CLEVERES ZUM ARBEITSWEG – ALLES RUND UMS PENDELN

Erwerbstätige in Österreich pendeln im Durschnitt rund 35 Kilometer pro Tag. Und die täglichen Strecken zur Firma werden länger. Zeit, einen genaueren Blick auf das Thema Pendeln zu werfen. Ist der Arbeitsweg steuerlich absetzbar, was passiert bei einem Arbeitswegeunfall, wie ist die Zumutbarkeit für einen Arbeitsweg ohne PKW? Egal ob Sie Unternehmer sind, Angestellter, Freelancer oder nur Fahrer des Dienstwagens – bei uns erhalten Sie alle Informationen.

A: ARBEITSWEG DEFINITION

Der direkte Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte gilt als Arbeitsweg. Dies muss nicht zwangszweise der streckenmäßig kürzeste Weg sein, sondern kann auch die verkehrsgünstigere Route sein. Ebenfalls kann der Arbeitsweg auch unvermeindliche Wege, wie die Anfahrt zum Kindergarten, beeinhalten. Allerdings gibt es keine pauschale Aussage da jede Strecke anders ist, das Finanzamt nimmt Einzelentscheidungen vor.

B: BETRIEBLICHE ÜBUNG

Laut Arbeitsrecht ist die betriebliche Übung der Fakt, dass ein Arbeitnehmer aus bestimmten regelmäßigen Verhaltensweisen des Arbeitgebers davon ausgehen darf, dass diese zukünftig gelten. Klingt klobig, macht aber freiwillige Leistungen des Arbeitgebers zu verpflichtenden. Hierbei stpielt der Status des Arbeitnehmers keine Rolle. Sie gilt für den Sachbearbeiter, den Lageristen, die Sekretärin bis zum angestellten Geschäftsführer. Der Arbeitgeber kann diese Verhaltensweisen nicht einseitig beenden. Sie finden Eingang, wenn nichts zusätzliches durch beispielsweise Betriebsvereinbarungen oder Tarif- und Arbeitsverträge gilt. Fahrtkostenzuschüsse können in die betriebliche Übung fallen.

C: CORPORATE CARSHARING

Teilen liegt im Trend – warum nicht den Firmendienstwagen teilen? Den BMW X5 für alle – damit er nicht ungenutzt herumsteht. Corporate Carsharing ist ein neues Mobilitätskonzept, welches den Fahrzeugpool mehr und besser auslastet. Indem mehrere bis zu alle Mitarbeiter sich den Pool teilen, sinkt der Bedarf an Fahrzeugen. Das spart monatlich Geld, indem Sie die Dienstfahrzeuge intensiver nutzen. Als geeignete Fuhrpark-Management-Plattformen gibt es viele Apps, um einen Firmenwagen auf einen Klick zu reservieren. Nach Ausstattung mit Echtzeitkarte. Früher auf Grund des enormen Verwaltungsaufwands undenkbar funktioniert dies reibungslos und besteht den Praxistest. Und das beste: sie sehen monatlich, wo Sie Ihre Flotte verschlanken, Ausbaubedarf haben – oder wer wo wie viele Fahrzeuge benötigt.

D: DIENSTWAGEN

Die beliebte Zusatzvergütung: ein Dienstwagen. Jeder Topmanager hat einen, im mittleren Management sind es fast 90 Prozent. Außendienstler kommen ohne ihn nicht zu ihren Terminen. Die Zeiten, in denen ein Firmenwagen reines Statussymbol war, sind vorbei, es profitieren beide Seiten von einem Dienstfahrzeug. Der Arbeitnehmer, sobald er diesen privat nutzen darf. Obwohl als geldwerter Vorteil angerechnet, erspart sich der Angestellte, sei er Sachbearbeiter oder Geschäftsführer, sämtlichen Verwaltungsaufwand. Das Fuhrparkmanagement kümmert sich in der Regel um alles. Bei einem Firmenmietwagen übernimmt der Vermieter Reparaturen, TÜV, und Ähnlichem bei Kosten und Aufwand. Der Arbeitgeber reduziert die Lohnnebenkosten, da der geldwerte Vorteil den Bruttolohn drückt. Unterhalt, wie die Mietdauer, setzt er als Betriebsausgabe ab. Hinzu kommt, dass ein Firmenmietwagen von Sixt mit einem Durchschnittsalter von drei Monaten den Arbeitnehmer zuverlässig zur Arbeit bringt. Dieses leisten manche liebenswerte Rostlauben, die als Privatautos in den Garagen stehen, nicht.

