Arbeiten von zu Hause: Welche Home Office Regelungen gelten?

Aktuell arbeitet Deutschland von zu Hause. Die Corona-Arbeitsschutzverordnung der Bundesregierung besagt, dass Arbeitgeber überall wo es möglich ist, Home Office anbieten müssen, sofern keine zwingenden betrieblichen Gründe dieses verhindern. Vorerst bis 30.4.2021 verlängert gibt es immer mehr Firmen, die auf Home Office setzen und hierin Chancen sehen, Mitarbeiter zufriedener arbeiten zu lassen und auch selber Kosten zu sparen.

1. Home Office Regelungen in Corona-Zeiten

Die weltweite Pandemie zwingt zum Umdenken. Bundesarbeitsminister Hubertus Heil sagt auf bundesregierung.de, derzeitige Home Office Pandemie Regelungen dienen dazu, „die epidemiologisch relevanten Kontakte am Arbeitsplatz und auf dem Weg zu Arbeit zu reduzieren. Gezielte Maßnahmen sollen dazu beitragen, das Infektionsrisiko weiter zu senken, ohne dass die wirtschaftliche Aktivität eingestellt oder beschränkt werden muss.“ Und immerhin: ein Viertel der deutschen Erwerbstätigen hat Ende Januar 2021 hauptsächlich oder ausschließlich im Home Office gearbeitet – meldet die Hans-Böckler-Stiftung.

2. Home Office: Definition

Homeoffice ist nicht gleichzusetzen mit Mobile Work. Während Home Office das arbeiten von zu Hause markiert, beziehungsweise einem fest eingerichteten Arbeitsplatz außerhalb des Büros, gilt bei Mobile Work keine räumliche Einschränkung. Vielmehr basiert „Mobilarbeit“ darauf, dass der Mitarbeiter dank mobiler Endgeräte die Möglichkeit bekommt, seine Arbeit an wechselnden Orten außerhalb des Betriebs zu leisten. Zug, Hotel, Zuhause, aber auch Café, Bücherei oder Ähnliches kommen hier in Frage. Lediglich die Erreichbarkeit muss der Mitarbeiter sicher stellen, meldet die Kanzlei Haufe.

3. Home Office, Mobilarbeit und Büro: Was sind die Unterschiede?

Grundsätzlich gilt: der Mitarbeiter arbeitet an dem Ort, der im Arbeitsvertrag steht. Einen Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Home Office Arbeit oder Stunden gibt es nicht. Sollte im Arbeitsvertag nichts Relevantes vermerkt sein, gelten Zusatzvereinbarungen. Home Office Regelungen sind die gleichen Arbeitsschutzregeln wie im Büro in der Firma.

WICHTIG:
Der Arbeitgeber hat sicher zu stellen, dass arbeitsschutzrechtliche Vorschriften beim Arbeitsnehmer eingehalten werden. Hierzu zählen neben Maßnahmen für eine sichere Arbeitsstätten- und Arbeitsplatzgestaltung, ein sicherer Arbeitsmitteleinsatz, auch Lärmschutz und arbeitsmedizinische Vorsorge.

Bei der Mobilen Arbeit gilt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) hingegen nicht, da es der Arbeitgeber nicht leisten kann, wechselnd jeden Arbeitsplatz einzurichten. Die arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften gelten dennoch auch bei Mobile Work.

Vom Kostenfaktor für die Firma liegt der Vorteil klar bei der Mobilarbeit. Für das Home Office ist es ratsam, als Firma Ausrüstung (Laptop, gegebenenfalls Monitor und Drucker) zur Verfügung zu stellen, um den Ansprüchen des Arbeitsschutzes zu entsprechen. Auch der Datenschutz kann mit Büro-Ausstattung besser eingehalten werden. Alternativ können Zusatzvereinbarungen getroffen werden, um Aufwendungsanspruch des Arbeitnehmers zu regeln. Bei der mobilen Arbeit ist hingegen oft lediglich Laptop und/oder Handy sowie Headset ein Muss.

Arbeitszeit

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt neben dem Büro auch als Home Office Regelung und ebenso bei der Mobilarbeit. Neben einer höchstzulässigen täglichen Arbeitszeit gelten Ruhepausen, nach der Arbeit Mindestruhezeiten bis zur nächsten Arbeitsaufnahme. Auch Sonn- und Feiertagsregelungen sind enthalten und gelten bei allen drei Arbeitsstätten.

