Voiture de société et utilisation personnelle : quelles sont les règles ?

Les entreprises peuvent faire le choix de mettre à la disposition de leurs salariés des véhicules de société. Destinés à un usage dans le cadre professionnel, la voiture de service est cependant parfois utilisée à des fins personnelles. Dans quels cas voiture de société et utilisation personnelle sont-elles compatibles ? Quelles sont les sanctions applicables en cas d’usage abusif par le salarié ? Explications sur une pratique qui n’est pas une exception aujourd’hui.

Voiture de société et utilisation personnelle, est-ce compatible ?

Il convient d’abord de rappeler que la voiture de société, encore appelée véhicule de service, se différencie de la voiture de fonction. Cette dernière est confiée au salarié tant pour ses déplacements professionnels que personnels. Elle constitue un avantage en nature qui fait partie intégrante du contrat de travail, contrairement au véhicule de service.

La voiture de société et l’utilisation personnelle ne sont en revanche pas compatibles. Le véhicule de service est destiné à un usage strictement professionnel. Il doit être rendu sur le site de l’entreprise à la fin des heures de travail. Le collaborateur ne peut donc pas envisager l’utilisation du véhicule de service à des fins personnelles.

Il faut cependant noter que les trajets domicile-travail sont tolérés si l’employeur le précise explicitement, de préférence par écrit.

VOITURE DE SOCIÉTÉ : DÉFINITION

Mise à disposition d’un salarié par son entreprise, la voiture de service fait partie de la flotte de véhicules d’une société. Comme nous venons de le voir, son utilisation ne peut avoir lieu que pour des déplacements directement liés à l’activité professionnelle.

Ainsi, le salarié ne peut pas l’utiliser en dehors de ses heures de travail, ni en RTT, ni lors de ses jours de congés.

L’un des principaux avantages de la voiture de société pour le salarié, c’est que le remboursement des frais d’essence, de parking et de carburant est pris en charge par l’employeur. Tout comme l’assurance, l’entretien ou les réparations.

Notez que ces différentes dépenses ne peuvent être prises en compte dans le cadre de la déduction d’impôts liés aux frais réels, contrairement à l’usage d’un véhicule personnel en situation professionnelle.

Dans certains cas, l’employeur peut autoriser les trajets domicile-travail avec le véhicule de service, ce qui peut éviter à un collaborateur d’utiliser les transports en commun. Mais cette pratique tolérée demeure généralement exceptionnelle.

Si par le passé, les infractions commises par les conducteurs d’un véhicule de société étaient systématiquement prises en charge par l’employeur, la législation a évolué. Ainsi depuis 2017, l’employeur est dans l’obligation de dénoncer le conducteur ayant commis une infraction. Ce dernier devra payer l’amende.

Véhicule de société et utilisation personnelle : quelles sanctions ?

La loi considère que l’utilisation d’un véhicule de service à des fins personnelles est une faute. Disposer de la voiture de société mise à disposition uniquement pour des besoins professionnels peut donc être sanctionné.

Il revient à l’employeur d’apporter la preuve que l’employé a fait un usage abusif de la voiture de service.

Au vu de la jurisprudence, le véhicule de société et son utilisation personnelle peut mener jusqu’au licenciement du salarié. Il a cependant été jugé qu’un employeur qui accepte tacitement un usage abusif ne peut licencier son collaborateur pour faute grave. Il en va de même dans le cas où il apprend l’utilisation d’un véhicule de service à des fins personnelles et que le délai de prescription de 2 mois est passé.

Pour se protéger des abus, l’employeur peut établir une charte d’utilisation du véhicule de service et la faire signer par le collaborateur qui dispose de la voiture de société. Il existe des modèles similaires au modèle de charte d’utilisation du véhicule de fonction.

Bon à savoir : Une voiture de société utilisée de manière abusive (en dehors des heures de travail, pour des trajets à titre privé) peut être requalifiée par les services fiscaux.

Qui est responsable quand le véhicule de service est utilisé à des fins personnelles ?

En tant que propriétaire de ses véhicules d’entreprise et titulaire des cartes grises, l’employeur a pour obligation de souscrire une assurance pour les véhicules de service, comme pour les voitures de fonction.

Il assume les conséquences financières de tout sinistre pouvant survenir. Le conducteur reste pénalement responsable. Pour la voiture de société et son utilisation personnelle, l’employeur n’est pas tenu de supporter les frais engendrés par le sinistre.