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QUELS SONT LES VÉHICULES EXONÉRÉS DE TVS ?

Les entreprises possédant des véhicules professionnels doivent payer la TVS. Certaines peuvent bénéficier d’abattement de TVS, voire d’une exonération.

La taxe sur les véhicules de société (TVS) doit être acquittée par toute entreprise chaque année. Elle concerne les véhicules utilisés par la société ou ceux qu’elle possède. Le Code général des impôts (article 1010 à 1010 B) prévoit cependant des exceptions. Dans certains cas bien spécifiques, les véhicules ne sont pas soumis au paiement de la taxe. La liste des véhicules exonérés de TVS est fonction du type de véhicule, de l’activité de la société mais aussi de l’avantage tiré de la location courte durée pour les professionnels.

Exonération de TVS en fonction de l’activité de la société

l’exonération de la taxe sur les véhicule de société (TVS) dépend de l’activité

Lorsque l’activité de l’entreprise entre dans les exceptions fixées par la loi, l’exonération de TVS est permanente. Sont concernés les véhicules dont l’utilisation sert exclusivement à :

  • La vente (concessionnaires, revendeurs automobiles, etc.)
  • La location (si l’objet de la société est de louer les véhicules)
  • L’enseignement de la conduite automobile (auto-écoles) et du pilotage automobile (écoles de pilotage)
  • L’usage lors de compétitions sportives (excepté pour les entreprises de pilotage sportif sur circuit)
  • Au transport à la disposition du public (taxis, VTC, etc.)À un usage agricole (véhicules de tourisme exclusivement à usage agricole)

Exonération de la TVS avec la location courte durée professionnels

les Avantage de la location professionelle

La location courte durée de véhicule pour les professionnels présente de nombreux avantages dont celui de se soustraire au paiement de la TVS.

La période d’imposition de la TVS court du 1er janvier N au 31 décembre N. Une société qui choisit la location de courte durée sera exonérée de TVS si la location ne s’étend pas au-delà d’un mois civil ou 30 jours consécutifs au cours de la période d’imposition.

Bon à savoir : La loi prévoit un abattement de 15 000 € sur le montant total de la TVS au titre des véhicules possédés ou loués par les collaborateurs de l’entreprise (salariés et dirigeants).

Liste des véhicules exonérés de tvs

Quels véhicules sont exonérés de tvs?

Le Code général des impôts établit une liste des véhicules exonérés de TVS de manière définitive. Ces derniers sont regroupés en 3 catégories.

Véhicules électriques

Dans cette catégorie, sont concernés par l’exonération de TVS les véhicules fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique et dont le rejet de CO2 est inférieur à 60 g/km.

Véhicules à essence et gaz

Les véhicules exonérés de TVS sont ceux combinant essence et gaz à la condition que le rejet de CO2 soit inférieur à 60 g/km.

Véhicules accessibles aux personnes à mobilité réduite (PMR)

Ce dernier cas d’exonération de la TVS concerne les véhicules permettant une accessibilité aux personnes en fauteuil roulant. Ils doivent obligatoirement relever de la catégorie M1.

L’exonération de la TVS est un sujet qui concerne toutes les sociétés et qui n’est pas toujours simple à saisir. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le texte de référence au Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts.

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LA TVA SUR LES VOITURES DE SOCIÉTÉ

La TVA sur les voitures de société impact toutes les entreprises, que ce soit lors d’un achat ou d’une location de voiture professionnelle. Une bonne gestion de votre flotte automobile vous permettra d’économiser sur la TVA de votre leasing.

La fiscalité des voitures de société s’avère complexe. Plusieurs taxes s’appliquent en effet aux véhicules utilisés par les entreprises : TVA voiture, TVS (taxe sur les voitures de société) et taxe CO2. Pour ce qui concerne la TVA appliquée aux voitures de société, elle n’est en principe ni déductible, ni récupérable. Le Code général des impôts envisage cependant des situations dans lesquelles la déduction de la TVA pour les véhicules de société est possible.

Le principe de la TVA voiture de société

Tout achat de voiture ou location de voiture (LDD ou leasing) est assujetti(e) à une TVA de 20%. Dans le cadre de l’achat de véhicule à usage professionnel, la TVA n’est ni déductible ni récupérable. Le Code général des impôts précise que sont exclus du droit à déduction les véhicules ou engins de toute nature conçus pour transporter des personnes ou à usage mixte.

Pour la TVA location de voiture, il est nécessaire de distinguer:

  • La location de véhicule utilitaire dédié au transport des marchandises
  • La location de véhicule de tourisme réservé au transport de personnes.