Bei der Einhaltung der Arbeitszeiten ist das Büro die einfachste Wahl. Auch als Home Office Regelungen ist es theoretisch unproblematisch, allerdings liegt der Fokus hier auf dem Mitarbeiter, der oft selber schauen muss, dass er die Regelungen im Home Office einhält. Bei der Mobile Work kann es problematisch werden, da keine räumliche Trennung zwischen Arbeit und privat vorhanden ist. So unterbricht beispielsweise das Lesen dienstlicher E-Mails bereits den Ruhezeitraum, da dieses bei der mobilen Arbeit als Arbeitszeit anzusehen ist.

Datenschutz

Datenschutz im Büro einhalten: mit Schulungen sichern sich Firmen ab, doch wie steht es im Home Office und der mobilen Arbeit? Hier ist es vermeintlich schwieriger, da die Situationen dem Arbeitgeber entzogen sind. Und die Gefahr, Dritten Zugriff auf Daten zu gewähren steigt an. Durch technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen soll der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Einhaltung des Datenschutzes erleichtern.

Home Offices gelten als Telearbeitsplätze gemäß § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung. Der Arbeitgeber kann hier technische Sicherheitsmaßnahmen aufrechterhalten, durch Zugangsbeschränkungen und Rechteverwaltung. Grundlage sind dienstliche Arbeitsgeräte, um die Nutzung durch Dritte auszuschließen. Eine grundsätzlich mögliche private Nutzung durch die Beschäftigten ist nicht auszuschließen. Bei eigenen Geräten durch den Arbeitnehmer („BYOD“ – Bring Your Own Device) ist das Risiko eines Verstoßes gegen den Datenschutz höher. Teil des Maßnahmenkatalogs zur Sicherung der Firmendaten gegenüber Dritten ist die Sicherung der Transferwege sowie die Datenverschlüsselung. Klare Regelungen zur Nutzung der Geräte und zur Einrichtung des Arbeitsplatzes zuhause helfen Mitarbeitern und Firma.

Bei der mobilen Arbeit ist die Einhaltung des Datenschutzes schwieriger, bei Telefonaten in Bahn oder im Café ist es fast unmöglich, Dritte auszuschließen. Ebenso ist der Bildschirm für andere sichtbar, so dass es dem Arbeitgeber obliegt, besondere Sorgfalt walten zu lassen.

Gesonderte Vereinbarung zum Arbeitsvertrag

Immer beliebter: Home Office während der Pandemie. Dennoch muss auch hier ein rechtlicher Rahmen zwischen Firma und Arbeitnehmer geschaffen werden, da die vertraglichen Regelungen sich selten in den Arbeitsverträgen wiederfinden. Doch gerade bei Home Office-Arbeitsplätzen gibt es spezielle Regelungen für die so genannte Telearbeit. Wie hoch die Arbeitsleistung außerhalb des Firmenbüros hierbei ist, ist nicht von Belang. Derzeit ist die Heimarbeit oder häusliche Telearbeit wirksames Mittel zur Vermeidung der Ansteckungsgefahr – durch Home Office gesund durch die Pandemie. Viele Firmen planen bereits mobiles Arbeiten nach der Pandemie ein, da hier sowohl für Mitarbeiter wie Unternehmen viele Vorteile liegen und Home Office in neuen Arbeitsverträgen Eingang findet. Wichtig hierbei:

• Anforderungen an den Arbeitsplatz im Wohnraum:
  • Arbeits- und Gesundheitsschutz
  • Unfallverhütung
  • Arbeitssicherheit
  • Ergonomie
  • Einhaltung Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV)
  • Einhaltung Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
  • Erlaubnis Vermieter zur Nutzung der Wohnung als Home Office (Stichwort: Kundenverkehr, erhöhte Lärmbelästigung, …)
  • Zugangsrecht des Arbeitgebers zur Privatwohnung des Arbeitnehmers zur Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben

• Regelung der Arbeitszeit im Home Office
  • Kernarbeitszeit für die Erreichbarkeit vereinbaren
  • Überstunden und Mehrarbeit sowie deren Vergütung und Ausgleich
  • Regelung von zuschlagspflichtigen Arbeitszeiten durch Nacht-, Feiertags- und Sonntagsarbeit
  • Einhaltung Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
  • Dokumentation der Arbeitszeiten
  • Fahrtzeiten: wechselt der Arbeitnehmer vom Betrieb in das Home Office gilt diese Fahrt nicht als Arbeitszeit
  • Haftungsprivilegien der Arbeitnehmerhaftung arbeitsvertraglich regeln: Schäden durch Mitbewohner oder Familienangehörige

• Beendigung des Home Office
  • Bei zeitweiligem Home Office bedarf es einer Regelung über das Beenden des Home Office und die Wiedereingliederung in regulären Firmen-Arbeitsplatz