 

E: 1,5-PROZENT-REGEL

Für den privaten Gebrauch des Dienstwagens gibt es die vereinfachte Abrechnung über die 1,5%-Regel. Grundvoraussetzung ist, dass Ihnen das private Benutzen des Firmenfahrzeugs erlaubt ist. Sie senken Ihre eigenen privaten Kosten – und erlangen somit einen geldwerten Vorteil. Der Gesetzgeber verlangt eine Steuer für diesen Benefit. Entweder abrechnungsgenau mit Fahrtenbuch oder pauschalisiert mit der 1,5% Regelung für Firmenwagen. Mezr zum Thema finden Sie im nachfolgenden Beitrag: 1,5 Prozent-Regelung für Firmenwägen.

F: FAHRTENBUCH

Trennen Sie Ihre privaten und dienstlichen Fahrten auf die klassische Weise – und nutzen Sie als Arbeitnehmer steuerliche Vorteile. Sie sind Chef eines Unternehmens, egal ob groß oder klein, und erlauben Ihren Mitarbeitern das private Nutzen des Dienstwagens? Mit dem Fahrtenbuch sind alle auf der sicheren Seite, wenn das Finanzamt nachfragt. Da bleibt die Frage: Fahrtenbuch – was muss rein?

• Kennzeichen: geben Sie das amtliche Kfz-Kennzeichen für das Zuordnen des Fahrtenbuchs zum jeweiligen Fahrzeug an. Egal ob Ihre Flotte aus einem, drei oder hundert Dienstwagen besteht
• Kilometerstand: um die Jahresfahrleistung zu ermitteln, geben Sie den Kilometerstand jeweils zum 1.1. und zum 31.12. an
• Gruppieren Sie Fahrten nach Gruppen, es gibt unterschiedliche steuerliche Unterschiede zwischen betrieblichen Fahrten und beispielsweise Familienheimfahrten bei doppeltem Haushalt
• Näheres zur Fahrt: je nach Gruppe verlangt das Finanzamt unterschiedliche Angaben, die wenigsten bei Privatfahrten. Bei Betriebsfahrten geben Sie zusätzlich zu Datum, Kilometerstand und Standort beispielsweise Fahrtroute, Grund Ihrer Fahrt an. Sowie den Namen des Geschäftspartners.
• Bewahren Sie Belege zu der Fahrt für ein potenzielles Überprüfen durch das Finanzamt auf. Ein Arbeitsessen, eine Hotelnacht oder Tank- und Parkquittungen belegen Ihre Reise.
• Das Fahrtenbuch legen Sie auf Anfrage vor, bei der Steuererklärung reichen Sie es nicht automatisch mit ein.
• Führen Sie das Fahrtenbuch wie es Ihnen am einfachsten ist. Neben dem klassischen haptischen Heft gibt es die Option, das Fahrtenbuch digital zu führen. Eine Vielzahl an Apps erleichtert Ihnen den Beleg für den Fiskus.

G: GELDWERTER VORTEIL

Im oben genannten Beispiel mit dem Audi kommt zur 1%Regel für Firmenmietwagen noch die Entfernung zur Firma hinzu. Dieses ergibt den geldwerten Vorteil oder Sachbezug. Beträgt der Erst-Anschaffungswert des Fahrzeugs beispielsweise 35.000 Euro so beträgt der Sachbezug von rund 2% 700 Euro im Monat. Es ist irrelevant, wann das Fahrzeug angeschafft wurde. Als höchstgrenze gelten Anschaffungskosten von 48.000 Euro.

H: HOME-OFFICE

Viele wollen es, wenige bekommen es. Rund50% der Arbeitnehmer wünschen sich Home-Office oder Hybride Arbeitsmodelle. Etwas mehr als jeder Zehnte arbeitet derzeit ab und an im Home-Office. Derzeit besteht auf Home-Office kein Anrecht, der Gesetzgeber arbeitet an einer entsprechenden Gesetzesvorlage. Die beste Grundlage ist der Arbeitsvertrag, entweder als Individualvertrag oder als Betriebsvereinbarung. Bei Pendlern mit einem langen Anfahrtsweg ist ein Home-Office Tag eine wohltuende Abwechslung.

