Le remboursement kilométrique

Lorsqu’un de vos employés utilise un véhicule personnel pour un déplacement professionnel, il peut prétendre à des indemnités versées par l’entreprise. Le remboursement kilométrique se calcule sur la base d’un barème fixé par l’administration fiscale et nécessite l’établissement d’une note de frais.
Les experts de Sixt Corporate vous expliquent tout sur le fonctionnement du remboursement kilométrique.

QU’EST-CE QUE LE REMBOURSEMENT KILOMÉTRIQUE ?

Le remboursement des frais kilométriques est accordé lorsqu’un véhicule personnel d’un de vos salariés est utilisé pour un trajet professionnel. Il permet la prise en charge des frais inhérents à l’utilisation d’une voiture, d’une moto ou d’un scooter de moins de 7 CV, et depuis 2016 d’un vélo.
L’utilisation d’une voiture de location ou d’un véhicule appartenant à la flotte de votre entreprise ne permet pas d’en bénéficier.
Le remboursement des frais kilométriques est un avantage fiscal accordé aux salariés d’une entreprise. Le montant calculé est déduit des revenus imposables d’un salarié, au même titre que les autres frais professionnels. Pour l’entreprise, il s’agit d’une somme qui est intégrée dans les charges, et donc déductible du résultat de l’entreprise.
À noter : le dirigeant d’une entreprise peut également prétendre à un remboursement kilométrique.

LE CAS DU TRAJET DOMICILE – LIEU DE TRAVAIL

Les trajets depuis le domicile jusqu’au lieu de travail peuvent être pris en charge (dans la limite d’une distance maximale de 80 km et d’un seul aller-retour) si aucun moyen de transport public n’existe, ou dans le cadre d’une convention collective dont bénéficient tous les employés de l’entreprise.

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Quelle fiscalité pour les voitures électriques professionnelles ?

Vous êtes dirigeant d’entreprise et vous avez besoin de véhicules pour assurer le bon fonctionnement de votre société ? Si les trajets à effectuer sont majoritairement urbains et les distances courtes, choisir une voiture électrique comme véhicule professionnel présente plusieurs avantages pour l’entreprise. Le projet de loi de finances pour 2017 a instauré de nouveaux plafonds pour la déduction de l’amortissement des véhicules de société du résultat imposable, avec des avantages supplémentaires pour les véhicules les moins polluants.
Les experts de Sixt Corporate vous disent tout sur la fiscalité d’une voiture électrique professionnelle et les avantages d’acheter ou de louer un véhicule électrique pour sa société.

LE BONUS/MALUS ÉCOLOGIQUE DES VOITURES ÉLECTRIQUES PRO

Ce bonus/malus écologique permet de réduire le prix d’achat d’une voiture électrique de société. En effet, une prime à l’achat, basée sur les émissions de Co2 du véhicule, permet de recevoir 3 000 ou 5 000 euros lors de l’achat d”un véhicule électrique en 2020. En 2021, ce montant baissera de 1 000 euros.
Ce bonus/malus est donc très positif dans le cadre de l’acquisition d’une voiture électrique.
En contrepartie, la mise en place en 2020 de la norme WLTP (Worlwide harmonized Light vehicule Test Procedure), un nouveau protocole permettant de mesurer la consommation de carburant ainsi que les émissions de CO2 et autres substances polluantes par les véhicules, va durcir les pénalités sur les véhicules non propres.

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Excès de vitesse avec voiture de société

Un excès de vitesse est une infraction au Code de la Route, et donc passible d’une sanction. Pour rappel, la vitesse est limitée à 50 km/h dans les agglomérations, à 80 km/h sur les routes hors agglomération sans séparateur, à 90 km/h sur les routes, à 110 km/h sur les autoroutes urbaines et à 130 km/h sur les autoroutes.
Mais que se passe-t-il lorsqu’un employé fait un excès de vitesse avec une voiture de société ? SIXT Corporate fait le point.

Qui est responsable lors d’un excès de vitesse avec une voiture de société ?

