Changement du véhicule de fonction : quelles sont les règles à respecter ?
Avant d’envisager toute modification à l’égard du véhicule de fonction d’un de vos employés, il convient de se pencher sur les fondamentaux régissant ces derniers : avantages en nature, impact sur la rémunération ou encore modification du contrat de travail. Que vous désiriez supprimer un véhicule de fonction ou faire évoluer sa gamme, des règles existent pour rester dans le droit de vos salariés.
Voiture de société : distinction entre un véhicule de service et un véhicule de fonction
Avant toute chose, il est important de rappeler la différence entre véhicule de service et véhicule de fonction.
- Un véhicule de service est mis à disposition d’un salarié ou d’une équipe, pour les besoins du service, et l’utilisation du véhicule professionnel n’est qu’à des fins professionnelles, pendant les heures de travail.
- Si le véhicule mis à disposition peut être utilisé par le collaborateur dans sa vie personnelle et pour ses déplacements professionnels (usage à titre personnel et usage professionnel), il s’agit alors d’un véhicule de fonction. Cela constitue un réel avantage en nature qui doit être évalué et dont le montant est intégré à la rémunération du salarié.
Pour les entreprises, seule l’utilisation d’un véhicule de fonction est considérée comme un avantage en nature qui est déclaré et soumis au prélèvement de charges sociales
L’employeur peut-il faire évoluer librement les conditions d’attribution d’un véhicule de fonction ?
Mettre à disposition d’un collaborateur un véhicule de fonction constitue un avantage en nature, pris en compte dans la rémunération du salarié. Tout changement envisagé à ce sujet par l’employeur doit donc faire l’objet d’une discussion avec le collaborateur concerné et d’une modification du contrat de travail dans certains cas.
Faire évoluer la gamme d’une voiture de fonction d’un salarié
Lors de l’attribution du véhicule de fonction, si la catégorie a été contractualisée, tout changement qui pourrait porter préjudice au salarié nécessite son accord. Un avenant au contrat de travail devra alors être signé et une compensation financière pourra être mise en place pour pallier cette “baisse en gamme”. Si le type de véhicule professionnel n’a pas été contractualisé, le changement pourra impliquer une modification de contrat s’il est majeur (par exemple, passage d’un modèle haut de gamme à entrée de gamme).
Suppression du véhicule de fonction
La suppression du véhicule d’entreprise nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser. Si un accord est trouvé, cette suppression engendre une indemnisation financière, dont l’évaluation de l’avantage en nature est définie en fonction de bases de calcul : dépenses réelles ou forfaitaires, prise en charge ou non des frais de carburant, ancienneté du véhicule.
Côté salarié : comment demander un changement de véhicule de fonction ?
TVS(Taxe sur les Véhicules de Société), calculée en fonction du bilan carbone de la voiture. Il peut donc être intéressant pour votre employeur d’investir dans un véhicule de fonction moins polluant, moins lourd et moins puissant. Les voitures électriques ou hybrides constituent ainsi de bonnes alternatives. Certains véhicules haut de gamme sont certes plus onéreux à l’achat, mais moins polluants et donc plus économiques sur la durée. Votre employeur a donc tout intérêt à investir dans ce type de voitures pour une utilisation dans le cadre de déplacements professionnels et à usage privé, qui affichent un coût global de détention (incluant la TVS et le carburant) plus faible.
