Met werknemers en werkgevers worden standaard basisafspraken over werktijden en salaris gemaakt. Maar ook secundaire arbeidsvoorwaarden spelen een grote rol tijdens de onderhandelingen. Secundaire arbeidsvoorwaarden bieden voordelen voor zowel de werknemers als voor de werkgevers. Medewerkers kunnen een betere werkprivé balans ervaren en voelen zich meer gemotiveerd om voor de werkgever te werken, terwijl werkgevers de vruchten van de betere prestaties plukken. Tegelijkertijd bieden deze arbeidsvoorwaarden fiscale voordelen aan. In deze blog zetten we een aantal belastbare en niet-belastbare voordelen op een rij.

1. WAT ZIJN BELASTBARE VERGOEDINGEN?

Als werkgever of werknemer kunt u aantal secundaire arbeidsvergoedingen tegenkomen die belastbaar zijn. Over deze belastbare vergoedingen moeten loonbelasting en sociale premies worden ingehouden en overgedragen. Deze kosten behoren tot de rekening van de medewerker en worden als loon gezien. Overigens vallen de meeste secundaire arbeidsvergoedingen in de niet-belastbare categorie. Maar meer over deze niet-belastbare vergoedingen kunt u in het vervolg van deze blog lezen.

2. ENKELE VOORBEELDEN VAN BELASTBARE VERGOEDINGEN

Hieronder heeft SIXT een aantal voorbeelden van belastbare vergoedingen op een rijtje voor u gezet. Let op, de onder bepaalde voorwaarden kunnen een aantal van deze vergoedingen alsnog als eindheffingsloon worden aangewezen of onder de werkkostenregeling (WKR) vallen:

• Kosten voor niet werkgerelateerde kleding: werkkleding wordt niet gezien als een belastbare vergoeding. Eventuele vergoedingen voor privékleding of sportkleding wordt wel beschouwd als loon.
• Variabele reiskostenvergoedingen: per kilometer mag €0,19 worden vrijgesteld, maar sommige werkgevers kiezen er voor om hun werknemers een hogere reiskostenvergoedingen aan te bieden. De extra vergoeding wordt als belastbaar loon beschouwd. Onder bepaalde voorwaarden kan de extra reiskostenvergoeding worden aangewezen als eindheffingsloon.
• Producten uit eigen bedrijf: werkgevers mogen hun werknemers onder de gerichte vrijstelling een korting van 20% geven bij de aanschaf van producten uit het eigen bedrijf en er geldt een maximum bedrag van €500. Het deel dat boven deze maximum grens uitkomt wordt als loon beschouwd, maar kan onder bepaalde voorwaarden als eindheffingsloon worden aangewezen.
• Geschenken: geschenken of personeelsfeesten op externe locaties behoren tot de categorie ‘loon in natura’ en worden als loon van de werknemer gezien. Echter worden bepaalde persoonlijke attenties, zoals fruitmanden of rouwkransen, niet als geschenken gezien, maar als een vergoeding die buiten de relatie werkgever-werknemer valt.

3. DE WERKKOSTENREGELING (WKR) EN VRIJE RUIMTE

Secondaire arbeidsvoorwaarden: de meeste van deze vergoedingen zijn zowel voor de werkgever als voor de werknemer belastingvrij. Met de introductie van de werkkostenregeling (WKR) door de Nederlandse belastingdienst bestaat er slechts één regeling voor het geven van onbelastbare verstrekkingen en vergoedingen aan werknemers. Er bestaan echter wel een aantal uitzonderingen. Deze gerichte vrijstellingen komen later aan bod.

Binnen de WKR mogen werkgevers een specifiek percentage over een bepaald deel van de loonsom van het bedrijf en een specifiek percentage over het totale fiscale loon besteden aan onbelaste verstrekkingen en vergoedingen voor het personeel. Dit bedrag staat ook wel bekend als de ‘vrije ruimte’. Komt het totaal bedrag van de onbelaste vergoedingen boven de grens van de vrije ruimte? Dan betalen werkgevers een eindheffing van 80% loonbelasting.

Daarnaast hanteert de belastingdienst de gebruikelijkheidstoets binnen de vrije ruimte. Deze toets bepaalt dat de verstrekking of vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van het bedrag wat in een vergelijkbare situatie of vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Per werknemer wordt een bedrag van €2.400 per jaar als gebruikelijk gezien.