Louer un véhicule professionnel peut ouvrir droit à déduction de TVA sous réserve de répondre aux conditions fixées par la loi. Si tel est le cas, pour récupérer la TVA générée par la location de voiture, il est indispensable de pouvoir fournir la facture.

Bon à savoir: c’est à la date de l’acquisition ou location qu’il est déterminé si le véhicule est conçu pour un transport de personnes ou un usage mixte.

La TVA récupérable sur les véhicules

Achat ou location, lors de votre déclaration, la TVA sur une voiture de société peut se récupérer sous certaines conditions.

La déduction de TVA liée à l’activité de la société

Certaines exceptions liées à l’activité professionnelle permettent de bénéficier d’une déduction de TVA sur les voitures de société. Il s’agit notamment de :

  • L’enseignement de la conduite
  • La revente de véhicules
  • La location de véhicules

TVA véhicules utilitaires

Qu’il s’agisse d’acheter ou de louer un véhicule utilitaire, la TVA est récupérable à chaque fois. Véhicules utilitaires légers et véhicules industriels sont également concernés par la déduction de TVA, en location ou à l’achat.

TVA location de voiture

Leasing et location longue durée sont deux exemples de situations où la TVA sur les véhicules sera récupérable. La location de voiture de société présente donc un réel avantage pour:

  • Les entreprises ayant des besoins en véhicules utilitaires
  • Les entreprises dont l’activité professionnelle permet la déduction de la TVA (auto-écoles, taxis, etc.) comme cité précédemment

 

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TAXES SUR LES VÉHICULES DES SOCIÉTÉS (TVS)

Les gestionnaires de flotte, le directeur de parcs automobiles ou l’entrepreneur se soucient de la charge fiscale de leurs véhicules de société.

La taxe sur les véhicules de sociétés (TVS) est due chaque année par les sociétés utilisant des voitures particulières dans l’exercice de leur activité. Prenant en compte les émissions de CO2 (la puissance fiscale) et la date de mise en circulation, la TVS laisse place tout de même à quelques exonérations. Ce sont bien les exigences actuelles en matière de diminution de pollution qui déterminent le barème de la TVS.

Qu’est-ce que la tvs?

Il s’agit d’une taxation de véhicule de société s’appliquant à l’entreprise dont le siège social, l’un des établissements ou une succursale se situe sur le territoire français. La période d’imposition s’étend du 1er janvier N au 31 décembre N. Le montant de la TVS varie selon le type du véhicule utilisé.

Quel que soit leur régime d’imposition, les sociétés sont redevables de la taxe sur les véhicules de sociétés pour :

  • Pour les voitures particulières (transport de passagers).
  • Pour les voitures à usage multiple (principalement transport de personnes).

Il est à noter que les associations ne sont pas concernées par la mesure.

Tous les VP (véhicules particuliers) n’entrent pas dans le champ d’application de la TVS, certains s’en trouvent exonérés.

Quels véhicules sont exonérés de tvs?

À toute règle ses exceptions et la TVS n’y échappe pas. L’Administration dresse une liste des véhicules exonérés de taxation. Ainsi, les sociétés ne sont pas soumises au paiement de la TVS pour :

  • Les véhicules pris en location de courte durée (à la condition que la location ne dépasse pas un mois civil ou 30 jours consécutifs au cours d’une même période d’imposition).
  • Les véhicules électriques et ceux combinant essence et gaz si le rejet de CO2 est inférieur à 60 g/km.
  • Les véhicules offrant une accessibilité aux personnes en fauteuil roulant et relevant de la catégorie M1.

Il faut savoir que l’activité de l’entreprise peut amener à l’exonération de la TVS (location de véhicules, vente, taxis, auto-école, usage agricole, etc.).

Comment calculer la tvs?

Le calcul de la TVS

La taxe sur les véhicules de société est déterminée au terme de chaque trimestre civil. Son calcul tient compte du nombre de véhicules possédés ou utilisés au 1er jour de chaque trimestre, ou loués pour une durée supérieure à 30 jours au cours de ce dernier.

Le tarif de la TVS

Le montant de TVS dû pour chaque voiture de société résulte de la combinaison de deux tarifs :

  • Un premier établi en fonction du taux d’émission de CO2 (puissance fiscale et prise en compte de la date de mise en circulation du véhicule).
  • Un second déterminé sur la base des émissions de polluants atmosphériques, en fonction du type de carburant.

La déclaration et le paiement de la TVS

La période d’imposition correspond désormais à l’année civile.

Les procédures de déclaration et de paiement de la taxe des véhicules de société est fonction du régime d’imposition à la TVA (télédéclaration et télépaiement, déclaration papier selon le régime).

