La prime de déplacement professionnel
Les temps de déplacement entre votre domicile et votre lieu de travail ne sont pas considérés comme un temps de travail effectif. En revanche, les déplacements que vous effectuez dans le cadre de votre travail sont soumis à un certain nombre de règles et donnent lieu à des remboursements des frais engagés.
Vous n’êtes pas indemnisé de la même manière si vous utilisez les transports en commun, une voiture personnelle, une voiture de fonction ou encore dans le cadre d’une location de voiture professionnelle. Voilà un point sur les remboursements auxquels vous avez le droit dans le cadre de vos déplacements professionnels, avec un point sur la prime de déplacement professionnel.
Qu’est-ce qu’un grand déplacement ?
On parle de grand déplacement lorsqu’un salarié est envoyé dans un lieu situé à plus de 50 kilomètres de son domicile, que le trajet ne peut pas être fait en moins d’1h30 en transports en commun et qu’il ne peut donc regagner son logement en fin de journée.
On parle aussi de grand déplacement si l’empêchement de rentrer au domicile est lié à des “faits” : modes de transport, horaires de travail, etc.
Voici tout ce que vous devez retenir si vous organisez des déplacements professionnels en France ou à l’étranger :
Comment fonctionne la prime de déplacement professionnel ?
La prime de déplacement professionnelle n’est pas obligatoire. Elle est accordée par certains employeurs, dans le cadre de la convention collective de l’entreprise si vous avez un membre de syndicat, ou par décision de leur part. Elle établit alors généralement un forfait versé à l’employé par jour passé en grand déplacement. Elle peut être modulée selon la distance parcourue (par exemple n’être applicable que pour des trajets en dehors de la France), le nombre de jours passés en dehors de votre domicile, etc. Elle doit être appliquée de la même manière aux employés de l’entreprise partageant un même statut.
Niveau fiscalité, la prime de déplacement professionnel, additionnée aux indemnités de grand déplacement, ne doit pas dépasser les plafonds fixés par l’Administration. Si c’est le cas, elle peut être assimilée à un complément de revenu et impacter le montant de l’impôt sur le revenu. Les primes de déplacement, comme les indemnités kilométriques, sont exonérées des cotisations sociales. Mais, pour bénéficier de cette exonération, l’employeur doit s’assurer que le salarié n’ait d’autres choix que d’utiliser son véhicule.
Les indemnités de grand déplacement
Il ne faut pas confondre la prime de déplacement professionnel avec les indemnités de grand déplacement qui, elles, sont obligatoirement à la charge de l’employeur.
Il peut décider de vous accorder un forfait journalier ou des remboursements sur frais réels.
Si vous utilisez un véhicule personnel, le remboursement peut être basé sur des indemnités kilométriques, basées sur le type du véhicule et les distances parcourues. Si vous bénéficiez d’un véhicule de fonction comme ceux que SIXT propose pour des locations longues durées, les frais de péage, de carburant, d’entretien et d’assurance de votre véhicule sont directement pris en charge par votre employeur.
Pour information les barèmes de remboursement pour les repas et le logement en 2019 fixés par l’autorité fiscale sont :
- 18,80 € par repas (18,60 € en 2018)
- 67,40 € par jour pour le logement et le petit-déjeuner à Paris et « petite couronne » (66,50 € en 2018)
- 50,00 € par jour pour le logement et le petit-déjeuner dans les autres départements (49,40 € en 2018)
La convention collective de votre entreprise peut prévoir des remboursements plus généreux. Dans ce cas, ces dépenses doivent être justifiables par l’employeur comme nécessaires à l’activité de son entreprise. Sinon, elles sont considérées comme un complément de rémunération et doivent être incluses dans le revenu brut.
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La prime de transport
En principe, un employeur doit participer de moitié à vos frais pour vous rendre de votre domicile à votre lieu de travail en transport en commun. Cette prime n’est pas obligatoire si un employé utilise un transport individuel personnel. Si vous avez une voiture de société ou de fonction, vous n’êtes pas concerné par la prime de transport.
La prime facultative de transport
Un employeur peut décider d’accorder une prime de transport à ses employés, sous forme de compensation forfaitaire des frais de carburant (ou de rechargement pour une voiture électrique). La prime est accessible à tous les salariés de l’entreprise, sous les mêmes conditions, et elle figure dans l’accord collectif de l’entreprise.
Si votre employeur a mis en place cette prime de déplacement, elle permet l’obtention d’une somme d’argent (limitée à 200 euros par an) si :
- votre logement ou vos bureaux sont situés dans une zone non accessible en transports en commun,
- vous êtes obligé d’utiliser un véhicule personnel pour vous rendre sur votre lieu de travail en raison de vos horaires.
Cette prime n’est pas soumise aux cotisations sociales.
Comment calculer vos primes de déplacement et remboursements de frais professionnels ?
Si vous voyagez régulièrement dans le cadre de votre profession, vous êtes certainement amené à avancer les frais de déplacement et autres dépenses supplémentaires. Pour déclarer vos notes de frais et percevoir rapidement vos indemnités forfaitaires, disposer d’un moyen de calcul rapide des dépenses engagées est essentiel. Il est impératif de conserver l’ensemble de vos justificatifs, indiquant le montant réel de vos dépenses de transports, repas et hébergement.
Avant de payer vos diverses dépenses lors de vos déplacements, veuillez garder en tête les barèmes et plafonds de remboursements de frais suivants :
Tableau des plafonds de remboursements de frais d’hébergement et de repas
| Lieu | Indemnités de repas | Indemnités d’hébergement | |
|---|---|---|---|
| Métropole | Paris et départements des Hauts-de-Seine (92).
Seine-Saint-Denis (93) et Val-de-Marne (94) |
19,10 € | 68,50 € |
| Métropole | Autres départements | 19,10 € | 50,80 € |
| Outre-Mer | Marinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Mique Ion | 17,50 € | 70,00 € |
| Outre-Mer | Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française | 21,00 € | 90,00 € |
Tableau de calcul du barème URSSAF des indemnités kilométriques
Lors de déplacements professionnels impliquant l’utilisation d’un véhicule personnel, l’employeur est tenu de rembourser des indemnités kilométriques. En fonction du type de véhicule utilisé et de sa puissance fiscale, le remboursement kilométrique est calculé en multipliant la distance parcourue par un coefficient prédéfini.
| Puissance | Kilométrage | Kilométrage | Kilométrage | |
|---|---|---|---|---|
| moins de 5 000 km | entre 5 001 et 20 000 km | plus de 20 001 km | ||
| Véhicule | 3 cv ou inférieur | distance * 0,456 | (distance * 0,273) + 915 | distance * 0,318 |
| Véhicule | 5 cv | distance * 0,548 | (distance * 0,308) + 1200 | distance * 0,368 |
| Véhicule | 7 cv ou supérieur | distance * 0,601 | (distance * 0,340) + 1301 | distance * 0,405 |
Bon à savoir :
L’utilisation d’un véhicule électrique donne droit à une majoration de l’indemnisation à hauteur de 20 %.