4. VOORBEELDEN VAN WERKKOSTENREGELING (WKR)

Volgens de Nederlandse belastingdienst hoeven onbelaste verstrekkingen en vergoedingen die binnen de vrije ruimte vallen, niet werkgerelateerd te zijn. Er worden namelijk geen voorwaarden gesteld. Als werkgever mag u zelf bepalen wat u aan uw medewerkers beschikbaar stelt. Enkele voorbeelden van vergoedingen die binnen de vrije ruimte van de WKR vallen zijn:

• Vergoedingen voor thuiswerken
• Personeelsfeesten op de werkplek
• Kinderopvang op de werkplek
• Fiets van de zaak
• Bedrijfsfitness (kracht- en cardio training)
• Bonussen of gratificaties

5. GERICHTE VRIJSTELLINGEN

Niet alle verstrekkingen en vergoedingen aan het personeel gaan ten koste van de vrije ruimte. Er bestaan namelijk ook gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Voor de gerichte vrijstellingen geldt dat deze vergoedingen en verstrekkingen aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen en er gelden maximum bedragen.

Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

• Vergoedingen voor vervoer
• Werkgerelateerde overnachtingen
• Het volgen van cursussen of bezoeken van congressen
• Studie- en opleidingen om competenties te verwerven
• Noodzakelijke producten, zoals telefoons of laptops, om het werk uit te kunnen voeren

6. NIHILWAARDERINGEN

Onder nihilwaarderingen vallen enkele werkplek voorzieningen, die de werknemer ook daadwerkelijk op de werkplek gebruikt. Deze voorzieningen worden op €0 gewaardeerd en worden niet door de belastingdienst belast. Daarnaast vallen deze nihilwaarderingen ook niet onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

De volgende voorzieningen kunnen door werkgevers op nihil worden gewaardeerd:

• Het gebruiken van bureau’s, kopieermachines of bedrijfsfitness ruimtes
• Het beschikbaar stellen van werkkleding
• Abonnementen voor het openbaar vervoer die door werknemers voor het werk worden gebruikt
• Voorzieningen in de thuis werkruimte

7. BELASTING BEDRIJFSAUTO

Een auto van de zaak of een eigen auto gebruiken voor het werk: wat betekent dit voor de belasting bedrijfsauto die u als werkgever of werknemer moet betalen? Het is een ingewikkeld vraagstuk, maar SIXT probeert u de regels op een zo simpel mogelijke manier uit te leggen.

Werkgevers kunnen zakelijke bedrijfsauto’s ter beschikking aan werknemers stellen. Voor het ter beschikking stellen van bedrijfsauto’s maakt het niet uit of deze bedrijfswagens tot het eigen wagenpark behoren of bijvoorbeeld van lease- of huurbedrijven zijn. Ook is het mogelijk om de totale kosten van de eigen auto’s van werknemers te vergoeden. Geleasde of gehuurde auto’s vallen onder deze categorie. Voor de reizen die de werknemer vervolgens maakt, mag geen onbelaste kilometervergoeding worden betaald. Voor de zakelijke kilometers die werknemers met hun eigen, geleasde of gehuurde auto maken, maar waarvan de totale kosten niet door de werkgever worden betaald, geldt een onbelaste kilometervergoeding van €0,19 per gereden kilometer.

Indien de werknemers bedrijfsauto’s ook voor privédoeleinden mogen gebruiken, moeten zij voor het privégebruik bijtelling (extra belasting bedrijfsauto) betalen. De auto van de zaak wordt door de belastingdienst als een bonus gezien en dus als loon beschouwd. De hoogte van de belasting die werknemers moeten betalen, hangt af van de catalogus waarde van de auto en van de vervuiling. Als werknemers er voor kiezen om de bedrijfsauto’s niet privé te gebruiken, dan dient er een rittenadministratie bij te worden gehouden. De bedrijfsauto mag echter tot maximaal 500 kilometer privé worden gebruikt.

8. SIXT SERVICES VOOR WERKGEVERS EN WERKNEMERS

Voor zowel zelfstandige ondernemers, werknemers en werkgevers biedt SIXT betaalbare services aan die u verder op weg helpen. Of u nu een auto voor het dagelijkse woonwerk-verkeer of buitenlandse zakenreizen nodig heeft, bij SIXT kunt u premium bedrijfswagens voor de korte- en lange termijn huren.

SIXT RENT:
Huur een premium bedrijfswagen en maak indruk op uw klanten of andere zakelijke afspraken. Het moderne bedrijfswagenpark bestaat uit de nieuwste modellen van gemiddeld drie maanden oud. Al vanaf één dag kunt u gebruik maken van bedrijfsauto’s met geavanceerde technologieën.

SIXT+:
Voor werkgevers en werknemers die op zoek zijn naar het perfecte alternatief voor leasen of kopen, is het auto abonnement van SIXT de juiste oplossing. SIXT+ is dé Netflix voor entertainment of dé Spotify voor muziek, maar dan voor bedrijfswagens. Dankzij de vaste maandelijkse prijs komt u nooit voor extra of onvoorziene kosten te staan.

SIXT ride:
Laat u comfortabel en ontspannen naar het vliegveld rijden door één van onze professionele chauffeurs in een luxe bedrijfswagen waarmee u indruk maakt. De taxi services van SIXT kunt u eenvoudig online in de SIXT app boeken.