Bon à savoir : un abattement de 15 000 € est appliqué sur le montant total de la TVS due.

TVS et entreprise individuelle

S’attacher à la notion de TVS et entreprise individuelle demande de distinguer deux situations :

  • L’entreprise individuelle soumise à l’impôt sur le revenu (Entreprise Individuelle)
  • L’entreprise individuelle soumise à l’impôt des sociétés (Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée)
    Dans le premier cas, la TVS ne s’applique pas.

En revanche, pour la seconde forme juridique d’entreprise, TVS et entreprise individuelle ne sont pas incompatibles. Les dispositions légales en vigueur s’appliquent de la même manière que pour toute autre société soumise à l’IS.

Il faut savoir que la TVS n’est pas déductible du résultat de l’entreprise individuelle soumise à l’IS.

TVS 2019: BARÈME DE CO2

Tout comprendre sur le calcul de la TVS et le barème de CO2 pour 2019

Chaque année, les entreprises doivent se soumettre au paiement de la taxe sur les véhicules de société (TVS). Cela concerne les voitures particulières ou à usage multiple qu’elles possèdent ou utilisent en France. Cette taxe tient compte notamment du taux d’émission de CO2 des véhicules. Comment s’effectue le calcul de la TVS 2019 ? Quel est le barème CO2 actuel et comment est-il défini?

Comment est calculée la tvs 2019?

Le calcul de la taxe sur les véhicules de société est fonction de deux composantes:

  • L’une basée soit sur le taux d’émission de CO2, soit sur la puissance fiscale du véhicule selon la date de sa mise en circulation,
  • L’autre reposant sur les émissions de polluant atmosphériques dont la déterminée se fait selon le type de carburant.

Le barème de la TVS comprend donc plusieurs barèmes dont un dédié à la taxe CO2. La TVS est calculée par trimestre civil. Elle est fonction du nombre de véhicules possédés ou utilisés (pris en location notamment) par l’entreprise au 1er jour de chaque trimestre. Il est à noter que la période d’imposition s’étend dorénavant du 1er janvier N au 31 décembre N.

Barème de co2 pour la tvs 2019

Le taux d’émission de CO2 constitue la première composante de la TVS. Elle est applicable aux véhicules:

  • que l’entreprise possède ou utilise depuis le 1er janvier 2006
  • dont la 1ère mise en circulation est postérieure au 1er juin 2004
  • qui ont fait l’objet d’une réception communautaire au sens de la directive 2007/46/CE

La réglementation définit le tarif applicable en fonction des émissions de CO2 selon le barème suivant:

  • Taux d’émission de CO2
    en gramme par km
  • Jusqu’à 20
  • De 21 à 60
  • De 61 à 100
  • De 101 à 120
  • De 141 à 160
  • De 161 à 200
  • De 201 à 250
  • Supérieru à 250
  • Tarif applicable par gramme de dioxyde de carbone
    à partir du 1er janvier 2018
  • 0 €
  • 1 €
  • 2 €
  • 4,50 €
  • 6,50 €
  • 13 €
  • 19,50 €
  • 29 €

Pour estimer votre TVS 2019, vous pouvez consulter le barème de la puissance fiscale et celui des émissions de polluants atmosphériques sur service-public.fr .
Ils viennent compléter le barème CO2 et vous donnent un aperçu de la TVS redevable.

Les véhicules concernés par la TVS

La taxe sur les véhicules de société va s’appliquer aux véhicules:

  • dont la société est propriétaire, loués par celle-ci ou mis à sa disposition,
  • immatriculés au nom de la société,
  • possédés ou pris en location par les dirigeants et les collaborateurs de l’entreprise et pour lesquels des frais kilométriques sont remboursés.

Cette taxe n’est applicable qu’aux véhicules immatriculés dans la catégorie voitures particulières ou ceux à usage multiple immatriculés dans la catégorie N1 (transport de voyageurs).

TVS, CO2 et cas d’exonération

La réglementation prévoit des cas d’exonération de taxe sur les véhicules de société.

Outre le taux d’émission de CO2 du véhicule, l’exonération peut porter sur:

  • l’activité exercée par l’entreprise
  • les véhicules pris en location courte durée
  • le type de carburant
  • le type de véhicule

Tout savoir sur la taxe CO2

Dans le cadre de la politique de réduction des émissions polluantes, la réglementation française a mis en place deux écotaxes : la taxe CO2 et le malus écologique. L’objectif est de pénaliser les voitures les plus polluantes. Selon le véhicule (neuf ou d’occasion) et ses caractéristiques, le prix de la carte grise comportera l’une de ces taxes. Comment s’appliquent le malus et la taxe CO2 ? Quels sont les cas de minoration et d’exonération?