I: IRRTÜMER

• Entfernungspauschale gilt ausschließlich beim Nutzen eines Autos! Nein, die 0,30 Cent pro Kilometer Arbeitsweg gilt ebenso erwandert, auf Inline-Skates oder Bus, Bahn, Fahrrad, Firmenmietwagen, Carsharing. Ihre Entscheidung. Lassen Sie sich die Entfernungspauschale nicht entgehen, um Ihre Lohnsteuer zu drücken.
• Die Entfernungspauschale gilt für Hin- und Rückweg. Leider falsch, das Finanzamt rechnet nur den einfachen Weg an.
• Welche Versicherung greift ist Nebensache. Irrtum: wenn Sie einen Wegeunfall verschweigen und als privaten Unfall angeben, zahlt Ihre Krankenkasse. Deren Leistungskatalog sieht anders aus, als der der Berufsgenossenschaft, die bei einem Wegeunfall zahlt. Klingt nebensächlich, aber: Kur- und Reha-Maßnahmen gehen mit der Berufsgenossenschaft schneller. Teures Zuzahlen entfällt ebenso. Bei Arbeitsunfähigkeit haben die Unfallkassen das bessere Rentenpaket.
• Die Mittagspause ist nicht versichert. Irrtum, der Weg zum Bäcker fällt in die Unfallversicherung, der Weg zur Post bleibt Privatsache.

J: JOGGEN

Ja, joggen. Was hat das mit dem Arbeitsweg und Pendeln zu tun fragen Sie sich? Die Fit For Fun machte im November 2018 den Trend “Turnschuhpendler” in Hamburg aus. Als Alternative zu Auto, Bus und Bahn joggen die sportbewussten ins Büro. Pendeln per pedes. Run commuting nennt sich das international von New York bis Amsterdam. Die Turnschuhpendler schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie sparen sich eine frühmorgendliche Trainingseinheit zu Hause indem sie diese auf den Arbeitsweg verlagern. Weiterhin umgehen sie nervige Staus. Beides spart wertvolle Zeit – und hält fit. Diejenigen die keine Duschmöglichkeit in der Firma haben nutzen nahegelegene Schwimmbäder oder Fitnessstudios.

K: KILOIMETERPAUSCHALE

Auch Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale genannt. Diese Pauschale deckt die Kosten ab, die ein Arbeitnehmer aufwendet, um zur Arbeit zu gelangen. Sprit, Reifen, KFZ-Steuer, versichern, alles in einem Pauschaltbetrag errechnet pro Kilometer. Ab etwa 3680 Euro jedoch liegen Sie oberhalb der Pauschale.

L: LKW-FAHRER

In Ihrer Firma werden auch die dicken Brummis benötigt? Für LKW-Fahrer gelten besondere Regeln für die Arbeitszeit. Grundsätzlich zählt der Arbeitsweg nicht zur Arbeitszeit. Eine Ausnahme ist, dass der Fahrer ein Fahrzeug nutzt, dass außerhalb des Betriebsgeländes steht. Sollen Sie oder Ihr Fahrer beispielsweise einen Iveco Daily fahren, den Sie an der Sixt Station abholen, gilt die Anreise mit dem Privatfahrzeug als Arbeitszeit. Entweder vom Betriebsgelände falls Sie vorher dort tätig waren, interessanterweise ebenso von zu Hause, falls Sie nicht über die Firma fahren. Hervorzuheben ist, dass es sich um keine Lenkzeit, sondern “andere Arbeit” handelt, die dokumentiert wird.

M: MITFAHRER

Ob Ehepaar oder Fahrgemeinschaft – hier macht das Finanzamt keine Unterschiede. Allerdings wird nur der direkte Weg angerechnet, Umwege für das Abholen werden nicht gewertet. Dafür ist der Umweg zum Abholen oder Nachhause bringen gesetzlich unfallversichert, beim Umweg zum Supermarkt gilt das nicht.