Lors d’une infraction commise avec un véhicule, le conducteur est toujours le responsable, qu’il s’agisse d’un véhicule personnel ou d’une voiture d’entreprise. Le cas est simple en cas d’une infraction constatée par des agents de la sécurité. En revanche, si la voiture de société est flashée par un radar, l’avis de contravention est alors envoyé à l’entreprise identifiée sur la carte grise du véhicule. Depuis le 1er janvier 2017, l’entreprise est dans l’obligation de dénoncer l’employé responsable, sous peine d’être passible d’une contravention supplémentaire de 750 euros et son dirigeant d’avoir sa responsabilité engagée (ce qui veut dire que c’est le dirigeant qui perd éventuellement des points de permis).

Comment se passe le règlement de l’amende ?

Une fois la contravention reçue par l’entreprise, celle-ci dispose de 45 jours pour déclarer le conducteur du véhicule d’entreprise au moment de l’excès de vitesse.

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Les frais d’entretien d’une voiture pro sont-ils déductibles des impôts ?

Avoir un véhicule de société est un avantage en nature courant offert par les entreprises à leurs employés qui en ont besoin fréquemment pour leur activité professionnelle : commerciaux, livraisons, etc. La fiscalité autour d’une voiture pro est très encadrée. Vous vous demandez si les frais d’entretien d’une voiture pro sont déductibles des impôts. Les experts de SIXT Corporate répondent à vos questions.

RAPPEL GÉNÉRAL : QUELLE FISCALITÉ POUR LES FRAIS PROFESSIONNELS ?

Les dirigeants et les salariés peuvent déduire lors de leur déclaration de revenus leurs frais professionnels. Il est possible de choisir une déduction forfaitaire, fixée à 10% du montant du salaire.
Si vous pensez avoir dépensé plus de 10% de l’ensemble de vos revenus au cours de l’année en frais professionnels, il vous est possible d’opter individuellement pour la déduction de vos frais réels professionnels. Il est alors nécessaire d’être en mesure de justifier toutes les dépenses engagées : factures, notes de frais, etc.
Les frais remboursés par un employeur, s’ils remplissent certaines conditions (dépenses justifiées, spécifiques, réellement effectuées et à caractère professionnel), ne sont pas imposables.

QUI PREND À SA CHARGE LES FRAIS D’ENTRETIEN D’UNE VOITURE PROFESSIONNELLE ?

Les frais d’entretien d’une voiture professionnelle sont à la charge de l’employeur. Ces frais de fonctionnement incluent les frais d’entretien, de réparation, d’assurance et de carburant.
Si vos employés utilisent leur voiture personnelle pour des déplacements professionnels, ils peuvent utiliser le système de déduction des frais professionnels lors de leur déclaration de revenus, en choisissant le barème forfaitaire ou la déduction des frais réels.

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Barème des frais de carburant

Si vous utilisez une voiture de location ou une voiture personnelle pour vous rendre au travail ou effectuer des déplacements professionnels, et que vous avez choisi la déduction des frais réels, vous pouvez déduire les dépenses liées à vos achats de carburant de votre revenu imposable.
Les experts de SIXT Corporate répondent à toutes vos questions sur les barèmes des frais de carburant.

COMMENT CALCULER LES FRAIS DE CARBURANT ?

Les barèmes des frais de carburant sont réévalués chaque année. Ils dépendent de la puissance de la voiture et du carburant utilisé (diesel / gazole, super sans-plomb, GPL) et sont exprimés en euros par kilomètre parcouru.

Contrairement au barème kilométrique des voitures, le barème des frais de carburant ne varie pas selon la distance parcourue par l’employé dans l’année.

Il s’agit ensuite de calculer le nombre de kilomètres parcourus dans l’année. Vous additionnez les kilomètres entre votre domicile et votre lieu de travail (dans la limite de 80km/j sauf cas spécial), ainsi que les déplacements effectués dans le cadre professionnel.

Exemple pour un véhicule de 10 CV roulant au gazole
Nombre de kilomètres parcourus en 2019 à titre professionnel : 10.000 km
Prix du kilomètre au barème : 0,132 euro
Évaluation forfaitaire des frais de carburant = 1.320 euros (10.000 x 0,132)

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La carte carburant pro un avantage en nature ?

La carte carburant est-elle un avantage en nature ?

Si votre entreprise met à la disposition de ses employés des véhicules de fonction, leur utilisation dans un cadre privé est considérée comme un avantage en nature. Les cartes essence présentent de nombreux avantages pour simplifier la gestion de votre parc automobile. Leur utilisation doit-elle être considérée comme un avantage en nature ?

QU’EST-CE QU’UN AVANTAGE EN NATURE ?