Malus et taxe CO2, qu’en est-il en 2019?

Taxe CO2 véhicule neuf

Le malus concerne les véhicules neufs particulièrement polluants. Cette taxe s’applique lors de la première immatriculation en France, que ce véhicule soit acheté ou loué (LOA ou contrat de location d’au moins deux ans).

Le calcul du malus écologique s’effectue en fonction:

  • du nombre de grammes de dioxyde de carbone émis par kilomètre
  • ou de la puissance fiscale du véhicule.

Pour connaître le taux d’émission de CO2 de votre véhicule, vous pouvez utiliser le simulateur de l’ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie).

La loi de finances 2019, publiée fin 2018, annonce un barème plus sévère que 2018 pour l’application du malus. Retrouvez le barème 2019 sur service-public.fr.

Taxe CO2 véhicule d’occasion

La taxe CO2 s’applique aux véhicules d’occasion mis en circulation à partir du 1er juin 2004. Elle concerne tout véhicule acheté ou loué d’occasion en France. Le contrat de location doit être d’une durée d’au moins deux ans ou avec option d’achat.

Le montant de cette écotaxe est fonction de la puissance fiscale du véhicule.

  • Puissance fiscale
  • Infèrieure ou égale à 9 CV
  • De 10 à 11 CV
  • Entre 12 et 14 CV
  • Supérieure à 14 CV
  • Tarif de la taxe CO2
  • 0 €
  • 100 €
  • 300 €
  • 1 000 €

Taxe annuelle sur les véhicules les plus polluants

La taxe annuelle CO2 est une sanction financière à but écologique qui s’applique aux véhicules particuliers les plus polluants. Il s’agit d’une taxe additionnelle, complémentaire des deux écotaxes. Sont concernés : les véhicules particuliers et ceux à usages multiples destinés au transport de voyageurs.

Vous êtes redevable de la taxe annuelle si:

  • Vous êtes propriétaire du véhicule
  • Vous avez souscrit un contrat de location avec option d’achat
  • Vous avez souscrit un contrat de location de voiture d’au moins 2 ans
  • Le montant de cette taxe s’élève à 160 €. Il est à régler à partir de l’année suivant l’obtention du certificat d’immatriculation du véhicule.

À noter:

À compter de juillet 2019, les véhicules « pick-up » d’au moins 5 places assises seront concernés par les écotaxes et la taxe annuelle. Malus écologique, taxe CO2 et taxe annuelle ne s’appliqueront cependant pas à ceux exclusivement réservés à l’exploitation des remontées mécaniques et domaines skiables.

Les cas de minoration et d’exonération de taxe CO2

La réglementation prévoit des cas de minoration voire d’exonération des taxes sur les véhicules les plus polluants.

Les personnes en situation de handicap

Le malus écologique sur véhicule neuf, la taxe CO2 sur véhicule d’occasion et la taxe annuelle sur les véhicules les plus polluants ne peuvent pas s’appliquer sur un véhicule:

  • acquis par une personne titulaire de la carte mobilité inclusion sur laquelle figure la mention « invalidité »
  • acquis par une personne ayant un enfant mineur ou un individu à charge détenant la carte précitée,
  • ou immatriculé « voiture particulière carrosserie handicap ».

L’exonération est limitée à un seul véhicule par bénéficiaire.

Les Familles nombreuses

Les familles ayant au moins 3 enfants à charge peuvent profiter d’une minoration du malus pour les véhicules neufs. Elle s’applique dans le cadre de l’achat ou de la location d’un véhicule de 5 places et plus. Il est nécessaire d’être bénéficiaire des allocations familiales. La réduction n’est valable que pour un véhicule par foyer. Elle diminue de 20 g de CO2/km par enfant à charge le taux d’émission pris en compte pour le calcul du malus. Il est à noter que le paiement de la taxe s’effectue à l’immatriculation du véhicule. La somme vous revient par la suite sous forme de remboursement d’impôt.

BARÈME KILOMÉTRIQUE 2019 : CALCUL DES FRAIS ET INDEMNITÉS

Le calcul des frais kilométriques concernant les salariés d’une entreprise (commerciaux itinérants, représentants, etc.) peuvent parfois être compliqués. Il repose sur de nombreux engagements et des justificatifs de la part du salarié.

Les salariés utilisant leur véhicule pour leurs déplacements professionnels ont la possibilité de déclarer les frais engagés et de bénéficier d’une compensation. L’administration fiscale a mis en place un barème kilométrique sur lequel se baser pour le calcul des indemnités kilométriques. Il est indispensable de pouvoir justifier des frais engagés. Le système présente certes des avantages pour le collaborateur et l’entreprise mais n’en demeure pas moins contraignant.