N: NEBENJOBBER

Sie beschäftigen so genannte Minijobber in Ihrer Firma oder haben selbst einen 400-Euro-Nebenjob? Hier gibt es Unterschiede, da die Kilometerpauschale als Werbungskosten die Lohnsteuerkosten senkt, der Minijobber aber keine Lohnsteuer zahlt. Somit bleiben Sie oder Ihr Minijobber auf den Fahrtkosten sitzen. Alternativ gestatten die Gesetze dem Arbeitgeber, die Werbungskosten zu erstatten – und das steuerfrei und ohne Sozialversicherungsabgaben. Die 400-Euro-Grenze bleibt unangetastet und der Nebenjobber erhält vom Arbeitgeber 0,30 Euro pro Kilometer Arbeitsweg.

O: OPTIMIEREN SIE IHREN ARBEITSWEG

Zuallererst machen Sie sich bewusst, dass Ihre Pendelzeit nicht ungenutzt verstreicht. Denn auch der Arbeitsweg ist Lebenszeit. Sie haben zuhause mit der Familie keine Zeit, um ein gutes Buch zu lesen? Wie wäre es mit einem Hörbuch auf dem Nachhauseweg, eingelesen von Ihrem Lieblingsschaupieler, ein wenig Herzschmerz oder ein spannender Krimi? Podcast, Nachrichten, es gibt ein großes Angebot an Audio-Medien. Recherchieren Sie vorher und setzen Sie sich nicht quälenden Radiosendern aus, mit deren Musik Sie nichts anfangen. Sie wollen Radio hören? Nutzen Sie Ihr Smartphone und switchen auf Ihren Lieblingssender. Heavy Metal ohne Werbung aus Los Angeles, Schlagermusik aus Tirol, chilenische Panflöten – die Auswahl ist unbegrenzt.

Nehmen Sie jemanden mit! Die Fahrt nach Hause ist zu langweilig? Dann registrieren Sie sich auf Mitfahrerbörsen und bilden Fahrgemeinschaften. Wenn Sie mögen auch wechselnd – da bleibt die Fahrt spannend. Und die Kosten senkt es ebenso wie eine Ersparnis für die Umwelt.

Neue Wege gehen – fahren Sie einen Umweg. Jeden (Arbeits)Tag die gleiche Landschaft sehen? Das muss nicht sein, denn viele Wege führen nach Rom. Sehen Sie neue Orte, Wege, Straßen und spannende Häuser. Oder entdecken einen Feinkostladen auf dem Weg, den Sie schon immer vermisst haben. Oder es tut sich eine neue Abkürzung auf.

Planen Sie ausreichend Zeit ein. Nichts verursacht mehr Stress, als wegen Terminen in Stress zu geraten. Was passiert im Schlimmsten Fall? Sie sind zu früh im Büro – und bummeln diese Stunden an anderer Stelle ab. Beispielsweise an verkehrskritischen Tagen wie Ferienbeginn oder -ende, vor Feiertagen oder bei Wintereinbruch.

Seien Sie vorbereitet! Snacks und Wasser gehören in das Standard-Set eines Pendlers. Morgens ein Thermobecher Kaffee entspannt die Fahrt, ein Raumduft sorgt für gutes Klima im Auto, das ergonomische Sitzkissen entspannt Ihre Haltung. Und mit den Turnschuhen fährt es sich bequemer? Dann tun Sie das, die Lederschuhe ziehen Sie erst an der Arbeit an.

Erledigen Sie Telefonate von unterwegs. Dank Freisprecheinrichtung vergeht die Fahrtzeit wie im Flug. Sei es beruflich oder privat – nutzen Sie den Arbeitsweg, um sich den restlichen Tag freier zu halten.

Halten Sie an und steigen Sie aus. Durchatmen, die Landschaft genießen – und entspannt weiter fahren.

P: PRIVAT- ODER BETRIEBSVERMÖGEN?

