permet des contrats flexibles et des coûts maîtrisés lissés mensuellement.
Si vos commerciaux ont des besoins ponctuels de voitures, des contrats avec un loueur professionnel comme SIXT Corporate garantissent la mise à disposition de véhicules de qualité à la demande à des tarifs avantageux. Nos agences sont à la disposition de vos équipes commerciales et marketing pour les accompagner dans leurs voyages en France, mais également à l’international.
Vous pouvez également leur fournir des cartes de carburant et de télépéages pour être en mesure de contrôler la totalité des dépenses.
Si vos commerciaux utilisent régulièrement le train ou l’avion, c’est l’occasion aussi de se pencher sur les programmes de grand voyageur. Prenez le temps de vérifier que ces abonnements, au coût assez élevé, seront bien rentabilisés.
Utiliser les bons outils pour le suivi des dépenses de frais de déplacements professionnels des commerciaux
De nombreux outils informatiques permettent un suivi simplifié des coûts liés aux déplacements de vos commerciaux. La plupart des banques professionnelles offrent des services permettant une gestion simplifiée des notes de frais, des rapports de TVA automatisés, une gestion optimale de votre flotte de véhicules de sociétés, etc. Un bon CRM permet également de suivre de près les effets de votre stratégie commerciale et d’ajuster les directives quant aux voyages professionnels effectués par les commerciaux de votre entreprise.
Conserver ces données vous permet également une meilleure gestion de votre budget et des prévisions.
Pour mieux gérer les déplacements professionnels de vos commerciaux, il est donc recommandé de mettre en place une politique de voyage claire, de préparer ces déplacements en amont pour les rendre les plus efficients possibles, de rationaliser les différents postes de dépenses et d’établir un suivi rigoureux. Pour vous aider à définir les contrats de location de véhicules d’entreprise les plus adaptés à votre structure, les experts de Sixt Corporate sont à votre disposition.