Calcul des frais et indemnités kilométriques (IK)

Les conditions

Les IK concernent les voitures, motos, scooters et vélomoteurs utilisés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.

Les indemnités kilométriques sont déductibles des impôts sur le revenu et exonérées de cotisations sociales sous réserve que certains justificatifs soient apportés :

  • Véhicule utilisé par le collaborateur
  • Puissance fiscale du véhicule (automobiles, 2 roues)
  • Distance séparant le domicile du lieu de travail
  • Distance séparant le lieu de travail quotidien du lieu d’intervention ou de mission
  • Nombre de trajets réalisés chaque mois

Il est à noter que le salarié doit attester ne transporter aucune personne de la société bénéficiant des mêmes indemnités.

Barème des indemnités kilométriques

La éduction des frais réels

Le barème kilométrique permet de calculer les frais et indemnités notamment dans le cadre de la déduction des frais réels. L’IK intègre entre autres la dépréciation du véhicule, les frais de carburant, d’entretien et d’assurance du véhicule. Son montant dépend de :

  • Type de véhicule utilisé
  • Puissance fiscale du véhicule
  • Distance parcourue lors des déplacements

Trois barèmes sont mis à disposition par l’administration fiscale:

  1. Un barème pour les automobiles (7 CV maximum)
  2. Un barème pour les 2 roues tels que les motos et scooters (cylindrée >50 cm³ et 5 CV maximum)
  3. Un barème pour les 2 roues tels que les cyclomoteurs (cylindrée <50 cm³)

Depuis le 13 février 2016, une indemnité kilométrique pour un déplacement à vélo a été mise en place.

Barème kilométrique applicable aux voitures (en euros)

Puissance administrative (en CV)Distance (D) jusqu’à 5 000 KMDistance (D) de 5 001 KM à 20 000 KMDistance (D) au-delà de 20 000 KM
3 CV et moinsd x 0,41(d x 0,245) + 824d x 0,286
4 CVd x 0,493(d x 0,277) + 1 082d x 0,332
5 CVd x 0,543(d x 0,305) + 1 188d x 0,364
6 CVd x 0,568(d x 0,32) + 1 244d x 0,382
7 CV et plusd x 0,595(d x 0,337) + 1 288d x 0,401

https://www.economie.gouv.fr/particuliers/bareme-kilometrique-2018

Avantages et contrainets du système du barème des IK

Tout frais engagé doit pouvoir être justifié

Pour le salarié, les indemnités sont déductibles de l’impôt sur le revenu et bénéficient d’une exonération des cotisations sociales.

Pour l’entreprise, les IK viennent en déduction du résultat imposable si elles entrent dans l’intérêt de son activité. Cela signifie qu’une dépense d’agrément (un déplacement d’ordre privé par exemple) ne peut justifier une telle indemnité.

Le système des frais et indemnités kilométriques présente certes des avantages pour les collaborateurs et la société mais une contrainte demeure : tout frais engagé doit pouvoir être justifié.
Cela nécessite une gestion rigoureuse des frais professionnels et engendre un suivi administratif lourd pour les gestionnaires de flotte.

Bon à savoir :

  • Les frais de péage et de stationnement ne sont pas pris en compte dans le barème des indemnités kilométriques.
  • Les frais liés au trajet domicile-travail sont pris en compte mais pour un nombre de kilomètres limité.

A découvrir aussi:

❯ Qu’est-ce que la TVS ?

❯ Frais de déplacement

NOTE DE FRAIS POUR DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS À TÉLÉCHARGER

Tout déplacement professionnel engendre des frais pour le collaborateur. La fiche de note de frais à remplir est le plus souvent mensuelle. Elle requiert de disposer d’un document spécifique mentionnant des informations relatives notamment à l’employé et aux diverses dépenses. Parfois complexe, la gestion de note de frais se veut facilitée si le collaborateur dispose d’un modèle note de frais adapté et conforme aux exigences de l’URSSAF et de l’administration fiscale.

Les règles à respecter pour une feuille de note de frais irréprochable

Les notes de frais représentent un poste de dépenses qui est surveillé et régulièrement contrôlé par l’URSSAF et l’administration fiscale. Il est donc primordial de disposer du bon modèle note de frais et de respecter certaines règles pour que le document soit irréprochable.

