Que vous veniez d’être fraîchement embauché ou que vous fassiez partie de votre entreprise depuis plusieurs années, votre société peut mettre à votre disposition une voiture de fonction. Ce type de véhicule, disponible via location ou leasing, permet une utilisation à la fois professionnelle et personnelle. L’usage privé de la voiture de fonction constitue un avantage en nature. Vous vous demandez si le leasing de voiture de fonction est adapté à votre entreprise ? Découvrons ensemble les avantages de la location de voiture de fonction pour vos salariés.
1. Quelle différence entre voiture de fonction et voiture de service ?
2. Qui peut avoir une voiture de fonction ?
3. Quels sont les avantages pour le salarié ?
4. Quelles sont les obligations de gestion liées au à la location ou au leasing d’une voiture de fonction ?
5. Valeur réelle ou montant forfaitaire : comment calculer l’avantage en nature d’une voiture de fonction ?
1. Quelle différence entre voiture de fonction et voiture de service ?
Le véhicule de fonction est une voiture de société mise à la disposition du salarié par son entreprise, pour ses déplacements professionnels et mais aussi pour son usage privé. Il peut ainsi être utilisé en semaine, pour les trajets domicile travail et pendant les heures de travail, ainsi que pendant les congés et les jours fériés. ‘À la différence de la location de voiture de fonction, la voiture de service n’est pas attribuée à un seul collaborateur et n’est pas mise à disposition à titre privé. L’utilisation de ce véhicule ne peut se faire que pour les déplacements professionnels. Cliquez ici pour plus d’informations sur la différence entre voiture de fonction et voiture de service.
2. Qui peut avoir une voiture de fonction ?
Si le véhicule de fonction est souvent l’apanage des cadres et des dirigeants d’entreprise, cet avantage en nature peut être attribué à tous les employés d’une entreprise. Dans les faits, les voitures de fonction reviennent souvent aux employés en ayant besoin dans leurs déplacements professionnels et faisant beaucoup de kilomètres dans l’année : commerciaux, livreurs, techniciens.
La seule condition pour bénéficier d’une voiture de fonction est que cela soit inscrit dans votre contrat de travail, pour en fixer les modalités d’utilisation. Pour bien choisir une voiture de fonction, il est essentiel de considérer l’activité professionnelle correspondante et l’utilisation qui en sera faite. Par exemple, location d’une voiture de fonction pour cadre ne présentera pas les mêmes fonctionnalités qu’un véhicule de fonction choisi pour un technicien.
3. Quels sont les avantages pour le salarié ?
Le leasing d’un véhicule de fonction constitue un avantage réel pour le salarié, parfois préféré à une augmentation de salaire. Voici les différents aspects positifs du véhicule de fonction pour le salarié :
- l’entreprise se charge de l’ensemble des coûts d’acquisition et des frais d’entretien de la voiture : location ou achat, dépenses d’entretien, frais de réparations, frais d’assurance, frais d’essence ;
- la possibilité d’utiliser son véhicule sur le temps professionnel mais aussi privé. Attention, si vous pouvez utiliser votre véhicule le week-end et pendant les vacances, certaines entreprises ne prennent pas en charge les frais de carburant liés ;
- une voiture de fonction est un avantage contractuel pérenne, qui en cas de suppression, doit faire l’objet d’une modification du contrat de travail.
4. Quelles sont les obligations de gestion liées au à la location ou au leasing d’une voiture de fonction ?
L’employé est tenu de respecter les obligations suivantes au regard de sa voiture de fonction :
- tout comme c’est le cas pour un véhicule personnel, l’employé est tenu de respecter le code de la route. La loi du 1er janvier 2017 contraint même les employeurs à communiquer l’identité des collaborateurs ayant commis une infraction routière. En cas d’accident ou de tout autre problème, c’est l’assurance de la voiture de fonction, payée par l’entreprise, qui prend en charge les frais et la franchise ;
- le collaborateur doit entretenir son véhicule d’entreprise comme s’il lui appartenait ;
- si le collaborateur souhaite faire conduire une tierce personne en usage personnel, cela doit être inscrit dans son contrat, afin que cette situation soit couverte par l’assurance ;
- fiscalement, l’employé est tenu de déclarer sa voiture de fonction en tant qu’avantage en nature.
5. Valeur réelle ou montant forfaitaire : comment calculer l’avantage en nature d’une voiture de fonction ?
Le calcul de l’avantage en nature d’une voiture de fonction peut être calculé selon deux modalités :
- en fonction des frais réellement engagés : il s’agit alors de la valeur réelle ;
- ou de manière forfaitaire.
Le calcul du coût d’une voiture de fonction pour une entreprise dépend donc de la méthode de calcul retenue.
Méthode de calcul en frais réels pour un véhicule acheté
Pour calculer la valeur réelle de l’avantage en nature, on applique l’opération suivante :
coût global annuel du véhicule x (kilométrage annuel personnel / kilométrage annuel total parcouru) + frais de carburant utilisé pour usage privé
Le coût global est égal au montant de l’amortissement du véhicule sur 5 ans, ajouté aux frais d’assurance et aux frais d’entretien. L’amortissement est évalué à 20 % par an, sauf pour les véhicules de plus de 5 ans, pour lesquels il est de 10 %.
Montant forfaitaire de l’avantage en nature d’un véhicule loué
Si l’entreprise a opté pour la location du véhicule de fonction, l’avantage forfaitaire est égal à :
- 30 % du coût global annuel TTC si le salarié prend en charge les frais de carburant ;
- 30 % du coût global annuel TTC plus les frais réels de carburant si l’employeur paie le carburant utilisé à des fins personnelles ;
- 40 % du coût global annuel TTC plus les frais réels de carburant (si l’employeur paie le carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles).
En résumé, la voiture de fonction représente un avantage significatif pour les salariés, offrant une flexibilité d’utilisation à la fois professionnelle et personnelle. Pour les entreprises, choisir le leasing de voiture de fonction peut être une solution intéressante, permettant de bénéficier de véhicules récents sans avoir à immobiliser des capitaux importants. Ainsi, cette option offre des avantages tant pour les salariés que pour les employeurs, facilitant les déplacements professionnels et améliorant la satisfaction des collaborateurs.
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