Si votre entreprise met à la disposition de ses employés des véhicules de fonction, leur utilisation dans un cadre privé est considérée comme un avantage en nature. Les cartes essence présentent de nombreux avantages pour simplifier la gestion de votre parc automobile. Leur utilisation doit-elle être considérée comme un avantage en nature ?

QU’EST-CE QU’UN AVANTAGE EN NATURE ?

On qualifie d’avantage en nature un bien ou un service octroyé par un employeur à ses salariés dont ils peuvent faire un usage privé, gratuitement ou pour un prix inférieur à sa valeur. Ils profitent à l’employé qui aurait dû payer pour obtenir ce même bénéfice et s’ajoutent à sa rémunération. Les avantages en nature peuvent être très divers : tickets restaurant, ordinateur portable, téléphone mobile, voiture, logement, accès à un club sportif, etc.

AVOIR UN VÉHICULE DE FONCTION : AVANTAGE EN NATURE ?

Il est important de faire la différence entre le véhicule de fonction et la voiture de service. La voiture de fonction est mise à disposition du salarié pour un usage professionnel et privé. Par opposition, le véhicule de service est uniquement utilisé pour un usage professionnel.
Lorsqu’un véhicule est mis à la disposition d’un salarié qui l’utilise à des fins à la fois professionnelles et personnelles, l’utilisation privée constitue un avantage en nature. Le calcul de cet avantage en nature peut être fait de deux manières : aux frais réels ou par forfait. Il tient en compte le prix d’achat du véhicule ou son coût global annuel dans le cas d’une location longue durée chez un loueur professionnel. Les dépenses de carburant sont également prises en compte, de manière forfaitaire ou basées sur les frais réels.

Quelle fiscalité pour quel type de véhicule d’entreprise ?

Pour les besoins de votre entreprise, il peut être nécessaire pour un dirigeant ou ses employés d’avoir un véhicule à disposition. En premier lieu, vous devez évaluer quel type de véhicule est adapté aux besoins de votre activité : véhicule de tourisme (transport de personnes) ou véhicule utilitaire (transport de marchandises). Les règles de fiscalité pour une voiture de société (ou un véhicule de fonction) et les règles de fiscalité pour un véhicule utilitaire sont en effet différentes, et ont un impact important sur le prix de votre flotte automobile.

De la même manière, choisir entre moteur essence, diesel, électrique ou hybride a une incidence. Un véhicule de société hybride entre dans la catégorie des véhicules propres et a donc une fiscalité particulière.

Quelle fiscalité pour les frais de déplacement ?

L’organisation d’une flotte automobile présente d’autres obligations fiscales. Si vous avez opté pour l’achat d’un véhicule de société, vous devez payer une taxe liée à l’émission de sa carte grise : la redevance d’acheminement.

Les frais liés à l’utilisation professionnelle d’un véhicule sont à la charge de l’employeur et doivent donc être justifiés. Si vos employés utilisent leurs véhicules personnels, des barèmes officiels permettent de calculer les indemnités auxquels ils peuvent avoir le droit, basées sur le type du véhicule, son âge, etc. Cela nécessite alors la mise en place d’un système de notes de frais précis.

Si vous avez créé une entreprise individuelle, que vous soyez artisan, commerçant ou exerçant une profession libérale, vous engagez des frais pour le maintien de votre activité. Il est possible de déduire ces charges de votre chiffre d’affaires brut afin qu’elles ne soient pas soumises à l’impôt sur le revenu. Dans le cas des frais de transport, des règles particulières s’appliquent suivant le statut de votre entreprise et le type de véhicule utilisé. Voilà ci-dessous un petit guide sur l’indemnité des frais kilométriques pour une entreprise individuelle.

PETIT RAPPEL SUR LES ENTREPRISES INDIVIDUELLES

Si vous êtes à la tête d’une micro-entreprise (auto-entrepreneur), vous ne pouvez pas déduire vos frais de vos revenus imposables. Vous ne pouvez donc pas bénéficier de l’indemnité des frais kilométriques.

En revanche, si vous avez monté une EI ou une EIRL et payez l’impôt sur le revenu, vous pouvez bénéficier de l’indemnité des frais kilométriques.

Petite note importante des charges déductibles des entreprises individuelles : si vous êtes à la tête d’une EIRL et avez fait le choix de l’impôt sur les sociétés, vous ne pouvez pas bénéficier de l’indemnité des frais kilométrique.

ENTREPRISE INDIVIDUELLE ET FRAIS KILOMÉTRIQUES : COMMENT ÇA MARCHE ?

En règle générale, pour les besoins de votre activité, vous utilisez votre véhicule personnel, ou vous avez acheté ou loué un véhicule de société.

Les indemnités kilométriques couvrent les frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel lors de déplacements professionnels. Le trajet domicile – entreprise n’est donc pas pris en compte dans le calcul des frais kilométriques, sauf si vous pouvez justifier que la voiture est le seul moyen de transport disponible.

Leur calcul est basé sur un barème officiel des frais kilométriques 2019, établi par l’administration fiscale. Attention, ce barème forfaitaire n’est pas le même que celui destiné aux frais professionnels des salariés et des professions non commerciales.