  • Tout collaborateur doit justifier de la nécessité de la dépense dans le cadre de son activité professionnelle et toujours dans l’intérêt de son entreprise.
  • Une feuille de note de frais doit être impérativement accompagnée de tous les justificatifs (factures) associés à chaque dépense.
  • Les frais doivent être proportionnés aux déplacements professionnels sous peine de passer pour des avantages en nature aux yeux de l’administration fiscale. (Exemple : un nombre de repas disproportionné)

Comment faire und fiche de note de pour un déplacement professionnel?

L’idéal pour éviter tout litige avec l’URSSAF et l’administration fiscale est de faire apparaître le maximum d’informations sur la feuille de note de frais. Il faut choisir le modèle de note de frais en conséquence, celui qui permet d’être le plus précis possible.

Les mentions à faire apparaître sont les suivantes:

  • Identité de la personne qui établit le document de note de frais
  • La date à laquelle la demande est faite
  • La date et la nature de chaque dépense
  • Le montant

Pour les indemnités kilométriques, votre modèle note de frais doit préciser:

  • Le trajet effectué
  • Le nombre de kilomètres parcouru
  • Le motif du déplacement professionnel

À chaque dépense mentionnée dans le document de note de frais doit correspondre un justificatif, lequel doit être impérativement joint.

Exemple de modèle note de frais

Une feuille de note frais peut se présenter sous plusieurs formes, le plus souvent sous la forme d’un tableau. L’essentiel est qu’elle contienne un maximum d’informations comme celles mentionnées précédemment. Quel que soit le modèle note de frais choisi, il doit être clair, lisible et compréhensible aisément. À celui-ci doivent être joints tous les justificatifs relatifs à vos dépenses.

Ci-dessous, un document de note de frais type:

Modèle note de frais (pdf)

Télécharger le modèle de note de frais

Les frais remboursables sont divers. Les colonnes de la fiche de note de frais varient donc selon les dépenses : indemnités kilométriques, frais de péage, repas, hébergement, péage, carburant, etc.

Bon à savoir :

Il peut arriver que le collaborateur tarde à remplir et transmettre sa feuille de note de frais. La vigilance doit rester de mise sur ce point car le délai de rendu apparaît aussi important que la précision des informations fournies. L’employeur peut en effet refuser le remboursement des notes de frais si ce délai s’avère trop long. Tel peut être le cas notamment lorsqu’un délai est imposé pour apporter les justificatifs des frais de déplacements professionnels.

 

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FRAIS DE DÉPLACEMENT : COMMENT SE FAIRE REMBOURSER ?

Les remboursements des frais de déplacements pour les salariés peuvent être longs à traiter. Faciliter la gestion des frais de déplacement est une question importante à laquelle doivent s’atteler les gestionnaires de flotte et le service comptabilité de chaque entreprise.

Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, un salarié peut être amené à utiliser son véhicule personnel pour se déplacer. Les frais de déplacement, encore appelés frais kilométriques, donnent lieu au versement d’une compensation de la part de l’employeur. Occasionnés lors de déplacements professionnels, ils sont calculés selon un barème d’indemnités kilométriques établi par l’administration fiscale.

Tout savoir sur le remboursement des frais kilométriques par l’employeur

Un trajet professionnel donne lieu à un remboursement des frais kilométriques par l’employeur. Cette mesure s’applique dans le cas où le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer son déplacement.

Le remboursement des frais kilométriques peut également avoir lieu dans le cadre d’un trajet domicile-travail (avec utilisation du véhicule du collaborateur) si un accord collectif le prévoit.

Le calcul des indemnités kilométriques s’effectue selon un barème fixé par l’Administration fiscale. Celles-ci sont déductibles des impôts sur le revenu à condition de disposer des justificatifs correspondant aux dépenses déclarées.

Il faut savoir que la justice considère que l’employeur ne peut arrêter d’effectuer le remboursement des frais kilométriques sans justification.

Remboursement des frais de déplacement professionnel

Les frais de déplacement liés à l’utilisation du véhicule personnel du collaborateur donnent lieu à un remboursement de la part de l’employeur. Le calcul de l’indemnité s’effectue sur la base du barème des IK déterminé par l’administration fiscale et mis à jour chaque année. Il est à noter que l’actuelle définition des frais de déplacement intègre les trajets uniquement professionnels et exclut ceux du domicile au lieu de travail.
Pour le remboursement des frais de déplacement professionnel, il est possible de déclarer les dépenses réelles. Cela nécessite de disposer de tous les justificatifs, ce qui n’est pas toujours simple. Il faut savoir que les frais ne peuvent cependant pas excéder le montant résultant de l’application du barème kilométrique établi par l’administration fiscale.

Certaines entreprises prévoient une prime de déplacement professionnel. Celle-ci peut inclure des dépenses telles que les frais de déplacement, les frais d’hébergement et de restauration. Non obligatoire, la prime de déplacement concerne généralement les grands déplacements professionnels.

