Déplacement professionnel : ce que dit le Code du travail

Pour la bonne marche d’une entreprise, il est régulièrement nécessaire à certains des employés de se déplacer lors de voyages d’affaires ou de prospection, pour un salon, un congrès ou un séminaire. Les déplacements professionnels sont soumis à de nombreuses règles fixées par le Code du travail.

Nous vous présentons tout ce que vous devez savoir sur les droits et obligations liés aux déplacements professionnels.

Déplacements professionnels et temps de travail

Le trajet journalier normal d’un employé pour se rendre de son domicile aux bureaux de l’entreprise n’entre pas dans la catégorie du temps de travail, sauf en cas de disposition contractuelle. Le temps de travail se définit comme la période de temps où un salarié est à votre disposition et doit obéir à vos directives. Les déplacements professionnels sont donc intégrés dans le temps de travail.
Si la durée du déplacement pour se rendre au lieu de mission dépasse le temps de trajet moyen habituel pour se rendre du domicile au lieu de travail, une indemnisation ou prime doit être versée au salarié (temps de repos, argent).

Si le salarié doit effectuer un trajet depuis son lieu habituel de travail vers un autre lieu d’exécution du contrat de travail, ce trajet est considéré comme du temps de travail effectif. Seule exception si le passage par le lieu de travail du salarié n’était pas nécessaire.

Déplacements professionnels et contrat de travail

Certaines professions incluent la notion de déplacements professionnels. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire que les déplacements professionnels figurent dans le contrat de travail, mais il est possible d’y préciser le périmètre de déplacement. Si les déplacements professionnels sont exceptionnels, un employé peut demander qu’ils soient mentionnés dans son contrat.

Le salarié est alors à la disposition de l’employeur pour faire des déplacements supplémentaires, mais est redevable d’une contrepartie pour les heures supplémentaires de travail que cela implique.

Déplacements professionnels et remboursements

Le droit du travail prévoit que les frais de transport qu’un salarié justifie avoir engagés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés.

Pour l’employeur, il s’agit de décider si le remboursement se fait de manière forfaitaire ou est basé sur les frais réels. Chaque entreprise détermine un barème de remboursements des frais professionnels, qui ne doivent pas être inférieurs aux montants fixés par les autorités fiscales. La règle est inscrite dans la convention collective et s’applique à tout travailleur de l’entreprise.

Le salarié doit être en mesure de justifier ses frais de déplacement dans les 3 ans suivant la dépense afin de se faire rembourser, sauf si l’employeur fixe un délai dans le contrat qu’il doit alors respecter.

Quel moyen de transport utiliser pour un déplacement professionnel ?

L’employeur a pleine liberté de décider du moyen de transport utilisé lors d’un déplacement professionnel, tant qu’il est compatible avec l’état de santé du salarié.

Il ne peut cependant pas obliger un employé à utiliser son véhicule personnel dans le cadre professionnel. Une bonne solution pour permettre à vos salariés de se déplacer est de choisir la location longue durée auprès d’un loueur professionnel comme Sixt Corporate qui met à disposition de vos employés des véhicules de qualité, selon leurs besoins.

Si un employé utilise son véhicule personnel pour la réalisation de sa mission et que cela entraîne un surcoût de sa prime d’assurance, ce coût supplémentaire est pris en charge par l’employeur sur présentation d’un justificatif. L’employeur peut aussi souscrire une assurance collective pour ces missions. Les frais d’assurance occasionnés par les trajets et / ou déplacements professionnels sont quant à eux pris en charge dans le montant des indemnités kilométriques.

Un salarié refusant d’emprunter un certain mode de transport doit pouvoir le justifier, par exemple par un certificat médical.

Peut-on refuser de faire un déplacement professionnel ?

Il est possible d’invoquer des circonstances familiales impérieuses pour refuser un déplacement professionnel. Mais attention car un refus de se déplacer peut entraîner des sanctions allant jusqu’au licenciement par l’employeur. Il est en revanche possible de se faire excuser pour raisons médicales justifiées si le voyage comporte des risques pour la santé du salarié.

Les contraventions pendant un déplacement professionnel

Les contraventions pendant un déplacement professionnel

Un salarié est responsable des infractions commises au volant pendant ses déplacements professionnels, qu’il s’agisse de son véhicule personnel ou d’un véhicule de société. Si le conducteur n’est pas identifié car la carte grise est établie au nom de sa société, l’entreprise reçoit une contravention de 4ème classe en plus de l’amende. Payer les amendes d’un salarié représente un avantage en nature, soumis à des cotisations sociales.

Déplacement professionnel et contrôle de l’employeur

Vous pouvez contrôler un salarié pendant ses déplacements professionnels, car il est sous votre responsabilité, mais sous réserve de ne pas porter atteinte à sa liberté individuelle. Il est par exemple interdit d’installer un outil de géolocalisation dans le véhicule d’un commercial.