On qualifie d’avantage en nature un bien ou un service octroyé par un employeur à ses salariés dont ils peuvent faire un usage privé, gratuitement ou pour un prix inférieur à sa valeur. Ils profitent à l’employé qui aurait dû payer pour obtenir ce même bénéfice et s’ajoutent à sa rémunération. Les avantages en nature peuvent être très divers : tickets restaurant, ordinateur portable, téléphone mobile, voiture, logement, accès à un club sportif, etc.

AVOIR UN VÉHICULE DE FONCTION : AVANTAGE EN NATURE ?

Il est important de faire la différence entre le véhicule de fonction et la voiture de service. La voiture de fonction est mise à disposition du salarié pour un usage professionnel et privé. Par opposition, le véhicule de service est uniquement utilisé pour un usage professionnel.
Lorsqu’un véhicule est mis à la disposition d’un salarié qui l’utilise à des fins à la fois professionnelles et personnelles, l’utilisation privée constitue un avantage en nature. Le calcul de cet avantage en nature peut être fait de deux manières : aux frais réels ou par forfait. Il tient en compte le prix d’achat du véhicule ou son coût global annuel dans le cas d’une location longue durée chez un loueur professionnel. Les dépenses de carburant sont également prises en compte, de manière forfaitaire ou basées sur les frais réels.

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LLD pour l'Entreprise: Fiscalité et Imposition

LLD pour l'Entreprise: Fiscalité et Imposition

La Location Longue Durée (LLD) permet à des professionnels de constituer une flotte automobile pour leur entreprise sans avoir besoin d’acheter les véhicules, en les louant pour une durée de 12 à 60 mois, sans apport. Recourir à la LLD permet une parfaite maîtrise du budget, car les loyers sont connus à l’avance. La capacité d’investissement et d’emprunt de l’entreprise reste intacte et la gestion administrative est considérablement simplifiée. Voici un guide pour vous renseigner sur les avantages fiscaux de la LLD et son imposition pour les entreprises.

FISCALITÉ DE LA LLD ENTREPRISE : LA DÉDUCTION DES LOYERS

Les loyers versés à votre loueur professionnel dans le cadre d’une LLD sont déductibles.

Cette déduction fiscale n’est pas plafonnée pour les véhicules utilitaires (sans banquette arrière et destinés au transport de marchandises).

Pour les voitures de tourisme, les loyers qui peuvent être déduits sont plafonnés selon un calcul basé sur le prix du véhicule, qui ne dépasse pas 18 300 euros pour les véhicules mis en circulation depuis le 1er novembre 1996. Attention, les véhicules qui émettent plus de 200 g/Km de CO2 (et mis en circulation après le 1er juin 2004) ont un plafond à 9 900 euros.

Au-delà de ce plafond, la partie correspondante du loyer n’est donc pas déductible, et doit être réintégrée au résultat fiscal.

LA DÉDUCTION FISCALE DES PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES POUR UNE LLD

Les prestations complémentaires souscrites auprès de votre loueur professionnel sont quant à elles déductibles sans limitation :

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Guide : Fiscalité des voitures d’entreprise

Fiscalité des voitures d’entreprise

Quelle fiscalité pour quel type de véhicule d’entreprise ?

Pour les besoins de votre entreprise, il peut être nécessaire pour un dirigeant ou ses employés d’avoir un véhicule à disposition. En premier lieu, vous devez évaluer quel type de véhicule est adapté aux besoins de votre activité : véhicule de tourisme (transport de personnes) ou véhicule utilitaire (transport de marchandises). Les règles de fiscalité pour une voiture de société (ou un véhicule de fonction) et les règles de fiscalité pour un véhicule utilitaire sont en effet différentes, et ont un impact important sur le prix de votre flotte automobile.

De la même manière, choisir entre moteur essence, diesel, électrique ou hybride a une incidence. Un véhicule de société hybride entre dans la catégorie des véhicules propres et a donc une fiscalité particulière.

Quelle fiscalité pour les frais de déplacement ?

L’organisation d’une flotte automobile présente d’autres obligations fiscales. Si vous avez opté pour l’achat d’un véhicule de société, vous devez payer une taxe liée à l’émission de sa carte grise : la redevance d’acheminement.

