4 étapes à suivre pour assurer la bonne organisation d’un voyage d’entreprise

L’organisation d’un voyage d’entreprise peut sembler particulièrement difficile à prendre en charge. Néanmoins, même si le tourisme d’affaires demande une organisation qui nécessite beaucoup de temps et d’investissement de la part d’un chef de projet, il est tout à fait possible d’y parvenir sans sacrifier son budget. Pour vous y aider, voici les 4 étapes à suivre pour gérer l’organisation d’un voyage d’entreprise en bonne et due forme.

ÉTAPE 1 : DÉFINIR LE BUT DE CE VOYAGE D’AFFAIRES ET LE NOMBRE DE PARTICIPANTS

Il s’agit littéralement de la pierre angulaire de votre organisation. Souhaitez-vous organiser un séminaire d’entreprise dans le but de faire le point sur les chiffres avec l’ensemble de vos collaborateurs ? Ou préférez-vous un voyage incentive, de type Team-Building, pour motiver et récompenser votre équipe et fédérer vos collaborateurs ? Selon votre choix, les activités, les excursions, l’hébergement et même la destination pourront être définis avec plus de précision. De la même manière, il vous faudra connaître le nombre de participants au voyage le plus tôt possible. Cette donnée est vitale pour une organisation d’un voyage d’entreprise sans accroc.

Voici quelques exemples d’objectifs que vous pouvez établir en amont de l’organisation de votre séminaire d’entreprise :

• motiver vos employés ;
• favoriser la cohésion et la bonne entente de vos équipes ;
• développer le sentiment d’appartenance autour des valeurs de votre société ;
• illustrer les axes stratégiques de votre entreprise.

Si ces objectifs professionnels sont à garder en tête, il faut cependant ne pas oublier que ce voyage d’entreprise a avant tout pour but de faire plaisir à vos collaborateurs, en leur offrant des instants privilégiés.

ÉTAPE 2 : DÉFINIR LES DATES DU VOYAGE DE GROUPE ET LE BUDGET GLOBAL

Organiser un voyage d’entreprise demande rigueur et anticipation ! Établir un rétroplanning précis des actions à mener en amont est essentiel, afin que votre voyage organisé en entreprise se déroule pour le mieux. Dès que vous aurez déterminé le but de votre voyage de groupe et le nombre de participants, vous pourrez définir votre budget. Celui-ci devra englober l’intégralité des frais prévisionnels de votre voyage, notamment en ce qui concerne le transport, l’hébergement, la décoration de vos salles de réunions, la restauration et les activités originales à faire sur place. Dès lors, des idées de destinations peuvent d’ores et déjà fleurir dans votre esprit. Il devient donc essentiel de réfléchir aux dates de séjour, notamment afin de s’assurer que la météo sur place à la période donnée soit propice aux activités sportives que vous pourrez potentiellement envisager.

ÉTAPE 3 : CHOISIR LE MOYEN DE TRANSPORT ET L’HÉBERGEMENT

Le choix du moyen de transport doit être effectué en fonction du nombre de participants que vous aurez comptabilisés dans l’organisation de votre voyage d’entreprise. Selon la taille de votre entreprise et la destination retenue, vous pouvez :

• demander à vos collaborateurs d’utiliser leur propre véhicule en leur proposant un défraiement ; vous perdrez cependant l’aspect convivial des transports de groupe, très appréciés dans ce genre de situation ;
• louer des véhicules professionnels, spécialisés dans le transport de groupes (minibus) ;
• réserver un autocar avec chauffeur ;
• choisir l’option train, avec location de voiture sur place si nécessaire ;
• prendre des billets d’avion auprès d’une compagnie aérienne.

Vous pouvez tout à fait choisir d’héberger vos collaborateurs dans un hôtel, un camping ou un village de vacances tout compris. Tout dépend de l’image de votre entreprise, du but de votre séjour (voyage incentive, séminaire d’entreprise, etc.) et de votre planning d’activités ludiques. A noter que si vous souhaitez marquer les esprits, nous vous recommandons de choisir des prestataires de logements insolites, comme ceux proposant des séjours en bulles ou dans des cabanes dans les arbres, par exemple.

Lorsque vous effectuerez les réservations de votre logement, n’oubliez pas de prendre en compte la restauration. Nous vous suggérons d’opter pour une pension complète afin d’assurer la maîtrise totale de votre budget.

ÉTAPE 4 : VEILLEZ À L’AMBIANCE DE VOTRE SÉJOUR

D’une manière générale, un voyage d’entreprise se veut un moment de détente et d’échanges agréables entre collaborateurs. Technique d’incentive bien connue pour booster vos troupes, il permet de joindre l’utile à l’agréable. Veillez donc à prévoir une soirée d’entreprise pour renforcer l’esprit d’équipe autour d’un cocktail ou d’un bon repas gastronomique ! De même, pensez toujours à prévoir un plan B pour vos activités extérieures si le temps n’est pas à la fête. Essayez de proposer des évènements originaux et des jeux collectifs pour faciliter les échanges et la cohésion d’équipe. Côté thématique, à vous de sélectionner celle qui pourra correspondre à l’actualité de votre entreprise et à vos valeurs. Vous pouvez ainsi choisir d’immerger vos équipes dans une époque, dans une culture ou encore de lui faire tester différentes disciplines sportives ou culturelles.

FAIRE APPEL À UNE AGENCE ÉVÉNEMENTIELLE SPÉCIALISÉE DANS LES VOYAGES D’AFFAIRES POUR L’ORGANISATION DE VOTRE VOYAGE D’ENTREPRISE

Comme vous l’avez sans doute constaté pendant la lecture de cet article, l’organisation d’un voyage d’entreprise peut être longue et fastidieuse pour un seul organisateur. Aussi, pour être sûr de ne pas faire d’écart dans votre budget, nous vous recommandons vivement de confier ce projet à des professionnels de l’organisation de voyages. De nombreuses agences spécialisées dans les voyages de groupe, les événements professionnels et l’organisation de séminaires d’entreprise vous aideront à organiser le voyage sur mesure et clé-en-main pour remplir tous vos objectifs ! Avant de sélectionner votre prestataire parmi différents voyagistes, n’hésitez pas à réaliser plusieurs devis auprès de différentes agences de voyages personnalisées. Ces spécialistes du voyage peuvent vous proposer des séjours à la carte ou des itinéraires préconçus, souvent moins onéreux. Nous vous recommandons également de souscrire à une assurance voyage et de vous renseigner sur les garanties financières, en cas d’éventuelle annulation de dernière minute.