Tout comprendre sur la voiture de fonction et contrat de travail
De nombreuses entreprises accordent à certains de leurs employés des voitures de société (véhicule de service et véhicule de fonction). À la différence d’une voiture de service qui ne doit être utilisée qu’à des fins professionnelles, la voiture de fonction peut aussi être utilisée par son conducteur pour un usage privé. Mais qu’est-ce qui relie voiture de fonction et contrat de travail ? Quelles clauses doivent figurer dans ce dernier pour un tel avantage en nature ? Quelles sont les obligations pour l’employeur et l’employé ?
Que comporte un contrat de travail lorsqu’un employé dispose d’une voiture de fonction ?
L’attribution d’une voiture de fonction doit être intégrée dans le contrat de travail du collaborateur. En effet, comme l’employé peut utiliser sa voiture de fonction pour des déplacements privés, ce véhicule professionnel constitue un avantage en nature et doit faire l’objet d’une clause spécifique du contrat de travail.
Considérée comme un élément de rémunération pour le salarié, la voiture de fonction ne peut être retirée du contrat de travail sans accord préalable de l’employeur et l’employé.
La clause de mise à disposition d’un véhicule de fonction dans le contrat de travail
La clause de mise à disposition d’un véhicule de fonction inscrite dans le contrat de travail permet de fixer les modalités de son utilisation, son entretien et son assurance. Le salarié est tenu d’entretenir sa voiture de fonction comme si elle lui appartenait. Une participation aux différents frais d’entretien peut même être intégrée au contrat : révisions, réparation, nettoyage par exemple.
Le contrat de travail doit préciser les frais pris en charge par l’employeur (le carburant par exemple) et ceux laissés à son utilisateur, les règles en cas d’accident et/ou de retrait de permis de conduire et les modalités lors de la rupture ou la fin du contrat de travail. Il doit aussi préciser le cadre d’utilisation du véhicule d’entreprise : pour des déplacements professionnels en incluant ou non les trajets domicile-travail, pour un usage privé également. La notion d’un kilométrage limité peut être indiquée.
Il existe de nombreux modèles de clauses de mise à disposition d’un véhicule de fonction, à intégrer dans un contrat de travail.
La voiture de fonction : un avantage en nature
Dans une entreprise, un véhicule mis à disposition d’un employé est considéré comme un avantage en nature dès lors qu’il peut s’en servir de manière permanente. Il est alors soumis à une fiscalité : impôt sur le revenu et charges sociales. Pour cette raison, il est donc nécessaire de clairement définir son usage dans le contrat de travail.
Vous disposez de deux manières pour l’évaluation du montant de l’avantage en nature :
- Sur la base des dépenses réelles
S’il s’agit d’une voiture de fonction en location longue durée, vous prenez en compte le coût annuel de la location, les frais de carburant, l’assurance, les frais d’entretien et les taxes. Il s’agit ensuite de faire la distinction entre les kilomètres parcourus pour le compte professionnel et les parcours à usage privé pour y appliquer un prorata. - Sur la base d’un forfait
Dans ce cas, l’URSSAF a un barème. L’avantage en nature est calculé sur la base du prix d’achat de la voiture TTC : 9 % si la voiture est récente ou 6 % si la voiture a plus de 5 ans. On y ajoute 3 % si les frais de carburant sont pris en charge par l’employeur.
Est-il possible pour l’employeur de retirer à un employé sa voiture de fonction ?
Comme l’attribution d’une voiture de fonction est inscrite dans le contrat de travail, il n’est pas possible pour le dirigeant d’une entreprise de décider de manière unilatérale de la retirer à son employé. Il est nécessaire d’obtenir l’accord de l’employé et de procéder alors à une modification de son contrat de travail.
Pour les mêmes raisons, il n’est pas possible de reprendre son véhicule de fonction à un collaborateur pendant ses congés ou une longue absence (arrêt de travail par exemple).