Wenn der betriebliche Nutzen eines Dienstwagens unter 10 Prozent liegt, stuft das Finanzamt diesen als Privatfahrzeug ein. Als Unternehmer rechnen Sie die betrieblichen Fahrten als Betriebsausgabe an. Hier nutzen Sie pauschal 42 Cent pro Kilometer. Anfahrtswege zum Betrieb sind mit der Entfernungspauschale einzutragen. Ab zehn Prozent bis zu 50% betriebliche Nutzung entscheiden Sie sich, ob Sie den Wagen als Privat- oder Betriebsvermögen einstufen. Bei mehr als die Hälfte betrieblichen Verwendens gilt der Dienstwagen als Betriebsvermögen und unterliegt entsprechender Steuervorgaben. Sie setzen alle Kosten als Betriebsausgaben ab, wie Versicherung, Kaufpreis und Reparatur. Hierbei fällt die Privatnutzung als geldwerter Vorteil für den Nutzer aus und entsprechend steuerlich angerechnet. Bei einem Mietdienstwagen wie beispielsweise dem BMW X5 als Firmenwagen entfällt die Einstufung in das Vermögen. Viele Ausgaben fallen bei Ihnen nicht an, sondern bleiben beim Vermieter, wie TÜV, Versicherung, Wartung und Rundfunkbeitrag. Als Arbeitnehmer Firmenmietwagen privat nutzen? Ja, wenn Ihr Chef Ihnen die Nutzung gestattet und Sie die Privatnutzung beim Finanzamt angeben.

Q: QUITTUNGEN

Die Pendlerpauschale setzen Sie automatisch an. Als Alternative bietet sich das Einreichen der tatsächlichen Kosten an. Hierfür benötigen Sie die gesammelten Tickets. Errechnen Sie so, welche Art der Steuerreduzierung für Sie günstiger ist.

R: REISEKOSTEN

Der Arbeitsweg gilt von Ihrer Wohnung bis zur ersten Arbeitsstätte. Bei mehreren Arbeitsstätten oder Kundenterminen setzen Sie diese Fahrten ab der ersten Arbeitsstätte als Reisekosten an. Hierein fallen alle Kosten, die mit der Reise zu tun haben. Ein Posten sind die Kosten für den Transport mit dem Auto, Bahn, Flugzeug oder allen anderen Beförderungsmitteln. Setzen Sie die Reise als Werbungskosten von der Steuer ab. Für die Fahrt gibt es einen Pauschalbetrag oder bei höheren Kosten mit Nachweis das Anrechnen. Verpflegen und Übernachten belegen Sie ebenso und machen diese steuermindernd geltend. Unser Tipp: legen Sie sich ein Reiseprotokoll an und sammeln die Belege, um Ihren Bericht zu stützen.

S: STEUERERKLÄRUNG ZUM ARBEITSWEG

Prinzipiell gibt es den Arbeitnehmerpauschalbetrag oder Verkehrsabsetzbetrag. Jeder Arbeitnehmer, egal ob Sachbearbeiter, Vorgesetzter oder angestellter Geschäftsführer macht diese geltend. Ab einer täglichen Fahrt von mehr als 15 Kilometern zum Arbeitsort rechnet es sich, die Kosten separat geltend zu machen. Möglich ist dieses über die Werbungskosten, das Fahrtmittel ist hier unwichtig.42 Cent pro Kilometer rechnen Sie an, egal ob Sie mit dem Fahrrad, dem PKW oder dem öffentlichen Nahverkehr unterwegs sind. Selbst eine Fahrt per Boot ist anrechnungsfähig. Wichtig ist, dass lediglich die einfache Strecke gilt, also nur die Hinfahrt. Reparatur Rechnungen und Tankquittungen sowie weitere Belege bewahren Sie als Beweis der angefallenen Kosten auf.

T: TAXI

Der Arbeitsweg liegt im Ermessen des Arbeitnehmers – aber auch das Wegerisiko. Das Fortzahlen des Arbeitsentgeltes bei Ausfall trägt der Arbeitgeber, wenn der Arbeitnehmer “durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden” fernbleibt. Hierzu zählen Krankheit, persönliche Umstände wie Einbruch, Brand, platter Reifen. Bei allgemeinen Verhinderungen trägt der Angestellte Sorge, zur Firma zu kommen. Kurz gesagt: Stau, Gewitter, Bahnausfall, Streik berechtigen nicht zur Lohnfortzahlung. Das Nutzen eines Taxis fällt in Ihren Bereich, eine Kostenerstattung seitens des Arbeitgebers ist nicht vorgesehen. Allerdings gelten für die Pünktlichkeitsverpflichtung Zumutbarkeitsgrenzen. Taxikosten über dem Tagesarbeitslohn müssen Sie nicht hinnehmen. Das einfachste: rufen Sie in Ihrer Firma an und klären Sie die Lage, gemeinsam finden Sie die richtige Entscheidung und alle sind abgesichert.