Les frais liés à l’utilisation professionnelle d’un véhicule sont à la charge de l’employeur et doivent donc être justifiés. Si vos employés utilisent leurs véhicules personnels, des barèmes officiels permettent de calculer les indemnités auxquels ils peuvent avoir le droit, basées sur le type du véhicule, son âge, etc. Cela nécessite alors la mise en place d’un système de notes de frais précis.

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Comment calculer le TCO de vos véhicules pro ?

Comment calculer le TCO de votre flotte de véhicules ?

Le coût total de possession (= TCO pour “total cost of ownership) mesure le coût réel d’un véhicule, y compris toutes les dépenses connexes comme l’acquisition et l’entretien. Un calcul précis du coût total de possession peut aider votre entreprise à déterminer quand elle doit remplacer les véhicules de son parc ou envisager la transition vers des véhicules loués. Il est important de mesurer soigneusement le coût total de possession, car un calcul trompeur peut donner une fausse idée du coût de vos actifs et mener à des décisions financières non stratégiques.

Comment calculer le TCO de votre flotte de véhicules ?

Une étude approfondie menée par Ernst & Young (E&Y) a déterminé que les principales catégories de coûts sont le coût du capital, l’essence, l’entretien, l’amortissement des actifs, les licences, l’administration et l’assurance des véhicules.

Le coût du capital de votre flotte

Les coûts en capital sont la mesure la plus négligée, en particulier pour les petites et moyennes entreprises qui achètent des actifs en payant comptant. Lorsque les entreprises acquièrent des actifs sans prendre de crédit, on suppose souvent qu’il n’est pas nécessaire de l’inclure dans le calcul du TCO. Mais, contrairement à cette croyance, les entreprises doivent rendre compte de cette perte d’opportunité d’investissement, en d’autres termes, la perte d’un rendement potentiel supérieur si l’argent avait été utilisé différemment.

A noter que les économies d’échelle ont une influence sur le TCO. Une grande entreprise qui achète de gros volumes de véhicules peut négocier des tarifs plus intéressants qu’une petite ou moyenne entreprise.

En achetant à crédit, vous devez aussi inclure le coût de votre emprunt au remboursement de celui-ci, ainsi qu’estimer la perte de votre capacité d’emprunt. En choisissant la location longue durée, ce coût n’existe plus.

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L’indemnité kilométriques pour l’entreprise individuelle

Si vous avez créé une entreprise individuelle, que vous soyez artisan, commerçant ou exerçant une profession libérale, vous engagez des frais pour le maintien de votre activité. Il est possible de déduire ces charges de votre chiffre d’affaires brut afin qu’elles ne soient pas soumises à l’impôt sur le revenu. Dans le cas des frais de transport, des règles particulières s’appliquent suivant le statut de votre entreprise et le type de véhicule utilisé. Voilà ci-dessous un petit guide sur l’indemnité des frais kilométriques pour une entreprise individuelle.

PETIT RAPPEL SUR LES ENTREPRISES INDIVIDUELLES

Si vous êtes à la tête d’une micro-entreprise (auto-entrepreneur), vous ne pouvez pas déduire vos frais de vos revenus imposables. Vous ne pouvez donc pas bénéficier de l’indemnité des frais kilométriques.

En revanche, si vous avez monté une EI ou une EIRL et payez l’impôt sur le revenu, vous pouvez bénéficier de l’indemnité des frais kilométriques.

Petite note importante des charges déductibles des entreprises individuelles : si vous êtes à la tête d’une EIRL et avez fait le choix de l’impôt sur les sociétés, vous ne pouvez pas bénéficier de l’indemnité des frais kilométrique.

ENTREPRISE INDIVIDUELLE ET FRAIS KILOMÉTRIQUES : COMMENT ÇA MARCHE ?

En règle générale, pour les besoins de votre activité, vous utilisez votre véhicule personnel, ou vous avez acheté ou loué un véhicule de société.

Les indemnités kilométriques couvrent les frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel lors de déplacements professionnels. Le trajet domicile – entreprise n’est donc pas pris en compte dans le calcul des frais kilométriques, sauf si vous pouvez justifier que la voiture est le seul moyen de transport disponible.

Leur calcul est basé sur un barème officiel des frais kilométriques 2019, établi par l’administration fiscale. Attention, ce barème forfaitaire n’est pas le même que celui destiné aux frais professionnels des salariés et des professions non commerciales.

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