Comment organiser un déménagement d’entreprise ?

Déménager n’est jamais une partie de plaisir. Mais avec un peu d’organisation et d’anticipation, vous pouvez réussir à planifier votre déménagement sans causer aucun bouleversement dans votre entreprise. Voici 6 conseils de SIXT Corporate pour vous aider à préparer votre prochain déménagement d’entreprise afin de le rendre le plus harmonieux possible.

Faites don de matériel de bureau et d’articles dont vous n’avez pas besoin

C’est le moment idéal pour vous débarrasser de vos vieux téléphones, photocopieurs, imprimantes, ordinateurs et meubles et même des fournitures de bureau dont vous ne voulez plus. Au lieu de payer pour déménager des objets dont vous n’avez pas besoin, vous pouvez même bénéficier d’un allégement fiscal si vous en faites un don à une organisation caritative enregistrée. Faites donc un inventaire de tout votre matériel en amont de votre déménagement d’entreprise. Si vous anticipez, vous pourrez ainsi vous faire livrer le nouveau matériel directement à la nouvelle adresse.

Vous déménagez vous-même : pensez cartons et location de véhicules utilitaires

La plupart des gens sous-estiment de plusieurs jours le temps nécessaire à l’emballage. N’attendez jamais la dernière minute. Si vous déménagez votre propre entreprise, commencez dès que possible à emballer les articles que vous n’utilisez pas régulièrement.
Dès que vous avez une idée du volume à déménager, faites appel à votre prestataire de location de véhicules utilitaires pour réserver des camions équipés de hayons élévateurs pour votre déménagement. Vous pouvez bénéficier de tarifs avantageux si vous êtes clients SIXT Corporate. Faites vos réservations en ligne, sur l’application ou auprès de votre conseiller, et modifiez-la sans frais.

Vous engagez une entreprise de déménagement : appelez à l’avance

Si vous engagez un déménageur, appelez au moins un à deux mois à l’avance. Assurez-vous d’obtenir plusieurs devis et demandez une preuve d’assurance.
Si l’entreprise de déménagement fait les cartons pour vous, n’oubliez pas que la plupart des entreprises de déménagement ne prennent pas de décisions à votre place : elles emballent tout, y compris les poubelles contenant des déchets, et se contentent de débrancher un réfrigérateur et de le déplacer avec de la nourriture à l’intérieur. Veillez à vous occuper vous-même de tous les articles périssables.

Étiquetez et numérotez vos boîtes

Marquez les boîtes et sur le dessus et les côtés afin de pouvoir localiser plus rapidement les objets si vous devez déballer quelque chose avant de déménager (ou immédiatement après le déménagement.)
Si vous avez des centaines de cartons, il est utile d’avoir un système de numérotation pour éviter de perdre des objets lors du déménagement et mieux vous organiser lors du déballage ou en cas de réclamation.

Soyez particulièrement vigilant avec le matériel informatique

Les écrans d’ordinateur doivent être emballés individuellement dans d’épaisses couvertures ou du papier bulle et être scotchés. Les disques durs sont transportés à part, soigneusement. Roulez les câbles et étiquetez-les. Demandez à votre département informatique de faire une sauvegarde intégrale des données et du contenu des serveurs 15 jours avant le déménagement de votre entreprise. Ils ont ainsi le temps de résoudre tout problème pouvant survenir avant le déménagement et d’être fin prêts le jour J.

Contactez clients et fournisseurs

Bien organiser votre déménagement d’entreprise passe par une considération de tous les aspects de votre business à votre localisation. Avant votre déménagement, informez vos fournisseurs. Ils pourront ainsi mettre à jour vos adresses de livraison et de facturation dans leurs systèmes. Selon le lieu de votre nouveau bureau, vérifiez que les prestataires de divers services sont capables de déménager avec vous. Si vous avez une flotte de véhicules d’entreprise à déménager, contactez votre prestataire de location de véhicules. Avec SIXT Corporate, pas de soucis : votre dossier sera transféré à l’agence la plus proche de votre nouvelle adresse.
Pensez à re-programmer les livraisons qui pourraient entrer en conflit avec la date de votre déménagement et mettre en place la réexpédition de votre courrier par la Poste.
Vos clients doivent également être informés de votre déménagement. Vous pouvez les appeler, leur envoyer un e-mail ou imprimer des cartes de visite avec votre nouvelle adresse. Votre site web doit également être mis à jour avec la nouvelle adresse.

L’organisation d’un déménagement d’entreprise par rapport a vos employé

Pour réussir l’organisation d’un déménagement d’entreprise, il est nécessaire d’impliquer vos employés dès le début. Il est important qu’ils adhèrent au projet, car leur adhésion est la clé pour que le déménagement se fasse sans encombre.

Vous pouvez prévoir une visite des nouveaux locaux pour que vos employés commencent sans attendre à se projeter. Plus tôt ils seront informés, plus il sera simple d’anticiper la nouvelle logistique et pourront donner des idées pour que tout se passe de manière fluide. Il est notamment important de considérer leurs trajets travail-domicile qui risquent d’être plus longs, voire plus coûteux pour certains.