Gestion des frais de voyage

Les déplacements professionnels restent une nécessité pour beaucoup d’entreprises. Les frais générés sont principalement le transport (avion, train ou location de voiture, remboursement des frais kilométriques en cas d’utilisation d’une voiture personnelle, frais de carburant, de péage et de parking, taxi, etc.), mais aussi l’hébergement et la restauration. Comment gérer au mieux les frais de voyage de votre entreprise pour faire des économies et gagner en efficacité ? Voilà nos conseils.

Frais de voyage d’affaires : qu’est-ce qui est pris en charge par l’entreprise ?

Les frais engagés par un employé dans le cadre de son activité professionnelle sont pris en charge par l’entreprise et ne sont pas soumis aux cotisations sociales.
Les remboursements des frais de voyage sont donc clairement encadrés par l’administration fiscale qui établit chaque année des barèmes précis : indemnités kilométriques, limites des remboursements forfaitaires, frais déductibles, options de récupération de TVA. Toute entreprise doit également fournir à ses employés des consignes claires, basées sur des estimations raisonnables des coûts.
Tout manquement à ces règles peut donner lieu à un redressement fiscal de l’entreprise, mais également de l’employé si des remboursements considérés anormaux sont assimilés à des avantages en nature.

Choisir le mode de remboursement des frais de voyage pro le plus adapté

Il y a deux manières de couvrir les frais de voyage de vos employés : le remboursement basé sur les frais réels, ou forfaitaire. Une autre solution est de s’acquitter directement des frais de déplacement de vos employés pour une meilleure gestion de ces coûts.

Gestion des frais de voyage : le remboursement aux frais réels

Certaines sociétés choisissent un remboursement des frais engagés dans le respect de plafonds fixés par la politique de l’entreprise, avec facture justificative. Ce sont les frais réels. Ils permettent d’avoir une vision précise des dépenses engagées et d’établir un contrôle avant paiement pour éviter certains abus. Mais les notes de frais représentent un coût important en matière de gestion. On estime à 53 euros le coût de traitement d’une note de frais par le service de comptabilité de l’entreprise. Dans 20% des cas, elle doit être révisée ce qui signifie un coût supplémentaire de 48 euros. Une mauvaise gestion des notes de frais coûte 300 € par mois et par salarié¹.

Remboursement forfaitaire des frais de voyage pro

D’autres entreprises optent pour un versement d’indemnités ne nécessitant pas de facture, mais seulement la raison du déplacement. Ce sont les frais forfaitaires. Une somme est directement allouée à un employé pour couvrir ses dépenses réelles, basée sur les barèmes des frais professionnels établis par l’Ursaff chaque année. L’employeur peut décider de montants plus généreux dans sa convention collective, mais les sommes versées au-delà de ces seuils sont alors réintégrées dans l’assiette fiscale et donc imposables.

Pour une meilleure gestion des frais de voyage : la prise en charge directe

Pour mieux maîtriser vos frais et faciliter votre gestion des frais de déplacement, une solution est de mettre en place des systèmes permettant de les prendre en charge directement afin de centraliser vos coûts et les contrôler. En évitant à vos employés d’avoir à faire des avances de frais sur des postes de dépenses importants comme le transport, vous pouvez maîtriser votre consommation et mieux anticipez vos dépenses mensuelles. Vous pouvez ainsi établir des contrats de location de voitures ou d’utilitaires professionnels, y compris des contrats de LLD au kilométrage illimité, pour que vos employés bénéficient du meilleur service et de prix avantageux lors de leurs réservations ponctuelles, ou pour la mise à leur disposition d’un véhicule de fonction. Vous pouvez également les équiper de cartes de carburant afin de leur éviter d’avoir à avancer le prix de l’essence, y inclure le télépéage et les parkings et mettre en place des systèmes de plafonds ou de limitation des jours ou heures d’utilisation pour être assuré de la conformité de ces dépenses professionnelles.

¹ Etude de HRS et de la Fondation GBTA (2015)