Le covoiturage en déplacement professionnel
Pratique ancienne, le covoiturage est de plus en plus encouragé par les gouvernements dans un souci environnemental, et plébiscité par les usagers pour des raisons économiques. En pratique, il s’agit tout simplement de partager son véhicule avec d’autres passagers lors d’un déplacement. Largement répandu dans la sphère privée grâce à des plateformes comme Blablacar, il s’est également instauré au sein des entreprises. Sixt Corporate vous donne les avantages du covoiturage dans les déplacements professionnels.
Est-il légal de faire du covoiturage avec un véhicule de société ?
Un employé peut tout à fait utiliser son véhicule de société pour transporter d’autres salariés de l’entreprise (et des proches en dehors des heures de travail).
En revanche, il est interdit d’utiliser un véhicule de l’entreprise – dont les frais sont pris en charge par l’employeur – pour transporter des passagers trouvés sur des plateformes de mise en relation. En effet, le covoiturage n’est licite que si le conducteur ne fait aucun bénéfice.
Depuis quelques années, la loi d’Orientation des Mobilités (loi LOM) encourage le recours au covoiturage en entreprise. Le « forfait mobilités durables » (ou FMD) a été instauré à cet effet. Il met en place la prise charge par l’employeur des frais de covoiturage du salarié, à hauteur de 500€ maximum par an. Cette allocation forfaitaire est calculée uniquement sur les frais de covoiturage engagés entre le domicile et le lieu de travail de l’employé, qu’il soit passager ou conducteur du véhicule.
Il revient alors au salarié de fournir à l’employeur un justificatif de ses déplacements en covoiturage.
À noter : ce forfait est exonéré de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
Quelles sont les bonnes raisons de faire du covoiturage en entreprise ?
Faire baisser le coût des déplacements professionnels de l’entreprise grâce au covoiturage
- Mettre en place du covoiturage lors d’un déplacement professionnel permet de réduire les frais de déplacements de vos collaborateurs. Au lieu de payer plusieurs billets d’avion ou de train, ou plusieurs locations de véhicules d’entreprise, un seul véhicule permet de transporter plusieurs employés qui se rendaient à la même destination.
- Le covoiturage en entreprise est également l’occasion de faire des économies significatives sur les frais de carburant, de péages, de stationnement et sur l’usure globale des véhicules de société. L’usage du covoiturage pour des déplacements professionnels peut ainsi représenter un avantage financier non négligeable.
- En mettant en place le carsharing dans votre entreprise, vous limitez le nombre de véhicules nécessaires, et donc le coût de la flotte. Vous réduisez également les dépenses liées aux frais de parking, de péage, d’essence, d’assurance et d’entretien en mutualisant les trajets professionnels effectués par vos employés.
Le covoiturage dans les déplacements professionnels pour renforcer les liens entre collègues
L’utilisation du covoiturage pour l’organisation des déplacements professionnels permet d’instaurer une meilleure ambiance au sein d’une entreprise :
- Les trajets favorisent les échanges et permettent à vos employés de mieux se connaître, tissant des liens importants surtout s’ils sont souvent sur les routes et donc généralement isolés du reste de leurs collègues.
- Partager une voiture pour des trajets domicile-travail permet également de créer un moment régulier de partage entre collègues qui ne font peut-être pas partie du même service et donc n’auraient pas eu l’occasion de converser régulièrement sans la mise en place d’un système de covoiturage dans votre entreprise.
- C’est aussi l’occasion d’échanger sur le business, de se conseiller mutuellement et de créer de bonnes synergies.
Des trajets en covoiturage en toute sécurité
Les déplacements professionnels peuvent représenter des sources de stress. Qu’il s’agisse d’affronter des transports bondés ou des bouchons, vos employés sont soumis à des tensions quotidiennes. En favorisant le covoiturage, vous vous inscrivez dans une dynamique vertueuse qui va avoir pour effet de réduire les embouteillages et donc le stress de vos employés.
En outre, le covoiturage permet à vos employés de partager la conduite, générant une fatigue bien moindre et permettant aux conducteurs d’être mieux concentrés sur la route et de réduire drastiquement le risque d’accident.
Développer le covoiturage professionnel pour l’image de votre entreprise
En mettant en place des systèmes de covoiturage au sein de votre entreprise, vous envoyez un message positif de respect de l’environnement. La loi Grenelle de 2007 a mis à la charge de l’employeur une obligation de réduction d’émission de GES de 20% d’ici 2020. En ayant recours au covoiturage, vous pouvez donc respecter la loi et vous permettre une communication externe faisant état de vos efforts.
Comment organiser du covoiturage dans votre entreprise ?
Mettre en place et favoriser le covoiturage dans votre entreprise peut se faire de plusieurs manières. Vous pouvez par exemple :
- Mettre en place une plateforme de covoiturage. Vos employés sont ainsi informés des trajets réalisés, sur des longues ou des courtes distances, de manière ponctuelle ou régulière.
- Aménager des aires de covoiturage permettant de rassembler les véhicules partagés à un endroit précis, facilitant ainsi la logistique pour les automobilistes et les passagers.
Si vous proposez du covoiturage au sein de votre entreprise, vous devez au minimum souscrire à une assurance de responsabilité civile. En cas de sinistre, elle permet de couvrir les dommages causés à des tiers. Les passagers du covoiturage sont eux aussi couverts par cette assurance.
