Die Reisekostenabrechnung: Tipps & Tricks für Ihre Dienstreisen

Neue Businessmodelle und die Digitalisierung verändern die Arbeitswelt. Dennoch gehört die Geschäftsreise zum Arbeitsalltag. Die Fahrtkosten dazu können schnell zur Herausforderung werden. Gibt es ein „Reisekostenabrechnung Formular“? Welche Nachweise brauchen Sie? Diese und weitere Fragen klären wir hier. Erfahren Sie alles rund um Ihre Reisekosten und welche Reisekosten Vorlage die Richtige ist.

Inhalt

1. Was gilt als Dienstreise?
2. Was sind Reisekostenpauschalen?
3. Reisenebenkosten
3. Fahrtkosten Firmenauto und weitere Verkehrsmittel im Vergleich
4. Reisekosten Unternehmer: Ihre Checkliste
5. DOs & DON‘Ts der Reisekosten Vorlage und Abrechnung
5. Fazit Reisekostenabrechnung

Was gilt als Dienstreise?

Die meisten Arbeitnehmer arbeiten jeden Tag an der gleichen Arbeitsstätte. Wer sich aber an einen anderen Ort begeben muss, um einen Arbeitsauftrag zu erledigen, weil dieser nicht an der eigentlichen Arbeitsstätte durchgeführt werden kann, muss den Standort wechseln. Dies gilt als Dienstreise und bedeutet kurz formuliert: Sobald Sie Ihre Arbeit woanders erbringen (müssen), sind Sie auf Dienstreise. Dabei kann es sich um Kundentermine, Tagungen, Messen u. Ä. handeln.

Was sind Reisekostenpauschalen?

Die Abrechnung der Fahrtkosten mit der dafür vorgesehenen Reisekostenabrechnung kann sehr verwirrend sein. Welche Reisekosten Unternehmer wie abrechnen müssen oder welche Posten der Arbeitnehmer übernimmt, ist grundsätzlich klar gesetzlich geregelt. Um das Thema weiter anzuheizen, sind Pauschalen definiert. Diese sollten Sie kennen. Nur so bleiben Sie nicht auf Kosten sitzen, die eigentlich Platz in Ihrer Reisekosten Vorlage finden.

Beispiele für Reisekostenpauschalen

Die unterschiedlichen Pauschalen rund um Ihre Reisekosten haben mitunter ähnliche Namen. Das trägt ganz schnell zur Verwirrung bei. Verschaffen Sie sich den Überblick:

• Reisekostenpauschale
• Dienstreisepauschale
• Entfernungspauschale
• Fahrtkosten

Die Reisekostenpauschalen wiederum unterteilen sich wie folgt:

• Verpflegungsmehraufwand
• Übernachtungskosten

Drei Ansätze zur Abrechnung der Fahrtkosten

Auf Ihrer Dienstreise fallen Fahrtkosten an. Nun wird im ersten Schritt nach genutztem Fortbewegungsmittel unterschieden – also ob Sie mit Ihrem Auto, einem Dienst- oder Mietwagen oder einem anderen Verkehrsmittel unterwegs waren. Für die Fahrten gibt es drei Abrechnungsansätze:

• Abrechnung nach tatsächlicher Höhe der entstandenen Kosten: Hier muss ein Fahrtenbuch mit Unterscheidung nach Privat- und Dienstfahrten geführt werden. Mehr zum Thema Fahrtenbuch lesen Sie hier: Fahrtenbuch führen für den Firmenwagen
• Abrechnung nach Kilometersatz: Dieser berechnet sich aus den gefahrenen Kilometern und dem zugrundeliegenden fahrzeugindividuellem Satz.
• Abrechnung nach Kilometerpauschale: Bei Autos liegt die Pauschale bei 30 Cent, bei Motorrädern bei 20 Cent je gefahrenem Kilometer.

Unser SIXT Tipp für Ihre Fahrtkosten: Nutzen Sie ein Mietfahrzeug. Damit handeln Sie zeitgemäß im Sinne des „Nutzen statt Besitzen“-Gedankens und müssen sich nach Beendigung der Dienstreise keine weiteren Gedanken um das Fahrzeug machen.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten haben pauschal oder in tatsächlicher Höhe Platz in Ihrer Reisekostenabrechnung. Als eine Möglichkeit setzen Sie folglich die tatsächlichen Kosten ab, wenn Sie in einem Hotel übernachtet haben. Achten Sie darauf, dass das Frühstück als Extraposition auf der Rechnung auftaucht. Nutzen Sie Ihre Dienstreise, um Freunde oder Familie zu treffen und nächtigen privat, setzen Sie die Übernachtungskosten pauschal an.

Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand soll die Kosten abdecken, die Ihnen entstehen, da Sie nicht zuhause, sondern unterwegs sind. Die Pauschale berechnet sich aus der Abwesenheitsdauer und dem An- und Abreisetag.

Erhalten Sie Essen, z. B. ein Mittagsbuffet bei der Tagung oder das Frühstück im Hotel, wird Ihr Verpflegungsmehraufwand entsprechend gekürzt.

Unser SIXT Tipp für Ihren Verpflegungsmehraufwand: Legen Sie bei kurzen Dienstreisen Ihre Termine so, dass Sie die Über-Nacht-Pauschale ansetzen können. Beginnen Sie beispielsweise Ihre Reise nach 17 Uhr und beenden Sie diese um 7 Uhr am Folgetag. Damit sind Sie über acht Stunden über Nacht unterwegs und erhalten die Pauschale von 14 €. Bei mehrtägigen Reisen ist diese Regelung irrelevant.