Calcul des frais de déplacement

Le tarif pour déplacement professionnel est fonction des caractéristiques du véhicule et de la distance parcourue. Le calcul de l’indemnité kilométrique (IK) s’effectue sur la base du barème des IK de l’administration fiscale.

Pour connaître le tarif d’un déplacement professionnel, il suffit de se reporter au barème correspondant au type de véhicule utilisé :

  • Automobiles avec une puissance fiscale plafonnée à 7 CV.
  • 2 roues dont la cylindrée est > 50 cm³.
  • 2 roues dont la cylindrée est < 50 cm³.

Le prix/km varie selon la distance parcourue. Chaque barème kilométrique établit un tarif de déplacement professionnel par tranche kilométrique. Pour les automobiles : jusqu’à 5000 km, de 5001 à 20 000 km et au-delà de 20 000 km. Pour exemples, sur la base du barème kilométrique 2018:

  • Une distance parcourue de 22 000 km sur l’année avec une voiture de 6 CV donne lieu à une indemnité kilométrique de 22 000 x 0,382 € soit 8404 €
  • Des trajets de 5 000 km au total parcourus en scooter de 5 CV (cylindrée > 50 cm³) donnent lieu à une indemnité kilométrique de (5 000 x 0,070) + 989 € soit 1339 €.

Les frais de déplacement sont déductibles de l’impôt sur le revenu, sous réserve de disposer des justificatifs correspondants.

La location de véhicule, pour une gestion facilitée des notes de frais

La gestion des notes de frais peut s’avérer complexe

Véritable lourdeur administrative pour toute entreprise, la gestion des notes de frais peut s’avérer complexe. La location de véhicule pour les déplacements professionnels représente aujourd’hui la solution idéale pour les dirigeants comme pour leurs collaborateurs.

Avec la possibilité de réserver parmi un large choix de véhicules, l’anticipation et l’organisation sont au rendez-vous pour toujours plus d’efficacité. Le gain de temps est réel, d’autant que les offres proposées demeurent adaptées aux besoins de chaque société.

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Entreprise: Acheter ou louer une voiture

Les déplacements professionnels font partie intégrante de la vie des sociétés. Ils occupent même un poste important dans les dépenses de l’entreprise. La question d’acheter ou louer une voiture se pose bien souvent. Les deux options sont à étudier afin d’évaluer l’impact notamment sur la trésorerie et cela dans la durée. Plusieurs critères entrent en ligne de compte pour s’orienter vers l’achat ou la location de voiture de société.

Sur quel crières acheter ou louer une voiture

Achat ou location de voiture, les dépenses se font dans le long terme quel que soit le choix. Et cela demande toujours réflexion pour une entreprise.

Il est tout d’abord nécessaire de déterminer l’usage du véhicule. La fréquence d’utilisation impacte directement le montant des frais et les charges associées à prévoir dans l’année. Le kilométrage constitue également un indicateur précieux pour l’évaluation des frais de déplacements professionnels. Il faut étudier de manière générale le retour sur investissement pour l’entreprise. La dépréciation du véhicule est à prendre en compte dans l’achat de voiture de société. Le kilométrage importe beaucoup dans le contrat de LOA ou LLD pour entreprise.

Outre ces critères de choix, la dimension écologique intervient elle aussi. Qu’il s’agisse d’acheter ou louer une voiture, dans les deux cas, le véhicule peut être exonéré de TVS sous conditions. Selon le niveau d’émission de CO2, s’il s’agit d’un véhicule commercial (2 places assises) ou pour le transport de personnes (banquette à l’arrière), la TVS s’appliquera ou pas. D’où l’importance du choix du véhicule à l’achat comme en location.

Acheter une voiture de société

Tout véhicule d’entreprise acheté fait partie des actifs de la société.
Il faut noter que l’achat de voiture de société a une incidence fiscale en fonction du type de véhicule (tourisme ou commercial). Si la carte grise porte la mention VP ou CTTE (transport de personnes), les coûts d’achat ne peuvent pas être déduits du résultat de l’entreprise. En revanche, les dépenses liées à l’achat de voitures commerciales (2 places assises) sont considérées comme charges et donc déductibles.
Une exonération de TVS est appliquée aux sociétés non soumises à l’IS. Acheter une voiture pour une entreprise lui permet d’envisager la revente.

Achat sur fond propres

Acheter une voiture sur fonds propres correspond à une immobilisation de capital. La société évite toutes les formalités liées au prêt bancaire. Selon la flotte de véhicules, l’investissement peut être considérable. En cas de revente, l’entreprise a la possibilité de récupérer une partie du capital investi.