Krankheit

Krank ist krank – das gilt auch für das Home Office oder die Mobile Work Tätigkeit. Wie n-tv meldet, gehen die Krankmeldungen der Arbeitnehmer in den letzten Monaten rapide zurück. Gründe gibt es mehrere hierfür: Arbeitnehmer vermeiden während Home Office Pandie-Kontakte durch Arztbesuche, vermutet der Chef des AOK-Bundesverbands, Martin Litsch, gegenüber dem Nachrichtensender. Außerdem entfalle das generelle Ansteckungsrisiko beim Arbeitsweg und im Büro. Die Home Office Möglichkeit führe aber auch dazu, dass trotz Erkrankung gearbeitet wird, jedenfalls bei leichten Erkrankungen. Auch die Angst, dass das Kranksein nur vorgetäuscht sei, spielt mit herein. Dennoch: eine Krankmeldung soll die Genesung fördern und verhindern, dass sich Krankheiten verschlimmern oder verschleppen.

Und was sagt das Arbeitsrecht? Es unterscheidet nicht zwischen Büro und Home Office. Der berühmte „Gelbe Schein“ ist ab dem dritten Krankheitstag vorgeschrieben. Dennoch: eine Krankschreibung ist kein Arbeitsverbot, es darf also gearbeitet werden, sofern es der Genesung nicht hinderlich ist.

Aktueller Sonderfall: bei leichten Symptomen empfiehlt es sich, lieber von zu Hause zu arbeiten, denn mit Husten oder Schnupfen während der Pandemie ins Büro oder ins Geschäft zu gehen. Auch bei Quarantäne ist Home Office eine gute Möglichkeit, dennoch zu arbeiten.

Steuern

Pro Tag €5 Pauschalbetrag, maximal € 600. Der Fiskus reagiert auf die steigenden Home Office Zahlen und dem Bedarf an Regelungen hierfür. Bisher war es schwierig, ein Arbeitszimmer steuerlich abzusetzen, da die Hürden sehr hoch gesetzt waren. Arbeiten am Esszimmertisch? Keine steuerliche Absetzung möglich. Und beim Home Office entfällt auch noch die Pendlerpauschale, mangels Pendelns. Hier versucht der Gesetzgeber die Lücke nun zu füllen, maximal 120 Arbeitstage Home Office können angerechnet werden. Experten sehen hierin einen Schritt in die richtige Richtung, aber missen eine dauerhaft gerechte Regelung für die Berücksichtigung des häuslichen Arbeitszimmers. Vor allem für die, die nur einen Ess- oder Küchentisch zur Verfügung haben.

Dienstwagen

Sie sind im Home Office aber haben einen Dienstwagen? Prinzipiell gilt: der Wagen steht Ihnen zur Privatnutzung zur Verfügung, ebenso für Fahrten ins Büro. Hier ist zweitrangig, ob diese Fahrten getätigt werden oder nicht. Somit bliebt der geldwerte Vorteil bestehen und ist nach der 1%-Regelung zu versteuern. Mehr Informationen hierzu finden Sie in unserem Beitrag: Firmenwagen versteuern: 1% Regelung oder Fahrtenbuch führen? Für die die Versteuerung des geldwerten Vorteils (mit 0,03 % für den Arbeitsweg) gilt: auch hier ist eine Nutzung möglich, also bleiben diese bestehen. Für Mitarbeiter im Home Office gilt aber: wenn die Fahrten komplett für volle Monate ausfallen, fragen Sie per Anrufungsauskunft beim Finanzamt nach, empfiehlt haufe.de zur Abklärung. Ein Wechsel in die tageweise Einzelbewertung mit 0,002%-Regel ist während des Jahres nicht möglich, sollte sich dieses aber langfristig rentieren, wechseln Sie zum Jahreswechsel. Der Arbeitgeber ist auf Anfrage verpflichtet, die Einzelbewertung für den Dienstwagen im Home Office anzuwenden. Ausnahme: die arbeitsvertragliche oder arbeits- oder dienstrechtliche Rechtsgrundlage stellt Ablehnungsgründe dar. Wichtig: die Nutzungsveränderung muss im Arbeitsvertrag oder der Home Office Firmenwagen Regelung hinterlegt werden.

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Die Übersicht

4. Durch den Tag für Home Officer

Im Home Office bietet sich an, in den Arbeitspausen die Dinge des täglichen Lebens zu erledigen, doch hier ist Vorsicht geboten. Geregelte Strukturen, Mittagspause, die Tücken lauern den ganzen Tag. Denken Sie daran, Home Office ist gehaltspflichtige Arbeitszeit!

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