Beispiel für Ihre Reisekostenabrechnung

Sie fahren um 15 Uhr los zu einer mehrtägigen Messe im Inland. Sie übernachten im Hotel. Dort erhalten Sie Frühstück. Ihre Rückkehr erfolgt am dritten Tag um 12 Uhr.

Reisenebenkosten

Auf Ihrer Reise sind Ihnen weitere Aufwendungen entstanden? Die Ausgaben müssen dienstlicher Natur sein. Ihr Mitternachtssnack an der Minibar oder eine Stadtrundfahrt im Oldtimer haben leider keine Berechtigung in Ihrer Reisekostenabrechnung. Dafür können Sie unter anderem diese Reisenebenkosten aufführen:

• Kommunikationskosten, wie Telefonate und Schriftverkehr
• Wertverlust bei Diebstahl o. Ä.
• Trinkgeld
• Gepäckkosten, wie eine Reisegepäckversicherung
• Mautgebühren, Parkplatzkosten und weitere Straßenbenutzungskosten
• Eintrittsgelder und Ticketkosten mit beruflichem Hintergrund, z. B. Vorträge

Unser SIXT Tipp für Ihre Reisenebenkosten: Heben Sie sämtliche Belege auf. Sie können nur Nebenkosten abrechnen, die Sie belegen können.

Fahrtkosten Firmenauto und weitere Verkehrsmittel im Vergleich

Wie schon aufgeführt, haben Sie drei Möglichkeiten, Ihre für Dienstreisen verfahrenen Kilometer abzurechnen. Darüber hinaus steht im Raum, ob Sie dazu Ihren privaten Pkw nutzen, ein Firmenauto fahren oder in öffentliche Verkehrsmittel steigen. Die Mobilität befindet sich im Wandel und die Verantwortung gegenüber der Umwelt ist präsenter denn je. Umso empfehlenswerter ist es, genau zu prüfen, für welche Dienstreisen ein Auto benötigt wird und dann eines zu leihen. Ihre Vorteile sind:

• Kostenreduzierung, da keine Instandhaltungskosten etc.
• Motivation durch hochwertige Marken, Ausstattung und Service
• Prozessoptimierung, weil Sie alles aus einer Hand erhalten
• Umweltfreundlichkeit, denn sharing ist caring und wir verleihen nur moderne Modelle

Unser SIXT Tipp für Ihre Fahrtkosten: Setzen Sie auf den Mobilitätsdienstleister, der Tradition mit Qualität verbindet und aufregend anders ist – auf uns.

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Reisekosten Unternehmer: Ihre Checkliste

Sie möchten Ihre Dienstreise und die angefallenen Fahrkosten abrechnen? Denken Sie an diese Punkte und legen Sie alle erforderlichen Belege bei:

• Namen des Unternehmens und des Reisenden
• Reiseziel
• Reisebeginn und Reiseende
• Reisekosten, wie Fahrtkosten (Pkw, Bahn, ÖPNV etc.), Übernachtungen (Anzahl und Kosten) und Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

DOs & DON‘Ts der Reisekosten Vorlage und Abrechnung

Sie suchen Ihr Reisekostenabrechnung Formular? Gute Nachrichten! Dies muss keiner bestimmten Reisekosten Vorlage folgen. Wichtig ist lediglich, dass Ihre Abrechnung im Nachgang nicht mehr verändert werden kann. Mit diesen Tipps läuft die Dienstreise vom Beginn an bis zur Reisekostenabrechnung:

• Vorbereitung ist alles: Planen Sie vorausschauend und achten Sie auf Details.
• Mietwagen buchen: Holen Sie sich ein Fahrzeug passend zu Ihrer Reise.
• Firmenraten nutzen: Fragen Sie im Hotel und beim Mobilitätsdienstleister nach den verfügbaren Raten.
• Aufbewahrungsmappe mitnehmen: Packen Sie alle Dokumente rund um die Reise in eine Mappe. So haben Sie unterwegs, aber auch später zur Abrechnung alles Wichtige griffbereit.
• Verhältnismäßigkeit: Luxushotel oder der Sportflitzer? Bedenken Sie, dass die meisten Arbeitgeber Richtlinien haben, bis zu welcher Höhe Reisekosten erstattet werden.
• Mitreisende: Klären Sie, ob andere Personen mitreisen müssen z. B. als Dolmetscher. Falls nein, sprechen Sie vorher darüber, ob Begleitpersonen mitkommen dürfen.
• Reiseort: Beachten Sie die entsprechenden Bestimmungen, wenn Ihre Dienstreise ins Ausland führt.
• Keep it simple: Arbeiten Sie mit einer Reisekosten Vorlage, um Ihre Abrechnung im Handumdrehen zu erstellen.

Fazit Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung ist aufwendig, sorgt aber dafür, dass Sie nicht auf den Kosten sitzenbleiben. Daher lohnt es sich, dass Sie die gängigen Regelungen kennen und Aufwendungen sorgfältig abrechnen. Behalten Sie Sparpotentiale und Erleichterungen im Blick – egal ob Ihnen eine Excel-Vorlage oder ein hochwertiger Mietwagen die Reise und deren Nachbereitung erleichtert. Und nun wünschen wir: Eine gute Reise!