Achat à crédit

Le crédit automobile constitue une option pour acheter une voiture pour les déplacements professionnels des collaborateurs. La trésorerie apparaît moins impactée que pour un achat de véhicule sur fonds propres. Pour un achat de voiture de société à crédit, les intérêts sont déductibles du résultat de l’entreprise.

Louer une voiture longue durée

Lorsque se pose la question d’acheter ou louer une voiture pour une entreprise, la location longue durée et le leasing interpellent.

Louer une voiture pour une entreprise signifie conserver une capacité d’investissement. Quelle que soit la taille de la société, il s’agit d’un élément primordial. Plébiscités pour leurs avantages, le LOA ou LLD pour entreprise sont de plus en plus répandus. Flexibilité et limitation des risques sont les principaux avantages pour la société.

La location de voiture permet de déduire fiscalement le coût des loyers qui passent en charges. Contrat sur-mesure ouvert aux professionnels comme aux particuliers, il permet de profiter de l’utilisation d’une voiture sur une période allant de 12 à 72 mois. Le poste de dépenses apparaît moins conséquent pour la société. Le loyer déterminé à l’avance simplifie la trésorerie. Et la gestion de la flotte de véhicules est facilitée.

Louer une voiture ou un utilitaire pour une entreprise peut ainsi s’envisager de deux manières.

LA LLD POUR ENTREPRISE

Contrat de location longue durée qui s’adapte aux besoins professionnels. Modulable et flexible, il offre l’avantage de profiter de véhicules récents et entretenus.

LE LOA POUR ENTREPRISE

La location avec option d’achat, autrement appelée crédit-bail, comprend une promesse de vente au terme du contrat de location. Le loyer fixe est fixe comme pour la LLD.

 

Il en ressort que pour des objectifs liés à la trésorerie, selon la taille de la société, la LLD pour entreprise demeure la meilleure option.

Combien coûte une voiture de fonction ?

Mise à la disposition du salarié par son entreprise, la voiture de fonction engendre des coûts non négligeable. À l’achat ou à la location, elle demeure cependant une solution largement retenue par les entreprises.

Les coûts directs

Cet avantage en nature attribué au collaborateur engendre des coûts directs pour l’entreprise. Le coût de la voiture de fonction englobe :

  • Le prix d’achat (capital immobilisé pour l’entreprise) ou les intérêts s’il s’agit d’un achat à crédit
  • Les mensualités dans le cadre d’une location de véhicule
  • Les frais d’enregistrement de carte grise
  • Les coûts d’exploitation que sont les dépenses de carburant, d’entretien et de réparation, l’assurance

Les coûts indirects

De nombreuses taxes s’appliquent aux voitures de société. La voiture de fonction n’échappe pas au principe de taxation. Issus de sources différentes, les coûts indirects viennent jouer un rôle important dans le prix global. Ils sont notamment en rapport avec le régime d’imposition de la société.

La TVS (taxe sur les véhicules de société)

Cette taxe annuelle est due par les sociétés possédant ou utilisant des véhicules dans le cadre de leur activité. Calculée en fonction de l’impact écologique, la TVS vient s’appliquer à la voiture de fonction. Un barème détermine les tarifs applicables. Il faut savoir que certains véhicules sont exonérés de TVS.

L’impôt société (IS)

Dans le calcul du montant de l’IS, deux types de charges attribuées à la voiture de fonction ne peuvent être déductibles :

  • Le montant de la taxe sur les véhicules de société (TVS)
  • Une quote-part du montant de l’achat du véhicule ou de l’amortissement des mensualités

L’avantage en nature induit des charges patronales

Lorsque le véhicule est utilisé par le collaborateur dans l’exercice de ses fonctions et à titre privé, il est considéré comme un avantage en nature. Cela a un impact sur le coût de la voiture de fonction. Des charges sociales patronales sont alors exigées. Elles vont se calculer par rapport au montant de l’avantage en nature.

Pour évaluer l’avantage en nature, deux possibilités : au forfait ou au réel.

  • L’évaluation au réel s’attache au montant de l’amortissement du prix d’achat TTC de la voiture de fonction, de l’assurance, des dépenses d’entretien et de réparation, voire des frais de carburant. Le calcul se fait au prorata du kilométrage parcouru.
  • L’évaluation au forfait se veut plus simple. Le forfait est égal à 12% du prix d’achat TTC ou à 40% du coût annuel de la location, de l’entretien et de l’assurance. Cette méthode de calcul est envisageable si et seulement si le véhicule a moins de 5 ans et si l’employeur prend en charge le carburant.