U: UMKLEIDEZEIT

Klingt banal, ist es aber nicht. Das An- und ablegen einer besonders auffälligen Dienstkleidung gilt als vergütungspflichtige Tätigkeit. Der Aufwand ist fremdnützig urteilte ein Gericht. Allerdings nur “vor Ort”, entscheidet sich der Arbeitnehmer dieses zu Hause zu tun, fällt das in die private Zeit.

V: VORTEILE FÜR PENDLER

Viel Stress, weniger Freizeit, der Ruf des Pendelns ist nicht der beste. Und ein paar Vorteile bietet es. Der erste ist der finanzielle Vorteil. Während die Kollegen in der Innenstadt von München, Hamburg oder Frankfurt horrende Mieten zahlen, sieht dieses außerhalb anders aus. Die Mehrkosten durch die längeren Fahrten fängt die Pendlerpauschale auf, die sich nach der Entfernung zum Arbeitsort berechnet.

Der Abstand zum Arbeitsort ist ebenso ein Abstand zur täglichen Arbeit. Vielen geht es so, dass das abendliche Abschalten schwierig ist. Nicht bei Pendlern. Die längere Fahrt nach Hause bringt eine Distanz zum Geschehen am Arbeitsplatz mit sich, den Job lassen Sie hinter sich.

Pendler sind organisierter, bedingt durch die längere Pendelstrecke. Überstunden werden nicht per se gemacht, sondern wohlüberlegt, um den Abend nach der langen Fahrt zu nutzen.

W: WEGEUNFALL

Die gesetzliche Unfallversicherung schützt Sie als sozialversicherungspflichtigen Angestellter (vom Sachbearbeiter bis zum angestellten Chef) am Arbeitsplatz. Wie sieht es mit dem Arbeitsweg aus? Prinzipiell gilt: Versicherte genießen auf dem Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz Schutz. Es wird komplizierter, wenn Sie nicht den direkten Weg wählen, sprich Einkäufe erledigen oder Privattermine wahrnehmen. Das Bundessozialgericht grenzt durch Grundsatzentscheidungen Privatsphäre von Arbeitsweg ab. Wichtig hierbei sind einige Punkte:

• Es gilt die freie Fahrzeugwahl. Somit ist es Ihre Entscheidung, ob Sie das Privatfahrzeug wählen, den Firmendienstwagen oder Carsharing nutzen. Fuß, Fahrrad, Bahn oder ein E-Roller von Sixt Share wären geschützte Alternativen.
• Als Arbeitsweg zählt die Strecke Haustür zu Firma und zurück, ein Unfall im Treppenhaus ist nicht abgesichert.
• Spezielle Umwege fallen in den Arbeitsweg, beispielsweise wenn Sie eine Fahrgemeinschaft nutzen oder die Kinder abholen.
• Der direkte Weg ist nicht zwingend der Kürzeste: ein Stau auf der Autobahn macht Alternativstrecken attraktiver, eine Bahnschranke kann Zeit kosten.
• Einkaufen beendet den Arbeitsweg
• Bei grober Fahrlässigkeit geht der Versicherungsschutz flöten, beispielsweise weil der Arbeitnehmer betrunken ist oder den Anweisungen des Arbeitgebers nicht folgt
• Statt Kantine lieber zum Bäcker: diese Fahrten sind geschützt, ein Gang in der Mittagspause zur Post hingegen nicht.

Z: ZEIT – ARBEITSZEIT

Generell zählt der Arbeitsweg nicht zur Arbeitszeit. Er ist “obligatorische Zeit”. Im Gegensatz zur Wegezeit ist Fahrtzeit als Zeit definiert, die zu dienstlichen Reisen gehört. Diese wird grundsätzlich vom Arbeitgeber angeordnet. Für Außendienstler gelten gemäß europäischer Rechtssprechung andere Voraussetzungen. Da diese die Fahrten aufwenden, um Ihrer Haupttätigkeit, den Kundenterminen, nachzugehen.